Paano Tumugon sa Tawag sa Telepono na Banta ng Pambobomba sa Iyong Negosyo

Ang banta ng pambobomba sa pamamagitan ng telepono ay isa sa mga pinakaseryosong sitwasyong pang-emergency na maaaring harapin ng isang negosyo. Kahit na ang tawag ay mapatunayang peke, sa mismong sandali ay kailangan pa rin ng mahinahon at disiplinadong tugon. Ang pagkataranta ay maaaring magdulot ng kalituhan, pinsala, mga hindi napansing detalye, at mga maling pasya na lalong nagpapalala sa sitwasyon.

Dapat may nakasulat na planong pang-emergency ang bawat negosyo na tumatalakay kung paano tutugon sa mga banta, kung paano kokontakin ang mga awtoridad, kung paano idodokumento ang tawag, at kung paano ligtas na lilikas kung kinakailangan. Para sa isang bagong kumpanya o lumalaking organisasyon, ang ganitong paghahanda ay kasinghalaga ng mga papeles sa pagbuo ng negosyo, pagsunod sa buwis, o mga patakaran sa lugar ng trabaho. Pinoprotektahan ng malinaw na plano ang mga tao, nagpapababa ng pagkaantala, at tumutulong sa pamunuan na kumilos nang may kumpiyansa.

Bakit Nangangailangan ng Planadong Tugon ang Mga Banta ng Pambobomba sa Telepono

Maaaring gamitin ang banta ng pambobomba upang manakot, guluhin ang operasyon, o pilitin ang agarang pasya. Maaaring naghahanap ang tumawag ng pera, atensyon, paghihiganti, o simpleng sinisikap lang magdulot ng takot. Dahil imposibleng malaman agad ang layunin ng tumawag, bawat banta ay dapat ituring na totoo hangga't hindi pa nagpasya ang tagapagpatupad ng batas nang iba.

Ang tamang tugon ay hindi basta improvisasyon. Ito ay paghahanda.

Ang matibay na plano sa pagtugon sa lugar ng trabaho ay dapat gumawa ng tatlong bagay:

• Protektahan ang mga empleyado, customer, at bisita
• Panatilihin ang impormasyong makakatulong sa tagapagpatupad ng batas
• Bawasan ang kaguluhan at pagkaantala sa negosyo

Ang layunin ay panatilihing ligtas ang mga tao habang lumilikha ng maayos na pagkakasunod-sunod ng pagkilos.

Ano ang Gagawin Habang Nasa Tawag

Kung ang banta ay dumating sa pamamagitan ng telepono, ang sumasagot ay dapat manatiling kalmado at panatilihing nasa linya ang tumatawag hangga't ligtas na posible. Ang layunin ay makakuha ng impormasyon nang hindi pinapalala ang sitwasyon.

Dapat makinig nang mabuti ang empleyado at, kung maaari, magtanong ng mga tanong na maaaring magbunyag ng mga detalye tungkol sa banta. Kabilang sa mga kapaki-pakinabang na tanong ang:

• Kailan sasabog ang bomba?
• Nasaan ang bomba sa ngayon?
• Ano ang hitsura nito?
• Anong uri ng bomba ito?
• Ano ang magpapasabog dito?
• Ikaw ba ang naglagay ng bomba?
• Bakit mo inilagay ang bomba sa aming negosyo?
• Ano ang iyong pangalan?
• Ano ang iyong tirahan?
• Ano ang iyong numero ng telepono?

Hindi sasagot ang bawat tumatawag, pero mahalaga ang bawat tugon. Kahit maliliit na detalye ay maaaring makatulong sa mga imbestigador na tasahin ang pagiging kapani-paniwala at masubaybayan ang pinagmulan ng tawag.

Impormasyong Dapat Itala ng mga Empleyado

Pagkababa pa lamang ng tawag ng tumatawag, dapat isulat ng nakatanggap ng banta ang lahat ng naaalala niya. Mabilis maglaho ang alaala, at ang mga detalyeng mukhang maliit sa simula ay maaaring maging kapaki-pakinabang kalaunan.

