Шпаргалка з податкових відрахувань для малого бізнесу: 15 витрат, які можуть зменшити ваш податковий рахунок

Податки малого бізнесу легше контролювати, коли ви знаєте, які витрати можуть бути відраховані, а які ні. IRS дозволяє бізнесу відраховувати звичайні та необхідні витрати, пов’язані з веденням компанії, але важливими є деталі. Добре ведення обліку, акуратна бухгалтерія та правильна організаційна форма бізнесу можуть суттєво вплинути на податковий результат.

Якщо ви створюєте LLC або корпорацію, Zenind може допомогти вам правильно налаштувати бізнес із самого початку. Після того як ваша компанія буде оформлена, наступний крок — навчитися відокремлювати особисті витрати від бізнесових, щоб заявляти лише ті відрахування, на які ви справді маєте право.

Нижче наведено практичну шпаргалку з поширених податкових відрахувань для малого бізнесу, а також правила, поради щодо обліку та кілька типових помилок, яких варто уникати.

1. Відрахування за домашній офіс

Якщо ви використовуєте частину житла виключно та регулярно для бізнесу, ви можете мати право на відрахування за домашній офіс. Це одне з найцінніших відрахувань для фрилансерів, віддалених засновників, консультантів і бізнесів, що працюють із дому.

Є два способи розрахунку:

• Спрощений метод: відрахування $5 за квадратний фут бізнес-простору, але не більш як 300 квадратних футів.
• Звичайний метод: відрахування бізнесової частки фактичних витрат на житло, таких як оренда, відсотки за іпотекою, комунальні послуги, страхування, ремонт і амортизація, якщо це дозволено.

Приміщення має використовуватися лише для бізнесу. Кухонний стіл, за яким також їсть сім’я, зазвичай не підходить. Кімната, кут або окрема зона, що використовується виключно для роботи, є сильнішим доказом.

2. Канцелярські товари та щоденні бізнес-витрати

Канцелярські товари належать до найпростіших для обліку відрахувань. Якщо ви купуєте щось звичайне й необхідне для вашого бізнесу, це може підпадати під відрахування.

Приклади:

• Папір, ручки, папки та поштові витрати
• Чорнило та тонер для принтера
• Робочі блокноти та етикетки
• Засоби для прибирання, що використовуються на робочому місці
• Матеріали для доставки та пакування
• Невеликі інструменти й обладнання, які використовуються в щоденній діяльності

Для багатьох стартапів ці витрати швидко накопичуються. Зберігайте чеки та присвоюйте кожній покупці правильну бізнес-категорію у вашій обліковій системі.

3. Комп’ютери, меблі та інше обладнання

Більші покупки також можуть підлягати відрахуванню, але податковий облік залежить від предмета та способу його використання. Комп’ютери, монітори, столи, крісла та подібні активи можуть відраховуватися через амортизацію, Section 179 або інше правило поточного списання, якщо актив відповідає вимогам.

Важливо розуміти, що не все потрібно списувати однаково. Деякі покупки можна віднести на витрати одразу, тоді як інші слід відшкодовувати з часом. Саме тому варто вести окремий облік таких предметів від звичайних канцелярських витрат.

4. Витрати на бізнес-авто та пробіг

Якщо ви їздите у справах бізнесу, ви можете мати право на відрахування витрат на автомобіль або за фактичними витратами, або за стандартною ставкою за пробіг. На 2025 рік стандартна ставка IRS для бізнесового пробігу становить 70 центів за милю.

До поширених витрат, пов’язаних із авто, які можуть відраховуватися, належать:

• Пробіг для зустрічей із клієнтами або поїздок на об’єкти
• Плата за паркування та дорожні збори під час бізнес-поїздок
• Паливо, техобслуговування та ремонт, якщо ви використовуєте метод фактичних витрат
• Орендні платежі, з урахуванням правил щодо використання в бізнесі

Ви повинні вести журнал пробігу або інший надійний запис. Фіксуйте дату, пункт призначення, мету та кількість миль. Поїздки від дому до постійного місця роботи зазвичай не підлягають відрахуванню.

5. Витрати на відрядження

Бізнес-подорожі можуть дати суттєві відрахування, якщо поїздка має переважно робочу мету. Типові витрати на відрядження, які можна відрахувати, включають авіаквитки, проживання, наземний транспорт, оренду авто, багажні збори та бізнес-чайові.

Харчування під час подорожі зазвичай підпадає під правила щодо харчування, а не є повністю відраховуваним. Витрати на розваги, як правило, не підлягають відрахуванню, навіть якщо під час них обговорювався бізнес.

Найбезпечніший підхід — відокремлювати ділові поїздки від особистого часу та зберігати записи, що підтверджують бізнесову мету подорожі.

6. Бізнес-харчування

Бізнес-харчування часто неправильно трактують. Як правило, ви можете відрахувати 50% кваліфікованих витрат на ділові обіди або вечері, якщо прийом їжі прямо пов’язаний із бізнесом і не є надмірним або розкішним.

