Стартові витрати, які можна відрахувати з податків: що потрібно знати новим власникам бізнесу

Початок бізнесу зазвичай потребує грошей ще до того, як відбудеться перший продаж. Ви можете оплачувати дослідження ринку, поїздки, професійні консультації, брендинг, дозволи та інші початкові витрати задовго до того, як ваша компанія повноцінно запрацює. Добра новина полягає в тому, що багато з цих витрат перед запуском можуть отримати сприятливе податкове трактування.

Ключове завдання — розуміти, які витрати вважаються стартовими, які витрати належать до організаційних витрат, а які потрібно капіталізувати або амортизувати замість того, щоб відрахувати їх одразу. Правильне розмежування допомагає зменшити податкове навантаження, вести точніші записи та уникати помилок у звітності.

У цьому матеріалі пояснюється, як працюють відрахування стартових витрат за чинними правилами IRS, що зазвичай підпадає під них, що зазвичай не підпадає, і як новим власникам бізнесу планувати наперед.

Що таке стартові витрати?

Стартові витрати — це витрати, які ви несете до того, як бізнес почне активну діяльність. Іншими словами, це витрати на підготовку бізнесу до відкриття, а не витрати на вже діючу компанію.

Поширені приклади:

• Дослідження ринку та оцінка доцільності
• Реклама до дня відкриття
• Поїздки, пов’язані з пошуком постачальників, клієнтів або локацій
• Навчання працівників до початку роботи
• Професійні послуги, пов’язані з плануванням запуску
• Витрати, пов’язані з тестуванням бізнес-ідеї

IRS зазвичай розглядає такі витрати як капітальні за своєю природою, тобто вони не завжди повністю відраховуються в тому році, коли були сплачені. Натомість спеціальні правила щодо стартових витрат можуть дозволити поточне відрахування плюс амортизацію решти суми.

Стартові витрати проти звичайних бізнес-витрат

Це розмежування має значення.

Стартова витрата оплачується до того, як бізнес починає активно працювати. Звичайна бізнес-витрата оплачується після початку діяльності й є частиною повсякденних операцій.

Наприклад:

• Оплата сайту, логотипу та реклами запуску до дати відкриття може бути стартовою витратою.
• Щомісячна оплата хостингу сайту, програмного забезпечення для зарплат або поточної реклами після запуску зазвичай є звичайною бізнес-витратою.

Ця різниця впливає на те, як і коли ви можете відрахувати витрати.

Які стартові витрати зазвичай можна відрахувати?

За чинними вказівками IRS бізнес, який починає діяльність, зазвичай може обрати відрахування частини своїх стартових витрат у рік початку роботи.

До таких витрат часто належать:

• Реклама та просування до відкриття
• Навчання працівників до запуску
• Поїздки для залучення постачальників, дистриб’юторів або клієнтів
• Опитування, дослідження та планування, пов’язані з рішеннями щодо запуску
• Професійні послуги, пов’язані з початком бізнесу
• Витрати на вивчення можливості придбання або створення бізнесу

Витрата має бути пов’язана із запуском активної торгової або бізнес-діяльності. Особисті витрати, витрати на утримання власника та витрати, не пов’язані з новим бізнесом, не підпадають під ці правила.

Організаційні витрати пов’язані, але це окрема категорія

Організаційні витрати не є тим самим, що стартові витрати.

Організаційні витрати — це юридичні та адміністративні витрати на створення корпорації або партнерства. До них можуть належати такі статті:

• Державні реєстраційні збори
• Юридичні послуги з підготовки установчих документів
• Бухгалтерські послуги для налаштування юридичної особи
• Витрати на підготовку організаційних угод

Якщо ви створюєте LLC, податковий режим залежить від того, як LLC класифіковано для федеральних податкових цілей. Деякі витрати на створення можуть належати до організаційних або стартових витрат, тоді як інші можуть розглядатися як витрати на запуск бізнесу або як капітальні витрати. Класифікація важлива, оскільки до різних витрат можуть застосовуватися різні правила.

Які витрати зазвичай не можна відрахувати одразу?

Не кожна початкова витрата дає право на поточне відрахування. Деякі витрати потрібно капіталізувати, амортизувати або обробляти за іншими податковими правилами.

Поширені приклади:

• Обладнання, меблі та техніка
• Купівля нерухомості
• Запаси та товари для перепродажу
• Поліпшення майна
• Деякі ліцензії, дозволи або франчайзингові права
• Витрати, які створюють довгострокові активи, а не витрати на запуск

Якщо ви купуєте ноутбук, стіл або принтер до відкриття, така річ зазвичай не вважається стартовою витратою. Зазвичай це амортизований бізнес-актив.

Як працює поточне відрахування стартових витрат за правилами IRS

IRS дозволяє обмежене негайне відрахування кваліфікованих стартових витрат у рік початку бізнесу.

За чинними правилами:

• Ви можете обрати відрахування до 5 000 доларів кваліфікованих стартових витрат.
• Це відрахування зменшується, якщо загальні стартові витрати перевищують 50 000 доларів.
• Будь-які решта стартових витрат амортизуються протягом 180 місяців, починаючи з місяця, коли бізнес починає роботу.

Це означає, що бізнес із помірними витратами на запуск може одразу відрахувати частину цих витрат, тоді як бізнес із більшими витратами на запуск може розподілити податкову вигоду в часі.

Зазвичай вибір робиться у податковій декларації за рік, коли активний бізнес починає діяльність, а решта суми амортизується з використанням відповідних форм IRS.

