Verovähennyskelpoiset startup-kulut: mitä uusien yritysten omistajien on hyvä tietää

Yrityksen perustaminen vaatii yleensä rahaa jo ennen ensimmäistäkään myyntiä. Saatat maksaa markkinatutkimuksesta, matkakuluista, ammattilaisneuvonnasta, brändäyksestä, luvista ja muista alkuvaiheen menoista kauan ennen kuin yrityksesi on täysin toiminnassa. Hyvä uutinen on, että moniin näistä ennen toiminnan käynnistymistä syntyneistä menoista voidaan soveltaa suotuisaa verokohtelua.

Tärkeintä on tietää, mitkä kulut täyttävät startup-kulujen määritelmän, mitkä menot katsotaan organisaatiokuluiksi ja mitkä erät on aktivoitava tai poistettava sen sijaan, että ne vähennettäisiin heti. Oikea erottelu voi auttaa pienentämään verotaakkaa, pitämään kirjanpidon selkeämpänä ja välttämään veroilmoituksen virheitä.

Tässä oppaassa selitetään, miten startup-kulujen vähennys toimii voimassa olevien IRS-sääntöjen mukaan, mitkä kulut yleensä hyväksytään, mitkä eivät, ja miten uuden yrityksen omistaja voi suunnitella etukäteen.

Mitä startup-kulut ovat?

Startup-kuluilla tarkoitetaan menoja, jotka syntyvät ennen kuin yritys aloittaa aktiivisen toimintansa. Toisin sanoen kyse on kustannuksista, joita aiheutuu yrityksen valmistelemisesta avaamista varten, ei jo toiminnassa olevan yrityksen pyörittämisestä.

Tyypillisiä esimerkkejä ovat:

• Markkinatutkimus ja toteutettavuusselvitykset
• Ennen avaamista tehtävä mainonta
• Matkakulut, jotka liittyvät toimittajien, asiakkaiden tai sijaintien etsimiseen
• Henkilöstön koulutus ennen toiminnan alkua
• Ammattimaiset neuvonantopalkkiot startup-suunnittelusta
• Kulut, jotka liittyvät liiketoimintaidean testaamiseen

IRS käsittelee näitä menoja yleensä pääomaluonteisina, mikä tarkoittaa, että niitä ei aina voi vähentää kokonaan sinä vuonna, jona ne maksetaan. Erityiset startup-kuluja koskevat säännöt voivat kuitenkin sallia osittaisen välittömän vähennyksen ja loppuosan jaksottamisen.

Startup-kulut vs. tavalliset liiketoimintakulut

Tämä ero on tärkeä.

Startup-kulu maksetaan ennen kuin yritys toimii aktiivisesti. Tavallinen liiketoimintakulu maksetaan sen jälkeen, kun toiminta on alkanut, ja se kuuluu päivittäiseen liiketoimintaan.

Esimerkiksi:

• Verkkosivustosta, logosta ja lanseerausmainonnasta maksaminen ennen avaamispäivää voi olla startup-kulu.
• Kuukausittainen verkkohosting, palkanlaskentaohjelmisto tai jatkuva mainonta lanseerauksen jälkeen on yleensä tavallinen liiketoimintakulu.

Tämä ero vaikuttaa siihen, miten ja milloin kulu voidaan vähentää.

Mitkä startup-kulut ovat yleensä vähennyskelpoisia?

Voimassa olevan IRS-ohjeistuksen mukaan toimintansa aloittava yritys voi yleensä valita, että osa startup-kuluista vähennetään sinä vuonna, jona liiketoiminta alkaa.

Tällaisia kuluja ovat usein:

• Mainonta ja ennakkomarkkinointi
• Henkilöstön koulutus ennen avaamista
• Matkat toimittajien, jakelijoiden tai asiakkaiden hankkimiseksi
• Kyselyt, tutkimus ja suunnittelu, jotka liittyvät lanseerauspäätöksiin
• Yrityksen perustamiseen liittyvät ammatilliset palvelut
• Kulut, jotka liittyvät sen selvittämiseen, ostetaanko vai perustetaanko yritys

Menon on liityttävä aktiivisen liiketoiminnan käynnistämiseen. Henkilökohtaiset menot, omistajan elinkustannukset ja uuden yrityksen toimintaan liittymättömät kulut eivät kelpaa.

Organisaatiokulut ovat samankaltaisia, mutta erillisiä

Organisaatiokulut eivät ole sama asia kuin startup-kulut.

