10 cách thiết thực để khởi động chiến lược PR cho doanh nghiệp mới

Ra mắt một doanh nghiệp mới chỉ là bước đầu tiên. Sau khi doanh nghiệp được thành lập, thách thức tiếp theo là tạo được sự chú ý, niềm tin và đà phát triển trong một thị trường cạnh tranh. Một kế hoạch quan hệ công chúng (PR) vững chắc giúp người sáng lập định hình cách công ty được nhìn nhận, giao tiếp tự tin hơn và tạo nhận biết mà không chỉ phụ thuộc vào quảng cáo trả phí.

Với các startup, LLC và doanh nghiệp nhỏ đang tăng trưởng, PR không chỉ là những lần được nhắc đến trên báo chí. Đó là cách xây dựng một hệ thống lặp lại để kể câu chuyện của bạn, tiếp cận đúng đối tượng và củng cố uy tín ở mọi giai đoạn phát triển. Nếu công ty của bạn vừa mới bắt đầu, 10 bước dưới đây có thể giúp bạn xây dựng một chiến lược PR thực tế, hỗ trợ khả năng hiển thị lâu dài.

1. Bắt đầu bằng một câu chuyện kinh doanh rõ ràng

Trước khi gửi pitch cho báo chí hoặc xuất bản nội dung, hãy xác định câu chuyện đằng sau doanh nghiệp. Mọi chiến lược PR hiệu quả đều bắt đầu bằng câu trả lời ngắn gọn cho vài câu hỏi:

• Vì sao công ty này tồn tại?
• Công ty giải quyết vấn đề gì?
• Điều gì khiến nó khác với các lựa chọn khác trên thị trường?
• Vì sao khách hàng, nhà báo hoặc đối tác nên quan tâm ngay bây giờ?

Câu chuyện kinh doanh không chỉ là một khẩu hiệu. Nó kết nối quá trình thành lập, sứ mệnh và vị thế thị trường của bạn thành một mạch kể mà người khác có thể ghi nhớ. Nếu công ty của bạn được tạo ra để đơn giản hóa tuân thủ, giảm ma sát khi khởi nghiệp hoặc giúp doanh nhân tiến nhanh hơn, hãy nói điều đó thật rõ ràng. Hãy giữ thông điệp bám sát kết quả thay vì những từ ngữ sáo rỗng.

Những câu chuyện mạnh nhất luôn cụ thể. Chúng giải thích bạn phục vụ ai, cung cấp gì và vì sao thời điểm này lại quan trọng. Sự rõ ràng đó sẽ trở thành nền tảng cho toàn bộ hoạt động PR sau này.

2. Xác định đối tượng mục tiêu trước khi quảng bá bất kỳ điều gì

Một sai lầm PR phổ biến là cố gắng tiếp cận tất cả mọi người cùng lúc. Doanh nghiệp mới cần sự tập trung. Đối tượng càng cụ thể, bạn càng dễ chọn đúng thông điệp, kênh và đầu mối truyền thông.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định:

• Phân khúc khách hàng chính của bạn
• Ngành nghề hoặc cộng đồng mà bạn muốn tiếp cận
• Người ra quyết định, người có ảnh hưởng hoặc đối tác giới thiệu
• Các bên liên quan nội bộ có thể chia sẻ hoặc khuếch đại nội dung của bạn

Với một doanh nghiệp mới thành lập, đối tượng của bạn có thể bao gồm người sáng lập lần đầu, chủ doanh nghiệp nhỏ, chuyên gia độc lập hoặc các công ty đang tìm một đối tác thành lập đáng tin cậy. Mỗi nhóm sẽ có mối quan tâm và bằng chứng thuyết phục khác nhau. Một nhà sáng lập startup có thể quan tâm đến tốc độ và sự đơn giản. Một công ty đang tăng trưởng có thể quan tâm nhiều hơn đến tuân thủ, cấu trúc và khả năng mở rộng.

Khi bạn biết ai là người quan trọng nhất, bạn có thể điều chỉnh thông điệp theo đúng vấn đề thực sự ảnh hưởng đến quyết định hành động.

