5 bài học từ năm đầu khởi nghiệp của tôi

Năm đầu tiên khởi nghiệp hiếm khi diễn ra suôn sẻ. Đó thường là sự pha trộn giữa lạc quan, bất định, những thành công nhỏ và những bài học đắt giá mà chỉ trở nên rõ ràng sau khi bạn đã tự mình trải qua. Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, năm đầu tiên đó còn đi kèm với các quyết định về thành lập, thời hạn tuân thủ, kế hoạch thuế và áp lực phải tạo ra doanh thu trước khi nguồn lực tài chính cạn dần.

Sự kết hợp đó có thể rất áp lực. Nhưng nó cũng buộc bạn phải rõ ràng hơn.

Có những bài học liên quan đến tiền bạc. Có những bài học về hợp đồng. Có những bài học về cách thu hút khách hàng mà không kiệt sức. Và cũng có những bài học về việc hiểu rằng công ty của bạn không chỉ là một ý tưởng; đó là một hệ thống cần được xây dựng, vận hành và bảo vệ.

Dưới đây là năm bài học quan trọng cho các nhà sáng lập mới, đặc biệt nếu bạn đang biến một dự án tay trái thành một công ty thực sự và muốn xây dựng nó đúng cách ngay từ đầu.

1. Chi phí để làm chủ doanh nghiệp cao hơn bạn nghĩ

Hầu hết các nhà sáng lập mới đều lập ngân sách cho những khoản chi dễ thấy: phần mềm, tiếp thị, phát triển sản phẩm và có thể thêm một vài dịch vụ chuyên môn. Điều họ thường đánh giá thấp là các chi phí định kỳ và chi phí gián tiếp xuất hiện khi doanh nghiệp đã thực sự đi vào hoạt động.

Một vài ví dụ:

• Phí thành lập doanh nghiệp
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Hồ sơ bang và báo cáo thường niên
• Giấy phép và các loại phê duyệt địa phương
• Công cụ kế toán và ghi sổ
• Thuế không còn được khấu trừ tự động từ lương
• Bảo hiểm
• Chi phí đi lại, họp hành và thu hút khách hàng
• Rà soát hợp đồng và hỗ trợ pháp lý

Khi bạn còn đi làm thuê, nhiều khoản chi đó được che đi. Thuế được khấu trừ tự động. Phúc lợi được gói chung vào thu nhập. Tuân thủ là việc của người khác. Khi trở thành chủ doanh nghiệp, tất cả những điều đó đều là trách nhiệm của bạn.

Vì vậy, một ngân sách thực tế quan trọng hơn một ngân sách lạc quan. Nếu chi phí sinh hoạt cá nhân hàng tháng của bạn là 4.000 USD, thì doanh nghiệp của bạn không nên được xây dựng dựa trên giả định vừa khớp 4.000 USD doanh thu mỗi tháng là đủ. Bạn cần một khoản đệm cho những tháng chậm, chi phí phát sinh và những khoản bắt buộc mà bạn đã quên tính.

Một cách nghĩ thực tế là: hãy xây dựng ngân sách doanh nghiệp có một mục cho các khoản chưa biết trước. Đó không phải là lập kế hoạch cẩu thả. Đó là lập kế hoạch trung thực.

Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, giấy tờ chỉ là bước khởi đầu. Bạn còn cần một hệ thống để theo dõi tuân thủ, gia hạn và các nghĩa vụ liên tục. Zenind có thể giúp các nhà sáng lập xử lý phần thành lập và tuân thủ gọn gàng hơn, điều này rất quan trọng vì sai sót hành chính sẽ trở nên đắt đỏ rất nhanh khi bạn đang cố gắng tăng trưởng.

Bài học đầu tiên rất đơn giản: đừng xây công ty của bạn trên một bảng tính giả định rằng mọi thứ sẽ luôn ổn.

2. Dự báo cơ hội, không phải doanh thu đã chốt

Một trong những sai lầm dễ mắc nhất của nhà sáng lập mới là coi những cuộc trò chuyện đầy hy vọng như thể đó là tiền chắc chắn sẽ về.

Một khách hàng tiềm năng nói rằng họ quan tâm. Một người có thể mua hàng thích đề xuất của bạn. Ai đó nói rằng có lẽ tháng sau họ sẽ có ngân sách cho dịch vụ của bạn. Rất dễ để tính tất cả những điều đó như số tiền bạn có thể đem ra chi tiêu.

Đừng làm vậy.

Ở giai đoạn đầu, pipeline của bạn nên được tính theo xác suất, không phải theo sự lạc quan. Giao dịch bị trì hoãn. Khách hàng tiềm năng biến mất. Quy trình mua sắm nội bộ diễn ra chậm. Một khách hàng tưởng như sẵn sàng mua có thể vẫn cần phê duyệt nội bộ, rà soát pháp lý hoặc một chu kỳ ngân sách khiến việc thanh toán bị đẩy lùi nhiều tháng.

Điều đó có nghĩa là bạn cần xây dựng một pipeline cơ hội lớn hơn số doanh thu bạn thực sự muốn đạt được.

