Krav för Ny Yorks biennial statement för LLC:er och aktiebolag

Företag i New York har en återkommande efterlevnadsskyldighet som är lätt att missa tills en deadline har passerats: biennial statement. För inhemska och utländska aktiebolag samt inhemska och utländska LLC:er hjälper denna inlämning New York Department of State att hålla aktuella kontaktuppgifter och uppgifter om delgivning av handlingar i registret.

Om ditt företag bildades eller auktoriserades i New York är det viktigt att förstå reglerna för inlämningen. Kraven är enkla, men tidpunkten spelar roll. Att lämna in för tidigt kan vara ett misstag, att lämna in för sent kan leda till att enheten markeras som försenad, och att inte hålla adressuppgifterna aktuella kan skapa onödiga problem.

Den här guiden förklarar vad en New York biennial statement är, vem som måste lämna in den, vilken information som krävs, när den ska lämnas in, vad den kostar och vad som händer om du missar deadline.

Vad är en New York biennial statement?

En New York biennial statement är en återkommande inlämning som skickas till New York Department of State. Den är avsedd att hålla statens register aktuella för aktiva företagsenheter.

För aktiebolag måste inlämningen innehålla:

• Namn och affärsadress för verkställande direktören
• Gatuadressen till huvudkontoret
• Adressen dit delgivning av handlingar ska vidarebefordras
• Antalet styrelseledamöter och hur många av dem som är kvinnor

För LLC:er är inlämningen enklare. Den ska ange den adress dit Secretary of State ska skicka en kopia av eventuell process som tas emot på bolagets vägnar.

Biennial statement är inte samma sak som att bilda ett företag, registrera ett handelsnamn eller upplösa en enhet. Det är en separat efterlevnadsinlämning som hjälper din enhet att förbli i gott skick hos staten.

Vem måste lämna in i New York?

De flesta inhemska och utländska aktiebolag måste lämna in en biennial statement vartannat år. De flesta inhemska och utländska LLC:er måste göra detsamma.

I praktiken innebär det att kravet gäller för:

• Aktiebolag i New York som bildats enligt New York-lag
• Aktiebolag utanför delstaten som är auktoriserade att bedriva verksamhet i New York
• LLC:er i New York som bildats enligt New York-lag
• LLC:er utanför delstaten som är auktoriserade att bedriva verksamhet i New York

Andra företagsformer kan ha andra rapporteringsregler. Till exempel kan vissa professionella bolag eller ideella organisationer ha särskilda inlämningskrav eller inget krav på biennial statement alls. Det korrekta svaret beror på företagsformen och den lag som reglerar den.

Om du är osäker på om ditt företag måste lämna in bör du granska bildningshandlingarna och bekräfta den företagsklassificering som visas hos New York Department of State.

Varför inlämningen är viktig

Biennial statement är mer än en rutinåtgärd. Den hjälper staten att hålla aktuella uppgifter om meddelanden, delgivning av handlingar och företagsstatus.

Om ett aktiebolag eller en LLC inte lämnar in i tid kommer Department of State att markera enheten som försenad. Den statusen kan visas på ett Certificate of Status eller liknande register och kan störa transaktioner som:

• Att öppna eller förnya bankkonton
• Att ansöka om finansiering
• Att ingå avtal som kräver bevis på good standing
• Att slutföra en fusion, förvärv eller annan företagsaffär

Att hålla inlämningen aktuell ger dig också möjlighet att kontrollera att staten har rätt adress för meddelanden om delgivning. Det är viktigt eftersom juridiska handlingar ofta delges via Secretary of State, och gamla uppgifter kan leda till att meddelanden missas.

När ska New York biennial statement lämnas in?

Inlämningen ska göras vartannat år under den kalendermånad då enhetens ursprungliga Certificate of Incorporation, Articles of Organization eller Application for Authority lämnades in till New York Department of State.

Det betyder att förfallodagen är knuten till bildnings- eller auktorisationsmånaden, inte till den exakta dag du började verksamheten.

Om ditt aktiebolag eller din LLC till exempel först lämnades in i november, ska din biennial statement lämnas in i november vartannat år.

En viktig regel: lämna inte in före den kalendermånad då statementen förfaller. Om du lämnar in för tidigt kan du ändå behöva lämna in igen under rätt förfallomånad.

Om ditt företag använder ett påminnelsesystem bör du se till att kontaktadressen som finns registrerad hos staten är aktuell. Department of State kan skicka ett e-postmeddelande i början av förfallomånaden om en e-postadress har angetts.

Vad kostar det?

Avgiften för en New York biennial statement är 9 USD för både aktiebolag och LLC:er.

Några kostnadsrelaterade punkter är värda att notera:

• Snabbhantering finns inte
• Avgiften är densamma oavsett om du lämnar in online eller beställer ett pappersformulär, så länge inlämningen godkänns
• En separat Biennial Statement Amendment för ett aktiebolag har också en lagstadgad avgift på 9 USD

Eftersom avgiften är låg är den verkliga kostnaden för att missa deadline oftast inte själva statliga avgiften. Den större risken är affärspåverkan av att vara markerad som försenad.

Så lämnar du in en New York biennial statement

De flesta aktiebolag och LLC:er kan lämna in online via New York Department of States e-Statement Filing Service.

För att lämna in online behöver du vanligtvis:

• Enhetens exakta juridiska namn
• DOS ID-numret
• Ett debit- eller kreditkort för betalning

Staten accepterar vanliga korttyper för betalning, inklusive Mastercard, Visa och American Express.

Om du inte kan lämna in online kan du begära ett pappersformulär från Department of States Division of Corporations. Staten accepterar också biennial statements via fax, och förfrågningar om pappersformulär måste innehålla enhetens exakta namn och datum för bildning eller auktorisering, eller DOS ID-numret.

