Hogyan indítsunk nonprofit szervezetet Wisconsinban: lépésről lépésre útmutató

Nonprofit szervezet indítása Wisconsinban nem csupán űrlapok benyújtásáról szól. Arról is szól, hogy olyan küldetésvezérelt szervezetet építsen, amelynek világos közhasznú célja, megfelelő jogi szerkezete és a jó jogi megfeleléshez szükséges működési fegyelme van.

A wisconsini nonprofit szervezetek gyakran nonstock corporation formában indulnak, majd szövetségi adómentességet kérnek, ha 501(c)(3) szervezetként szeretnének működni. Ezt követően a szervezetnek állami jótékonysági regisztrációra, adóügyi regisztrációkra és folyamatos éves benyújtásokra is szüksége lehet.

Ha jótékonysági szervezetet, oktatási programot, közösségi szolgáltató csoportot, állatmentő szervezetet, vallási szolgálatot vagy más misszióalapú szervezetet tervez, a legjobb megközelítés az, ha már az első naptól kezdve helyesen alakítja ki a struktúrát.

1. Határozza meg a küldetést, és erősítse meg a nonprofit célt

Mielőtt bármit benyújtana, írja le pontosan, milyen problémát fog megoldani a szervezete.

Egy erős nonprofit küldetése:

• elég konkrét ahhoz, hogy irányt adjon a programoknak és az adománygyűjtésnek
• elég tág ahhoz, hogy támogassa a jövőbeni növekedést
• egyértelműen jótékonysági, oktatási, vallási, tudományos vagy egyéb küldetésvezérelt célú
• gyakorlati jelentőségű a közösség számára, amelyet szolgálni kíván

Ez a lépés azért fontos, mert a küldetése mindent befolyásol, ami ezután következik: az igazgatótanács felépítését, az alapító okiratot, a pályázatokat és az IRS adómentességi bejelentését.

Azt is érdemes felmérni, hogy valóban szükség van-e új szervezetre. Ha már létezik más nonprofit ugyanarra az igényre, az együttműködés hatékonyabb lehet, mint egy párhuzamos szervezet létrehozása.

2. Válassza ki a megfelelő jogi formát

Wisconsinban sok nonprofit szervezet nonstock corporation formában jön létre a Wisconsin Statutes 181. fejezete alapján.

Ezt a formát gyakran azért használják, mert önálló jogi személyiséget ad a szervezetnek, segít elkülöníteni a szervezeti kötelezettségeket a személyes kötelezettségektől, és olyan keretet biztosít, amelyet az IRS elvár egy 501(c)(3) kérelem elbírálásakor.

Az alapítási dokumentumok megfogalmazásakor figyeljen azokra az alapvető elemekre, amelyeket az IRS és Wisconsin is vizsgálni fog:

• a szervezet hivatalos neve
• a nonprofit székhelye vagy fő irodája
• wisconsini bejegyzett kézbesítési megbízott és bejegyzett iroda
• hogy a társaságnak lesznek-e tagjai
• az alapító személye
• minden olyan választható rendelkezés, amely támogatja a szervezet célját

Ha hosszú távú célja a szövetségi adómentesség, az alapító okiratot az IRS szervezeti követelményeinek megfelelően is meg kell fogalmazni, beleértve a megfelelő jótékonysági célt és az eszközök felosztására vonatkozó rendelkezést.

3. Válasszon a wisconsini szabályoknak megfelelő nevet

A nonprofit neve legyen könnyen megjegyezhető, a küldetéshez illeszkedő és jogilag elérhető.

Wisconsin előírja, hogy a társasági névnek megkülönböztethetőnek kell lennie az állami nyilvántartásokban, és tartalmaznia kell egy előírt társasági jelölőt, például:

• corporation
• incorporated
• company
• limited
• corp.
• inc.
• co.
• ltd.

Egy jó névnek az adománygyűjtésben, a weboldalakon és a pályázatokban is jól használhatónak kell lennie. Kerülje azokat a neveket, amelyek túlságosan hasonlítanak meglévő szervezetekhez, vagy más jogi formára utalnak, mint amelyet létrehoz.

Mielőtt márkázásba fektetne, ellenőrizze a név elérhetőségét a Wisconsin Department of Financial Institutionsnál.

4. Válassza ki a megfelelő alapítókat és igazgatósági tagokat

Egy nonprofit szervezet annyira erős, amennyire a vezetése erős.

