Как да създадете нестопанска организация в Уисконсин: ръководство стъпка по стъпка

Създаването на нестопанска организация в Уисконсин не е само подаване на формуляри. То означава изграждане на мисийно ориентирана организация с ясен обществен принос, стабилна правна структура и навици за спазване на изискванията, необходими за поддържане на добро състояние.

Нестопанските организации в Уисконсин често започват като корпорация без акции и след това търсят федерално данъчно освобождаване, ако желаят да работят като организация по член 501(c)(3). След това организацията може да се нуждае и от държавна регистрация за благотворителна дейност, данъчни сметки и годишни подадени документи.

Ако планирате благотворителна организация, образователна програма, група за обществена услуга, приют за животни, религиозна мисия или подобна организация, основана на кауза, най-добрият подход е да изградите структурата правилно още от първия ден.

1. Определете мисията и потвърдете нестопанската цел

Преди да подадете каквото и да е, запишете точно кой проблем ще решава вашата организация.

Силната нестопанска организация започва с мисия, която е:

• достатъчно конкретна, за да насочва програмите и набирането на средства
• достатъчно широка, за да подкрепи бъдещ растеж
• ясно благотворителна, образователна, религиозна, научна или по друг начин ориентирана към мисия
• практична за общността, която искате да обслужвате

Тази стъпка е важна, защото мисията ви влияе върху всичко, което следва: структурата на управителния съвет, учредителния акт, заявленията за грантове и подаването към IRS за освобождаване.

Също така трябва да прецените дали изобщо е необходима нова организация. Ако друга нестопанска организация вече обслужва добре същата потребност, сътрудничеството може да е по-ефективно от създаването на дублираща организация.

2. Изберете подходящата правна структура

В Уисконсин много нестопански организации се учредяват като корпорация без акции съгласно Глава 181 от Статута на Уисконсин.

Тази структура често се използва, защото дава на организацията призната правна самоличност, помага да се отделят организационните задължения от личните задължения и създава рамка, която IRS очаква при разглеждане на заявление за 501(c)(3).

При изготвянето на учредителните документи обърнете внимание на основните елементи, които IRS и Уисконсин ще търсят:

• юридическото име на организацията
• основния офис на нестопанската организация
• регистриран агент и регистриран офис в Уисконсин
• дали корпорацията ще има членове
• информация за учредителя
• всички допълнителни клаузи, които подпомагат целта на организацията

Ако дългосрочната ви цел е федерално данъчно освобождаване, учредителните документи трябва да бъдат изготвени и с оглед на организационните изисквания на IRS, включително подходяща благотворителна цел и клауза за разпределение на активите.

3. Изберете име, което отговаря на правилата на Уисконсин

Името на вашата нестопанска организация трябва да е запомнящо се, съответстващо на мисията и законово свободно за използване.

Уисконсин изисква фирменото име да се различава от имената в държавните регистри и да съдържа задължителен корпоративен означител, като например:

• corporation
• incorporated
• company
• limited
• corp.
• inc.
• co.
• ltd.

Доброто име трябва също да е лесно за използване при набиране на средства, уебсайтове и заявления за грантове. Избягвайте имена, които са твърде сходни със съществуващи организации или които подсказват различна правна форма от тази, която учредявате.

Преди да инвестирате в брандинг, проверете наличността на името в Департамента по финансови институции на Уисконсин.

4. Подберете правилните учредители и членове на борда

Нестопанската организация е толкова силна, колкото е нейното ръководство.

При учредяването ще ви е необходим поне един учредител, а организацията трябва също да определи хората, които ще изпълняват управленски роли след подаването. На практика това означава да изберете борд, който може да осигури надзор, финансова дисциплина и приемственост.

При избора на ръководители търсете хора, които могат да допринесат по различни начини:

• стратегическо планиране
• финанси и бюджетиране
• набиране на средства и отношения с дарители
• надзор върху програмите
• правен, счетоводен или оперативен опит

Не избирайте директори или служители само за да изпълните изискване на формуляр. Хората, които назначавате, ще оформят авторитета на организацията, вземането на решения и дългосрочното ѝ спазване на изискванията.

5. Назначете регистриран агент и регистриран офис в Уисконсин

Вашата нестопанска организация трябва да поддържа регистриран офис и регистриран агент в Уисконсин.

Регистрираният агент получава официални правни и държавни уведомления за организацията. Инструкциите за подаване на Уисконсин изискват уличен адрес за регистрирания офис и организацията трябва непрекъснато да поддържа този офис в щата.

