3 bí quyết tạo động lực cho đội ngũ khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ

Một doanh nghiệp đang phát triển không chỉ dựa vào sản phẩm tốt, quy trình bán hàng vững chắc hay hồ sơ thành lập công ty gọn gàng. Khi LLC hoặc corporation của bạn đã được thiết lập, thách thức tiếp theo là xây dựng một đội ngũ luôn gắn kết, đóng góp ý tưởng và giúp doanh nghiệp tiến lên.

Tạo động lực không phải là ép mọi người làm việc chăm chỉ hơn. Đó là tạo ra những điều kiện để mọi người muốn làm tốt nhất công việc của mình. Khi các thành viên trong đội ngũ cảm thấy được thông tin đầy đủ, được tôn trọng và được hỗ trợ, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và có xu hướng gắn bó với công ty lâu hơn.

Đối với người sáng lập, nhà quản lý và chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người vận hành đội nhóm tinh gọn sau khi ra mắt, tin tốt là tạo động lực không đòi hỏi ngân sách lớn. Điều đó đòi hỏi sự nhất quán, sự chú ý và một phong cách quản lý coi mọi người là đối tác trong sứ mệnh chung.

Vì sao tạo động lực cho đội ngũ quan trọng ngay từ đầu

Trong giai đoạn đầu của một doanh nghiệp, mỗi người đều có tác động rất lớn. Một nhân viên có động lực có thể cải thiện dịch vụ khách hàng, giảm sai sót, đưa ra ý tưởng tốt hơn và nâng cao tinh thần của toàn bộ môi trường làm việc. Một nhân viên thiếu gắn kết có thể làm chậm tiến độ dự án, làm suy giảm tinh thần và gây ra tình trạng nghỉ việc có thể tránh được.

Đó là lý do vì sao tạo động lực cho đội ngũ nên là một phần trong hệ điều hành của bạn ngay từ đầu. Dù bạn đang điều hành một startup, một agency nhỏ, một công ty dịch vụ địa phương hay một doanh nghiệp trực tuyến đang tăng trưởng, văn hóa của bạn sẽ định hình kết quả.

Nhân viên có động lực thường có xu hướng:

• Chịu trách nhiệm với công việc của mình
• Trao đổi vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn
• Giữ sự đồng bộ với mục tiêu của công ty
• Hỗ trợ các thành viên khác trong đội ngũ thành công
• Đại diện doanh nghiệp tốt trước khách hàng và đối tác

Nếu bạn muốn xây dựng một đội ngũ hỗ trợ tăng trưởng dài hạn, hãy tập trung vào những nền tảng dưới đây.

Bí quyết 1: Dành thời gian chất lượng cho từng người

Bí quyết đầu tiên rất đơn giản: hãy dành thời gian cho những cuộc trò chuyện thực sự.

Nhiều nhà quản lý nghĩ rằng động lực đến từ đánh giá thường niên, các cuộc họp nhóm, hoặc một lần kiểm tra nhanh khi có vấn đề phát sinh. Trên thực tế, những thời điểm đó là chưa đủ. Con người muốn được nhìn nhận. Họ muốn biết rằng người quản lý hiểu công việc, điểm mạnh và những trở ngại mà họ đang đối mặt.

Thời gian chất lượng không có nghĩa là các cuộc họp dài. Thực ra, những cuộc trao đổi 1-1 ngắn gọn và đều đặn thường hiệu quả hơn các buổi đánh giá chính thức diễn ra thưa thớt.

Thời gian chất lượng nên đạt được điều gì

Hãy dùng những cuộc trò chuyện này để:

• Tìm hiểu họ đang thế nào cả về công việc lẫn cá nhân
• Hiểu điều gì giúp họ làm việc tốt
• Xác định họ đang bị vướng ở đâu hoặc điều gì khiến họ bực bội
• Giải thích cách công việc của họ gắn với sứ mệnh công ty
• Mời họ đưa ra ý tưởng và phản hồi trước khi vấn đề lan rộng

Kiểu tương tác này xây dựng niềm tin. Nó cũng giúp bạn có hệ thống cảnh báo sớm. Những khó chịu nhỏ thường xuất hiện trong các cuộc trò chuyện bình thường rất lâu trước khi trở thành trễ hạn, xung đột hoặc nghỉ việc.

