Πώς να ιδρύσετε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό στο Ουισκόνσιν: Οδηγός βήμα προς βήμα

Η ίδρυση ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού στο Ουισκόνσιν δεν αφορά μόνο την υποβολή εντύπων. Αφορά τη δημιουργία ενός οργανισμού με αποστολή, σαφή δημόσιο σκοπό, ορθή νομική δομή και συνήθειες συμμόρφωσης που απαιτούνται για να παραμείνει σε καλή κατάσταση.

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί στο Ουισκόνσιν συχνά ξεκινούν ως μη μετοχική εταιρεία και στη συνέχεια επιδιώκουν ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή, εάν θέλουν να λειτουργήσουν ως 501(c)(3). Από εκεί και πέρα, ο οργανισμός μπορεί επίσης να χρειάζεται κρατική εγγραφή φιλανθρωπικής δραστηριότητας, φορολογικούς λογαριασμούς και ετήσιες υποβολές που συνεχίζονται κάθε χρόνο.

Εάν σχεδιάζετε μια φιλανθρωπική οργάνωση, εκπαιδευτικό πρόγραμμα, ομάδα κοινοτικής υπηρεσίας, καταφύγιο ζώων, θρησκευτική αποστολή ή παρόμοιο οργανισμό με βάση την αποστολή, η καλύτερη προσέγγιση είναι να στηθεί σωστά η δομή από την πρώτη ημέρα.

1. Ορίστε την αποστολή και επιβεβαιώστε τον μη κερδοσκοπικό σκοπό

Πριν υποβάλετε οτιδήποτε, γράψτε με σαφήνεια ποιο ακριβώς πρόβλημα θα λύσει ο οργανισμός σας.

Ένας ισχυρός μη κερδοσκοπικός οργανισμός ξεκινά με μια αποστολή που είναι:

• αρκετά συγκεκριμένη ώστε να καθοδηγεί προγράμματα και συγκέντρωση πόρων
• αρκετά ευρεία ώστε να υποστηρίζει μελλοντική ανάπτυξη
• σαφώς φιλανθρωπική, εκπαιδευτική, θρησκευτική, επιστημονική ή γενικά προσανατολισμένη σε αποστολή
• πρακτική για την κοινότητα που θέλετε να εξυπηρετήσετε

Αυτό το βήμα έχει σημασία επειδή η αποστολή σας επηρεάζει ό,τι ακολουθεί: τη δομή του διοικητικού συμβουλίου, το καταστατικό σύστασης, τις αιτήσεις επιχορήγησης και την αίτηση απαλλαγής προς την IRS.

Θα πρέπει επίσης να ελέγξετε αν ένας νέος οργανισμός είναι πραγματικά απαραίτητος. Εάν ένας άλλος μη κερδοσκοπικός οργανισμός ήδη εξυπηρετεί καλά την ίδια ανάγκη, η συνεργασία μπορεί να είναι αποτελεσματικότερη από την ίδρυση ενός διπλότυπου οργανισμού.

2. Επιλέξτε τη σωστή νομική δομή

Στο Ουισκόνσιν, πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί συστήνονται ως μη μετοχικές εταιρείες βάσει του Κεφαλαίου 181 των Στατιστικών του Ουισκόνσιν.

Αυτή η δομή χρησιμοποιείται συχνά επειδή δίνει στον οργανισμό αναγνωρισμένη νομική υπόσταση, βοηθά να διαχωριστούν οι υποχρεώσεις του οργανισμού από τις προσωπικές υποχρεώσεις και δημιουργεί ένα πλαίσιο που η IRS αναμένει όταν εξετάζει μια αίτηση 501(c)(3).

