Основи податкового номера IRS для нових власників бізнесу: ITIN, EIN і зміна назви бізнесу

Початок бізнесу в США означає, що з податковими ідентифікаційними номерами потрібно розібратися дуже рано, часто ще до того, як буде виставлено перший рахунок або найнято першого працівника. Для багатьох власників складність полягає в тому, що IRS використовує різні номери для різних цілей. ITIN не є тим самим, що EIN, а зміна назви бізнесу не завжди означає, що потрібен новий федеральний податковий номер.

Розуміння цієї різниці може заощадити час, зменшити кількість помилок у звітності та допомогти підтримувати документи компанії узгодженими з IRS із першого дня.

ITIN і EIN: основна різниця

ITIN, або Individual Taxpayer Identification Number, - це 9-значний номер, який IRS видає окремим фізичним особам, які потребують податкового номера США, але не мають права на Social Security number. Він використовується лише для федеральних податкових цілей.

EIN, або Employer Identification Number, - це федеральний податковий номер для бізнесу та інших юридичних осіб. Його використовують для ідентифікації бізнесу в податковій звітності, банківських операціях, нарахуванні зарплати та інших офіційних цілях.

Простими словами:

• ITIN ідентифікує фізичну особу для федеральних податкових цілей.
• EIN ідентифікує бізнес або іншу юридичну особу для федеральних податкових цілей.

Ця відмінність має значення, тому що власники бізнесу іноді вважають, що їм потрібен новий номер, коли насправді потрібно лише оновити наявні записи IRS.

Коли потрібен ITIN

ITIN зазвичай стосується фізичних осіб, а не юридичних осіб. Він може знадобитися, коли людина має обов’язок подавати федеральну податкову декларацію, але не може отримати Social Security number.

Поширені ситуації:

• Іноземний власник, який повинен подати податкову декларацію США
• Чоловік/дружина або утриманець, якого потрібно вказати в декларації, але який не має права на SSN
• Фізична особа, якій потрібен податковий ідентифікаційний номер для федерального податкового питання, але яка не має права на SSN

ITIN не дає права працювати в США, не змінює імміграційний статус і не надає пільг Social Security. Він існує для забезпечення дотримання федеральних податкових вимог.

Якщо ви є власником бізнесу, ITIN може мати значення, якщо ви є відповідальною особою для юридичної особи, а онлайн-форма IRS для отримання EIN запитує податковий номер. Але сам ITIN усе одно належить фізичній особі, а не бізнесу.

Коли бізнесу потрібен EIN

Більшості нових бізнес-структур EIN потрібен якнайшвидше. IRS використовує EIN для багатьох поширених бізнес-дій, зокрема для:

• Створення або ведення LLC, партнерства чи корпорації
• Найму працівників
• Подання звітності з податків на оплату праці або акцизних податків
• Відкриття певних бізнес-банківських рахунків
• Ведення податкової звітності для спадщин, трастів і деяких організацій, звільнених від податків

IRS зазвичай рекомендує спочатку зареєструвати юридичну особу на рівні штату, а вже потім подавати заявку на EIN. Така послідовність допомагає уникнути затримок і невідповідностей у записах про юридичну особу.

Зазвичай EIN можна отримати безпосередньо в IRS безкоштовно. Для багатьох бізнесів номер видається швидко і його можна одразу використовувати для базових бізнес-потреб.

Чи потрібен новий EIN після зміни назви бізнесу?

Зазвичай ні.

Якщо бізнес лише змінює назву, адресу або відповідальну особу, новий EIN зазвичай не потрібен. IRS розділяє такі оновлення та зміни самої юридичної особи.

Новий EIN може знадобитися, коли сам бізнес змінюється на більш фундаментальному рівні, наприклад, через зміну власності або структури. Приклади:

• Sole proprietorship перетворюється на corporation
• Партнерство стає корпорацією
• Корпорація зливається в нову юридичну особу
• Інші зміни, які створюють нову податкову структуру в розумінні IRS

Якщо базовий бізнес залишається тим самим і змінюється лише назва, EIN зазвичай не змінюється.

Як повідомити IRS про зміну назви бізнесу

Зміну назви бізнесу все одно потрібно належно повідомити, щоб записи IRS відповідали вашій поточній юридичній назві.