Приклад: як може працювати відрахування

Припустімо, що ваші загальні кваліфіковані стартові витрати становлять 18 000 доларів.

Ви можете:

• Відрахувати перші 5 000 доларів у рік початку бізнесу
• Амортизувати решту 13 000 доларів протягом 180 місяців

Тепер припустімо, що ваші кваліфіковані стартові витрати становлять 55 000 доларів.

Оскільки загальна сума перевищує 50 000 доларів, негайне відрахування зменшується. У такій ситуації ви отримаєте менше ніж повні 5 000 доларів поточного відрахування, а решта буде амортизована з часом.

Точна сума залежить від загальних кваліфікованих витрат і від того, як саме оформлено вибір.

Коли бізнес фактично починає роботу?

Це одне з найважливіших питань у податковому плануванні старту.

Зазвичай бізнес починає роботу, коли він починає активно та безперервно пропонувати товари або послуги клієнтам. Лише дослідження бізнесу, розробка концепції або підготовка до відкриття зазвичай недостатні.

Це важливо, тому що впливає на:

• Які витрати вважаються стартовими
• Які витрати є звичайними операційними відрахуваннями
• Рік, у якому починається відрахування

Якщо ви не впевнені, коли саме ваш бізнес офіційно почав роботу, уважно перегляньте обставини разом із податковим фахівцем. Відповідь може змінити строки ваших відрахувань.

Поради щодо ведення обліку стартових витрат

Хороший облік значно спрощує подання податкової звітності.

Зберігайте:

• Квитанції та рахунки-фактури
• Виписки з банку та кредитної картки
• Контракти та листи про надання послуг
• Журнали пробігу та записи про поїздки
• Нотатки, що пояснюють бізнесову мету кожної витрати
• Документи про створення компанії та підтвердження подачі заявок

Організуйте витрати за категоріями, щоб відокремити стартові витрати, організаційні витрати, основні засоби та звичайні бізнес-витрати. Таке розділення допоможе правильно застосувати податковий режим пізніше.

Помилки, яких слід уникати

Кілька поширених помилок можуть створити проблеми під час подання податкової звітності:

• Змішування особистих витрат із бізнес-витратами
• Віднесення купівлі обладнання до стартових витрат
• Відрахування витрат до фактичного початку бізнесу
• Невідокремлення витрат до відкриття від операційних витрат
• Забуття амортизувати суми, які не були відраховані в перший рік

Ще одна часта проблема — припущення, що кожна витрата, оплачена до запуску, автоматично є податково відраховуваною. Це не так. Вирішальними є обставини, а податковий режим залежить від того, для чого була витрата і коли бізнес став активним.

Стартові витрати для LLC, корпорацій і партнерств

Правила щодо стартових витрат можуть застосовуватися до багатьох бізнес-структур, але деталі відрізняються.

• Індивідуальні підприємці часто відображають кваліфіковані стартові відрахування у своїх індивідуальних податкових деклараціях через відповідні бізнес-розділи.
• Для корпорацій можуть діяти правила організаційних витрат додатково до правил стартових витрат.
• Партнерства мають власний режим обліку організаційних витрат.
• LLC може оподатковуватися як індивідуальне підприємництво, партнерство або корпорація залежно від обраного режиму.

Оскільки вибір юридичної форми впливає на податкову звітність, доцільно планувати створення компанії та облік разом, а не як окремі рішення.

Як Zenind допомагає новим власникам бізнесу навести порядок

Надійний податковий облік починається з чітко організованого процесу створення бізнесу. Zenind допомагає засновникам побудувати міцну юридичну основу, спрощуючи управління створенням бізнесу з самого початку.

Це важливо, тому що впорядковані документи про створення, записи про подання та підтримка відповідності вимогам значно полегшують:

• Облік витрат на створення юридичної особи
• Відокремлення витрат на запуск від операційних витрат
• Підтримання чистішого податкового обліку
• Узгодження структури бізнесу з довгостроковими цілями

Якщо ви починаєте компанію в США, правильне оформлення створення та дотримання вимог на ранньому етапі може зекономити час пізніше, коли настане податковий сезон.

Практичні поради перед запуском

Перед днем відкриття варто виконати такі кроки:

1. Створіть стартовий бюджет, який окремо розділяє витрати на запуск і операційні витрати.
2. Зберігайте кожен рахунок і квитанцію, отримані під час етапу планування.
3. Відстежуйте дату, коли ваш бізнес стає активним.
4. Тримайте витрати на створення юридичної особи окремо від купівлі обладнання.
5. Порадьтеся з податковим фахівцем щодо того, як відрахування застосовується саме до вашого типу юридичної особи.

Трохи організованості на початку може значно спростити підготовку першої податкової декларації.

Підсумок

Багато стартових витрат можуть бути податково відраховуваними, але правила відрахування є специфічними. Деякі витрати дають право на негайне відрахування, деякі потрібно амортизувати, а деякі слід капіталізувати як активи.

Якщо ви запускаєте бізнес, найбезпечніший підхід такий:

• Визначити, які витрати були понесені до початку діяльності
• Відокремити стартові витрати від обладнання та поточних витрат
• Вести детальний облік
• Правильно застосовувати чинні ліміти IRS

За належної структури та документації витрати на запуск можуть стати керованою частиною старту бізнесу, а не несподіванкою під час податкового сезону.

Ця стаття призначена лише для загального інформування і не є податковою консультацією. Завжди підтверджуйте відрахування з кваліфікованим податковим фахівцем для вашої конкретної ситуації.