Κατά τη σύνταξη των εγγράφων σύστασης, δώστε προσοχή στα βασικά στοιχεία που θα ελέγξουν η IRS και το Ουισκόνσιν:

• η νομική επωνυμία του οργανισμού
• η κύρια έδρα του μη κερδοσκοπικού οργανισμού
• εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος και εγγεγραμμένη έδρα στο Ουισκόνσιν
• αν η εταιρεία θα έχει μέλη
• τα στοιχεία του ιδρυτή
• τυχόν προαιρετικές διατάξεις που υποστηρίζουν τον σκοπό του οργανισμού

Εάν ο μακροπρόθεσμος στόχος σας είναι η ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή, το καταστατικό θα πρέπει επίσης να συνταχθεί με γνώμονα τις οργανωτικές απαιτήσεις της IRS, συμπεριλαμβανομένου ενός κατάλληλου φιλανθρωπικού σκοπού και μιας διάταξης για τη διάθεση των περιουσιακών στοιχείων.

3. Επιλέξτε όνομα που συμμορφώνεται με τους κανόνες του Ουισκόνσιν

Η επωνυμία του μη κερδοσκοπικού οργανισμού σας πρέπει να είναι εύκολα αναγνωρίσιμη, να συνδέεται με την αποστολή και να είναι νομικά διαθέσιμη.

Το Ουισκόνσιν απαιτεί η εταιρική επωνυμία να διακρίνεται στα αρχεία της πολιτείας και να περιλαμβάνει έναν απαιτούμενο εταιρικό προσδιορισμό, όπως:

• corporation
• incorporated
• company
• limited
• corp.
• inc.
• co.
• ltd.

Ένα καλό όνομα πρέπει επίσης να είναι εύχρηστο για συγκέντρωση πόρων, ιστοσελίδες και αιτήσεις επιχορηγήσεων. Αποφύγετε ονόματα που μοιάζουν υπερβολικά με ήδη υπάρχουσες οντότητες ή που υποδηλώνουν διαφορετική νομική μορφή από αυτήν που δημιουργείτε.

Πριν επενδύσετε σε branding, ελέγξτε τη διαθεσιμότητα του ονόματος στο Wisconsin Department of Financial Institutions.

4. Συγκεντρώστε τους κατάλληλους ιδρυτές και μέλη του διοικητικού συμβουλίου

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός είναι τόσο ισχυρός όσο η ηγεσία του.

Κατά τη σύσταση, θα χρειαστείτε τουλάχιστον έναν ιδρυτή, ενώ ο οργανισμός σας θα πρέπει επίσης να καθορίσει ποιοι θα αναλάβουν ρόλους διοίκησης μετά την υποβολή. Στην πράξη, αυτό σημαίνει επιλογή ενός διοικητικού συμβουλίου που μπορεί να προσφέρει εποπτεία, οικονομική πειθαρχία και συνέχεια.

Όταν επιλέγετε ηγετικά στελέχη, αναζητήστε άτομα που μπορούν να συμβάλουν με διαφορετικούς τρόπους:

• στρατηγικός σχεδιασμός
• οικονομικά και προϋπολογισμός
• συγκέντρωση πόρων και σχέσεις με δωρητές
• εποπτεία προγραμμάτων
• νομική, λογιστική ή λειτουργική εμπειρία

Μην επιλέγετε διευθυντές ή αξιωματούχους μόνο για να καλύψετε μια τυπική απαίτηση. Τα άτομα που θα ορίσετε θα διαμορφώσουν την αξιοπιστία, τη λήψη αποφάσεων και τη μακροπρόθεσμη συμμόρφωση του οργανισμού.

5. Ορίστε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο και εγγεγραμμένη έδρα στο Ουισκόνσιν

Ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός σας πρέπει να διατηρεί εγγεγραμμένη έδρα και εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο στο Ουισκόνσιν.

Ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος παραλαμβάνει τις επίσημες νομικές και κρατικές ειδοποιήσεις για τον οργανισμό. Οι οδηγίες υποβολής του Ουισκόνσιν απαιτούν διεύθυνση οδού για την εγγεγραμμένη έδρα και ο οργανισμός πρέπει να τη διατηρεί συνεχώς εντός της πολιτείας.