3. Xây dựng bản đồ thông điệp

Bản đồ thông điệp giúp các nỗ lực PR của bạn nhất quán hơn. Đây là một tài liệu nội bộ đơn giản, phác thảo thông điệp cốt lõi, các luận điểm hỗ trợ và ví dụ chính.

Tối thiểu, bản đồ thông điệp nên bao gồm:

• Một thông điệp thương hiệu chính
• Ba thông điệp hỗ trợ
• Bằng chứng cho từng thông điệp
• Một lời giải thích ngắn về điều gì tạo nên độ tin cậy của doanh nghiệp bạn

Tài liệu này giúp mọi người dùng cùng một ngôn ngữ, dù họ đang viết thông cáo báo chí, trả lời nhà báo hay đăng lên mạng xã hội. Nó cũng giảm rủi ro định vị thiếu nhất quán.

Ví dụ, nếu thông điệp cốt lõi của bạn là công ty giúp doanh nhân thành lập doanh nghiệp dễ dàng hơn, các bằng chứng hỗ trợ có thể bao gồm quy trình tinh gọn, mức giá minh bạch, hướng dẫn nộp hồ sơ quan trọng và hỗ trợ phản hồi nhanh. Mục tiêu là làm cho thông điệp của bạn dễ lặp lại và khó bị hiểu sai.

4. Chuẩn bị một người phát ngôn có thể giao tiếp tự tin

Người sáng lập hoặc người phát ngôn thường trở thành gương mặt đại diện của công ty trong giai đoạn đầu. Người đó cần có khả năng giải thích doanh nghiệp rõ ràng, trả lời câu hỏi dưới áp lực và giữ đúng thông điệp mà không nghe như đang đọc thuộc lòng.

Ngay cả những nhà sáng lập tự tin cũng cần chuẩn bị. Hãy luyện tập trả lời các câu hỏi như:

• Doanh nghiệp giải quyết vấn đề gì?
• Vì sao ra mắt vào lúc này?
• Điều gì khiến công ty đáng tin cậy?
• Tầm nhìn dài hạn là gì?

Đào tạo người phát ngôn rất hữu ích vì phỏng vấn diễn ra rất nhanh. Nhà báo thường đặt câu hỏi tiếp theo đòi hỏi câu trả lời ngắn gọn, có chiều sâu. Một người phát ngôn được chuẩn bị tốt sẽ biết cách quay lại các thông điệp chính mà không tỏ ra né tránh.

Nếu công ty của bạn có nhiều hơn một người phát ngôn tiềm năng, hãy phân vai trước. Một người có thể phù hợp nhất với bình luận về sản phẩm và vận hành, trong khi người khác phụ trách tăng trưởng, tuân thủ hoặc các chủ đề liên quan đến khách hàng.

5. Tạo hồ sơ công ty sẵn sàng cho báo chí

Nhà báo, chuyên gia phân tích và đối tác muốn truy cập nhanh vào những thông tin cơ bản. Hãy giúp họ dễ dàng hiểu bạn là ai, làm gì và vì sao bạn quan trọng.

Một hồ sơ công ty sẵn sàng cho báo chí nên bao gồm:

• Phần mô tả ngắn gọn về công ty
• Tiểu sử người sáng lập hoặc lãnh đạo
• Tệp logo và bộ nhận diện thương hiệu
• Hình ảnh chất lượng cao hoặc ảnh chân dung
• Địa chỉ liên hệ truyền thông hoặc email nhận yêu cầu
• Các liên kết liên quan đến website và những trang quan trọng

Những tài liệu này nên được đặt ở một vị trí dễ tìm trên website của bạn. Nếu một nhà báo phải mất thời gian tìm kiếm thông tin cơ bản, họ có thể chuyển sang nguồn khác. Càng ít rào cản, doanh nghiệp của bạn càng có cơ hội được đưa tin chính xác hơn.

Phần mô tả ngắn cần cô đọng nhưng hữu ích. Nó phải truyền đạt mục đích, đối tượng và giá trị cốt lõi của công ty theo cách có thể tái sử dụng trong nhiều thông cáo và pitch khác nhau.

