Danh sách kiểm tra khởi nghiệp cho các nhà sáng lập mới tại Hoa Kỳ

Bắt đầu một doanh nghiệp là một chuỗi các quyết định, thủ tục nộp hồ sơ và bước thiết lập vận hành nối tiếp nhau. Những lần ra mắt thành công nhất hiếm khi diễn ra vội vàng. Chúng được lên kế hoạch.

Danh sách kiểm tra khởi nghiệp này được thiết kế cho các nhà sáng lập tại Hoa Kỳ muốn đi từ ý tưởng đến ra mắt với ít bất ngờ hơn. Nội dung bao gồm những công việc cốt lõi mà hầu hết doanh nghiệp mới nên rà soát trước khi mở cửa, bán hàng trực tuyến, tuyển nhân viên hoặc phục vụ khách hàng.

Dù bạn đang thành lập LLC, ra mắt công ty cổ phần, hay thử nghiệm một mô hình dịch vụ mới, hãy dùng hướng dẫn này để sắp xếp các công việc pháp lý, tài chính và vận hành đứng sau một lần ra mắt thành công.

1. Hoàn thiện ý tưởng kinh doanh

Trước khi nộp hồ sơ thành lập hoặc chi tiền cho nhận diện thương hiệu, hãy kiểm tra độ vững của chính ý tưởng.

Hãy tự hỏi một vài câu cơ bản:

• Doanh nghiệp giải quyết vấn đề gì?
• Khách hàng mục tiêu là ai?
• Vì sao khách hàng sẽ chọn doanh nghiệp này thay vì một lựa chọn khác?
• Nhu cầu thị trường có đủ lớn để hỗ trợ mô hình kinh doanh không?
• Doanh nghiệp có thể ra mắt với thời gian và nguồn vốn hiện có không?

Một ý tưởng mạnh không chỉ thú vị. Nó phải cụ thể, thực tế và gắn với một nhu cầu thị trường thật. Hãy trao đổi với khách hàng tiềm năng, xem xét đối thủ cạnh tranh và xác định điều gì làm cho đề xuất của bạn khác biệt.

Nếu ý tưởng vẫn còn quá rộng, hãy thu hẹp lại. Nếu thị trường quá đông, hãy làm sắc nét hơn giá trị mang lại. Nếu bài toán tài chính không khả thi, hãy điều chỉnh giá, đối tượng khách hàng hoặc mô hình dịch vụ trước khi đi tiếp.

2. Nghiên cứu thị trường và đối thủ cạnh tranh

Nghiên cứu thị trường không cần phức tạp, nhưng cần trung thực.

Hãy xem các doanh nghiệp đang phục vụ cùng nhóm khách hàng mục tiêu và tìm các mẫu hình:

• Đối thủ cạnh tranh tính giá bao nhiêu?
• Họ nhấn mạnh những sản phẩm hoặc dịch vụ nào?
• Khách hàng khen hay phàn nàn điều gì?
• Họ dùng những kênh nào để tìm khách hàng tiềm năng?
• Khoảng trống nào bạn có thể lấp đầy?

Bước này giúp bạn hiểu doanh nghiệp của mình có thể cạnh tranh bằng giá, chất lượng, sự tiện lợi, chuyên môn hóa hay trải nghiệm thương hiệu hay không.

Một phân tích thị trường tốt cũng giúp bạn tránh những sai lầm khởi nghiệp phổ biến, chẳng hạn như:

• Phục vụ một nhóm đối tượng quá rộng
• Định giá quá thấp
• Ra mắt mà không có điểm khác biệt
• Xây dựng sản phẩm hoặc dịch vụ trước khi xác thực nhu cầu

3. Xác định khách hàng mục tiêu

Một doanh nghiệp cố gắng phục vụ tất cả mọi người thường sẽ không chạm tới ai một cách rõ ràng.

Hãy xác định khách hàng lý tưởng của bạn cụ thể nhất có thể:

• Độ tuổi
• Khu vực địa lý
• Mức thu nhập
• Ngành nghề hoặc chức danh
• Vấn đề họ đang gặp phải
• Thói quen mua hàng
• Tiêu chí ra quyết định

Hồ sơ khách hàng càng rõ, bạn càng dễ định hình đề xuất, viết nội dung website, chọn giá và triển khai các chiến dịch marketing.

4. Chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp

Một trong những quyết định quan trọng nhất khi khởi nghiệp là lựa chọn cấu trúc pháp lý cho doanh nghiệp. Lựa chọn đúng sẽ ảnh hưởng đến trách nhiệm pháp lý, thuế, quản lý và các yêu cầu hành chính.

Các lựa chọn phổ biến gồm:

Doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân là cấu trúc đơn giản nhất. Cách thành lập dễ, nhưng không tách biệt trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là các khoản nợ và khiếu nại của doanh nghiệp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chủ sở hữu.

Hợp danh

Hợp danh được hình thành khi hai hoặc nhiều người cùng sở hữu và điều hành doanh nghiệp. Thỏa thuận hợp danh nên nêu rõ tỷ lệ sở hữu, trách nhiệm, cách giải quyết tranh chấp và điều khoản rời khỏi công ty.

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn là một trong những cấu trúc phổ biến nhất cho doanh nghiệp nhỏ. LLC có thể giúp tách biệt tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp, đồng thời vẫn linh hoạt về quản lý và thuế.

Công ty cổ phần

Công ty cổ phần là pháp nhân có tính chính thức cao hơn, hữu ích cho doanh nghiệp dự định gọi vốn bên ngoài, có nhiều chủ sở hữu hoặc hướng tới tăng trưởng dài hạn. Loại hình này đòi hỏi quản trị chặt chẽ hơn và lưu trữ hồ sơ chính thức hơn.

Công ty phi lợi nhuận

Cấu trúc phi lợi nhuận có thể phù hợp với các tổ chức có mục tiêu từ thiện, giáo dục, tôn giáo hoặc định hướng sứ mệnh khác. Các pháp nhân này tuân theo những quy định thành lập và tuân thủ khác biệt.

Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào mục tiêu, cơ cấu sở hữu, cân nhắc về thuế và mức độ rủi ro của bạn. Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ với quy trình rõ ràng và được thiết kế để giữ cho luồng nộp hồ sơ luôn có tổ chức.

5. Kiểm tra tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp của bạn nên khác biệt, có thể sử dụng và còn trống.

Trước khi chốt tên, hãy kiểm tra:

• Tính khả dụng của tên doanh nghiệp theo tiểu bang
• Xung đột nhãn hiệu
• Tính khả dụng của tên miền
• Tính khả dụng của tên người dùng trên mạng xã hội

Một tên hợp pháp vẫn có thể gây vấn đề cho thương hiệu nếu tên miền hoặc nhãn hiệu đã được người khác sử dụng. Hãy tìm kiếm sớm để tránh phải đổi thương hiệu về sau.

Bạn cũng nên nghĩ xa hơn bản nộp hồ sơ thành lập. Một cái tên tốt phải dùng được trên website, hóa đơn, địa chỉ email, biển hiệu và tài liệu marketing.

6. Đăng ký tên miền và hiện diện trực tuyến

Phần lớn doanh nghiệp cần có sự hiện diện số ngay từ ngày đầu, ngay cả khi những giao dịch đầu tiên diễn ra ngoài đời thực.

Tối thiểu, hãy cân nhắc bảo đảm:

• Một tên miền phù hợp
• Địa chỉ email doanh nghiệp
• Các hồ sơ mạng xã hội quan trọng
• Một website hoặc trang đích đơn giản

Ngay cả một website cơ bản cũng có thể giải thích doanh nghiệp làm gì, phục vụ ai, cách liên hệ và hành động tiếp theo mà khách truy cập nên thực hiện.

7. Nộp hồ sơ thành lập

Khi ý tưởng, tên gọi và cấu trúc đã được quyết định, đã đến lúc tạo pháp nhân.