Itala ang sumusunod na impormasyon:

• Eksaktong pananalita ng banta
• Oras at petsa ng tawag
• Haba ng tawag
• Impormasyon mula sa caller ID, kung mayroon
• Kasarian, tinatayang edad, accent, at paraan ng pagsasalita
• Damdamin o tono, tulad ng galit, kalmado, nerbiyoso, o lasing
• Mga ingay sa background, tulad ng trapiko, musika, mga boses, makina, o echo
• Kung ang mensahe ay parang na-record o live

Kung may call recording system ang negosyo, panatilihin ang recording ayon sa patakaran ng kumpanya at sa mga tagubilin ng tagapagpatupad ng batas. Huwag itong burahin, ipasa, o baguhin.

Mga Hindi Dapat Gawin ng mga Empleyado

Ang mabuting planong pang-emergency ay nagpapaliwanag din kung ano ang hindi dapat gawin. Sa sitwasyon ng banta ng pambobomba, iwasan ang mga kilos na lumilikha ng hindi kinakailangang panganib o kalituhan.

Hindi dapat:

• Mag-panic o sumigaw
• Magpakalat ng tsismis bago makumpirma ang mga katotohanan
• Gumamit ng cell phone malapit sa pinaghihinalaang lugar kung may payo ang mga awtoridad laban dito
• Hawakan o ilipat ang mga kahina-hinalang pakete
• Magpatunog ng alarma o lumikas nang hindi sinusunod ang plano ng kumpanya at ang gabay sa emerhensiya
• Bumalik sa gusali hangga't hindi pa pinapayagan ng mga opisyal

Ang pinakaligtas na tugon ay koordinado, hindi padalos-dalos. Dapat tukuyin ng bawat lugar ng trabaho kung sino ang may awtoridad na gumawa ng mga desisyon sa emerhensiya at kung paano ipinapaalam ang mga desisyong iyon.

Kailan Kokontakin ang Tagapagpatupad ng Batas

Anumang banta ng pambobomba ay dapat agad iulat sa tagapagpatupad ng batas at sa seguridad ng gusali, kung mayroon. Huwag ipalagay na biro lamang o hungkag na pagtatangkang manakot ang banta.

Ang unang tawag ay karaniwang dapat sa emergency services o sa lokal na pulisya, kasunod ang internal na pamunuan at ang anumang pamamahala o seguridad ng gusali. Kung ang iyong kumpanya ay may operasyon sa maraming lokasyon, dapat tukuyin ng plano sa pagtugon kung alin ang lokal na mga kontak at alin ang pangkumpanyang mga kontak.

Ibigay sa tagapagpatupad ng batas ang lahat ng available na detalye:

• Ang eksaktong pananalita ng banta
• Ang oras ng tawag
• Anumang impormasyon mula sa caller ID o numero ng telepono
• Mga tala tungkol sa boses ng tumatawag at mga tunog sa background
• Ang address ng negosyo at anumang mahahalagang detalye ng gusali

Ang malinaw at maayos na impormasyon ay tumutulong sa mga responder na kumilos nang mas mabilis.

Mga Desisyon sa Paglikas

Kung lilikas o hindi ay nakadepende sa uri ng banta, sa ayos ng lugar, at sa gabay ng tagapagpatupad ng batas o ng mga opisyal ng gusali. Hindi lahat ng banta ay mangangailangan ng parehong tugon, at ang pinakaligtas na pagpili ay hindi palaging ang pinakamabilis.

Kung iniutos ang paglikas o napagpasiyahang kailangan ito, dapat itong isagawa nang maayos at kontrolado. Dapat tukuyin ng plano ang:

• Pangunahin at pangalawang labasan
• Mga lugar ng pagtitipon na malayo sa gusali
• Paraan upang beripikahin ang presensya ng mga empleyado
• Daluyan ng komunikasyon para sa mga update
• Mga pamamaraan para sa mga customer, vendor, at bisita

Ang magulong paglikas ay maaari ring lumikha ng sarili nitong mga panganib. Ang pinakaligtas na plano ay yaong naipraktis na nang maaga ng mga tao.

Paano Sanayin ang mga Empleyado Bago Mangyari ang Insidente

Ang pinakamainam na oras upang maghanda para sa banta ng pambobomba ay bago pa ito mangyari. Dapat sanayin ng bawat negosyo ang mga empleyado sa parehong paghawak ng tawag at mga pamamaraan sa paglikas.