6. Chọn đúng mục tiêu truyền thông

Không phải mọi kênh truyền thông đều phù hợp với mọi doanh nghiệp. Danh sách truyền thông hiệu quả được xây dựng dựa trên mức độ liên quan, không phải số lượng.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định các ấn phẩm, bản tin, podcast, kênh địa phương và trang tin trong ngành đã tiếp cận đúng đối tượng của bạn. Sau đó thu hẹp danh sách xuống các nhà báo hoặc biên tập viên cụ thể đang đưa tin về thành lập doanh nghiệp, khởi nghiệp, tăng trưởng doanh nghiệp nhỏ, hệ sinh thái startup hoặc ngành của bạn.

Một danh sách truyền thông mạnh nên phản ánh:

• Sự phù hợp với đối tượng
• Mức độ liên quan của chủ đề
• Phù hợp về địa lý nếu cần đưa tin địa phương
• Phong cách và giọng điệu biên tập
• Tính cập nhật của các bài viết gần đây của nhà báo

Hãy đọc kỹ ấn phẩm trước khi gửi pitch. Tìm hiểu loại câu chuyện họ đăng tải, tần suất họ đưa tin về các công ty như của bạn và kiểu góc tiếp cận nào thường hiệu quả. Một pitch được nhắm mục tiêu cụ thể sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một email hàng loạt chung chung.

7. Mở đầu bằng những góc độ đáng đưa tin

PR hiệu quả nhất khi nó mang đến cho người đọc một lý do để chú ý. Điều đó có nghĩa là bạn cần nghĩ theo góc độ tin tức, không chỉ là thông điệp tiếp thị.

Các góc độ tiềm năng cho một doanh nghiệp mới có thể bao gồm:

• Ra mắt sản phẩm hoặc dịch vụ
• Câu chuyện của người sáng lập với một góc nhìn thị trường rõ ràng
• Nghiên cứu hoặc dữ liệu phản ánh một xu hướng
• Một quan hệ đối tác hoặc mở rộng mới
• Một cột mốc như ra mắt ở bang mới, cập nhật sản phẩm hoặc thành tựu của khách hàng
• Bình luận về một chủ đề kinh doanh đang được quan tâm

Tính đáng đưa tin đến từ mức độ liên quan, thời điểm và sự mới mẻ. Nếu doanh nghiệp của bạn giúp doanh nhân thành lập công ty hiệu quả hơn, một pitch về mức độ sẵn sàng cho khởi nghiệp, xu hướng tuân thủ hoặc những sai lầm thường gặp khi thành lập có thể hấp dẫn hơn một thông báo chung chung.

Khi phân vân, hãy tự hỏi liệu câu chuyện đó có quan trọng với người đọc ngay cả khi họ không mua từ bạn hay không. Nếu câu trả lời là có, bạn đã tiến gần hơn đến một cơ hội PR thực sự.

8. Dùng nghiên cứu để định hình vị thế của bạn

Trước khi chốt thông điệp, hãy tìm hiểu cách đối tượng của bạn đã và đang nói về vấn đề mà bạn giải quyết. Nghiên cứu giúp bạn hiểu các điểm đau, hành vi mua hàng và ngôn ngữ mà mọi người thực sự sử dụng.

Những nguồn thông tin hữu ích gồm:

• Phỏng vấn khách hàng
• Các cuộc trao đổi bán hàng
• Phiếu hỗ trợ và câu hỏi thường gặp
• Phân tích website
• Trang đánh giá
• Bình luận và nhóm thảo luận trên mạng xã hội
• Phản hồi nội bộ từ nhân viên và đối tác

Mục đích của nghiên cứu không phải là thu thập dữ liệu vì bản thân dữ liệu. Mục đích là tinh chỉnh vị thế của bạn để có thể nói trực tiếp hơn đến nhu cầu khách hàng. Nếu đối tượng của bạn liên tục hỏi về tốc độ, sự đơn giản và độ tin cậy, những chủ đề đó nên xuất hiện trong tài liệu PR của bạn.