Nếu mục tiêu của bạn là 10.000 USD doanh thu hàng tháng, bạn có thể cần nhiều hơn 10.000 USD cơ hội đang hoạt động để đạt được điều đó. Tỷ lệ cụ thể phụ thuộc vào ngành, giá bán và chu kỳ bán hàng, nhưng nguyên tắc thì như nhau: không phải mọi cơ hội đều chốt, và không phải mọi giao dịch đã chốt đều được thanh toán ngay.

Một cách làm tốt hơn là theo dõi:

• Số lead được đưa vào
• Số cuộc gọi khám phá đã đặt lịch
• Số đề xuất đã gửi
• Số giao dịch thắng
• Ngày dự kiến chốt
• Ngày thanh toán thực tế

Điều này cho bạn bức tranh chính xác hơn về dòng tiền tương lai.

Với doanh nghiệp dịch vụ, đặt cọc và thanh toán theo giai đoạn cũng có thể giảm rủi ro. Với doanh nghiệp sản phẩm, đặt trước hoặc mô hình đăng ký có thể giúp doanh thu ổn định hơn. Với mọi doanh nghiệp, bài học vẫn như nhau: quản lý lịch trình cẩn thận như cách bạn quản lý việc bán hàng.

Bạn không muốn phải học sự khác nhau giữa “được hứa” và “đã thu” sau khi bạn đã tiêu số tiền đó trong đầu.

3. Càng cụ thể từ đầu, càng tiết kiệm hàng tuần sau đó

Những ngày đầu, nhiều nhà sáng lập muốn hành động thật nhanh. Họ muốn làm hài lòng khách hàng, nói đồng ý với cơ hội và bắt đầu trước khi cảm thấy mình đã thật sự sẵn sàng.

Sự khẩn trương đó có thể tạo ra vấn đề thực sự.

Nếu phạm vi công việc không rõ ràng, dự án sẽ bị trượt khỏi quỹ đạo. Nếu giá cả không minh bạch, cuộc trao đổi về thanh toán sẽ trở nên ngượng ngùng. Nếu thời gian không được ghi rõ, mọi sự chậm trễ sẽ giống như một bất ngờ. Nếu đầu ra không được định nghĩa, khách hàng sẽ cho rằng có nhiều công việc hơn đã bao gồm so với những gì bạn dự định cung cấp.

Đó là lý do hợp đồng rõ ràng rất quan trọng.

Hợp đồng hoặc thỏa thuận dịch vụ của bạn nên nêu rõ:

• Những gì sẽ được bàn giao
• Những gì không bao gồm
• Mốc thời gian
• Điều khoản thanh toán
• Giới hạn số lần chỉnh sửa
• Điều khoản sở hữu và cấp phép
• Điều khoản chấm dứt
• Hậu quả khi thanh toán trễ

Thỏa thuận càng cụ thể, bạn càng ít gặp hiểu lầm về sau.

Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đồng thời đang xử lý các việc về thành lập và tuân thủ. Nhà sáng lập mới thường phải xoay xở giữa operating agreement, hợp đồng dịch vụ, hóa đơn và tài liệu liên quan đến thuế cùng lúc. Một cấu trúc gọn gàng ngay từ đầu sẽ giảm bớt sự nhầm lẫn không đáng có.

Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy nhờ một luật sư hoặc cố vấn đủ năng lực xem lại các tài liệu cốt lõi của bạn. Khoản đầu tư ban đầu đó thường giúp tiết kiệm nhiều hơn rất nhiều so với chi phí bỏ ra.

Một nguyên tắc thực tế: đừng bắt đầu công việc quan trọng nếu chưa có thỏa thuận. Sự nhiệt tình không thể thay thế cho sự bảo vệ.

4. Giá là một tín hiệu, không chỉ là một con số

Các nhà sáng lập mới thường cho rằng giá chỉ liên quan đến khả năng chi trả. Trên thực tế, giá còn là tín hiệu về cách bạn làm việc, bạn làm việc với ai và loại trải nghiệm khách hàng mà bạn sẽ tạo ra.

Mức giá giảm sâu thường kéo theo nhiều ma sát hơn. Những khách hàng chỉ tập trung vào giá thường cũng là những người sẽ chất vấn từng hạng mục, yêu cầu thêm phạm vi công việc và vượt qua ranh giới sau khi hợp đồng đã ký.

Điều đó không có nghĩa là mọi khách hàng nhạy cảm về giá đều là khách hàng xấu. Nhưng nó có nghĩa là giá cả là một phần của quá trình sàng lọc.

Một cách làm tốt hơn là đặt ra một mức sàn và xây dựng giá của bạn cao hơn mức đó. Điều này cho bạn không gian để thương lượng có chọn lọc mà không rơi vào vùng không có lãi. Nó cũng giúp bạn tránh tự định giá quá thấp trong giai đoạn đầu đầy cảm xúc, khi bạn bị cám dỗ nhận mọi thứ đang đến.

