Kuinka perustaa voittoa tavoittelematon järjestö Wisconsinissa: vaiheittainen opas

Voittoa tavoittelemattoman järjestön perustaminen Wisconsinissa ei ole vain lomakkeiden täyttämistä. Kyse on missiolähtöisen organisaation rakentamisesta, jolla on selkeä yleinen tarkoitus, terve oikeudellinen rakenne ja vaatimustenmukaisuuden rutiinit, joiden avulla se pysyy hyvässä asemassa.

Wisconsinissa voittoa tavoittelemattomat järjestöt aloittavat usein nonstock-yhtiönä ja hakevat sen jälkeen liittovaltion verovapautusta, jos ne haluavat toimia 501(c)(3)-organisaationa. Tämän jälkeen organisaatio voi tarvita myös osavaltion hyväntekeväisyysrekisteröintiä, verotustilejä ja vuosittaisia ilmoituksia.

Jos suunnittelet hyväntekeväisyysjärjestöä, koulutusohjelmaa, yhteisöpalveluryhmää, eläinsuojelutoimintaa, uskonnollista palvelutehtävää tai muuta missioperusteista organisaatiota, paras lähestymistapa on rakentaa rakenne oikein alusta alkaen.

1. Määritä missio ja vahvista voittoa tavoittelematon tarkoitus

Ennen kuin lähetät mitään, kirjoita ylös tarkasti, minkä ongelman organisaatiosi ratkaisee.

Vahvan voittoa tavoittelemattoman järjestön perusta on missio, joka on:

• riittävän täsmällinen ohjaamaan ohjelmia ja varainhankintaa
• riittävän laaja mahdollistaakseen tulevan kasvun
• selkeästi hyväntekevä, koulutuksellinen, uskonnollinen, tieteellinen tai muuten missiolähtöinen
• käytännöllinen yhteisölle, jota haluat palvella

Tämä vaihe on tärkeä, koska missiosi vaikuttaa kaikkeen seuraavaan: hallituksen rakenteeseen, perustamissääntöihin, avustushakemuksiin ja IRS:n verovapautushakemukseen.

Sinun tulisi myös arvioida, tarvitaanko uutta organisaatiota todella. Jos jokin toinen voittoa tavoittelematon järjestö palvelee jo samaa tarvetta hyvin, yhteistyö voi olla tehokkaampaa kuin uuden, päällekkäisen organisaation käynnistäminen.

2. Valitse oikea oikeudellinen rakenne

Wisconsinissa monet voittoa tavoittelemattomat järjestöt perustetaan nonstock-yhtiöinä Wisconsin Statutesin luvun 181 mukaisesti.

Tätä rakennetta käytetään usein, koska se antaa organisaatiolle tunnustetun oikeudellisen identiteetin, auttaa erottamaan organisaation velvoitteet henkilökohtaisista velvoitteista ja luo kehyksen, jota IRS odottaa arvioidessaan 501(c)(3)-hakemusta.

Perustamisasiakirjoja laadittaessa kiinnitä huomiota perusasioihin, joita IRS ja Wisconsin tarkastelevat:

• organisaation virallinen nimi
• voittoa tavoittelemattoman järjestön päätoimipaikka
• Wisconsinissa oleva rekisteröity edustaja ja rekisteröity toimipaikka
• onko yhtiöllä jäseniä
• perustajan tiedot
• mahdolliset lisäehdot, jotka tukevat organisaation tarkoitusta

Jos pitkän aikavälin tavoitteesi on liittovaltion verovapaus, yhtiöjärjestys tulisi laatia myös IRS:n organisatoriset vaatimukset huomioiden, mukaan lukien asianmukainen hyväntekeväisyystarkoitus ja varojen jakamista koskeva määräys.

3. Valitse nimi, joka sopii Wisconsinin sääntöihin

Voittoa tavoittelemattoman järjestösi nimen tulisi olla mieleenpainuva, missiota tukeva ja juridisesti käytettävissä.

Wisconsin edellyttää, että yrityksen nimi on erotettavissa osavaltion rekistereissä ja sisältää vaaditun yhtiömuodon tunnuksen, kuten:

• corporation
• incorporated
• company
• limited
• corp.
• inc.
• co.
• ltd.

Hyvän nimen tulisi olla myös helppo käyttää varainhankinnassa, verkkosivuilla ja apurahahakemuksissa. Vältä nimiä, jotka ovat liian samankaltaisia olemassa olevien toimijoiden kanssa tai jotka antavat ymmärtää eri oikeudellisen rakenteen kuin se, jonka olet perustamassa.

Ennen kuin sijoitat brändäykseen, tarkista nimen saatavuus Wisconsin Department of Financial Institutionsilta.