Với một công ty mới, nghiên cứu cũng có thể cho thấy điều gì khiến doanh nghiệp trở nên đáng tin cậy. Đôi khi thông điệp mạnh nhất không phải là bạn lớn nhất hay táo bạo nhất trên thị trường. Đó là bạn rõ ràng nhất, đáng tin cậy nhất hoặc dễ làm việc cùng nhất.

9. Đặt mục tiêu thực tế và theo dõi kết quả

PR có thể tạo ra giá trị kinh doanh đáng kể, nhưng chỉ khi bạn xác định thành công trước. Hãy quyết định bạn muốn chiến lược đạt được điều gì trong quý tới hoặc sáu tháng tới.

Mục tiêu của bạn có thể bao gồm:

• Tăng nhận biết thương hiệu
• Có được các lần nhắc đến trên truyền thông
• Tăng lưu lượng truy cập đến một trang cụ thể
• Hỗ trợ ra mắt sản phẩm
• Tạo khách hàng tiềm năng chất lượng
• Củng cố uy tín của người sáng lập
• Xây dựng liên kết ngược và khả năng hiển thị trên tìm kiếm

Khi đã đặt mục tiêu, hãy chọn các chỉ số phù hợp với chúng. Theo dõi số lần xuất hiện trên truyền thông, lưu lượng giới thiệu, tăng trưởng tìm kiếm thương hiệu, mức độ tương tác trên mạng xã hội và chuyển đổi nếu có thể. Sử dụng liên kết chiến dịch và UTM để xem bài viết, kênh hoặc pitch nào thực sự tạo ra kết quả.

Hãy xem lại hiệu quả thường xuyên. Một chiến lược PR tốt không phải là cố định. Nó cải thiện khi bạn học được góc độ nào hiệu quả, kênh nào phản hồi và thông điệp nào tạo được tiếng vang.

10. Duy trì dòng chảy giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp

PR hoạt động hiệu quả hơn khi được kết nối với phần còn lại của công ty. Marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng, vận hành và ban lãnh đạo đều có những thông tin hữu ích. Họ cũng giúp lan tỏa thông điệp sau khi thông điệp đã được xây dựng.

Thiết lập một nhịp trao đổi nội bộ đơn giản để cập nhật:

• Rà soát các chiến dịch sắp tới
• Thu thập ý tưởng câu chuyện từ đội ngũ
• Chia sẻ các nội dung đã được đăng tải
• Cập nhật mục tiêu và kết quả cho các bên liên quan
• Xác định các câu hỏi từ khách hàng có thể chuyển thành nội dung hoặc bình luận

Giao tiếp nội bộ rất quan trọng vì đội ngũ của bạn thường nhìn doanh nghiệp từ những góc mà người phụ trách PR không thấy hết. Bộ phận bán hàng có thể liên tục nghe những phản đối giống nhau. Bộ phận hỗ trợ có thể nhận ra sự nhầm lẫn lặp lại từ khách hàng. Vận hành có thể phát hiện một cải tiến quy trình tạo thành một câu chuyện rất tốt.

Khi mọi người cùng đóng góp, chiến lược PR của bạn sẽ chính xác hơn, linh hoạt hơn và hữu ích hơn cho doanh nghiệp.

Đưa PR vào nền tảng tăng trưởng

Với một doanh nghiệp mới, PR không nên bị xem là một thông báo một lần. Nó nên trở thành một phần trong cách công ty giới thiệu bản thân, xây dựng niềm tin và duy trì sự hiện diện khi phát triển.

Nếu bạn vừa thành lập doanh nghiệp gần đây, đây là thời điểm phù hợp để thiết lập những thói quen hỗ trợ tăng trưởng trong tương lai. Hãy làm rõ câu chuyện, xác định đối tượng, xây dựng thông điệp nhất quán và theo dõi điều gì hiệu quả. Theo thời gian, những nỗ lực này sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý và chuyển sự chú ý đó thành đà tăng trưởng kinh doanh thực sự.

Một chiến lược PR mạnh không cần hào nhoáng. Nó cần rõ ràng, nhất quán và phù hợp với doanh nghiệp mà bạn đang xây dựng.