Hur du hanterar ett telefonsamtal med bombhot på din arbetsplats

Ett telefonsamtal med bombhot är en av de allvarligaste nödsituationer ett företag kan ställas inför. Även när samtalet visar sig vara falskt kräver själva situationen ett lugnt och disciplinerat agerande. Panik kan leda till förvirring, skador, missade detaljer och dåliga beslut som förvärrar läget.

Varje företag bör ha en skriftlig beredskapsplan som beskriver hur hot ska hanteras, hur myndigheter ska kontaktas, hur samtalet ska dokumenteras och hur en säker evakuering ska genomföras vid behov. För ett nystartat företag eller en växande organisation är den här typen av förberedelse lika viktig som bolagsbildning, skatteefterlevnad eller interna personalpolicys. En tydlig plan skyddar människor, begränsar störningar och hjälper ledningen att agera med trygghet.

Varför telefonsamtal med bombhot kräver en planerad reaktion

Ett bombhot kan vara avsett att skrämma, störa verksamheten eller tvinga fram ett omedelbart beslut. Den som ringer kan vilja ha pengar, uppmärksamhet, hämnd eller helt enkelt försöka skapa rädsla. Eftersom det är omöjligt att känna till den uppringandes avsikt i stunden måste varje hot behandlas som verkligt tills rättsväsendet bedömer annat.

Den rätta reaktionen är inte improvisation. Den är förberedelse.

En stark beredskapsplan på arbetsplatsen bör göra tre saker:

• Skydda anställda, kunder och besökare
• Bevara information som kan hjälpa rättsväsendet
• Minska kaos och avbrott i verksamheten

Målet är att hålla människor säkra och samtidigt skapa ett ordnat förlopp av åtgärder.

Vad du ska göra under samtalet

Om hotet kommer via telefon ska den som svarar förbli lugn och hålla den som ringer kvar i luren så länge det går utan risk. Syftet är att samla information utan att trappa upp situationen.

Medarbetaren bör lyssna noggrant och, om möjligt, ställa frågor som kan avslöja detaljer om hotet. Exempel på användbara frågor är:

• När kommer bomben att explodera?
• Var finns bomben just nu?
• Hur ser den ut?
• Vilken typ av bomb är det?
• Vad kommer att utlösa den?
• Har du placerat bomben?
• Varför placerade du bomben på vår arbetsplats?
• Vad heter du?
• Vad är din adress?
• Vad är ditt telefonnummer?

Inte alla som ringer kommer att svara, men varje svar är viktigt. Även små detaljer kan hjälpa utredare att bedöma trovärdigheten och spåra samtalets ursprung.

Information som medarbetare bör anteckna

Så snart den som ringer lägger på bör personen som tog emot hotet skriva ner allt som hen minns. Minnet bleknar snabbt, och detaljer som först verkar obetydliga kan senare vara användbara.

Dokumentera följande information:

• Exakt ordalydelse i hotet
• Tid och datum för samtalet
• Samtalets längd
• Information från nummerpresentatör, om tillgänglig
• Kön, ungefärlig ålder, accent och talmönster
• Känsloläge, till exempel arg, lugn, nervös eller berusad
• Bakgrundsljud, till exempel trafik, musik, röster, maskiner eller eko
• Om meddelandet lät inspelat eller live

Om företaget har ett system för samtalsinspelning ska inspelningen sparas enligt företagets rutiner och myndigheternas instruktioner. Ta inte bort, vidarebefordra eller ändra den.

Vad medarbetare inte ska göra

En bra beredskapsplan förklarar också vad man inte ska göra. Vid ett bombhot ska man undvika åtgärder som skapar onödig risk eller förvirring.

Medarbetare bör inte:

• Få panik eller skrika
• Sprida rykten innan fakta har bekräftats
• Använda mobiltelefoner nära det misstänkta området om myndigheterna avråder från det
• Röra vid eller flytta misstänkta föremål
• Utlösa larm eller evakuera utan att följa företagets plan och myndigheternas vägledning
• Återvända till byggnaden innan den har klartecken från ansvariga

Den säkraste reaktionen är samordnad, inte impulsiv. Varje arbetsplats bör definiera vem som har befogenhet att fatta beslut i en nödsituation och hur dessa beslut kommuniceras.

När du ska kontakta rättsväsendet

Alla bombhot ska omedelbart rapporteras till rättsväsendet och, om tillämpligt, till byggnadens säkerhetspersonal. Anta inte att ett hot är ett skämt eller ett tomt försök att skrämma.

Det första samtalet bör normalt gå till 112 eller den lokala polisen, följt av intern ledning och eventuell fastighetsförvaltning eller säkerhetspersonal. Om företaget har flera kontor bör beredskapsplanen ange vilka kontakter som är lokala och vilka som gäller hela organisationen.