Cách áp dụng thực tế

Với một doanh nghiệp nhỏ, thời gian chất lượng có thể là:

• Một cuộc họp ngắn 15 phút mỗi tuần
• Một buổi trao đổi 1-1 sâu hơn mỗi tháng
• Các cuộc trò chuyện đi bộ và trao đổi không chính thức
• Các buổi cập nhật nhóm thường xuyên để mọi người có thể đặt câu hỏi

Điều quan trọng là sự nhất quán. Mọi người không cần được chú ý liên tục. Họ cần sự chú ý đáng tin cậy.

Bí quyết 2: Phản hồi và huấn luyện thường xuyên

Bí quyết thứ hai là biến phản hồi thành điều bình thường.

Nhiều nhân viên nhận được rất ít sự ghi nhận trong công việc. Đây là một cơ hội bị bỏ lỡ, vì mọi người muốn biết khi họ làm tốt. Phản hồi tích cực củng cố những hành vi bạn muốn lặp lại. Nó cũng tạo ra đà tiến triển và sự tự tin.

Đồng thời, phản hồi mang tính xây dựng là cần thiết khi hiệu suất chưa đạt yêu cầu. Bỏ qua vấn đề không làm nó biến mất. Ngược lại, chỉ trích gay gắt có thể khiến người khác phòng thủ và ít sẵn sàng cải thiện hơn.

Những nhà quản lý tốt nhất kết hợp sự thẳng thắn với sự tôn trọng.

Phản hồi hiệu quả có ba đặc điểm

1. Kịp thời.

   Hãy xử lý vấn đề gần với thời điểm nó xảy ra để bối cảnh còn تازه.

2. Cụ thể.

   Những nhận xét chung chung như “làm tốt lắm” hoặc “cần cải thiện” là chưa đủ. Hãy chỉ rõ hành vi hoặc kết quả cụ thể.

3. Có thể hành động.

   Hãy nói rõ người đó nên tiếp tục điều gì, thay đổi điều gì, và thành công sẽ trông như thế nào ở lần sau.

Huấn luyện khác với chỉ trích

Chỉ trích dừng lại ở vấn đề. Huấn luyện tiến tới giải pháp.

Ví dụ, thay vì nói “Khả năng giao tiếp của bạn còn yếu,” bạn có thể nói: “Khách hàng cần được cập nhật vào mỗi thứ Sáu. Hãy xây một quy trình đơn giản để bạn có thể gửi cập nhật mà không phải nhớ từng lần.”

Cách tiếp cận đó cải thiện hiệu suất mà không làm tổn hại sự tự tin.

Ghi nhận quan trọng hơn nhiều lãnh đạo nghĩ

Nếu ai đó giải quyết một vấn đề khó, phục vụ khách hàng tốt, hoặc cải thiện quy trình, hãy nói ra điều đó. Ghi nhận công khai có thể rất hiệu quả, nhưng sự cảm ơn riêng tư cũng quan trọng. Mục tiêu là để mọi người cảm thấy công việc tốt của họ được nhìn thấy.

Một đội ngũ thường xuyên nghe những điều đang vận hành tốt sẽ trở nên bền bỉ hơn và dễ dẫn dắt hơn.

Bí quyết 3: Xây dựng văn hóa trao quyền

Bí quyết thứ ba là tin tưởng mọi người với trách nhiệm thực sự.

Trao quyền không phải là một từ ngữ sáo rỗng. Nó có nghĩa là cho các thành viên trong đội ngũ kiến thức, thẩm quyền và không gian cần thiết để sử dụng phán đoán của họ.

Nhiều doanh nghiệp đang chưa tận dụng hết năng lực của nhân viên. Người sáng lập và nhà quản lý giữ lại những quyết định mà họ không cần phải kiểm soát, làm đội ngũ chậm lại và tạo ra các điểm nghẽn. Nếu mọi quyết định đều phải qua một người, tăng trưởng sẽ trở nên khó khăn.

Trao quyền hiệu quả vì phần lớn nhân viên muốn đóng góp nhiều hơn việc chỉ hoàn thành nhiệm vụ cơ bản. Họ muốn giải quyết vấn đề và tạo ra giá trị.