Приклади можуть включати:

• Обіди з клієнтом під час обговорення проєкту
• Їжу, придбану під час бізнес-подорожі
• Прийоми їжі для певних ділових зустрічей або робочих обідів

Зберігайте деталізовані чеки та фіксуйте, хто був присутній, що обговорювали та чому цей прийом їжі був пов’язаний із бізнесом. Якщо особисті та бізнесові витрати змішані, відраховується лише бізнесова частина.

7. Телефон та інтернет

Телефон і інтернет є необхідними для багатьох сучасних бізнесів, але якщо послуга використовується і для особистих, і для бізнесових потреб, можна відрахувати лише бізнесову частку.

Ви можете відрахувати:

• Частину рахунку за мобільний телефон
• Інтернет-послуги, що використовуються для компанії
• Окремі бізнес-лінії або пристрої
• VoIP, платформи для конференцій і засоби зв’язку, пов’язані з операційною діяльністю

Якщо телефон використовується частково для особистих дзвінків, ретельно відстежуйте бізнесову частку. Окрема бізнес-лінія або пристрій можуть значно спростити цей облік.

8. Оренда, coworking і офісний простір

Якщо ви орендуєте офіс, простір у coworking, студію або інше комерційне приміщення, такі витрати часто відраховуються як оренда або витрати на утримання приміщення.

До цієї категорії можуть входити:

• Щомісячна орендна плата за офіс
• Абонементи на спільний робочий простір
• Складські приміщення, що використовуються для бізнесових запасів або обладнання
• Оренда кімнат для зустрічей

Якщо ви працюєте з дому, зазвичай не можна одночасно відраховувати повну оренду офісу та відрахування за домашній офіс для одного й того самого бізнесового використання. Витрата має відповідати простору та фактичним обставинам.

9. Маркетинг і реклама

Маркетинг зазвичай підлягає відрахуванню, якщо він пов’язаний із просуванням вашого бізнесу. Це широка категорія, яка часто включає як цифрове, так і традиційне просування.

Приклади:

• Дизайн і хостинг вебсайту
• Пошукова реклама та реклама в соціальних мережах
• Візитки та брошури
• Інструменти email-маркетингу
• Спонсорство та промоматеріали
• Дизайн логотипу та брендові активи

Якщо витрата спрямована на підвищення впізнаваності, генерацію лідів або залучення клієнтів, це часто є законним бізнесовим відрахуванням.

10. Програмне забезпечення, підписки та онлайн-інструменти

Більшість сучасних бізнесів працюють на програмному забезпеченні. Інструменти для бухгалтерії, платформи для дизайну, застосунки для керування проєктами, CRM-системи та галузеві підписки можуть бути відрахованими, якщо використовуються для бізнесу.

Приклади:

• Програми для бухгалтерського обліку
• Платформи для нарахування заробітної плати
• Інструменти електронного підпису
• Хмарне сховище та обмін файлами
• Галузеві видання або дослідницькі підписки
• Плагіни для вебсайтів і інструменти кібербезпеки

Якщо підписка використовується частково особисто, відраховувати слід лише бізнесову частину.

11. Професійні послуги

Оплата професіоналів може підлягати відрахуванню, якщо вона є звичайною та необхідною для операцій бізнесу.

Це може включати:

• Послуги з бухгалтерського обліку та ведення книг
• Послуги з підготовки податків для бізнесової частини декларації
• Юридичні послуги, пов’язані з веденням бізнесу
• Консультаційні послуги
• Витрати на registered agent або супровід дотримання вимог

Витрати, пов’язані зі створенням, підтримкою або захистом бізнесу, часто потребують ретельного обліку. Деякі витрати на запуск і формування можна відрахувати, тоді як інші можуть потребувати амортизації або капіталізації.

12. Витрати на запуск і організаційні витрати

Якщо ваш бізнес новий, ви можете мати право відрахувати частину витрат на запуск і організацію замість того, щоб чекати роками на їхнє відшкодування.

Такі витрати можуть включати:

• Дослідження ринку
• Рекламу до відкриття
• Початкові поїздки, пов’язані із запуском бізнесу
• Професійні послуги, пов’язані зі створенням компанії
• Державні збори за подання документів і організаційні витрати

Загалом IRS дозволяє обмежене відрахування в перший рік для витрат на запуск і організацію, а решта сум може амортизуватися з часом, якщо дотримані правила. Саме тому корисно відокремлювати витрати до запуску від щоденних операційних витрат.

13. Страхування

Страхові внески для бізнесу зазвичай підлягають відрахуванню, якщо вони захищають компанію або її діяльність.

Приклади:

• Страхування загальної відповідальності
• Страхування професійної відповідальності або errors and omissions
• Страхування комерційної власності
• Кіберстрахування
• Страхування переривання бізнесу
• Внески на workers’ compensation, якщо це застосовно

Якщо поліс покриває і бізнесові, і особисті ризики, відраховуйте лише бізнесову частку.

14. Заробітна плата, виплати підрядникам і пільги працівників

Якщо у вас є працівники, компенсаційні витрати часто належать до найбільших відрахувань.