Organisaatiokuluilla tarkoitetaan oikeudellisia ja hallinnollisia kustannuksia, jotka liittyvät yhtiön tai partnershipin perustamiseen. Niihin voi kuulua esimerkiksi:

• Osavaltion rekisteröintimaksut
• Lakimaksut perustamisasiakirjojen laatimisesta
• Kirjanpitokulut yhtiön perustamista varten
• Organisaatiosopimusten laatimiskustannukset

Jos perustat LLC:n, verokohtelu riippuu siitä, miten LLC luokitellaan liittovaltion verotuksessa. Osa perustamiskuluista voi kuulua organisaatio- tai startup-kuluihin, kun taas osa voidaan käsitellä liiketoiminnan perustamiskuluina tai pääomakuluina. Luokittelu on tärkeää, koska eri säännöt voivat tulla sovellettaviksi.

Mitä kuluja ei yleensä voi vähentää heti?

Kaikki alkuvaiheen kulut eivät täytä välittömän vähennyksen edellytyksiä. Osa menoista on aktivoitava, poistettava tai käsiteltävä muiden verosääntöjen mukaisesti.

Esimerkkejä ovat usein:

• Laitteet, kalusteet ja koneet
• Kiinteistöostot
• Varasto ja jälleenmyyntiin ostetut tavarat
• Kiinteistön parannukset
• Tietyt lisenssit, luvat tai franchising-oikeudet
• Kulut, jotka luovat pitkäaikaisia varoja eivätkä käynnistysmenoja

Jos ostat kannettavan tietokoneen, työpöydän tai tulostimen ennen avaamista, sitä ei yleensä käsitellä startup-kuluna. Se on tavallisesti poistettava liiketoiminnan omaisuuserä.

Miten nykyinen IRS:n startup-kuluvähennys toimii?

IRS sallii rajallisen välittömän vähennyksen kelpoisille startup-kuluille sinä vuonna, jona liiketoiminta alkaa.

Voimassa olevien sääntöjen mukaan:

• Voit valita vähentäväsi jopa 5 000 dollaria kelpoisista startup-kuluista.
• Vähennystä pienennetään, jos startup-kulut yhteensä ylittävät 50 000 dollaria.
• Jäljelle jäävät startup-kulut jaksotetaan 180 kuukaudelle, alkaen kuukaudesta, jona liiketoiminta alkaa.

Tämä tarkoittaa, että pienillä lanseerauskuluilla toimiva yritys voi vähentää osan menoista heti, kun taas suuremmilla startup-menoilla toimiva yritys voi jakaa verohyödyn pidemmälle ajalle.

Valinta tehdään yleensä sen verovuoden veroilmoituksella, jona aktiivinen liiketoiminta alkaa, ja jäljelle jäävä saldo jaksotetaan soveltuvilla IRS-lomakkeilla.

Esimerkki: miten vähennys voi toimia

Oletetaan, että kelpoiset startup-kulusi ovat yhteensä 18 000 dollaria.

Voit mahdollisesti:

• Vähentää ensimmäiset 5 000 dollaria sinä vuonna, jona liiketoiminta alkaa
• Jaksottaa jäljellä olevat 13 000 dollaria 180 kuukaudelle

Oletetaan nyt, että kelpoiset startup-kulusi ovat 55 000 dollaria.

Koska kokonaismäärä ylittää 50 000 dollaria, välitön vähennys pienenee. Tällaisessa tilanteessa saat alle täyden 5 000 dollarin vähennyksen, ja loppu jaksotetaan ajan kuluessa.

Tarkka määrä riippuu kelpoisten kulujen kokonaismäärästä ja siitä, miten valinta tehdään.

Milloin liiketoiminta oikeastaan alkaa?

Tämä on yksi tärkeimmistä kysymyksistä startup-verosuunnittelussa.

Yritys alkaa yleensä silloin, kun se alkaa tarjota tavaroita tai palveluja asiakkaille aktiivisesti ja jatkuvasti. Pelkkä liiketoiminnan tutkiminen, konseptin kehittäminen tai avaamisen valmistelu ei yleensä vielä riitä.

Tämä ero on tärkeä, koska se vaikuttaa siihen:

• Mitkä kulut luokitellaan startup-menoiksi
• Mitkä menot ovat tavanomaisia liiketoiminnan vähennyksiä
• Minä vuonna vähennys alkaa

Jos et ole varma, milloin yrityksesi virallisesti alkoi, käy faktat huolellisesti läpi veroalan ammattilaisen kanssa. Vastaus voi muuttaa vähennystesi ajoitusta.

Kirjanpitovinkkejä startup-kuluihin

Hyvä kirjanpito helpottaa veroilmoituksen tekemistä huomattavasti.

Säilytä:

• Kuitit ja laskut
• Pankki- ja luottokorttiotteet
• Sopimukset ja toimeksiantokirjeet
• Ajopäiväkirjat ja matkakirjaukset
• Muistiinpanot, jotka selittävät jokaisen kulun liiketoiminnallisen tarkoituksen
• Perustamisasiakirjat ja rekisteröinnin vahvistukset

Järjestä kulut kategorioittain, jotta voit erottaa startup-kulut, organisaatiokulut, käyttöomaisuuden ja tavalliset liiketoimintakulut. Tämä erottelu auttaa soveltamaan oikeaa verokohtelua myöhemmin.

