3 μυστικά για την παρακίνηση της ομάδας σε startups και μικρές επιχειρήσεις

Η ανάπτυξη μιας επιχείρησης δεν εξαρτάται μόνο από ένα καλό προϊόν, μια ισχυρή διαδικασία πωλήσεων ή μια σωστά ολοκληρωμένη σύσταση εταιρείας. Αφού η LLC ή η corporation σας έχει συσταθεί, η επόμενη πρόκληση είναι να δημιουργήσετε μια ομάδα που παραμένει ενεργή, συνεισφέρει ιδέες και βοηθά την επιχείρηση να προχωρά μπροστά.

Η παρακίνηση δεν σημαίνει ότι αναγκάζουμε τους ανθρώπους να δουλεύουν περισσότερο. Σημαίνει ότι δημιουργούμε συνθήκες όπου θέλουν να κάνουν την καλύτερη δυνατή δουλειά τους. Όταν τα μέλη της ομάδας αισθάνονται ότι είναι ενημερωμένα, ότι τους σέβονται και ότι έχουν υποστήριξη, είναι πιο παραγωγικά και πιο πιθανό να παραμείνουν στην εταιρεία.

Για ιδρυτές, managers και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ειδικά για όσους λειτουργούν με λιτές ομάδες μετά την έναρξη, το καλό νέο είναι ότι η παρακίνηση δεν απαιτεί μεγάλο budget. Απαιτεί συνέπεια, προσοχή και ένα στυλ διοίκησης που αντιμετωπίζει τους ανθρώπους ως συνεργάτες στην αποστολή.

Γιατί η παρακίνηση της ομάδας έχει σημασία από νωρίς

Σε μια επιχείρηση στα πρώτα της στάδια, κάθε άτομο έχει δυσανάλογα μεγάλη επίδραση. Ένας παρακινημένος εργαζόμενος μπορεί να βελτιώσει την εξυπηρέτηση πελατών, να μειώσει τα λάθη, να αναδείξει καλύτερες ιδέες και να ανεβάσει την ενέργεια ολόκληρου του χώρου εργασίας. Ένας αποστασιοποιημένος εργαζόμενος μπορεί να επιβραδύνει έργα, να αποδυναμώσει το ηθικό και να δημιουργήσει αποχωρήσεις που θα μπορούσαν να αποφευχθούν.

Γι’ αυτό η παρακίνηση της ομάδας πρέπει να αποτελεί μέρος του λειτουργικού σας συστήματος από την αρχή. Είτε διαχειρίζεστε startup, μικρό γραφείο παροχής υπηρεσιών, τοπική επιχείρηση ή αναπτυσσόμενη online εταιρεία, η κουλτούρα σας θα διαμορφώσει τα αποτελέσματά σας.

Οι παρακινημένοι εργαζόμενοι είναι πιο πιθανό να:

• Αναλαμβάνουν ευθύνη για τη δουλειά τους
• Επικοινωνούν τα προβλήματα πριν μεγαλώσουν
• Παραμένουν ευθυγραμμισμένοι με τους στόχους της εταιρείας
• Βοηθούν τα άλλα μέλη της ομάδας να πετυχαίνουν
• Εκπροσωπούν σωστά την επιχείρηση απέναντι σε πελάτες και συνεργάτες

Αν θέλετε μια ομάδα που στηρίζει τη μακροπρόθεσμη ανάπτυξή σας, δώστε έμφαση στα βασικά στοιχεία που ακολουθούν.

Μυστικό 1: Αφιερώστε ποιοτικό χρόνο σε κάθε άτομο

Το πρώτο μυστικό είναι απλό: αφιερώστε χρόνο για ουσιαστικές συζητήσεις.

Πολλοί managers πιστεύουν ότι η παρακίνηση προέρχεται από ετήσιες αξιολογήσεις, ομαδικές συναντήσεις ή ένα γρήγορο check-in όταν κάτι πάει στραβά. Στην πράξη, αυτές οι στιγμές δεν αρκούν. Οι άνθρωποι θέλουν να νιώθουν ότι τους βλέπουν. Θέλουν να ξέρουν ότι ο manager κατανοεί τη δουλειά τους, τα δυνατά τους σημεία και τα εμπόδια που αντιμετωπίζουν.

