Custos de arranque que são dedutíveis fiscalmente: o que os novos empresários precisam de saber

Iniciar um negócio geralmente exige dinheiro antes de acontecer a primeira venda. Pode pagar estudos de mercado, viagens, aconselhamento profissional, branding, licenças e outras despesas iniciais muito antes de a sua empresa estar totalmente operacional. A boa notícia é que muitas dessas despesas pré-lançamento podem beneficiar de um tratamento fiscal favorável.

A chave está em saber quais os custos que qualificam como custos de arranque, quais as despesas consideradas custos organizacionais e quais os itens que têm de ser capitalizados ou amortizados em vez de deduzidos de imediato. Acertar nessa distinção pode ajudar a reduzir a sua fatura fiscal, manter registos mais organizados e evitar erros na declaração.

Este guia explica como funcionam as deduções de custos de arranque ao abrigo das regras atuais da IRS, o que normalmente se qualifica, o que normalmente não se qualifica e como os novos empresários podem planear com antecedência.

O que são custos de arranque?

Custos de arranque são despesas que suporta antes de o seu negócio iniciar operações ativas. Por outras palavras, são os custos de preparar uma empresa para abrir, e não os custos de gerir uma empresa já em funcionamento.

Exemplos comuns incluem:

• Estudos de mercado e análises de viabilidade
• Publicidade antes do dia de abertura
• Viagens relacionadas com a procura de fornecedores, clientes ou localizações
• Formação de funcionários antes do início das operações
• Honorários profissionais para planeamento de arranque
• Custos ligados à validação de um conceito de negócio

A IRS trata geralmente estas despesas como de natureza capital, o que significa que nem sempre são totalmente dedutíveis no ano em que as paga. Em vez disso, as regras especiais para custos de arranque podem permitir uma dedução corrente mais a amortização do montante restante.

Custos de arranque versus despesas normais de negócio

Esta distinção é importante.

Um custo de arranque é pago antes de o negócio estar em funcionamento ativo. Uma despesa normal de negócio é paga depois de a empresa ter começado e faz parte das operações do dia a dia.

Por exemplo:

• Pagar um site, um logótipo e publicidade de lançamento antes da data de abertura pode ser um custo de arranque.
• Pagar alojamento mensal do site, software de processamento salarial ou anúncios contínuos após o lançamento é normalmente uma despesa normal de negócio.

Essa diferença afeta como e quando pode deduzir o custo.

Quais os custos de arranque que geralmente são dedutíveis?

Ao abrigo da orientação atual da IRS, uma empresa que está a iniciar operações pode, em geral, optar por deduzir parte dos seus custos de arranque no ano em que a atividade começa.

Esses custos incluem frequentemente:

• Publicidade e promoção antes da abertura
• Formação de funcionários antes da abertura
• Viagens para garantir fornecedores, distribuidores ou clientes
• Inquéritos, estudos e planeamento relacionados com decisões de lançamento
• Serviços profissionais ligados à criação do negócio
• Custos de investigação para perceber se deve adquirir ou criar uma empresa

A despesa tem de estar ligada ao lançamento de uma atividade comercial ou empresarial ativa. Despesas pessoais, custos de subsistência do proprietário e despesas sem relação com o novo negócio não se qualificam.

Os custos organizacionais são relacionados, mas distintos

Os custos organizacionais não são o mesmo que custos de arranque.

Os custos organizacionais são os custos legais e administrativos de criar uma sociedade por quotas ou uma parceria. Podem incluir itens como:

• Taxas de registo estatal
• Honorários de advogados para redigir documentos de constituição
• Honorários de contabilistas para configurar a entidade
• Custos de preparação de acordos organizacionais

Se formar uma LLC, o tratamento fiscal depende da forma como a LLC é classificada para efeitos fiscais federais. Alguns custos de constituição podem enquadrar-se nas categorias de organizacionais ou de arranque, enquanto outros podem ser tratados como custos de instalação do negócio ou custos capitalizáveis. A classificação é importante porque podem aplicar-se regras diferentes.

Quais os custos que normalmente não podem ser deduzidos de imediato?

Nem todas as despesas iniciais se qualificam para uma dedução corrente. Alguns custos têm de ser capitalizados, depreciados ou tratados ao abrigo de outras regras fiscais.

Exemplos frequentes incluem:

• Equipamento, mobiliário e maquinaria
• Compra de imóveis
• Inventário e bens para revenda
• Melhorias no imóvel
• Certas licenças, autorizações ou direitos de franquia
• Custos que criam ativos de longo prazo em vez de despesas de lançamento

Se comprar um portátil, uma secretária ou uma impressora antes de abrir, esse item normalmente não é tratado como custo de arranque. Em geral, é antes um ativo empresarial depreciável.

Como funciona a dedução atual da IRS para custos de arranque

A IRS permite uma dedução imediata limitada para custos de arranque elegíveis no ano em que a empresa começa.

Ao abrigo das regras atuais:

• Pode optar por deduzir até 5.000 dólares de custos de arranque elegíveis.
• Essa dedução é reduzida se os custos totais de arranque ultrapassarem 50.000 dólares.
• Quaisquer custos de arranque remanescentes são amortizados ao longo de 180 meses, a partir do mês em que a empresa começa.

Isto significa que uma empresa com custos de lançamento modestos pode deduzir parte dessas despesas de imediato, enquanto uma empresa com despesas iniciais mais elevadas pode repartir o benefício fiscal ao longo do tempo.