Για έναν νέο μη κερδοσκοπικό οργανισμό, ο εγγεγραμμένος αντιπρόσωπος μπορεί να είναι:

• ένα φυσικό πρόσωπο που κατοικεί στο Ουισκόνσιν και του οποίου το επαγγελματικό γραφείο είναι η εγγεγραμμένη έδρα
• μια εγχώρια οντότητα του Ουισκόνσιν με επαγγελματικό γραφείο στην εγγεγραμμένη έδρα
• μια αλλοδαπή οντότητα εξουσιοδοτημένη στο Ουισκόνσιν με επαγγελματικό γραφείο στην εγγεγραμμένη έδρα

Αυτό είναι πρακτικό στοιχείο, αλλά αποτελεί και βάση συμμόρφωσης. Αν ο οργανισμός σας χάσει δικονομικές επιδόσεις ή κρατικές ειδοποιήσεις, οι συνέπειες μπορεί να είναι δαπανηρές και αποφεύξιμες.

6. Υποβάλετε το Καταστατικό Σύστασης στο Wisconsin DFI

Το έγγραφο σύστασης για μια μη μετοχική εταιρεία στο Ουισκόνσιν κατατίθεται γενικά στο Wisconsin Department of Financial Institutions με το Έντυπο 102.

Τουλάχιστον, η κατάθεση θα πρέπει να περιλαμβάνει τη νομική επωνυμία του οργανισμού, την κύρια έδρα, τον εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο, την εγγεγραμμένη έδρα, τα στοιχεία του ιδρυτή και τυχόν απαιτούμενες δηλώσεις σχετικά με τη συμμετοχή μελών ή τη διάθεση περιουσιακών στοιχείων.

Σύμφωνα με το τρέχον πρόγραμμα τελών του Ουισκόνσιν, το τέλος κατάθεσης για το Έντυπο 102 είναι 35 δολάρια.

Μερικές πρακτικές συμβουλές βοηθούν να αποφύγετε καθυστερήσεις:

• βεβαιωθείτε ότι το όνομα είναι διακριτό
• χρησιμοποιήστε έγκυρη διεύθυνση οδού στο Ουισκόνσιν για την εγγεγραμμένη έδρα
• αποφασίστε αν η εταιρεία θα έχει μέλη πριν από την κατάθεση
• επιβεβαιώστε ότι το έγγραφο έχει υπογραφεί από τουλάχιστον έναν ιδρυτή
• συμπεριλάβετε τυχόν προαιρετικές διατάξεις που θα χρειαστεί ο μη κερδοσκοπικός οργανισμός αργότερα

Αυτή η κατάθεση είναι το νομικό σημείο εκκίνησης της εταιρείας. Μόλις γίνει αποδεκτή, ο οργανισμός σας μπορεί να αρχίσει να λειτουργεί ως ξεχωριστή οντότητα.

7. Υιοθετήστε καταστατικό λειτουργίας και πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων

Μετά τη σύσταση, το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να υιοθετήσει εσωτερικά έγγραφα διακυβέρνησης.

Το καταστατικό λειτουργίας είναι το εγχειρίδιο λειτουργίας του μη κερδοσκοπικού οργανισμού. Θα πρέπει να καλύπτει τον τρόπο λειτουργίας του διοικητικού συμβουλίου, τον τρόπο επιλογής των αξιωματούχων, τον τρόπο διεξαγωγής των συνεδριάσεων, τον τρόπο ψηφοφορίας και τον τρόπο κάλυψης κενών θέσεων.

Θα πρέπει επίσης να υιοθετήσετε πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων. Αυτή η πολιτική βοηθά τους διευθυντές και τους αξιωματούχους να εντοπίζουν και να δηλώνουν καταστάσεις όπου προσωπικά συμφέροντα θα μπορούσαν να επηρεάσουν τα συμφέροντα του οργανισμού.

Καλά γραμμένο καταστατικό και πολιτικές διακυβέρνησης βοηθούν με τρεις τρόπους:

• δημιουργούν συνέπεια στη λήψη αποφάσεων
• υποστηρίζουν τις αιτήσεις για φορολογική απαλλαγή
• μειώνουν τις μελλοντικές διαφωνίες όταν ο οργανισμός μεγαλώσει

Εάν ο οργανισμός σας σκοπεύει να υποβάλει αίτηση για καθεστώς 501(c)(3), αυτά τα έγγραφα πρέπει να προετοιμαστούν προσεκτικά και όχι να αντιγραφούν άκριτα από ένα γενικό πρότυπο.