Ο ποιοτικός χρόνος δεν σημαίνει μεγάλες συναντήσεις. Στην πραγματικότητα, οι σύντομες και τακτικές one-on-one συζητήσεις είναι συχνά πιο αποτελεσματικές από τις περιστασιακές επίσημες αξιολογήσεις.

Τι πρέπει να πετυχαίνει ο ποιοτικός χρόνος

Χρησιμοποιήστε αυτές τις συζητήσεις για να:

• Μάθετε πώς τα πάει το άτομο επαγγελματικά και προσωπικά
• Κατανοήσετε τι το βοηθά να αποδίδει καλά
• Εντοπίσετε πού έχει κολλήσει ή τι το απογοητεύει
• Εξηγήσετε πώς η δουλειά του συνδέεται με την αποστολή της εταιρείας
• Προσκαλέσετε ιδέες και σχόλια πριν τα προβλήματα εξαπλωθούν

Αυτού του είδους η επαφή χτίζει εμπιστοσύνη. Επίσης, σας δίνει ένα σύστημα έγκαιρης προειδοποίησης. Μικρές απογοητεύσεις συχνά φαίνονται σε μια χαλαρή κουβέντα πολύ πριν εξελιχθούν σε χαμένες προθεσμίες, συγκρούσεις ή παραίτηση.

Πώς να το κάνετε πρακτικό

Για μια μικρή επιχείρηση, ο ποιοτικός χρόνος μπορεί να μοιάζει με:

• Μια εβδομαδιαία 15λεπτη σύντομη συνάντηση
• Μια μηνιαία πιο ουσιαστική one-on-one συζήτηση
• Ανεπίσημες συζητήσεις περπατώντας
• Τακτικές ομαδικές επαφές όπου οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν ερωτήσεις

Το ζητούμενο είναι η συνέπεια. Οι άνθρωποι δεν χρειάζονται συνεχή προσοχή. Χρειάζονται αξιόπιστη προσοχή.

Μυστικό 2: Δώστε ανατροφοδότηση και καθοδήγηση τακτικά

Το δεύτερο μυστικό είναι να κάνετε την ανατροφοδότηση κάτι φυσιολογικό.

Πολλοί εργαζόμενοι λαμβάνουν ελάχιστη αναγνώριση στη δουλειά. Αυτό είναι χαμένη ευκαιρία, επειδή οι άνθρωποι θέλουν να ξέρουν όταν τα πηγαίνουν καλά. Η θετική ανατροφοδότηση ενισχύει τις συμπεριφορές που θέλετε να επαναλαμβάνονται. Επίσης δημιουργεί δυναμική και αυτοπεποίθηση.

Ταυτόχρονα, η εποικοδομητική ανατροφοδότηση είναι απαραίτητη όταν η απόδοση δεν είναι η αναμενόμενη. Το να αγνοείτε ένα πρόβλημα δεν το εξαφανίζει. Από την άλλη πλευρά, η σκληρή κριτική μπορεί να κάνει τους ανθρώπους αμυντικούς και λιγότερο πρόθυμους να βελτιωθούν.

Οι καλύτεροι managers συνδυάζουν την ειλικρίνεια με τον σεβασμό.

Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση έχει τρία χαρακτηριστικά

1. Είναι έγκαιρη.

   Αντιμετωπίστε τα θέματα κοντά στη στιγμή που συμβαίνουν, ώστε το πλαίσιο να είναι ακόμη φρέσκο.

2. Είναι συγκεκριμένη.

   Γενικές φράσεις όπως «μπράβο» ή «πρέπει να βελτιωθείς» δεν αρκούν. Δείξτε τη συγκεκριμένη συμπεριφορά ή το αποτέλεσμα.

3. Είναι εφαρμόσιμη.

   Πείτε στο άτομο τι να συνεχίσει, τι να αλλάξει και πώς μοιάζει η επιτυχία την επόμενη φορά.