Az alapításkor legalább egy alapítóra szüksége lesz, és a szervezetnek azt is meg kell határoznia, kik töltenek majd be irányítási szerepet a benyújtás után. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy olyan igazgatótanácsot kell választani, amely képes felügyeletet, pénzügyi fegyelmet és folytonosságot biztosítani.

A vezetők kiválasztásakor olyan embereket keressen, akik különböző módon járulhatnak hozzá a működéshez:

• stratégiai tervezés
• pénzügyek és költségvetés
• adománygyűjtés és támogató kapcsolatok
• programfelügyelet
• jogi, számviteli vagy operatív tapasztalat

Ne csak azért válasszon igazgatókat vagy tisztségviselőket, hogy egy űrlapnak megfeleljen. Az Ön által kinevezett személyek fogják alakítani a szervezet hitelességét, döntéshozatalát és hosszú távú megfelelését.

5. Jelöljön ki wisconsini bejegyzett kézbesítési megbízottat és bejegyzett irodát

A nonprofit szervezetnek Wisconsinban bejegyzett irodát és bejegyzett kézbesítési megbízottat kell fenntartania.

A bejegyzett kézbesítési megbízott fogadja a szervezet hivatalos jogi és hatósági értesítéseit. Wisconsin benyújtási útmutatója utcacímet ír elő a bejegyzett iroda számára, és a szervezetnek ezt az államon belüli irodát folyamatosan fenn kell tartania.

Egy új nonprofit esetében a bejegyzett kézbesítési megbízott lehet:

• egy olyan magánszemély, aki Wisconsinban lakik, és akinek üzleti irodája a bejegyzett iroda
• egy wisconsini belföldi jogi személy, amelynek üzleti irodája a bejegyzett iroda
• egy külföldi jogi személy, amely Wisconsinban jogosult működni, és amelynek üzleti irodája a bejegyzett iroda

Ez gyakorlati kérdés, de a megfelelés alapját is jelenti. Ha a szervezet elmulasztja a kézbesítést vagy az állami értesítéseket, annak költséges és elkerülhető következményei lehetnek.

6. Nyújtsa be az alapító okiratot a Wisconsin DFI-hez

A wisconsini nonstock corporation alapító okiratát általában a Wisconsin Department of Financial Institutions felé kell benyújtani a Form 102 nyomtatványon.

Legalább a benyújtásnak tartalmaznia kell a szervezet hivatalos nevét, fő irodáját, bejegyzett kézbesítési megbízottját, bejegyzett irodáját, az alapító adatait, valamint a tagságra vagy vagyoni felosztásra vonatkozó szükséges nyilatkozatokat.

A jelenlegi wisconsini díjtáblázat szerint a Form 102 benyújtási díja 35 USD.

Néhány gyakorlati tanács segít elkerülni a késedelmeket:

• győződjön meg róla, hogy a név megkülönböztethető
• használjon érvényes wisconsini utcacímet a bejegyzett irodához
• döntsön még benyújtás előtt arról, hogy a társaságnak lesznek-e tagjai
• ellenőrizze, hogy a dokumentumot legalább egy alapító aláírta-e
• tartalmazza azokat a választható rendelkezéseket, amelyekre a nonprofitnak később szüksége lehet

Ez a benyújtás jelenti a társaság jogi kezdőpontját. Miután elfogadták, a szervezet önálló jogi személyként kezdhet működni.

7. Fogadja el az alapszabályt és az összeférhetetlenségi szabályzatot

Az alapítást követően az igazgatótanácsnak el kell fogadnia a belső irányítási dokumentumokat.

Az alapszabály a nonprofit működési kézikönyve. Tartalmaznia kell, hogyan működik az igazgatótanács, hogyan választják a tisztségviselőket, hogyan tartanak üléseket, hogyan történik a szavazás, és hogyan töltik be az üresedéseket.

Érdemes összeférhetetlenségi szabályzatot is elfogadni. Ez segít az igazgatóknak és tisztségviselőknek felismerni és bejelenteni azokat a helyzeteket, amikor a személyes érdekek ütközhetnek a szervezet érdekeivel.

A jól megfogalmazott alapszabály és irányítási szabályzat három okból hasznos:

• következetességet teremt a döntéshozatalban
• támogatja az adómentességi kérelmeket
• csökkenti a későbbi viták kockázatát, amikor a szervezet növekszik

Ha a szervezet várhatóan 501(c)(3) státuszért fog folyamodni, ezeket a dokumentumokat körültekintően kell elkészíteni, nem pedig egy általános sablonból vakon átemelni.