8. Διοργανώστε την οργανωτική συνεδρίαση

Μόλις κατατεθεί το καταστατικό, το διοικητικό συμβούλιο θα πρέπει να πραγματοποιήσει την πρώτη οργανωτική συνεδρίασή του.

Η συνεδρίαση αυτή συνήθως καλύπτει:

• την υιοθέτηση του καταστατικού λειτουργίας
• την έγκριση της πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων
• τον ορισμό αξιωματούχων
• την επιβεβαίωση των διευθυντών
• την εξουσιοδότηση τραπεζικού λογαριασμού
• την έγκριση αρχικών αποφάσεων
• την τεκμηρίωση του συστήματος τήρησης αρχείων του οργανισμού

Τηρήστε πρακτικά της συνεδρίασης. Η διακυβέρνηση ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού απαιτεί πολλά έγγραφα και η πρώτη συνεδρίαση θέτει τον τόνο για όλη τη μελλοντική πορεία του οργανισμού.

9. Αποκτήστε EIN από την IRS

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός γενικά χρειάζεται έναν Αριθμό Φορολογικού Μητρώου Εργοδότη (EIN), ακόμη και αν δεν έχει εργαζομένους.

Η IRS συνιστά την online αίτηση, εφόσον είναι δυνατόν. Για αιτούντες στις Ηνωμένες Πολιτείες ή στα εδάφη των ΗΠΑ, ένας EIN συνήθως μπορεί να εκδοθεί αμέσως μέσω της online αίτησης της IRS. Ο οργανισμός πρέπει να έχει ήδη συσταθεί σε επίπεδο πολιτείας πριν υποβάλει αίτηση.

Θα χρησιμοποιήσετε τον EIN για να:

• ανοίξετε τραπεζικό λογαριασμό
• υποβάλετε αίτηση για ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή
• υποβάλετε δηλώσεις μισθοδοσίας αν προσλάβετε προσωπικό
• υποβάλετε ετήσιες ομοσπονδιακές δηλώσεις όταν απαιτείται

Φυλάξτε την επιβεβαίωση του EIN μαζί με τα μόνιμα αρχεία σας.

10. Υποβάλετε αίτηση για ομοσπονδιακή φορολογική απαλλαγή 501(c)(3)

Εάν θέλετε την πιο συνηθισμένη μορφή φορολογικής απαλλαγής για μη κερδοσκοπικό οργανισμό, το επόμενο βήμα είναι η αίτηση αναγνώρισης βάσει του άρθρου 501(c)(3).

Η IRS απαιτεί πλέον ηλεκτρονική υποβολή του Εντύπου 1023 για την αναγνώριση απαλλαγής. Ορισμένοι οργανισμοί μπορεί να πληρούν τις προϋποθέσεις για να χρησιμοποιήσουν το απλοποιημένο Έντυπο 1023-EZ, αλλά η επιλεξιμότητα πρέπει να επιβεβαιωθεί πριν από την υποβολή.

Μια ισχυρή αίτηση συνήθως δείχνει ότι ο οργανισμός είναι:

• οργανωμένος για επιλέξιμο απαλλασσόμενο σκοπό
• λειτουργεί αποκλειστικά για αυτόν τον σκοπό
• δομημένος ώστε να αποτρέπει ιδιωτικό όφελος και ακατάλληλα οφέλη προς εσωτερικούς παράγοντες
• έτοιμος να χρησιμοποιήσει τα περιουσιακά του στοιχεία για απαλλασσόμενους σκοπούς σε περίπτωση διάλυσης

Αυτό είναι ένα από τα σημαντικότερα βήματα της διαδικασίας. Μια προσεκτικά προετοιμασμένη ομοσπονδιακή αίτηση απαλλαγής μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, να μειώσει τις ερωτήσεις παρακολούθησης και να βοηθήσει τον οργανισμό σας να είναι πιο γρήγορα έτοιμος για επιχορηγήσεις.