Với LLC, công ty cổ phần hoặc tổ chức phi lợi nhuận, bước này thường bao gồm chuẩn bị và nộp hồ sơ thành lập lên tiểu bang. Tùy theo doanh nghiệp và địa điểm, bạn cũng có thể cần:

• Chỉ định đại diện đăng ký
• Soạn thảo operating agreement hoặc bylaws
• Nộp phí thành lập của tiểu bang
• Công bố thông báo ở những tiểu bang yêu cầu đăng báo
• Đăng ký với các cơ quan tiểu bang bổ sung nếu cần

Nếu bạn bắt đầu kinh doanh tại một tiểu bang có quy định nộp hồ sơ riêng, hãy rà soát những yêu cầu đó trước khi nộp giấy tờ. Bỏ sót một bước có thể làm chậm phê duyệt hoặc tạo ra vấn đề tuân thủ sau này.

8. Xin EIN và các tài khoản thuế

Nhiều doanh nghiệp cần Mã số Nhận dạng Chủ lao động, hay EIN, từ IRS. EIN thường được yêu cầu để mở tài khoản ngân hàng, tuyển nhân viên và khai thuế.

Bạn cũng có thể cần đăng ký:

• Tài khoản thuế cấp tiểu bang
• Giấy phép thuế bán hàng
• Tài khoản thuế tiền lương
• Tài khoản bảo hiểm thất nghiệp

Các đăng ký cụ thể sẽ phụ thuộc vào loại hình pháp nhân, địa điểm và việc bạn có bán hàng hóa chịu thuế hoặc thuê lao động hay không.

Một danh sách kiểm tra khởi nghiệp đáng tin cậy luôn cần tính đến kế hoạch thuế từ sớm, chứ không phải sau giao dịch đầu tiên.

9. Xử lý giấy phép và chứng nhận

Giấy phép và giấy chứng nhận kinh doanh thay đổi rất nhiều theo tiểu bang, quận, thành phố và ngành nghề.

Bạn có thể cần các phê duyệt ở cấp địa phương hoặc theo ngành cho:

• Doanh nghiệp tại nhà
• Dịch vụ chuyên môn
• Hoạt động thực phẩm và đồ uống
• Xây dựng và nghề kỹ thuật
• Dịch vụ sức khỏe và chăm sóc
• Bán lẻ và thương mại điện tử có hàng tồn kho vật lý

Hãy kiểm tra với cơ quan cấp phép của tiểu bang, quận và thành phố để hiểu những gì áp dụng cho doanh nghiệp của bạn trước khi ra mắt.

10. Thiết lập ngân hàng và kế toán

Giữ tài chính doanh nghiệp và cá nhân tách biệt ngay từ đầu.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và, nếu phù hợp, thẻ tín dụng doanh nghiệp. Sau đó thiết lập hệ thống kế toán để theo dõi:

• Doanh thu
• Chi phí
• Vốn góp của chủ sở hữu
• Tiền lương
• Thuế bán hàng
• Thuế tạm tính

Hồ sơ ghi chép tốt giúp việc khai thuế dễ hơn và cho bạn cái nhìn rõ hơn về lợi nhuận.

Nếu bạn dự định tìm kiếm vốn hoặc quản lý dòng tiền chặt chẽ, hãy tạo một hệ thống tài khoản đơn giản và xem xét sổ sách thường xuyên.

11. Xây dựng ngân sách khởi nghiệp và kế hoạch tài chính

Khởi nghiệp tốn tiền, ngay cả khi ra mắt theo hướng tối giản.

Ngân sách của bạn nên ước tính:

• Phí thành lập và nộp hồ sơ
• Giấy phép và chứng nhận
• Bảo hiểm
• Thiết bị và hàng tồn kho
• Marketing và xây dựng thương hiệu
• Website và phần mềm
• Chi phí lương và nhà thầu
• Tiền thuê hoặc chi phí không gian làm việc
• Dịch vụ chuyên môn

Bạn cũng nên nghĩ về việc doanh nghiệp có thể hoạt động trong bao lâu trước khi có lợi nhuận. Một ước tính điểm hòa vốn giúp bạn hiểu cần bao nhiêu doanh thu để trang trải chi phí cố định và biến đổi.

Nếu bạn tự tài trợ cho doanh nghiệp, hãy quyết định số vốn mình có thể cam kết một cách an toàn. Nếu bạn đang tìm khoản vay hoặc vốn đầu tư bên ngoài, hãy bảo đảm dự báo của bạn thực tế và có cơ sở.