4. Kokoa oikeat perustajat ja hallituksen jäsenet

Voittoa tavoittelematon järjestö on yhtä vahva kuin sen johto.

Perustamisvaiheessa tarvitset vähintään yhden perustajan, ja organisaation tulisi myös määritellä ne henkilöt, jotka toimivat hallintotehtävissä rekisteröinnin jälkeen. Käytännössä tämä tarkoittaa hallituksen valitsemista, joka pystyy tarjoamaan valvontaa, taloudellista kurinalaisuutta ja jatkuvuutta.

Johtajia valitessasi etsi henkilöitä, jotka tuovat osaamista eri osa-alueilta:

• strateginen suunnittelu
• talous ja budjetointi
• varainhankinta ja lahjoittajasuhteet
• ohjelmien valvonta
• oikeudellinen, kirjanpidollinen tai toiminnallinen kokemus

Älä valitse hallituksen jäseniä tai toimihenkilöitä vain lomaketta varten. Nämä ihmiset muovaavat organisaation uskottavuutta, päätöksentekoa ja pitkän aikavälin vaatimustenmukaisuutta.

5. Nimeä Wisconsinissa toimiva rekisteröity edustaja ja rekisteröity toimipaikka

Voittoa tavoittelemattomalla järjestöllä on oltava Wisconsinissa rekisteröity toimipaikka ja rekisteröity edustaja.

Rekisteröity edustaja vastaanottaa organisaation viralliset oikeudelliset ja viranomaisilmoitukset. Wisconsinin ohjeiden mukaan rekisteröidyllä toimipaikalla on oltava katuosoite, ja organisaation on jatkuvasti ylläpidettävä kyseistä osavaltiossa sijaitsevaa toimipaikkaa.

Uuden voittoa tavoittelemattoman järjestön rekisteröity edustaja voi olla:

• yksityishenkilö, joka asuu Wisconsinissa ja jonka liiketoimipaikka on rekisteröity toimipaikka
• Wisconsinissa kotipaikkaansa pitävä yhteisö, jolla on liiketoimipaikka rekisteröidyssä toimipaikassa
• ulkomainen yhteisö, joka on valtuutettu Wisconsinissa ja jolla on liiketoimipaikka rekisteröidyssä toimipaikassa

Tämä on käytännön yksityiskohta, mutta myös vaatimustenmukaisuuden perusta. Jos organisaatiosi ei vastaanota tiedoksiantoja tai osavaltion ilmoituksia, seuraukset voivat olla kalliita ja helposti vältettävissä.

6. Jätä perustamisasiakirjat Wisconsin DFI:lle

Wisconsinissa nonstock-yhtiön perustamisasiakirja toimitetaan yleensä Wisconsin Department of Financial Institutionsille lomakkeella 102.

Vähintään hakemuksessa tulee olla organisaation virallinen nimi, päätoimipaikka, rekisteröity edustaja, rekisteröity toimipaikka, perustajan tiedot sekä mahdolliset vaaditut tiedot jäsenyydestä tai varojen jakamisesta.

Nykyisen Wisconsinin maksuasteikon mukaan lomakkeen 102 käsittelymaksu on 35 dollaria.

Muutama käytännön vinkki auttaa välttämään viivästyksiä:

• varmista, että nimi on erotettavissa
• käytä kelvollista Wisconsinissa olevaa katuosoitetta rekisteröidylle toimipaikalle
• päätä ennen hakemusta, onko yhtiöllä jäseniä
• varmista, että asiakirjan allekirjoittaa vähintään yksi perustaja
• sisällytä kaikki myöhemmin tarvittavat lisäehdot

Tämä hakemus on yhtiön oikeudellinen lähtöpiste. Kun se on hyväksytty, organisaatio voi alkaa toimia erillisenä oikeushenkilönä.

7. Hyväksy säännöt ja eturistiriitapolitiikka

Perustamisen jälkeen hallituksen tulisi hyväksyä sisäiset hallintodokumentit.

Säännöt ovat voittoa tavoittelemattoman järjestön toimintakäsikirja. Niiden tulisi kattaa, miten hallitus toimii, miten toimihenkilöt valitaan, miten kokoukset pidetään, miten äänestys tapahtuu ja miten vapautuneet paikat täytetään.

Sinun tulisi myös hyväksyä eturistiriitapolitiikka. Tämä politiikka auttaa hallituksen jäseniä ja toimihenkilöitä tunnistamaan ja ilmoittamaan tilanteet, joissa henkilökohtaiset edut voivat olla ristiriidassa organisaation etujen kanssa.