8. Tartsa meg az alakuló ülést

Miután az alapító okiratot benyújtották, az igazgatótanácsnak meg kell tartania az első alakuló ülését.

Ez az ülés általában a következőket foglalja magában:

• az alapszabály elfogadása
• az összeférhetetlenségi szabályzat jóváhagyása
• tisztségviselők kinevezése
• igazgatók megerősítése
• bankszámla nyitásának engedélyezése
• kezdeti határozatok jóváhagyása
• a szervezet nyilvántartási rendszerének dokumentálása

Készítsen jegyzőkönyvet az ülésről. A nonprofit irányítás erősen dokumentumközpontú, és az első ülés adja meg az alaphangot a szervezet egész további életére.

9. Szerezzen EIN-t az IRS-től

Egy nonprofit szervezetnek általában szüksége van Employer Identification Numberre (EIN) akkor is, ha nincs alkalmazottja.

Az IRS azt javasolja, hogy lehetőség szerint online jelentkezzen. Az Egyesült Államokban vagy az amerikai területeken jelentkezők általában azonnal megkaphatják az EIN-t az IRS online rendszerén keresztül. A szervezetnek az EIN-kérelem előtt már léteznie kell állami szinten.

Az EIN-t a következőkre fogja használni:

• bankszámla nyitása
• szövetségi adómentesség kérelmezése
• bérszámfejtési bevallások benyújtása, ha munkatársakat vesz fel
• éves szövetségi bevallások benyújtása, amikor erre kötelezett

Őrizze meg az EIN visszaigazolását a végleges nyilvántartásaiban.

10. Kérje a szövetségi 501(c)(3) adómentességet

Ha a nonprofit szervezet leggyakoribb adómentességi formáját szeretné megszerezni, a következő lépés a 501(c)(3) szerinti elismerés iránti kérelem.

Az IRS jelenleg elektronikus benyújtást ír elő a mentesség elismerésére szolgáló Form 1023 esetében. Egyes szervezetek jogosultak lehetnek az egyszerűsített Form 1023-EZ használatára, de a jogosultságot a benyújtás előtt ellenőrizni kell.

Egy erős kérelem általában azt mutatja, hogy a szervezet:

• jogosult adómentes célra van szervezve
• kizárólag erre a célra működik
• úgy van felépítve, hogy megakadályozza a magánhasznot és a nem megfelelő bennfentes előnyöket
• készen áll arra, hogy felszámolás esetén vagyonát adómentes célokra használja fel

Ez az egyik legfontosabb lépés a folyamatban. Egy gondosan előkészített szövetségi mentességi kérelem időt takaríthat meg, csökkentheti az utólagos kérdéseket, és segíthet abban, hogy a szervezet hamarabb pályázatképes legyen.

11. Kezelje a wisconsini jótékonysági regisztrációt, ha adományokat gyűjt

Nem minden nonprofitnak azonosak az állami benyújtási kötelezettségei. Wisconsinban azoknak a jótékonysági szervezeteknek, amelyek adományt gyűjtenek, regisztrálniuk kell a Department of Financial Institutionsnál.

A jelenlegi wisconsini iránymutatás szerint a regisztráció általában akkor szükséges, ha a szervezet Wisconsinban folytat adománygyűjtést, és:

• fizetett alkalmazottai vannak, vagy
• egy pénzügyi évben 25 000 USD vagy annál több adományt kap

Wisconsin továbbá előírja, hogy a regisztrált jótékonysági szervezetek a pénzügyi év végét követő 12 hónapon belül éves pénzügyi jelentést nyújtsanak be.

A jelenlegi éves benyújtási lehetőségek a következők:

• Form 1943, Affidavit in Lieu of Annual Financial Report
• Form 1952, Wisconsin Supplement to Financial Report
• Form 308, Charitable Organization Annual Report

A megfelelő benyújtás attól függ, hogy mekkora az adományok összege, és milyen a szervezet szövetségi jelentéstételi formája.

Ha a nonprofitja Wisconsinban kíván adományt gyűjteni, ezt ne tekintse utólagos kérdésnek. A regisztráció és az éves jelentéstétel folyamatos kötelezettség, nem egyszeri indulási feladat.