Lämna följande uppgifter till rättsväsendet:

• Den exakta ordalydelsen i hotet
• Tidpunkten för samtalet
• Eventuell information från nummerpresentatör eller telefonnummer
• Anteckningar om rösten och bakgrundsljud
• Företagets adress och relevanta uppgifter om byggnaden

Tydlig och organiserad information hjälper utryckningspersonal att agera snabbare.

Beslut om evakuering

Om en evakuering ska genomföras beror på hotets karaktär, lokalernas utformning och vägledning från rättsväsendet eller fastighetsansvariga. Alla hot kräver inte samma svar, och det säkraste valet är inte alltid det snabbaste.

Om en evakuering beordras eller bedöms vara nödvändig ska den ske ordnat och kontrollerat. Planen bör ange:

• Primära och sekundära utgångar
• Samlingsplatser på säkert avstånd från byggnaden
• Ett sätt att kontrollera personalens närvaro
• En kommunikationskedja för uppdateringar
• Rutiner för kunder, leverantörer och besökare

En hastig evakuering kan skapa egna risker. Den säkraste planen är en som människor har övat på i förväg.

Hur du tränar medarbetare innan en incident inträffar

Den bästa tiden att förbereda sig för ett bombhot är innan något hot uppstår. Varje företag bör utbilda medarbetare i både samtalshantering och evakueringsrutiner.

Utbildningen bör omfatta:

• Hur ett bombhot kan låta
• Hur man förblir lugn och håller den som ringer kvar i samtalet
• Hur man dokumenterar detaljer snabbt och korrekt
• Vem som ska underrättas direkt efter samtalet
• Hur man evakuerar eller tar skydd på plats om det instrueras
• Hur man hjälper besökare, kunder och kollegor med funktionsnedsättningar eller rörelsebegränsningar

En skriftlig snabbguide vid varje arbetsstation kan hjälpa medarbetare att agera säkert under press. Årliga övningar och repetitionsutbildning är värdefulla eftersom de gör en stressig händelse till ett välbekant förfarande.

Att bygga en beredskapsplan på arbetsplatsen

En reaktion på ett telefonsamtal med bombhot bör vara en del av en större beredskapsplan för arbetsplatsen. Den planen bör vara lätt att hitta, lätt att förstå och lätt att följa under stress.

En komplett plan bör innehålla:

• Nödvändiga kontaktuppgifter
• Beslutsfattare och ersättare
• Rutiner för intern kommunikation
• Utrymningsvägar och samlingsplatser
• Ett dokumentationsformulär för misstänkta samtal
• Riktlinjer för stängning och återöppning av verksamheten
• En process för uppföljning efter incidenten

Förvara kopior på lättillgängliga platser och se till att chefer vet hur de ska användas. Om verksamheten växer, flyttar eller anställer ny personal bör planen uppdateras omedelbart.

Efter incidenten

När det omedelbara hotet är avklarat och myndigheterna har godkänt platsen är arbetet inte över. Företaget bör granska vad som hände och identifiera eventuella brister i reaktionen.

En efteranalys bör ta ställning till:

• Hur snabbt samtalet rapporterades
• Om personalen följde planen
• Om kontaktlistorna var aktuella
• Om evakueringsvägarna fungerade som tänkt
• Om utbildningen behöver förbättras
• Om verksamheten behöver reservrutiner

Om händelsen orsakade störningar kan ledningen också behöva kommunicera med kunder, leverantörer, försäkringsbolag, fastighetsägare och juridisk rådgivare. En noggrann efteranalys hjälper företaget att hantera nästa situation bättre.

En praktisk checklista för företag

Använd den här checklistan för att stärka beredskapen:

• Skapa en skriftlig plan för hur bombhot ska hanteras
• Utbilda alla medarbetare i samtalshantering och rapportering
• Sätt upp snabbguide vid arbetsstationer
• Håll kontaktuppgifter för nödsituationer uppdaterade
• Samordna med fastighetsförvaltning och lokal polis
• Öva evakueringsrutiner regelbundet
• Spara samtalsloggar och inspelningar där det finns tillgängligt
• Granska och uppdatera planen minst en gång per år

Slutord

Ett telefonsamtal med bombhot är ovanligt, men konsekvenserna kan vara allvarliga. Den rätta reaktionen är lugn, dokumenterad och samordnad. Medarbetare bör veta hur de håller den som ringer kvar i samtalet, vilken information som ska antecknas, vem som ska underrättas och hur de följer en förutbestämd evakuerings- eller beredskapsrutin.

För företagare är beredskap en del av ansvarsfull drift. En skriftlig beredskapsplan, regelbunden utbildning och tydlig kommunikation kan minska risker och hjälpa till att skydda människorna som håller verksamheten igång.