Hyvin laaditut säännöt ja hallintopolitiikat auttavat kolmella tavalla:

• ne luovat johdonmukaisuutta päätöksentekoon
• ne tukevat verovapautushakemuksia
• ne vähentävät myöhempiä riitoja organisaation kasvaessa

Jos organisaatiosi aikoo hakea 501(c)(3)-asemaa, nämä asiakirjat tulee laatia huolellisesti, ei kopioida sokeasti yleispohjasta.

8. Pidä organisatorinen kokous

Kun perustamisasiakirjat on jätetty, hallituksen tulisi pitää ensimmäinen organisatorinen kokous.

Tuo kokous sisältää yleensä:

• sääntöjen hyväksymisen
• eturistiriitapolitiikan hyväksymisen
• toimihenkilöiden nimittämisen
• hallituksen jäsenten vahvistamisen
• pankkitilin valtuuttamisen
• alkuperäisten päätöslauselmien hyväksymisen
• organisaation asiakirjahallinnan järjestelmän dokumentoinnin

Pidä kokouksesta pöytäkirjaa. Voittoa tavoittelemattoman järjestön hallinto on asiakirjakeskeistä, ja ensimmäinen kokous luo sävyn koko organisaation tulevaisuudelle.

9. Hanki EIN IRS:ltä

Voittoa tavoittelematon järjestö tarvitsee yleensä Employer Identification Numberin (EIN), vaikka sillä ei olisi työntekijöitä.

IRS suosittelee hakemista verkossa, jos mahdollista. Yhdysvalloissa tai Yhdysvaltain territorioissa hakija voi yleensä saada EIN:n välittömästi IRS:n verkkohakemuksen kautta. Organisaation on oltava olemassa osavaltiotasolla ennen hakemista.

Käytät EIN-numeroa seuraaviin tarkoituksiin:

• pankkitilin avaamiseen
• liittovaltion verovapautuksen hakemiseen
• palkkaveroraporttien jättämiseen, jos palkkaat työntekijöitä
• vuosittaisten liittovaltion veroilmoitusten jättämiseen, kun niitä vaaditaan

Säilytä EIN-vahvistus pysyvissä asiakirjoissasi.

10. Hae liittovaltion 501(c)(3)-verovapautusta

Jos haluat yleisimmän voittoa tavoittelemattoman verovapauden, seuraava vaihe on hakea tunnustusta 501(c)(3)-pykälän nojalla.

IRS edellyttää nykyisin, että lomake 1023 verovapauden tunnustamista varten toimitetaan sähköisesti. Jotkin organisaatiot voivat olla oikeutettuja käyttämään kevennettyä lomaketta 1023-EZ, mutta kelpoisuus on varmistettava ennen hakemuksen jättämistä.

Vahva hakemus osoittaa yleensä, että organisaatio on:

• perustettu hyväksyttävää verovapaata tarkoitusta varten
• toiminnassa yksinomaan tätä tarkoitusta varten
• rakenteeltaan sellainen, että se ehkäisee yksityistä hyötymistä ja epäasianmukaisia sisäpiirietuja
• valmis käyttämään varansa verovapaisiin tarkoituksiin, jos se puretaan

Tämä on yksi prosessin tärkeimmistä vaiheista. Huolellisesti laadittu liittovaltion verovapautushakemus voi säästää aikaa, vähentää lisäkysymyksiä ja auttaa organisaatiotasi pääsemään apurahavalmiiksi nopeammin.

11. Hoida Wisconsinin hyväntekeväisyysrekisteröinti, jos keräät lahjoituksia

Kaikilla voittoa tavoittelemattomilla järjestöillä ei ole samoja osavaltiotason velvoitteita. Wisconsinissa hyväntekeväisyysjärjestöjen, jotka keräävät lahjoituksia, voi olla tarpeen rekisteröityä Department of Financial Institutionsiin.

Nykyisen Wisconsinin ohjeistuksen mukaan rekisteröinti vaaditaan yleensä, jos organisaatio kerää varoja Wisconsinissa ja joko:

• sillä on palkattuja työntekijöitä, tai
• se saa vähintään 25 000 dollaria lahjoituksia tilivuoden aikana

Wisconsin edellyttää myös, että rekisteröidyt hyväntekeväisyysjärjestöt toimittavat vuosittaisen taloudellisen raportin 12 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Nykyiset vuosittaiset ilmoitusvaihtoehdot ovat:

• Form 1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report
• Form 1952, Wisconsin Supplement to Financial Report
• Form 308, Charitable Organization Annual Report

Oikea ilmoitus riippuu organisaation lahjoitusmääristä ja liittovaltion raportoinnin muodosta.

Jos voittoa tavoittelematon järjestösi aikoo kerätä varoja Wisconsinissa, älä pidä tätä jälkikäteen hoidettavana asiana. Rekisteröinti ja vuosittainen raportointi ovat jatkuvia velvoitteita, eivät kertaluonteisia käynnistystehtäviä.

