10 Thói quen tiêu cực làm giảm tinh thần làm việc trong doanh nghiệp và cách khắc phục

Tinh thần làm việc là một trong những chỉ dấu rõ nhất cho thấy một công ty đang khỏe mạnh hay đang âm thầm xuống dốc. Khi tinh thần tốt, mọi người giao tiếp hiệu quả, giải quyết vấn đề nhanh hơn và chủ động hơn trong công việc. Khi tinh thần yếu, ngay cả những vấn đề nhỏ cũng có thể lan rộng nhanh chóng, năng suất giảm và những nhân viên giỏi bắt đầu tìm nơi khác.

Hầu hết các vấn đề về tinh thần không bắt đầu từ một sự kiện lớn. Chúng tích tụ chậm qua những thói quen lặp đi lặp lại, làm cạn năng lượng, tạo ra sự mơ hồ và khiến nhân viên cảm thấy mình không được trân trọng. Tin tốt là những thói quen này có thể được nhận diện và sửa chữa trước khi chúng định hình lại văn hóa.

Dưới đây là 10 thói quen tiêu cực thường làm hỏng tinh thần doanh nghiệp, cùng với các cách thực tế để thay thế chúng bằng những hành vi lãnh đạo mạnh mẽ hơn.

1. Lãnh đạo bằng sự tiêu cực

Một nhà lãnh đạo luôn tiêu cực sẽ đặt ra tông giọng cho tất cả những người còn lại. Khi mọi ý tưởng mới đều bị đáp lại bằng sự hoài nghi, mọi thất bại đều bị xem như bằng chứng của sự thất bại, và mọi thử thách đều biến thành lời phàn nàn, nhân viên sẽ ngừng đưa ra giải pháp.

Sự tiêu cực có tính lây lan vì nó thay đổi cách mọi người mong đợi được đối xử. Theo thời gian, các thành viên trong nhóm trở nên thận trọng, mất gắn kết và ngại đóng góp.

Cách khắc phục

• Phản hồi ý tưởng bằng sự tò mò trước khi phán xét.
• Tách vấn đề ra khỏi người đang nêu vấn đề.
• Sử dụng ngôn ngữ hướng tới hành động, không phải đổ lỗi.
• Thể hiện tư duy thực tế nhưng mang tính xây dựng trong những lúc khó khăn.

Một đội ngũ không cần sự lạc quan gượng ép. Họ cần một nhà lãnh đạo có thể thừa nhận vấn đề mà không biến mọi vấn đề thành lý do để bỏ cuộc.

2. Để lời than phiền thay thế việc giải quyết vấn đề

Mọi nơi làm việc đều có những điều gây bức xúc. Vấn đề không phải là mọi người nhận ra vấn đề. Vấn đề là khi than phiền trở thành cách giao tiếp mặc định.

Một văn hóa than phiền liên tục tạo ra cảm giác rằng không có gì có thể cải thiện. Nhân viên bắt đầu chia sẻ bức xúc thay vì đề xuất giải pháp, và các cuộc họp trở thành nơi lặp lại cùng một sự khó chịu.

Cách khắc phục

• Hỏi: “Anh/chị đề xuất giải pháp nào?” sau khi nghe một lời phàn nàn.
• Ghi nhận nhân viên khi họ vừa nêu vấn đề vừa đề xuất bước tiếp theo.
• Xử lý nhanh các điểm đau lặp lại để sự bực bội không hóa thành hoài nghi.
• Dành chỗ cho phản hồi trung thực, nhưng giữ các cuộc trao đổi tập trung vào hành động.

Mọi người cảm thấy gắn kết hơn khi họ thấy việc nêu vấn đề dẫn đến một kết quả hữu ích.

3. Dùng giao tiếp số quá khắt khe

Email, tin nhắn và công cụ chat rất hiệu quả, nhưng cũng là nơi dễ khiến giọng điệu bị hiểu sai. Một tin nhắn ngắn, cụt có thể bị cảm nhận như lời chỉ trích, dù người gửi chỉ muốn đưa ra hướng dẫn đơn giản.

Theo thời gian, kiểu giao tiếp viết quá sắc lạnh sẽ tạo ra khoảng cách. Nhân viên có thể bắt đầu né hỏi, tự đoán ý, hoặc lo rằng bất kỳ tin nhắn nào cũng có thể biến thành một lời nhắc nhở công khai.

Cách khắc phục

• Dùng giao tiếp viết cho dữ kiện rõ ràng và hướng dẫn đơn giản.
• Dành phản hồi khó cho các cuộc trao đổi trực tiếp khi có thể.
• Đọc lại tin nhắn một lần trước khi gửi và bỏ bớt những câu mang cảm giác sắc bén không cần thiết.
• Nếu một tin nhắn có thể được hiểu theo nhiều cách, hãy thêm ngữ cảnh.

Giao tiếp hiệu quả không nên đánh đổi bằng niềm tin.