Точний спосіб залежить від типу вашої юридичної особи та податкової декларації, яку ви подаєте. У багатьох випадках IRS вказує, що бізнес має письмово повідомити офіс, до якого подаються декларації, якщо змінюється назва бізнесу.

Для інших оновлень, таких як зміна адреси, місця ведення бізнесу або відповідальної особи, використовується форма IRS Form 8822-B для повідомлення агентства.

Практичний чеклист для зміни назви бізнесу:

• Переконайтеся, що нова назва є дійсною за законами вашого штату та установчими документами
• Оновіть записи штату, якщо це потрібно
• Переконайтеся, що у ваших податкових деклараціях використовується правильна юридична назва
• Надішліть IRS письмове повідомлення, якщо цього вимагають інструкції до вашої декларації
• Залиште EIN без змін, якщо не змінилася сама структура бізнесу

Якщо одночасно змінюється і адреса, не покладайтеся лише на оновлення назви бізнесу. Зміну адреси слід повідомляти окремо, щоб кореспонденція IRS надходила за правильною адресою.

Поширені помилки, яких слід уникати

Власники бізнесу часто стикаються з уникними проблемами, коли плутають особисті податкові номери з бізнес-податковими номерами.

1. Подання заявки на неправильний номер

ITIN призначений для фізичної особи, яка не має права на SSN. EIN призначений для бізнесу або іншої юридичної особи. Якщо вам потрібно подавати податки бізнесу, вам, імовірно, потрібен EIN, а не ITIN.

2. Отримання нового EIN через просту зміну назви

Одна лише зміна назви зазвичай не потребує нового EIN. Створення непотрібного EIN може ускладнити банківські операції, нарахування зарплати та податкову звітність.

3. Забути оновити записи IRS після юридичної зміни назви

Якщо назва вашої юридичної особи змінюється на рівні штату, переконайтеся, що записи IRS також оновлено. Невідповідність у записах може затримати повідомлення, декларації або зіставлення рахунків.

4. Плутати зміну адреси, відповідальної особи та назви

Ці оновлення можуть оформлюватися по-різному. Бізнесу може знадобитися одна форма для зміни поштової адреси, окреме повідомлення для зміни назви та інші дії для оновлення відповідальної особи.

5. Подання заявки до формування юридичної особи

Для LLC, корпорацій і партнерств IRS зазвичай очікує, що юридична особа буде спочатку створена. Занадто рання подача може сповільнити процес.

Простий спосіб запам’ятати

Орієнтуйтеся на таке правило:

• Якщо це фізична особа, яка має справу з федеральною податковою ідентифікацією, думайте про ITIN.
• Якщо це бізнес або юридична особа, яка має справу з податковою звітністю, думайте про EIN.
• Якщо змінюється лише назва бізнесу, EIN зазвичай залишається тим самим.
• Якщо змінюється структура бізнесу, перевірте, чи потрібен новий EIN.

Такий підхід допомагає новим засновникам уникати зайвих подань і водночас дотримуватися вимог IRS.

Як Zenind допомагає новим власникам бізнесу залишатися організованими

Zenind допомагає підприємцям створювати бізнес у США з більш упорядкованим переходом від реєстрації до дотримання вимог. Коли ви створюєте LLC або корпорацію, наявність впорядкованих документів щодо формування компанії полегшує роботу з податковими формами IRS, відкриттям банківського рахунку та подальшими оновленнями, такими як зміна назви або адреси.

Для засновників, які хочуть рухатися швидко, не втрачаючи контроль над юридичними деталями, це має значення. Добре організований процес реєстрації зменшує ризик невідповідності назв, затримок у поданні документів або плутанини щодо того, який податковий номер належить якій юридичній особі.

Підсумок

ITIN і EIN виконують різні функції, і власникам бізнесу не слід вважати їх взаємозамінними. ITIN призначений для певних фізичних осіб, яким потрібен податковий номер, але які не можуть отримати SSN. EIN ідентифікує бізнес-структуру для федеральних податкових цілей. Якщо назва вашого бізнесу змінюється, ви зазвичай залишаєте той самий EIN і повідомляєте IRS належним каналом замість того, щоб подавати заявку на новий номер.

Коли ви правильно налаштовуєте структуру з самого початку, усе інше стає простішим: податкові декларації, банківські операції, кореспонденція та довгострокове дотримання вимог.