12. Tarkista Wisconsinin vero- ja myyntiverovapauden tila

Liittovaltion 501(c)(3)-päätöskirje voi auttaa organisaatiotasi saamaan Wisconsinissa myynti- ja käyttöverovapauden Certificate of Exempt Status -todistuksen kautta.

Wisconsin Department of Revenue tunnustaa tähän tarkoitukseen kelpoiset 501(c)(3)-organisaatiot. Myös kirkot ja uskonnolliset organisaatiot, jotka täyttävät 501(c)(3)-pykälän vaatimukset, voivat joissain tilanteissa olla oikeutettuja, vaikka IRS:n päätöskirjettä ei olisi.

Tämä on tärkeää, koska verokohtelu vaikuttaa koko toimintabudjettiin, toimistotarvikkeista varainhankintatapahtumien hankintoihin.

Jos organisaatiosi aikoo ostaa hyödykkeitä tai palveluita verovapaaseen käyttöön, varmista ennen kulujen syntymistä, mitä asiakirjoja tarvitaan.

13. Rakenna kirjanpito- ja vaatimustenmukaisuusjärjestelmä varhain

Voittoa tavoittelemattoman järjestön tulisi toimia kurinalaisena instituutiona, ei löyhänä vapaaehtoisryhmänä.

Järjestä ja säilytä alusta alkaen:

• perustamisasiakirjat
• EIN-vahvistus
• säännöt
• hallituksen pöytäkirjat
• IRS:n verovapausasiakirjat
• osavaltion rekisteröintiasiakirjat
• vuosiraportit ja uusimishakemukset
• pankkivaltuudet
• käytännöt ja sopimukset

Hyvät asiakirjat eivät ole vain hallinnollista siivousta. Ne osoittavat, että organisaatio on todellinen, asianmukaisesti johdettu ja valmis lahjoittajille, pankeille, apurahanmyöntäjille ja viranomaisille.

14. Vältä yleisimmät virheet

Uusien voittoa tavoittelemattomien järjestöjen etenemistä hidastavat virheet ovat yleensä ennustettavia:

• perustamisasiakirjojen jättäminen ilman pitkän aikavälin verovapautusstrategiaa
• nimen valitseminen ennen saatavuuden tarkistamista
• sääntöjen ja eturistiriitapolitiikan hyväksymisen unohtaminen
• EIN-vaiheen ohittaminen ennen pankkitilin avaamista
• oletus, että liittovaltion verovapaus kattaa automaattisesti osavaltion varainhankintasäännöt
• vuosittaisten hyväntekeväisyysraportointivelvoitteiden sivuuttaminen
• yhtiöasiakirjojen säilyttämättä jättäminen yhdessä paikassa

Nämä on helppo välttää, jos käsittelet käynnistystä jäsenneltynä prosessina etkä yhtenä ainoana hakemuksena.

15. Koosta kokonaisuus oikeassa järjestyksessä

Selkein etenemisjärjestys useimmille Wisconsinissa toimiville voittoa tavoittelemattomille järjestöille on:

1. Vahvista missio ja verovapaa tarkoitus.
2. Valitse sääntöjen mukainen nimi.
3. Kokoa perustaja ja hallitus.
4. Nimeä Wisconsinissa toimiva rekisteröity edustaja.
5. Jätä lomake 102 Wisconsin DFI:lle.
6. Hyväksy säännöt ja eturistiriitapolitiikka.
7. Pidä organisatorinen kokous ja hyväksy päätöslauselmat.
8. Hae EIN-numeroa.
9. Hae liittovaltion 501(c)(3)-tunnustusta.
10. Rekisteröidy Wisconsinin hyväntekeväisyysvarainhankinnan vaatimusten mukaisesti, jos se on tarpeen.
11. Perusta vero- ja asiakirjahallintajärjestelmät.

Tämä järjestys estää organisaatiotasi joutumasta myöhemmin tekemään asioita uudelleen.

Loppupohdinta

Voittoa tavoittelemattoman järjestön perustaminen Wisconsinissa on hallittavissa, kun etenet oikeassa järjestyksessä. Oikeudellinen perustaminen on vasta alku. Todellinen työ on rakentaa missio, hallintorakenne ja vaatimustenmukaisuusprosessi, joka voi tukea organisaatiota vuosien ajan.

Jos haluat, että lahjoittajat, pankit, apurahanmyöntäjät ja yleisö ottavat järjestösi vakavasti, keskity ensin rakenteeseen ja vasta sitten brändiin. Hyvin perustettu voittoa tavoittelematon järjestö on helpompi johtaa, helpompi rahoittaa ja huomattavasti todennäköisempi säilymään tarpeeksi kauan, jotta sillä on vaikutusta.