За нова нестопанска организация регистрираният агент може да бъде:

• физическо лице, което живее в Уисконсин и чийто служебен адрес е регистрираният офис
• местно юридическо лице от Уисконсин със служебен адрес на регистрирания офис
• чуждестранно юридическо лице, упълномощено в Уисконсин, със служебен адрес на регистрирания офис

Това е практическа подробност, но също така е основа за спазване на изискванията. Ако организацията пропусне връчване на книжа или държавни уведомления, последиците могат да бъдат скъпи и лесно предотвратими.

6. Подайте Учредителния акт към Wisconsin DFI

Учредителният документ за корпорация без акции в Уисконсин обикновено се подава в Департамента по финансови институции на Уисконсин на Form 102.

Най-малко подаването трябва да включва юридическото име на организацията, основния офис, регистрирания агент, регистрирания офис, информация за учредителя и всички изисквани заявления относно членство или разпределения.

Към текущия график на таксите за подаване в Уисконсин, таксата за Form 102 е 35 щ.д.

Няколко практични съвета помагат да се избегнат забавяния:

• уверете се, че името се различава от съществуващите
• използвайте валиден уличен адрес в Уисконсин за регистрирания офис
• решете дали корпорацията ще има членове преди подаването
• потвърдете, че документът е подписан от поне един учредител
• включете всички допълнителни клаузи, които вашата нестопанска организация ще има нужда да използва по-късно

Това подаване е правното начало на корпорацията. След като бъде прието, вашата организация може да започне да функционира като отделно юридическо лице.

7. Приемете устав и политика за конфликт на интереси

След учредяването бордът трябва да приеме вътрешните документи за управление.

Вашият устав е оперативното ръководство на нестопанската организация. Той трябва да описва как работи бордът, как се избират служители, как се провеждат заседанията, как се гласува и как се попълват свободни позиции.

Също така трябва да приемете политика за конфликт на интереси. Тази политика помага на директорите и служителите да разпознават и разкриват ситуации, в които лични интереси могат да се сблъскат с интересите на организацията.

Добре написаните устав и политики за управление помагат по три начина:

• създават последователност при вземането на решения
• подкрепят заявленията за данъчно освободен статут
• намаляват споровете по-късно, когато организацията расте

Ако вашата организация възнамерява да кандидатства за статут 501(c)(3), тези документи трябва да бъдат подготвени внимателно, а не сляпо копирани от общ шаблон.

8. Проведете организационното събрание

След подаването на учредителния акт бордът трябва да проведе първото си организационно събрание.

Това събрание обикновено включва:

• приемане на устава
• одобряване на политиката за конфликт на интереси
• назначаване на служители
• потвърждаване на директорите
• упълномощаване на банкова сметка
• одобряване на първоначални решения
• документиране на системата за водене на записи на организацията

Водете протокол от събранието. Управлението на нестопанска организация изисква много документация, а първото събрание задава тона за целия живот на организацията.

9. Получете EIN от IRS

Нестопанската организация обикновено се нуждае от Employer Identification Number (EIN), дори ако няма служители.

IRS препоръчва да кандидатствате онлайн, ако е възможно. За кандидати в Съединените щати или американските територии EIN обикновено може да бъде получен незабавно чрез онлайн заявлението на IRS. Организацията трябва вече да съществува на щатско ниво, преди да кандидатствате.

Ще използвате EIN, за да:

• откриете банкова сметка
• подадете заявление за федерално данъчно освобождаване
• подадете данъчни декларации за заплати, ако наемете персонал
• подадете годишни федерални декларации, когато се изисква

Съхранявайте потвърждението за EIN в постоянните си записи.

10. Кандидатствайте за федерално данъчно освобождаване по 501(c)(3)

Ако искате най-разпространената форма на данъчно освобождаване за нестопанска организация, следващата стъпка е да подадете заявление за признаване по section 501(c)(3).

IRS понастоящем изисква електронно подаване на Form 1023 за признаване на освобождаване. Някои организации може да отговарят на условията за опростената Form 1023-EZ, но допустимостта трябва да бъде потвърдена преди подаването.

Силното заявление обикновено показва, че организацията:

• е учредена за квалифицирана освободена цел
• работи изключително за тази цел
• е структурирана така, че да предотвратява частно облагодетелстване и неправомерни облаги за вътрешни лица
• е подготвена да използва активите си за освободени цели, ако бъде ликвидирана

Това е една от най-важните стъпки в процеса. Внимателно подготвеното федерално заявление за освобождаване може да спести време, да намали последващите въпроси и да помогне на организацията ви да стане по-бързо готова за грантове.