Trao quyền trong thực tế trông như thế nào

Trao quyền có thể bao gồm:

• Giao quyền sở hữu rõ ràng cho các dự án
• Cho phép nhân viên đề xuất cải tiến quy trình
• Đưa đội ngũ tham gia vào việc giải quyết vấn đề
• Đặt mục tiêu rồi cho phép linh hoạt trong cách thực hiện
• Cung cấp quyền truy cập vào thông tin cần thiết để ra quyết định tốt

Điều quan trọng là không biến mất với tư cách một nhà lãnh đạo. Trao quyền vẫn cần định hướng, trách nhiệm giải trình và hỗ trợ. Nhưng nó có nghĩa là bạn phải kiềm chế xu hướng vi quản lý.

Vì sao trao quyền cải thiện động lực

Khi mọi người thực sự sở hữu kết quả, họ sẽ quan tâm sâu sắc hơn đến thành quả. Họ cảm thấy được tin tưởng, và niềm tin chính là một yếu tố tạo động lực. Nó cũng giảm bớt sự bực bội, vì nhân viên không phải chờ phê duyệt cho từng bước nhỏ.

Một doanh nghiệp trao quyền cho đội ngũ thường có tốc độ tốt hơn, ý tưởng tốt hơn và tỷ lệ giữ chân nhân viên mạnh hơn.

Một khuôn khổ đơn giản cho nhà quản lý

Nếu bạn muốn đưa những ý tưởng này vào thực tế, hãy bắt đầu bằng nhịp làm việc hằng tháng sau:

• Gặp riêng từng thành viên trong đội ngũ
• Ghi nhận ít nhất một thành công cụ thể
• Xử lý một thách thức hoặc cơ hội phát triển
• Hỏi một ý tưởng để cải thiện doanh nghiệp
• Giao một trách nhiệm có ý nghĩa

Khuôn khổ này đủ đơn giản để một doanh nghiệp nhỏ duy trì, nhưng đủ mạnh để thay đổi cách đội ngũ cảm nhận về công việc.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả những nhà lãnh đạo có thiện chí cũng mắc những sai lầm làm giảm động lực.

1. Chờ quá lâu mới lên tiếng

Nếu các vấn đề hiệu suất hoặc sự khó chịu bị bỏ qua, chúng sẽ khó xử lý hơn.

2. Chỉ khen kết quả cuối cùng

Mọi người cũng cần được ghi nhận cho nỗ lực, tiến bộ và khả năng giải quyết vấn đề.

3. Nhầm lẫn giữa kiểm soát và lãnh đạo

Lãnh đạo không phải là chạm vào mọi quyết định. Lãnh đạo là tạo ra sự rõ ràng để người khác có thể thành công.

4. Dùng một kiểu quản lý cho tất cả

Mỗi người phản ứng khác nhau với các cách huấn luyện khác nhau. Hãy tìm hiểu điều gì hiệu quả với từng người.

Động lực bắt đầu từ nền tảng công ty

Một đội ngũ mạnh sẽ dễ xây dựng hơn khi chính doanh nghiệp được tổ chức tốt. Quyền sở hữu rõ ràng, tuân thủ gọn gàng và một nền tảng chuyên nghiệp giúp người sáng lập tập trung vào tăng trưởng thay vì sự rối rắm về hành chính.

Đó là một lý do khiến nhiều doanh nhân chọn Zenind khi thành lập LLC hoặc corporation. Khi quy trình thành lập được xử lý hiệu quả, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để xây dựng văn hóa, hệ thống và thói quen lãnh đạo giúp đội ngũ luôn có động lực.

Kết luận

Những đội ngũ tốt nhất không được tạo động lực chỉ bởi áp lực. Họ được thúc đẩy bởi sự kết nối, sự rõ ràng và niềm tin.

Nếu bạn muốn một doanh nghiệp vững mạnh hơn, hãy bắt đầu với ba bí quyết này:

• Dành thời gian chất lượng cho con người của bạn
• Phản hồi và huấn luyện một cách nhất quán
• Xây dựng văn hóa đội ngũ được trao quyền

Khi những thói quen đó trở thành một phần của công việc quản lý hằng ngày, bạn sẽ tạo ra nhiều hơn sự hài lòng của nhân viên. Bạn sẽ tạo ra một doanh nghiệp bền bỉ hơn, năng suất hơn và sẵn sàng tăng trưởng tốt hơn.