Vältettävät virheet

Muutama yleinen virhe voi aiheuttaa ongelmia verohetkellä:

• Henkilökohtaisten kulujen sekoittaminen liiketoiminnan kuluihin
• Laitteiden ostojen käsittely startup-kuluina
• Kulujen vähentäminen ennen kuin liiketoiminta on todella alkanut
• Ennen avaamista syntyneiden kulujen puutteellinen erottelu toimintakuluista
• Unohtaminen jaksottaa summat, joita ei vähennetty ensimmäisenä vuonna

Toinen yleinen ongelma on olettaa, että kaikki ennen lanseerausta maksetut kulut ovat automaattisesti vähennyskelpoisia. Näin ei ole. Yksityiskohdat ratkaisevat, ja verokohtelu riippuu siitä, mihin kulu liittyi ja milloin liiketoiminta muuttui aktiiviseksi.

Startup-kulut LLC:lle, yhtiöille ja partnershipeille

Startup-kuluja koskevat säännöt voivat koskea monia yritysmuotoja, mutta yksityiskohdat vaihtelevat.

• Toiminimiyrittäjät ilmoittavat kelpoiset startup-vähennykset usein henkilökohtaisen veroilmoituksensa liiketoimintaliitteillä.
• Yhtiöillä voi olla organisaatiokuluja koskevia sääntöjä startup-kulujen lisäksi.
• Partnershipeilla on omat organisaatiokuluja koskevat sääntönsä.
• LLC:tä voidaan verottaa toiminimenä, partnershipina tai yhtiönä sen mukaan, mikä valinta on tehty.

Koska yhtiömuoto vaikuttaa veroraportointiin, on järkevää suunnitella perustaminen ja kirjanpito yhdessä sen sijaan, että niitä käsiteltäisiin erillisinä päätöksinä.

Miten Zenind auttaa uusia yrityksen omistajia pysymään järjestyksessä

Vahva verokirjanpito alkaa selkeästä perustamisprosessista. Zenind auttaa perustajia rakentamaan vankan juridisen pohjan tekemällä yrityksen perustamisesta helpommin hallittavaa alusta alkaen.

Se on tärkeää, koska järjestetyt perustamisasiakirjat, rekisteröintitiedot ja compliance-tuki helpottavat huomattavasti:

• Yhtiön perustamismaksujen seuraamista
• Avauskulujen erottamista toimintakuluista
• Selkeämmän verokirjanpidon ylläpitämistä
• Yritysrakenteen pitämistä pitkän aikavälin tavoitteiden mukaisena

Jos olet perustamassa yritystä Yhdysvalloissa, perustamisen ja compliance-asioiden hoitaminen oikein jo alussa voi säästää aikaa myöhemmin, kun verokausi lähestyy.

Käytännön suunnitteluvinkit ennen lanseerausta

Ennen avaamispäivää kannattaa harkita näitä vaiheita:

1. Laadi startup-budjetti, jossa erotat käynnistyskustannukset toimintakuluista.
2. Säilytä jokainen lasku ja kuitti suunnitteluvaiheesta.
3. Seuraa päivää, jolloin liiketoimintasi muuttuu aktiiviseksi.
4. Pidä yhtiön perustamiskulut erillään laitehankinnoista.
5. Kysy veroalan ammattilaiselta, miten vähennys koskee juuri sinun yritysmuotoasi.

Pieni järjestelmällisyys alussa voi tehdä ensimmäisestä veroilmoituksesta paljon helpommin valmisteltavan.

Lopullinen johtopäätös

Monet startup-kulut voivat olla verovähennyskelpoisia, mutta vähennyssäännöt ovat tarkkoja. Osa menoista kelpaa välittömään vähennykseen, osa on jaksotettava ja osa on aktivoitava varoiksi.

Jos olet käynnistämässä yritystä, turvallisin lähestymistapa on:

• Tunnistaa, mitkä kulut syntyivät ennen toiminnan alkamista
• Erotella startup-kulut laitteista ja jatkuvista menoista
• Säilyttää yksityiskohtainen kirjanpito
• Soveltaa voimassa olevia IRS-rajoja oikein

Oikealla rakenteella ja dokumentaatiolla startup-menot voivat olla hallittava osa yrityksen perustamista, eivät verokauden yllätys.

Tämä artikkeli on tarkoitettu yleiseksi tiedoksi eikä veroneuvonnaksi. Varmista vähennykset aina pätevän veroalan ammattilaisen kanssa oman tilanteesi osalta.