A opção é geralmente feita na declaração fiscal do ano em que o negócio ativo começa, e o saldo remanescente é amortizado através dos formulários da IRS aplicáveis.

Exemplo: como a dedução pode funcionar

Suponha que os seus custos totais elegíveis de arranque são 18.000 dólares.

Pode ser possível:

• Deduzir os primeiros 5.000 dólares no ano em que a empresa começa
• Amortizar os 13.000 dólares restantes ao longo de 180 meses

Agora suponha que os seus custos elegíveis de arranque são 55.000 dólares.

Como o total ultrapassa 50.000 dólares, a dedução imediata é reduzida. Nessa situação, obteria menos do que a dedução corrente completa de 5.000 dólares, e o restante seria amortizado ao longo do tempo.

O montante exato depende dos custos totais elegíveis e da forma como a opção é feita.

Quando é que uma empresa começa realmente?

Esta é uma das questões mais importantes no planeamento fiscal de arranque.

Uma empresa normalmente começa quando passa a oferecer bens ou serviços aos clientes de forma ativa e contínua. Simplesmente investigar o negócio, desenvolver um conceito ou preparar a abertura geralmente não é suficiente.

Essa distinção é importante porque afeta:

• Quais os custos que contam como despesas de arranque
• Quais as despesas que são deduções operacionais normais
• O ano em que a dedução começa

Se não tiver a certeza de quando a sua empresa começou oficialmente, reveja cuidadosamente os factos com um profissional de impostos. A resposta pode alterar o momento das suas deduções.

Dicas de registo para despesas de arranque

Registos bem organizados facilitam muito a declaração fiscal.

Guarde:

• Recibos e faturas
• Extratos bancários e de cartão de crédito
• Contratos e cartas de prestação de serviços
• Registos de quilometragem e viagens
• Notas que expliquem a finalidade empresarial de cada despesa
• Documentos de constituição e confirmações de registo

Organize os custos por categoria para poder separar custos de arranque, custos organizacionais, ativos fixos e despesas normais de negócio. Essa separação ajuda a aplicar o tratamento fiscal correto mais tarde.

Erros a evitar

Alguns erros comuns podem causar problemas na altura dos impostos:

• Misturar despesas pessoais com despesas empresariais
• Tratar compras de equipamento como custos de arranque
• Deduzir despesas antes de o negócio ter realmente começado
• Não registar separadamente os custos pré-abertura e os custos operacionais
• Esquecer-se de amortizar os montantes que não foram deduzidos no primeiro ano

Outro problema frequente é assumir que todas as despesas pagas antes do lançamento são automaticamente dedutíveis. Não é o caso. Os factos importam, e o tratamento fiscal depende da finalidade do custo e do momento em que a empresa se tornou ativa.

Custos de arranque para LLCs, sociedades e parcerias

As regras sobre despesas de arranque podem aplicar-se a muitas estruturas empresariais, mas os detalhes variam.

• Os empresários em nome individual часто reportam as deduções elegíveis de arranque nas tabelas empresariais da sua declaração fiscal pessoal.
• As sociedades podem ter regras de custos organizacionais para além das regras de custos de arranque.
• As parcerias têm o seu próprio tratamento de custos organizacionais.
• As LLCs podem ser tributadas como empresário em nome individual, parceria ou sociedade, dependendo da opção feita.

Como a escolha da entidade afeta o reporte fiscal, é sensato planear a constituição e a contabilidade em conjunto, em vez de as tratar como decisões separadas.

Como a Zenind ajuda novos empresários a organizar-se

Registos fiscais sólidos começam com um processo de constituição bem organizado. A Zenind ajuda os fundadores a construir uma base jurídica sólida, tornando a formação do negócio mais fácil de gerir desde o início.

Isso é importante porque documentos de constituição organizados, registos de registo e apoio ao cumprimento tornam muito mais simples:

• Registar taxas de constituição da entidade
• Separar custos de lançamento de despesas operacionais
• Manter registos fiscais mais limpos
• Alinhar a estrutura da empresa com objetivos de longo prazo

Se está a iniciar uma empresa nos Estados Unidos, acertar cedo na constituição e no cumprimento pode poupar tempo mais tarde, quando chegar a época fiscal.

Dicas práticas de planeamento antes do lançamento

Antes do dia de abertura, considere estes passos:

1. Crie um orçamento de arranque que separe os custos de lançamento dos custos operacionais.
2. Guarde todas as faturas e recibos da fase de planeamento.
3. Registe a data em que a sua empresa se torna ativa.
4. Mantenha os custos de constituição da entidade separados das compras de equipamento.
5. Pergunte a um profissional de impostos como a dedução se aplica ao tipo específico de entidade.

Um pouco de organização no início pode tornar a primeira declaração fiscal muito mais fácil de preparar.

Conclusão

Muitos custos de arranque podem ser dedutíveis fiscalmente, mas as regras de dedução são específicas. Algumas despesas qualificam para uma dedução imediata, algumas têm de ser amortizadas e outras têm de ser capitalizadas como ativos.

Se está a lançar um negócio, a abordagem mais segura é:

• Identificar quais os custos incorridos antes do início das operações
• Separar os custos de arranque do equipamento e das despesas correntes
• Manter registos detalhados
• Aplicar corretamente os limites atuais da IRS

Com a estrutura e documentação certas, as despesas de arranque podem tornar-se uma parte gerível do lançamento do seu negócio, em vez de uma surpresa na época fiscal.

Este artigo tem apenas fins informativos gerais e não constitui aconselhamento fiscal. Confirme sempre as deduções com um profissional de impostos qualificado para a sua situação específica.