Можливі відрахування включають:

• Заробітну плату та оклади
• Виплати підрядникам
• Податки роботодавця на payroll
• Премії та комісійні
• Певні пільги для працівників
• Внески до пенсійних планів, коли це дозволено

Незалежних підрядників слід обліковувати окремо від працівників. Це важливо як для податкової звітності, так і для дотримання вимог.

15. Ремонт і технічне обслуговування

Ремонт і техобслуговування, які підтримують майно в робочому стані, часто підлягають відрахуванню. Це відрізняється від поліпшень, які збільшують вартість, подовжують строк служби або адаптують майно до нового використання.

Приклади можуть включати:

• Ремонт офісної сантехніки або освітлення
• Планове техобслуговування обладнання
• Прибирання та дрібний догляд за приміщенням
• Невеликі ремонти комп’ютерів, меблів або інструментів

Якщо є сумніви, запитайте себе, чи витрата відновила об’єкт до попереднього стану, чи суттєво його покращила. Поліпшення зазвичай обліковуються інакше, ніж ремонт.

16. Комунальні та операційні витрати

Комунальні рахунки також можуть підлягати відрахуванню, якщо вони пов’язані з бізнесовим використанням.

Приклади:

• Електроенергія
• Вода та каналізація
• Вивезення сміття
• Опалення та охолодження
• Бізнес-інтернет і телекомунікаційні витрати

Якщо ви працюєте з дому, лише бізнесова частка цих витрат може підпадати під відрахування. Якщо у вас комерційне приміщення, повна бізнесова сума часто є відраховуваною.

17. Відсотки та банківські комісії

Витрати на бізнесове позичання можуть бути відраховані, якщо вони пов’язані з діяльністю компанії.

Це може включати:

• Відсотки за бізнес-кредитами
• Відсотки за кредитними картками на бізнесові покупки
• Комісії за обробку платежів
• Комісії за банківське обслуговування рахунку
• Комісії платіжних платформ

Особисті відсотки зазвичай не підпадають під відрахування. Тримайте бізнес-рахунки окремо, щоб ці витрати було легко документувати.

18. Навчання, освіта та розвиток у галузі

Навчання, яке допомагає вам підтримувати або покращувати навички для вже наявного бізнесу, може бути відрахованим. Це особливо актуально для консультантів, компаній із професійних послуг і спеціалізованих операторів.

Приклади:

• Курси підвищення кваліфікації
• Галузеві сертифікації
• Семінари та воркшопи
• Професійні конференції
• Книги та видання, пов’язані з бізнесом

Освіта, яка дає право на нову професію або новий вид бізнесу, може обліковуватися інакше, тому важливою є мета навчання.

Що зазвичай не підлягає відрахуванню

Навіть у хорошого бізнесу виникають проблеми, коли він намагається відрахувати особисті витрати. Кілька поширених прикладів невідраховуваних витрат:

• Особистий одяг, який не є уніформою або захисним спорядженням
• Сімейні обіди та розваги
• Поїздки на роботу і назад до постійного місця роботи
• Особисті подорожі, додані до бізнес-поїздки
• Закупівлі для змішаного використання без чіткого поділу на бізнесову частину

Якщо витрата частково особиста, а частково бізнесова, відраховується лише бізнесова частина.

Поради з обліку, які захищають ваші відрахування

Сильний облік — це різниця між корисним відрахуванням і податковою проблемою.

Дотримуйтеся таких звичок:

• Використовуйте окремий бізнесовий банківський рахунок і кредитну картку
• Зберігайте деталізовані чеки, рахунки та виписки
• Фіксуйте пробіг і мету поїздок у реальному часі
• Розподіляйте витрати щомісяця, а не чекайте податкового сезону
• Тримайте в порядку документи щодо створення компанії, payroll і підрядників
• Зберігайте документи в хмарній системі з резервними копіями

Чим чіткіше ви можете пов’язати витрату з бізнесовою метою, тим легше буде обґрунтувати відрахування.

Розумніший спосіб почати та залишатися організованими

Найкраща податкова стратегія — це не лише пошук відрахувань наприкінці року. Вона починається з правильної структури бізнесу, чистого бухгалтерського обліку та відокремлення бізнесової діяльності від особистих витрат із першого дня.

Саме тут Zenind природно вписується в процес для засновників, які створюють LLC або корпорацію в Сполучених Штатах. Акуратно налаштований бізнес спрощує дотримання вимог, робить бухгалтерію чистішою та полегшує податкове планування.

Підсумок

Податкові відрахування для малого бізнесу можуть зменшити оподатковуваний дохід і зберегти грошовий потік, але лише якщо ви правильно їх обліковуєте. Зосередьтеся на звичайних і необхідних витратах, тримайте особисті витрати окремо та перевіряйте правила IRS перед поданням декларації.

Якщо ви запускаєте нову компанію, створіть систему обліку заздалегідь. Захищати відрахування значно легше, коли ваші книги впорядковані з самого початку.