4. Giao quá nhiều việc với thứ tự ưu tiên kém

Đổ một danh sách dài việc cần làm cho nhân viên mà không xác định rõ ưu tiên là cách nhanh nhất để tạo ra căng thẳng và bối rối. Khi mọi thứ đều được gắn nhãn khẩn cấp, thì không còn gì thực sự quan trọng nữa.

Thói quen này khiến mọi người bận nhưng không hiệu quả. Họ tiêu tốn năng lượng để đoán việc nào quan trọng nhất thay vì tập trung vào công việc có ý nghĩa.

Cách khắc phục

• Xác định các ưu tiên hàng đầu trước khi giao việc.
• Chia các nhiệm vụ lớn thành những bước nhỏ, theo trình tự.
• Làm rõ thời hạn, phụ thuộc và tiêu chí thành công.
• Xem lại ưu tiên khi điều kiện kinh doanh thay đổi.

Khối lượng công việc được ưu tiên tốt sẽ giảm lo âu và cải thiện khả năng thực thi.

5. Nhầm lẫn giữa sự bận rộn và tiến bộ

Một số nhóm trông rất bận cả ngày nhưng lại tạo ra rất ít điều thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên. Điều này xảy ra khi hoạt động được khen ngợi nhiều hơn kết quả.

Nhân viên nhanh chóng nhận ra khi nỗ lực được theo dõi nhưng kết quả thì không. Điều đó có thể dẫn đến bức xúc, đặc biệt với những người làm việc tốt và muốn công việc của mình tạo ra giá trị.

Cách khắc phục

• Xác định các kết quả đo lường được cho những dự án quan trọng.
• Xem xét kết quả thường xuyên, không chỉ xem mức độ nỗ lực.
• Tự hỏi một nhiệm vụ có tạo ra giá trị hay chỉ lấp đầy thời gian.
• Ghi nhận người lao động vì tác động họ tạo ra, không chỉ vì sự bận rộn dễ thấy.

Một văn hóa lành mạnh coi trọng công việc có ý nghĩa, không phải năng suất biểu diễn.

6. Không giao tiếp rõ ràng

Rất ít điều khiến nhân viên bực bội hơn việc định hướng mơ hồ. Nếu mọi người không biết mục tiêu, thời gian biểu hay cách công việc của họ gắn vào bức tranh lớn hơn, họ buộc phải tự lấp đầy những khoảng trống đó.

Giao tiếp không rõ ràng dẫn đến làm lại, chậm trễ và căng thẳng không cần thiết. Nó cũng khiến nhân viên cảm thấy mình không được hỗ trợ vì họ phải tự đoán điều lãnh đạo muốn.

Cách khắc phục

• Truyền đạt mục tiêu, lý do đằng sau mục tiêu và kết quả mong đợi.
• Xác nhận sự hiểu đúng thay vì mặc định là mọi người đã hiểu.
• Ghi lại các quyết định và kỳ vọng quan trọng bằng văn bản.
• Tạo nhịp trao đổi đều đặn để cập nhật và đặt câu hỏi.

Sự rõ ràng giúp giảm ma sát và mang lại cho mọi người sự tự tin để hành động.

7. Để sự hỗn loạn lan rộng

Thiếu tổ chức không chỉ là vấn đề vận hành. Đó còn là vấn đề tinh thần. Khi hồ sơ bị thất lạc, quy trình không rõ ràng và trách nhiệm thay đổi liên tục, mọi người phải tốn quá nhiều thời gian để bù đắp cho sự hỗn loạn có thể tránh được.

Sự hỗn loạn kéo dài cho thấy doanh nghiệp không tôn trọng thời gian của con người. Điều đó có thể khiến nhân viên kiệt sức khi họ phải sửa những lỗi lẽ ra có thể ngăn chặn.

Cách khắc phục

• Chuẩn hóa các quy trình lặp lại.
• Giữ cho tài liệu, công cụ và quy trình làm việc dễ tìm.
• Chỉ định rõ người chịu trách nhiệm cho từng đầu việc lớn.
• Rà soát các điểm gây khó khăn lặp đi lặp lại dẫn đến chậm trễ hoặc nhầm lẫn.

Trật tự không loại bỏ mọi vấn đề, nhưng nó cho đội ngũ một nền tảng ổn định để làm việc.

8. Cắt giảm chất lượng để chạy theo tiến độ

Khi áp lực tăng, một số nhà lãnh đạo khuyến khích làm nhanh bằng mọi giá. Dù sự khẩn trương là cần thiết, việc liên tục hy sinh chất lượng để lấy đầu ra nhanh cuối cùng sẽ làm giảm tinh thần làm việc.

Nhân viên biết khi nào một quyết định vội vàng tạo ra nhiều việc hơn về sau. Họ cũng nhận ra khi lãnh đạo chấp nhận công việc cẩu thả khiến cả nhóm bị đánh giá thấp.