Một vài nguyên tắc hữu ích:

• Định giá dựa trên giá trị và kết quả, không chỉ dựa trên thời gian của bạn
• Tạo các gói dịch vụ khi có thể
• Tách chi phí thiết lập khỏi chi phí dịch vụ duy trì
• Tăng giá khi nhu cầu tăng lên
• Sẵn sàng từ chối những công việc không phù hợp

Giá thấp có thể mang lại việc nhanh hơn, nhưng cũng có thể kéo bạn vào vòng xoáy làm việc quá sức và biên lợi nhuận thấp. Tăng giá sau này khó hơn nhiều so với định giá đúng ngay từ đầu.

Nếu doanh nghiệp của bạn được cấu trúc tốt, bạn sẽ có nhiều linh hoạt hơn để đưa ra quyết định giá cả với sự tự tin. Đó là thêm một lý do nữa để việc thành lập và tuân thủ không nên bị xem nhẹ.

5. Thu hút khách hàng thường cần nhiều hơn một kênh

Nhiều nhà sáng lập mới kỳ vọng một chiến thuật duy nhất sẽ giải quyết tăng trưởng. Họ thử networking, hoặc tiếp cận lạnh, hoặc tiếp thị nội dung, hoặc quảng cáo trả phí, rồi cho rằng nếu chiến thuật đó đúng thì nó sẽ hiệu quả ngay lập tức.

Thường thì không phải vậy.

Thu hút khách hàng thường là sự kết hợp của nhiều kênh, và hầu hết nhà sáng lập phải thử vài kênh trước khi tìm ra một hệ thống có thể lặp lại. Điều quan trọng là đánh giá kênh dựa trên kết quả, không phải nỗ lực.

Một cách tiếp cận hữu ích:

• Thử một kênh đủ lâu để có dữ liệu thực
• Theo dõi nguồn gốc của lead
• Đo lường chuyển đổi, không chỉ hoạt động
• Loại bỏ những kênh tạo ra chuyển động nhưng không tạo ra doanh thu
• Tăng cường các kênh mang lại khách hàng đủ điều kiện

Với một số doanh nghiệp, đó là tìm kiếm và nội dung. Với những doanh nghiệp khác, đó là giới thiệu, đối tác, bán hàng chủ động hoặc tham gia cộng đồng trực tiếp. Với nhiều doanh nghiệp, đó là sự kết hợp.

Sai lầm không nằm ở việc thử nghiệm. Sai lầm là nhầm lẫn giữa bận rộn và hiệu quả.

Nếu một kênh mang lại cho bạn các cuộc trò chuyện nhưng không có khách hàng, đó vẫn là thông tin. Nếu một kênh mang lại khách hàng nhưng làm cạn biên lợi nhuận của bạn, đó cũng là thông tin. Mục tiêu không phải là có mặt ở khắp mọi nơi. Mục tiêu là tìm ra một hệ thống bạn có thể lặp lại.

Phần thưởng: Xây dựng doanh nghiệp bạn có thể duy trì

Năm đầu tiên thường khiến các nhà sáng lập nghĩ theo kiểu cực đoan. Bạn cảm thấy mình phải làm mọi thứ, phản hồi ngay lập tức và nỗ lực hết sức mỗi ngày, nếu không doanh nghiệp sẽ chững lại.

Điều đó không bền vững.

Mục tiêu tốt hơn là xây dựng một công ty mà bạn thực sự có thể duy trì:

• Sổ sách đơn giản
• Báo cáo hàng tháng rõ ràng
• Lịch các hạn tuân thủ
• Hóa đơn và theo dõi thanh toán đáng tin cậy
• Tài liệu vận hành cơ bản
• Quy trình tiếp nhận khách hàng có thể lặp lại

Doanh nghiệp càng giống một hệ thống, nó càng ít phụ thuộc vào adrenaline.

Đó cũng là lúc hỗ trợ thành lập phù hợp trở nên quan trọng. Nếu công ty của bạn được thiết lập đúng cách và các nghĩa vụ tuân thủ của bạn được sắp xếp rõ ràng, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho bán hàng, triển khai và tăng trưởng thay vì chạy theo các vấn đề hành chính.

Suy nghĩ cuối cùng

Năm đầu tiên khởi nghiệp gần như với ai cũng đầy rối rắm. Bạn sẽ đánh giá quá cao một số thứ, đánh giá thấp một số thứ khác và nhận ra rằng thị trường có cách dạy bài học nhanh hơn bất kỳ cuốn sách hay khóa học nào.

Nhưng sự hỗn loạn ban đầu không phải là thời gian lãng phí. Đó là giai đoạn bạn học cách doanh nghiệp của mình thực sự vận hành.

Nếu bạn giữ tài chính thực tế, hợp đồng cụ thể, giá cả có kỷ luật và việc thu hút khách hàng được đo lường, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn nhiều để tồn tại đủ lâu để phát triển.

Và nếu bạn xây dựng công ty của mình trên nền tảng pháp lý và tuân thủ vững chắc ngay từ ngày đầu, bạn sẽ làm cho chặng đường phía trước dễ quản lý hơn.

Đó mới là bài học thật sự của năm đầu tiên: động lực rất quan trọng, nhưng cấu trúc mới là thứ giúp động lực không sụp đổ.