11. Уредете благотворителна регистрация в Уисконсин, ако набирате дарения

Не всяка нестопанска организация има еднакви щатски задължения за подаване. В Уисконсин благотворителните организации, които набират дарения, може да трябва да се регистрират в Департамента по финансови институции.

Съгласно текущите насоки на Уисконсин регистрацията обикновено се изисква, ако организацията набира средства в Уисконсин и:

• има платени служители, или
• получава 25 000 щ.д. или повече в дарения през една финансова година

Уисконсин също изисква регистрираните благотворителни организации да подадат годишен финансов отчет в рамките на 12 месеца след края на финансовата година.

Текущите опции за годишно подаване включват:

• Form 1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report
• Form 1952, Wisconsin Supplement to Financial Report
• Form 308, Charitable Organization Annual Report

Подходящият формуляр зависи от размера на получените дарения и формата на федералното отчитане на организацията.

Ако вашата нестопанска организация ще набира средства в Уисконсин, не третирайте това като нещо второстепенно. Регистрацията и годишното отчитане са текущи задължения, а не еднократни стартови задачи.

12. Проверете статута на данъчно освобождаване и данък продажби в Уисконсин

Федералното писмо за определяне като 501(c)(3) може също да помогне на вашата организация да се квалифицира за освобождаване от данък продажби и употреба в Уисконсин чрез Certificate of Exempt Status.

Департаментът по приходите на Уисконсин признава квалифицирани организации по 501(c)(3) за тази цел. Църкви и религиозни организации, които отговарят на изискванията на section 501(c)(3), също могат в някои случаи да се квалифицират дори без писмо за определяне от IRS.

Това е важно, защото данъчният режим влияе върху целия оперативен бюджет, от офис консумативи до покупки за благотворителни събития.

Ако организацията ви планира да купува имущество или услуги за освободено използване, уверете се, че разбирате какви документи са необходими, преди да започнете разходите.

13. Изградете система за архивиране и съответствие отрано

Нестопанската организация трябва да работи като дисциплинирана институция, а не като свободна група доброволци.

Още от началото организирайте и съхранявайте:

• учредителния акт
• потвърждението за EIN
• устава
• протоколите на борда
• кореспонденцията за данъчното освобождаване от IRS
• държавните регистрационни документи
• годишните отчети и подновявания
• банковите решения
• политиките и договорите

Добрите записи не са просто административна поддръжка. Те са доказателство, че организацията е реална, управлява се правилно и е готова за дарители, банки, грантодатели и регулатори.

14. Избягвайте най-честите грешки

Грешките, които забавят новите нестопански организации, обикновено са предвидими:

• подаване на учредителни документи без дългосрочна стратегия за данъчно освобождаване
• избор на име преди проверка за наличност
• пропускане на устава и политиката за конфликт на интереси
• пропускане на EIN преди откриване на банкова сметка
• предположение, че федералното освобождаване автоматично покрива правилата на щата за набиране на средства
• пренебрегване на задълженията за годишно благотворително отчитане
• неводене на корпоративните записи на едно място

Това са лесни за избягване проблеми, ако възприемете старта като структуриран процес, а не като едно-единствено подаване.

15. Подредете стъпките в правилния ред

Най-ясната последователност за повечето нестопански организации в Уисконсин е:

1. Потвърдете мисията и освободената цел.
2. Изберете съответстващо на изискванията име.
3. Подберете учредителя и борда.
4. Назначете регистриран агент в Уисконсин.
5. Подайте Form 102 към Wisconsin DFI.
6. Приемете устав и политика за конфликт на интереси.
7. Проведете организационното събрание и одобрете решенията.
8. Подайте заявление за EIN.
9. Подайте заявление за федерално признаване по 501(c)(3).
10. Регистрирайте се за съответствие с изискванията на Уисконсин относно благотворителното набиране на средства, ако е необходимо.
11. Настройте системи за данъчно освобождаване и водене на записи.

Тази последователност предпазва организацията ви от необходимост да се връща назад по-късно.

Заключителни мисли

Създаването на нестопанска организация в Уисконсин е управляем процес, когато го подредите в правилната последователност. Правното подаване е само началото. Истинската работа е в изграждането на мисия, структура на управление и процес за съответствие, които могат да поддържат организацията години наред.

Ако искате вашата нестопанска организация да бъде възприемана сериозно от дарители, банки, грантодатели и обществеността, поставете структурата на първо място, а брандинга на второ. Добре оформената нестопанска организация е по-лесна за управление, по-лесна за финансиране и далеч по-вероятно е да оцелее достатъчно дълго, за да окаже въздействие.