12. Ellenőrizze a wisconsini adómentességet és az értékesítési adó helyzetét

A szövetségi 501(c)(3) határozatlevél azt is segítheti, hogy a szervezet Wisconsinban Certificate of Exempt Status útján értékesítési és használati adómentességre jogosult legyen.

Wisconsin Department of Revenue elismeri az erre jogosult 501(c)(3) szervezeteket. Azok az egyházak és vallási szervezetek is jogosultak lehetnek bizonyos esetekben, amelyek megfelelnek a section 501(c)(3) követelményeinek, még IRS határozatlevél nélkül is.

Ez azért fontos, mert az adózási szabályok a működési költségvetés minden részét befolyásolják, az irodaszerektől a rendezvények beszerzéseiig.

Ha a szervezet adómentes használatra kíván ingatlant vagy szolgáltatásokat vásárolni, győződjön meg róla, hogy a költés megkezdése előtt tisztában van a szükséges dokumentumokkal.

13. Már a kezdetektől építsen nyilvántartási és megfelelési rendszert

Egy nonprofit szervezetnek fegyelmezett intézményként kell működnie, nem pedig laza önkéntescsoportként.

A kezdetektől szervezze és őrizze meg a következőket:

• alapító okirat
• EIN visszaigazolás
• alapszabály
• igazgatótanácsi jegyzőkönyvek
• IRS adómentességi levelezés
• állami regisztrációs dokumentumok
• éves jelentések és megújítási benyújtások
• banki határozatok
• szabályzatok és szerződések

A jó nyilvántartás nem pusztán adminisztratív rend. Annak bizonyítéka, hogy a szervezet valós, megfelelően irányított, és készen áll adományozók, bankok, támogatók és hatóságok fogadására.

14. Kerülje el a leggyakoribb hibákat

Az új nonprofitokat lassító hibák általában kiszámíthatók:

• alapító okirat benyújtása hosszú távú adómentességi stratégia nélkül
• névválasztás elérhetőség-ellenőrzés nélkül
• alapszabály és összeférhetetlenségi szabályzat elfogadásának elmulasztása
• az EIN lépés kihagyása bankszámlanyitás előtt
• annak feltételezése, hogy a szövetségi adómentesség automatikusan fedezi az állami adománygyűjtési szabályokat
• az éves jótékonysági jelentéstételi kötelezettségek figyelmen kívül hagyása
• a társasági iratok egy helyen tartásának elmulasztása

Ezek könnyen elkerülhetők, ha az indulást strukturált folyamatként kezeli, nem pedig egyetlen benyújtásként.

15. Állítsa össze a lépéseket a helyes sorrendben

A legtisztább sorrend a legtöbb wisconsini nonprofit számára a következő:

1. Erősítse meg a küldetést és az adómentes célt.
2. Válasszon megfelelőséget biztosító nevet.
3. Válassza ki az alapítót és az igazgatótanácsot.
4. Jelöljön ki wisconsini bejegyzett kézbesítési megbízottat.
5. Nyújtsa be a Form 102-t a Wisconsin DFI-hez.
6. Fogadja el az alapszabályt és az összeférhetetlenségi szabályzatot.
7. Tartsa meg az alakuló ülést és hagyja jóvá a határozatokat.
8. Igényeljen EIN-t.
9. Nyújtsa be a szövetségi 501(c)(3) elismerési kérelmet.
10. Regisztráljon a wisconsini jótékonysági adománygyűjtési megfeleléshez, ha szükséges.
11. Alakítsa ki az adómentességi és nyilvántartási rendszereket.

Ez a sorrend megakadályozza, hogy a szervezetnek később vissza kelljen lépnie.

Záró gondolatok

Nonprofit szervezet indítása Wisconsinban kezelhető, ha a megfelelő sorrendben halad. A jogi benyújtás csak a kezdet. Az igazi munka egy olyan küldetés, irányítási struktúra és megfelelési folyamat felépítése, amely évekig képes támogatni a szervezetet.

Ha azt szeretné, hogy a nonprofitját az adományozók, bankok, támogatók és a nyilvánosság komolyan vegyék, először a struktúrára, és csak utána a márkára összpontosítson. Egy jól felépített nonprofitot könnyebb működtetni, könnyebb finanszírozni, és sokkal nagyobb eséllyel marad fenn elég sokáig ahhoz, hogy valódi hatást érjen el.