Dapat kasama sa pagsasanay ang:

• Kung ano ang tunog ng banta ng pambobomba
• Paano manatiling kalmado at panatilihing nagsasalita ang tumatawag
• Paano magtala ng mga detalye nang mabilis at tumpak
• Sino ang dapat ipaalam kaagad pagkatapos ng tawag
• Paano lumikas o manatili sa lugar kung inutusan
• Paano tulungan ang mga bisita, customer, at katrabaho na may kapansanan o limitasyon sa pagkilos

Ang nakasulat na checklist sa bawat workstation ay makatutulong sa mga empleyado na kumilos nang may kumpiyansa sa ilalim ng presyon. Mahalaga ang taunang drills at refresh na pagsasanay dahil ginagawa nilang pamilyar na protocol ang isang nakaka-stress na pangyayari.

Paggawa ng Planong Pang-emergency sa Lugar ng Trabaho

Ang tugon sa banta ng pambobomba sa telepono ay dapat maging bahagi ng mas malawak na planong pang-emergency sa lugar ng trabaho. Dapat madali itong hanapin, madaling unawain, at madaling sundin kapag may stress.

Ang kumpletong plano ay dapat kabilang ang:

• Mga contact sa emerhensiya
• Mga gumagawa ng desisyon at mga kahalili
• Mga pamamaraan ng panloob na komunikasyon
• Mga ruta ng paglikas at mga lugar ng pagtitipon
• Isang form ng dokumentasyon para sa mga kahina-hinalang tawag
• Patnubay para sa pagsasara ng negosyo at muling pagpasok
• Proseso ng pagsusuri pagkatapos ng insidente

Panatilihin ang mga kopya sa madaling maabot na mga lugar, at siguraduhing alam ng mga superbisor kung paano gamitin ang mga ito. Kung lumaki ang iyong negosyo, lumipat ng lokasyon, o nagdagdag ng bagong mga tauhan, agad na i-update ang plano.

Pagkatapos ng Insidente

Kapag nalutas na ang agarang banta at na-clear na ng mga awtoridad ang lugar, hindi pa tapos ang gawain. Dapat suriin ng negosyo ang nangyari at tukuyin ang anumang puwang sa tugon.

Dapat isaalang-alang sa post-incident review ang:

• Kung gaano kabilis naiulat ang tawag
• Kung sinunod ng staff ang plano
• Kung napapanahon ang mga listahan ng kontak
• Kung gumana ang mga ruta ng paglikas ayon sa inaasahan
• Kung kailangan pang pagbutihin ang pagsasanay
• Kung kailangan ng negosyo ng backup na mga pamamaraan

Kung nagdulot ng pagkaantala ang pangyayari, maaaring kailangan ding makipag-ugnayan ng pamunuan sa mga customer, vendor, insurer, landlord, at legal counsel. Ang maingat na after-action review ay tumutulong sa negosyo na mas mahusay na tumugon sa susunod na pagkakataon.

Praktikal na Checklist para sa mga Negosyo

Gamitin ang checklist na ito upang palakasin ang kahandaan:

• Gumawa ng nakasulat na planong pangtugon sa banta ng pambobomba
• Sanayin ang lahat ng empleyado sa paghawak at pag-uulat ng tawag
• Maglagay ng mabilisang gabay sa mga workstation
• Panatilihing napapanahon ang mga contact sa emerhensiya
• Makipag-ugnayan sa pamamahala ng gusali at sa lokal na tagapagpatupad ng batas
• Regular na magsanay ng mga pamamaraan sa paglikas
• Panatilihin ang mga call log at recording kung mayroon
• Suriin at i-update ang plano kahit isang beses sa isang taon

Pangwakas na Kaisipan

Ang banta ng pambobomba sa telepono ay bihira, ngunit maaaring maging napakaseryoso ng mga kahihinatnan nito. Ang tamang tugon ay kalmado, dokumentado, at koordinado. Dapat alam ng mga empleyado kung paano panatilihing nagsasalita ang tumatawag, anong impormasyon ang itatala, sino ang aabisuhan, at kung paano susunod sa nakaplanong paglikas o pamamaraan sa emerhensiya.

Para sa mga may-ari ng negosyo, bahagi ng responsableng operasyon ang paghahanda. Ang nakasulat na planong pangtugon, regular na pagsasanay, at malinaw na komunikasyon ay makababawas ng panganib at makatutulong na maprotektahan ang mga taong nagpapatakbo ng negosyo.