11. Διαχειριστείτε την εγγραφή φιλανθρωπικής δραστηριότητας στο Ουισκόνσιν εάν ζητάτε δωρεές

Δεν έχουν όλοι οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί τις ίδιες κρατικές υποχρεώσεις υποβολής. Στο Ουισκόνσιν, οι φιλανθρωπικοί οργανισμοί που ζητούν συνεισφορές μπορεί να χρειάζεται να εγγραφούν στο Department of Financial Institutions.

Σύμφωνα με την τρέχουσα καθοδήγηση του Ουισκόνσιν, η εγγραφή απαιτείται γενικά εάν ο οργανισμός ζητά δωρεές στο Ουισκόνσιν και είτε:

• έχει αμειβόμενους εργαζομένους, ή
• λαμβάνει 25.000 δολάρια ή περισσότερα σε συνεισφορές κατά τη διάρκεια ενός οικονομικού έτους

Το Ουισκόνσιν απαιτεί επίσης από τους εγγεγραμμένους φιλανθρωπικούς οργανισμούς να υποβάλλουν ετήσια οικονομική αναφορά εντός 12 μηνών μετά τη λήξη του οικονομικού έτους.

Οι τρέχουσες επιλογές ετήσιας υποβολής περιλαμβάνουν:

• Έντυπο 1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report
• Έντυπο 1952, Wisconsin Supplement to Financial Report
• Έντυπο 308, Charitable Organization Annual Report

Η σωστή υποβολή εξαρτάται από το επίπεδο των συνεισφορών του οργανισμού και τη μορφή της ομοσπονδιακής του αναφοράς.

Αν ο μη κερδοσκοπικός σας οργανισμός πρόκειται να συγκεντρώνει πόρους στο Ουισκόνσιν, μη θεωρήσετε αυτό το θέμα δευτερεύον. Η εγγραφή και οι ετήσιες αναφορές είναι διαρκείς υποχρεώσεις, όχι εφάπαξ ενέργειες εκκίνησης.

12. Ελέγξτε το καθεστώς φορολογικής απαλλαγής και φόρου πωλήσεων στο Ουισκόνσιν

Η ομοσπονδιακή απόφαση 501(c)(3) μπορεί επίσης να βοηθήσει τον οργανισμό σας να πληροί τις προϋποθέσεις για απαλλαγή από φόρο πωλήσεων και χρήσης στο Ουισκόνσιν μέσω Certificate of Exempt Status.

Το Department of Revenue του Ουισκόνσιν αναγνωρίζει τους επιλέξιμους οργανισμούς 501(c)(3) για αυτόν τον σκοπό. Εκκλησίες και θρησκευτικοί οργανισμοί που πληρούν τις απαιτήσεις του άρθρου 501(c)(3) μπορεί επίσης να πληρούν τις προϋποθέσεις σε ορισμένες περιπτώσεις ακόμη και χωρίς απόφαση της IRS.

Αυτό έχει σημασία επειδή η φορολογική αντιμετώπιση επηρεάζει κάθε μέρος του λειτουργικού σας προϋπολογισμού, από είδη γραφείου έως αγορές για εκδηλώσεις συγκέντρωσης πόρων.

Εάν ο οργανισμός σας αναμένει να αγοράσει αγαθά ή υπηρεσίες για απαλλασσόμενη χρήση, βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ποια έγγραφα απαιτούνται πριν ξεκινήσουν οι δαπάνες.

13. Δημιουργήστε νωρίς σύστημα τήρησης αρχείων και συμμόρφωσης

Ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός πρέπει να λειτουργεί σαν πειθαρχημένος θεσμός, όχι σαν χαλαρή εθελοντική ομάδα.