Η καθοδήγηση είναι διαφορετική από την κριτική

Η κριτική σταματά στο πρόβλημα. Η καθοδήγηση προχωρά προς τη λύση.

Για παράδειγμα, αντί να πείτε «η επικοινωνία σου είναι αδύναμη», μπορείτε να πείτε: «Οι πελάτες χρειάζονται ενημέρωση κάθε Παρασκευή. Ας φτιάξουμε μια απλή διαδικασία ώστε να μπορείς να τη στέλνεις χωρίς να πρέπει να το θυμάσαι κάθε φορά.»

Αυτή η προσέγγιση βελτιώνει την απόδοση χωρίς να πλήττει την αυτοπεποίθηση.

Η αναγνώριση μετρά περισσότερο απ’ όσο πιστεύουν οι περισσότεροι ηγέτες

Αν κάποιος λύνει ένα δύσκολο πρόβλημα, εξυπηρετεί σωστά έναν πελάτη ή βελτιώνει μια διαδικασία, πείτε το. Η δημόσια αναγνώριση μπορεί να είναι ισχυρή, αλλά και η ιδιωτική εκτίμηση έχει σημασία. Ο στόχος είναι να νιώθουν οι άνθρωποι ότι η καλή δουλειά γίνεται αντιληπτή.

Μια ομάδα που ακούει τακτικά τι λειτουργεί καλά γίνεται πιο ανθεκτική και πιο εύκολη στη διοίκηση.

Μυστικό 3: Χτίστε μια κουλτούρα ενδυνάμωσης

Το τρίτο μυστικό είναι να εμπιστεύεστε τους ανθρώπους με πραγματική ευθύνη.

Η ενδυνάμωση δεν είναι απλώς ένας όρος της μόδας. Σημαίνει ότι δίνετε στα μέλη της ομάδας τη γνώση, την αρμοδιότητα και τον χώρο που χρειάζονται για να χρησιμοποιήσουν την κρίση τους.

Πολλές επιχειρήσεις δεν αξιοποιούν σωστά τους ανθρώπους τους. Ιδρυτές και managers κρατούν αποφάσεις που δεν χρειάζεται να ελέγχουν οι ίδιοι, κάτι που επιβραδύνει την ομάδα και δημιουργεί σημεία συμφόρησης. Αν κάθε επιλογή πρέπει να περνά από ένα άτομο, η ανάπτυξη γίνεται δύσκολη.

Η ενδυνάμωση λειτουργεί επειδή οι περισσότεροι εργαζόμενοι θέλουν να συνεισφέρουν κάτι περισσότερο από την απλή εκτέλεση καθηκόντων. Θέλουν να λύνουν προβλήματα και να προσθέτουν αξία.

Πώς φαίνεται η ενδυνάμωση στην πράξη

Η ενδυνάμωση μπορεί να περιλαμβάνει:

• Ανάθεση ξεκάθαρης ιδιοκτησίας σε έργα
• Δυνατότητα στους εργαζομένους να προτείνουν βελτιώσεις διαδικασιών
• Συμμετοχή της ομάδας στην επίλυση προβλημάτων
• Θέσπιση στόχων και στη συνέχεια ευελιξία στον τρόπο υλοποίησης
• Πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται για να παίρνουν καλές αποφάσεις

Το ζητούμενο δεν είναι να εξαφανιστείτε ως ηγέτης. Η ενδυνάμωση εξακολουθεί να απαιτεί κατεύθυνση, λογοδοσία και υποστήριξη. Αλλά σημαίνει ότι αντιστέκεστε στην παρόρμηση για μικροδιαχείριση.

Γιατί η ενδυνάμωση βελτιώνει την παρακίνηση

Όταν οι άνθρωποι έχουν πραγματική ευθύνη, ενδιαφέρονται βαθύτερα για το αποτέλεσμα. Νιώθουν ότι τους εμπιστεύονται, και η εμπιστοσύνη παρακινεί. Επίσης μειώνει τη δυσαρέσκεια, επειδή οι εργαζόμενοι δεν αναγκάζονται να περιμένουν έγκριση για κάθε μικρό βήμα.