Cách khắc phục

• Xác định tiêu chuẩn chất lượng trước khi bắt đầu công việc.
• Cân bằng tốc độ với quy trình rà soát đối với các đầu ra quan trọng.
• Tránh khen thưởng những lối tắt tạo thêm việc dọn dẹp về sau.
• Tạo cảm giác an toàn để nói rằng cần thêm thời gian để làm đúng.

Chất lượng tạo nên niềm tự hào. Cẩu thả kéo dài thì ngược lại.

9. Bỏ qua những thành quả hiện tại

Nhiều nhà lãnh đạo chỉ nói về mục tiêu tiếp theo, quý tiếp theo hoặc cột mốc tiếp theo. Điều đó có thể khiến nhân viên cảm thấy nỗ lực hiện tại của họ vô hình.

Mọi người cần biết công việc của mình có ý nghĩa ngay lúc này, chứ không chỉ sau chiến dịch tiếp theo, cuối quý hay mục tiêu doanh thu tiếp theo. Nếu không được công nhận, ngay cả những người làm tốt cũng có thể cảm thấy như đang chạy trên một chiếc máy chạy bộ.

Cách khắc phục

• Ghi nhận tiến bộ ngay khi nó xảy ra.
• Công nhận cả kết quả lớn lẫn những cột mốc nhỏ hơn.
• Gắn lời khen với hành vi hoặc tác động cụ thể.
• Biến sự trân trọng thành một phần thường xuyên của lãnh đạo, không phải một sự kiện thỉnh thoảng mới có.

Sự ghi nhận không cần kịch tính mới có hiệu quả. Nó chỉ cần chân thành và đúng lúc.

10. Dung túng hiệu suất thấp quá lâu

Một trong những cách nhanh nhất để làm hỏng tinh thần là để tình trạng làm việc kém kéo dài mà không bị xử lý. Những người làm việc tốt sẽ nhận ra khi hiệu suất yếu bị bỏ qua, và họ khó chịu khi phải gánh thêm khối lượng công việc đó.

Theo thời gian, điều này tạo ra một văn hóa nơi tiêu chuẩn trở nên tùy ý. Nhân viên giỏi có thể giảm nỗ lực hoặc rời đi hoàn toàn nếu họ tin rằng việc chịu trách nhiệm không nhất quán.

Cách khắc phục

• Đặt kỳ vọng rõ ràng cho từng vai trò.
• Xử lý các tiêu chuẩn bị bỏ lỡ nhanh chóng và trực tiếp.
• Phân biệt giữa khó khăn tạm thời và hiệu suất thấp lặp lại.
• Hỗ trợ cải thiện, nhưng phải theo dõi đến cùng khi thay đổi không xảy ra.

Sự chịu trách nhiệm công bằng bảo vệ tinh thần vì nó cho thấy nỗ lực và kết quả thực sự có ý nghĩa.

Xây dựng văn hóa tinh thần làm việc lành mạnh hơn

Cải thiện tinh thần làm việc không phải là một bài phát biểu, một cuộc họp hay một chính sách mới. Đó là việc thay thế những thói quen âm thầm làm hỏng niềm tin bằng những thói quen xây dựng sự ổn định, rõ ràng và tôn trọng.

Những nhà lãnh đạo muốn xây dựng văn hóa mạnh hơn nên tập trung vào vài nguyên tắc cơ bản:

• Giao tiếp rõ ràng và nhất quán.
• Giải quyết vấn đề thay vì khuếch đại sự bực bội.
• Ghi nhận tiến bộ theo thời gian thực.
• Giữ đội ngũ ở các tiêu chuẩn công bằng.
• Bảo vệ nhân viên khỏi sự mơ hồ và hỗn loạn không cần thiết.

Khi những hành vi này trở thành điều bình thường, tinh thần làm việc sẽ cải thiện vì mọi người biết điều gì sẽ xảy ra. Họ hiểu hướng đi của doanh nghiệp, cảm thấy được tôn trọng trong vai trò của mình và thấy rằng công việc của họ góp phần vào điều gì đó có ý nghĩa.

Kết luận

Tinh thần làm việc trong doanh nghiệp rất dễ bị bỏ qua vì nó hiếm khi xuất hiện trên bảng tính. Nhưng tác động của nó hiện hữu ở khắp nơi: trong tỷ lệ nghỉ việc, trong đầu ra, trong dịch vụ khách hàng và trong cách mọi người nói về công việc.

Những thói quen làm tổn hại tinh thần thường rất tinh vi, nhưng không hề vô hại. Sự tiêu cực, giao tiếp kém, thiếu tổ chức và trách nhiệm không nhất quán đều bào mòn văn hóa theo thời gian. Càng chủ động xử lý những thói quen này, doanh nghiệp càng có khả năng xây dựng một đội ngũ gắn kết, hiệu quả và bền bỉ.

Tinh thần làm việc lành mạnh không phải là điều xa xỉ. Đó là một lợi thế cạnh tranh.