Από την αρχή, οργανώστε και διατηρήστε:

• καταστατικό σύστασης
• επιβεβαίωση EIN
• καταστατικό λειτουργίας
• πρακτικά διοικητικού συμβουλίου
• αλληλογραφία της IRS για τη φορολογική απαλλαγή
• αρχεία κρατικής εγγραφής
• ετήσιες αναφορές και ανανεώσεις
• αποφάσεις για τραπεζικά θέματα
• πολιτικές και συμβάσεις

Τα καλά αρχεία δεν είναι απλώς διοικητική δουλειά. Αποτελούν απόδειξη ότι ο οργανισμός είναι πραγματικός, διοικείται σωστά και είναι έτοιμος για δωρητές, τράπεζες, χορηγούς επιχορηγήσεων και ρυθμιστικές αρχές.

14. Αποφύγετε τα πιο συνηθισμένα λάθη

Τα λάθη που επιβραδύνουν τους νέους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς είναι συνήθως προβλέψιμα:

• κατάθεση καταστατικού χωρίς μακροπρόθεσμη στρατηγική φορολογικής απαλλαγής
• επιλογή ονόματος πριν από τον έλεγχο διαθεσιμότητας
• παράλειψη υιοθέτησης καταστατικού λειτουργίας και πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων
• μη λήψη EIN πριν το άνοιγμα τραπεζικού λογαριασμού
• η εσφαλμένη υπόθεση ότι η ομοσπονδιακή απαλλαγή καλύπτει αυτομάτως τους κρατικούς κανόνες συγκέντρωσης πόρων
• αγνόηση των ετήσιων υποχρεώσεων φιλανθρωπικής αναφοράς
• μη τήρηση των εταιρικών αρχείων σε ένα σημείο

Αυτά αποφεύγονται εύκολα αν αντιμετωπίσετε την έναρξη ως δομημένη διαδικασία και όχι ως μία μόνο κατάθεση.

15. Συνθέστε τα βήματα με τη σωστή σειρά

Η πιο καθαρή ακολουθία για τους περισσότερους μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς στο Ουισκόνσιν είναι:

1. Επιβεβαιώστε την αποστολή και τον απαλλασσόμενο σκοπό.
2. Επιλέξτε ένα συμμορφούμενο όνομα.
3. Συγκεντρώστε τον ιδρυτή και το διοικητικό συμβούλιο.
4. Ορίστε εγγεγραμμένο αντιπρόσωπο στο Ουισκόνσιν.
5. Υποβάλετε το Έντυπο 102 στο Wisconsin DFI.
6. Υιοθετήστε καταστατικό λειτουργίας και πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων.
7. Πραγματοποιήστε την οργανωτική συνεδρίαση και εγκρίνετε αποφάσεις.
8. Υποβάλετε αίτηση για EIN.
9. Υποβάλετε αίτηση για ομοσπονδιακή αναγνώριση 501(c)(3).
10. Εγγραφείτε για συμμόρφωση φιλανθρωπικής συγκέντρωσης πόρων στο Ουισκόνσιν, εφόσον απαιτείται.
11. Ρυθμίστε τα συστήματα φορολογικής απαλλαγής και τήρησης αρχείων.

Αυτή η σειρά αποτρέπει από το να χρειαστεί να κάνετε πίσω αργότερα.

Τελικές Σκέψεις

Η ίδρυση ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού στο Ουισκόνσιν είναι διαχειρίσιμη όταν προσεγγίζεται με τη σωστή σειρά. Η νομική κατάθεση είναι μόνο η αρχή. Η πραγματική δουλειά είναι η δημιουργία αποστολής, δομής διακυβέρνησης και διαδικασίας συμμόρφωσης που θα μπορεί να στηρίξει τον οργανισμό για χρόνια.

Εάν θέλετε ο μη κερδοσκοπικός σας οργανισμός να λαμβάνεται σοβαρά υπόψη από δωρητές, τράπεζες, χορηγούς επιχορηγήσεων και το κοινό, επικεντρωθείτε πρώτα στη δομή και μετά στο branding. Ένας καλά οργανωμένος μη κερδοσκοπικός οργανισμός είναι πιο εύκολος στη διαχείριση, πιο εύκολος στη χρηματοδότηση και πολύ πιο πιθανό να επιβιώσει αρκετά ώστε να έχει αντίκτυπο.