Μια επιχείρηση που ενδυναμώνει την ομάδα της συχνά βλέπει ταχύτερη εκτέλεση, καλύτερες ιδέες και ισχυρότερη διατήρηση προσωπικού.

Ένα απλό πλαίσιο για managers

Αν θέλετε να εφαρμόσετε αυτές τις ιδέες, ξεκινήστε με αυτόν τον μηνιαίο ρυθμό:

• Κάντε ατομικές συναντήσεις με κάθε μέλος της ομάδας
• Αναγνωρίστε τουλάχιστον μία συγκεκριμένη επιτυχία
• Αντιμετωπίστε μία πρόκληση ή ευκαιρία ανάπτυξης
• Ζητήστε μία ιδέα για τη βελτίωση της επιχείρησης
• Αναθέστε μία ουσιαστική ευθύνη

Αυτό το πλαίσιο είναι αρκετά απλό ώστε να διατηρηθεί από μια μικρή επιχείρηση, αλλά αρκετά δυνατό ώστε να αλλάξει τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα νιώθει για τη δουλειά.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγετε

Ακόμη και οι ηγέτες με καλές προθέσεις κάνουν λάθη που μειώνουν την παρακίνηση.

1. Το να περιμένετε πολύ πριν μιλήσετε

Αν τα θέματα απόδοσης ή η απογοήτευση μένουν χωρίς αντιμετώπιση, γίνονται πιο δύσκολα στη διόρθωση.

2. Το να επαινείτε μόνο τα τελικά αποτελέσματα

Οι άνθρωποι χρειάζονται επίσης αναγνώριση για την προσπάθεια, την πρόοδο και την επίλυση προβλημάτων.

3. Το να συγχέετε τον έλεγχο με την ηγεσία

Η ηγεσία δεν σημαίνει ότι αγγίζετε κάθε απόφαση. Σημαίνει ότι δημιουργείτε σαφήνεια ώστε οι άλλοι να μπορούν να πετυχαίνουν.

4. Το να χρησιμοποιείτε το ίδιο στυλ διοίκησης για όλους

Οι διαφορετικοί άνθρωποι ανταποκρίνονται σε διαφορετικές προσεγγίσεις καθοδήγησης. Μάθετε τι λειτουργεί για τον καθένα.

Η παρακίνηση ξεκινά από τα θεμέλια της εταιρείας σας

Μια ισχυρή ομάδα χτίζεται πιο εύκολα όταν η ίδια η επιχείρηση είναι σωστά οργανωμένη. Η ξεκάθαρη ιδιοκτησία, η σωστή συμμόρφωση και ένα επαγγελματικό θεμέλιο βοηθούν τους ιδρυτές να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη αντί για διοικητική σύγχυση.

Γι’ αυτό πολλοί επιχειρηματίες επιλέγουν τη Zenind όταν συστήνουν μια LLC ή μια corporation. Με τη διαδικασία σύστασης να έχει διεκπεραιωθεί αποτελεσματικά, μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στην οικοδόμηση της κουλτούρας, των συστημάτων και των συνηθειών ηγεσίας που κρατούν μια ομάδα παρακινημένη.

Τελικές σκέψεις

Οι καλύτερες ομάδες δεν παρακινούνται μόνο από την πίεση. Παρακινούνται από τη σύνδεση, τη σαφήνεια και την εμπιστοσύνη.

Αν θέλετε μια ισχυρότερη επιχείρηση, ξεκινήστε με αυτά τα τρία μυστικά:

• Αφιερώστε ποιοτικό χρόνο στους ανθρώπους σας
• Δώστε ανατροφοδότηση και καθοδήγηση με συνέπεια
• Χτίστε μια κουλτούρα ενδυνάμωσης της ομάδας

Όταν αυτές οι συνήθειες γίνουν μέρος της καθημερινής διοίκησης, δημιουργείτε κάτι περισσότερο από ικανοποίηση των εργαζομένων. Δημιουργείτε μια επιχείρηση πιο ανθεκτική, πιο παραγωγική και καλύτερα προετοιμασμένη για ανάπτυξη.