Vilken information behöver du?

Själva inlämningen är enkel, men det hjälper att samla rätt information innan du börjar.

För en LLC behöver du:

• LLC:ns exakta juridiska namn
• DOS ID-numret
• Postadressen för delgivning av handlingar

För ett aktiebolag behöver du:

• Aktiebolagets exakta juridiska namn
• DOS ID-numret
• Namn och affärsadress för VD:n
• Gatuadressen till huvudkontoret
• Adressen för delgivning av handlingar
• Styrelseinformation, inklusive antal styrelseledamöter och antalet kvinnor i styrelsen

Om statens register är inaktuella är detta också ett bra tillfälle att bekräfta företagets kontaktuppgifter och avgöra om en separat ändrings- eller uppdateringsinlämning behövs.

Vad händer efter att du har lämnat in?

När staten har godkänt inlämningen bör dina uppgifter uppdateras i Department of State-systemet. Inlämningen hjälper din enhet tillbaka till efterlevnad och kan stödja utfärdandet av ett aktuellt statusintyg om du behöver ett sådant.

Tänk på att biennial statement inte ändrar din juridiska struktur eller ersätter någon annan obligatorisk inlämning. Den uppfyller endast den återkommande rapporteringsskyldigheten i New York.

Om du senare behöver ett nytt Certificate of Status kan du begära ett efter inlämningen eller när som helst därefter.

Vad händer om du missar deadline?

Om du missar förfallomånaden kan din enhet markeras som försenad hos New York Department of State.

Den statusen kan skapa praktiska problem, även om avgiften i sig är liten. En förseningsmarkering kan visas på statusdokument och kan påverka möjligheten att slutföra vissa affärstransaktioner.

Om din inlämning är sen ska du inte anta att enheten automatiskt har upplösts. Du kan vanligtvis fortfarande lämna in den försenade statementen online eller begära ett pappersformulär om onlineinlämning inte är tillgänglig.

Det viktiga är att rätta till problemet snabbt. En sen inlämning är bättre än ingen inlämning alls, och att återställa aktuell status kan minska friktion med banker, motparter och statliga register.

Kan du uppdatera företagsinformation i inlämningen?

För aktiebolag kan en Biennial Statement Amendment användas för att uppdatera namn och adress för VD:n samt adressen till huvudkontoret.

Bolagets adress för delgivning av handlingar kan dock inte ändras genom det ändringsformuläret. Om den adressen behöver ändras måste bolaget använda rätt Certificate of Change eller Certificate of Amendment i stället.

För LLC:er är biennial statement mer begränsad och fokuserar i allmänhet på postadressen för delgivning av handlingar.

Detta är en viktig skillnad eftersom många företag antar att biennial statement kan lösa alla registerproblem. Det kan den inte. Inlämningen är användbar, men har ett snävt syfte.

Vanliga misstag att undvika

De vanligaste misstagen kring New York biennial statement är enkla men kostsamma:

• Att lämna in för tidigt i stället för att vänta på förfallomånaden
• Att använda fel juridiskt namn eller ett inaktuellt DOS ID-nummer
• Att glömma att uppdatera adressen för delgivning av handlingar
• Att anta att inlämningen bara behövs en gång
• Att ignorera en förseningsnotis eftersom avgiften är liten

Dessa fel är lätta att undvika med en compliance-kalender och en kontroll av enhetsregistret innan inlämning.

Så håller du koll

En stark efterlevnadsrutin räcker vanligtvis för att undvika problem med inlämningar i New York.

Bästa praxis inkluderar:

• Att dokumentera bildnings- eller auktorisationsmånaden för varje enhet
• Att ställa in en återkommande påminnelse vartannat år
• Att hålla Department of State-e-postadressen aktuell
• Att granska enhetsregistret före varje inlämning
• Att skilja biennial statement-krav från andra statliga inlämningar

Om du hanterar flera enheter kan ett compliance-verktyg eller en formationstjänst hjälpa dig att undvika missade deadlines. Zenind erbjuder stöd för företagsbildning och compliance för entreprenörer som vill ha ett mer organiserat sätt att hålla koll på statliga krav.

Vanliga frågor

Är New York biennial statement samma sak som en årsredovisning?

Nej. För de flesta aktiebolag och LLC:er kräver New York en biennial statement vartannat år, inte en årsredovisning.

Kan jag lämna in biennial statement online?

Ja. De flesta aktiebolag och LLC:er kan lämna in online via Department of States e-Statement Filing Service.

Hur hög är avgiften?

Avgiften är 9 USD för en New York biennial statement.

Vad händer om jag redan lämnade in för tidigt?

Om du lämnade in före den kalendermånad då statementen förföll kan du fortfarande behöva lämna in igen under rätt förfallomånad.

Vad händer om jag stänger mitt företag?

Om din enhet fortfarande är aktiv kan du fortfarande ha inlämningsskyldigheter tills den formellt upplöses, avsäger sig auktorisationen eller avslutas enligt rätt New York-förfarande.

Slutlig slutsats

En New York biennial statement är en enkel inlämning, men den spelar en viktig roll för att hålla ett aktiebolag eller en LLC i gott skick.

Det viktigaste är lätt att komma ihåg:

• Lämna in vartannat år
• Lämna in under rätt kalendermånad
• Betala avgiften på 9 USD
• Håll kontakt- och delgivningsuppgifter korrekta
• Ignorera inte en förseningsstatus

Om du håller ordning och lämnar in i tid är processen vanligtvis snabb och friktionsfri. Den större utmaningen är att komma ihåg att deadline alls finns.