12. Mua bảo hiểm phù hợp

Bảo hiểm là một trong những công cụ quản lý rủi ro quan trọng nhất mà doanh nghiệp mới có thể có.

Các hợp đồng bảo hiểm phổ biến gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh
• Bảo hiểm an ninh mạng

Gói phù hợp phụ thuộc vào ngành nghề và mức độ rủi ro. Ví dụ, một doanh nghiệp dịch vụ có thể cần bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, trong khi một cửa hàng bán lẻ có thể ưu tiên bảo hiểm tài sản và trách nhiệm chung.

Đừng chờ đến sau khi xảy ra sự cố mới xem xét nhu cầu bảo hiểm.

13. Chuẩn bị vận hành và tài liệu ra mắt

Khi doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp, hãy xử lý các nền tảng vận hành.

Tùy theo mô hình kinh doanh, điều này có thể bao gồm:

• Đặt mua thiết bị và vật tư
• Thiết lập điện thoại và internet
• Tạo tài liệu và mẫu biểu theo thương hiệu
• Chuẩn bị hóa đơn và hợp đồng
• Xây dựng biểu mẫu tiếp nhận hoặc thỏa thuận dịch vụ
• Thiết lập chính sách đổi trả, hoàn tiền và hủy dịch vụ

Nếu bạn đang tuyển dụng, hãy chuẩn bị mô tả công việc, thiết lập bảng lương, tài liệu hội nhập và mọi thông báo lao động bắt buộc.

14. Xây dựng nền tảng marketing trước khi ra mắt

Việc ra mắt sẽ dễ hơn khi nền tảng marketing đã sẵn sàng.

Hãy tạo các tài sản bạn sẽ dùng để tiếp cận khách hàng:

• Các trang website
• Nội dung tối ưu hóa cho công cụ tìm kiếm
• Biểu mẫu đăng ký email
• Hồ sơ mạng xã hội
• Tờ rơi hoặc tài liệu giới thiệu một trang
• Ưu đãi ban đầu hoặc chương trình khuyến mại ra mắt

Thông điệp của bạn nên làm rõ ba điều:

• Doanh nghiệp làm gì
• Phục vụ ai
• Vì sao khách hàng nên chọn bạn

Giữ chiến dịch đầu tiên đơn giản và đo lường được. Tốt hơn là thử một hoặc hai kênh mạnh còn hơn dàn trải quá nhiều nỗ lực.

15. Tạo danh sách kiểm tra trước và sau khi ra mắt

Một danh sách kiểm tra khởi nghiệp không nên kết thúc ở việc nộp hồ sơ thành lập. Nó nên tiếp tục sang giai đoạn ra mắt và vận hành ban đầu.

Trước khi ra mắt, hãy xác nhận rằng bạn đã:

• Hoàn tất thành lập và đăng ký thuế
• Có giấy phép và chứng nhận cần thiết
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Thiết lập kế toán và bảo hiểm
• Hoàn thiện thương hiệu và các nền tảng website cơ bản
• Chuẩn bị quy trình vận hành và hỗ trợ

Sau khi ra mắt, hãy xem xét:

• Phản hồi của khách hàng
• Dòng tiền
• Hiệu quả tạo khách hàng tiềm năng
• Lưu lượng truy cập website
• Tỷ lệ chuyển đổi bán hàng
• Các thời hạn tuân thủ

90 ngày đầu tiên thường cho thấy những gì cần cải thiện. Hãy xem lần ra mắt là điểm khởi đầu cho việc học vận hành, không phải vạch đích.

Lời kết

Một doanh nghiệp khởi nghiệp vững mạnh được xây dựng bằng cấu trúc. Bạn càng xử lý cẩn thận các bước pháp lý, tài chính và vận hành ban đầu, việc tăng trưởng càng dễ dàng và tự tin hơn.

Hãy dùng danh sách kiểm tra này như một lộ trình thực tế, và điều chỉnh nó theo tiểu bang, ngành nghề và mô hình kinh doanh của bạn. Nếu bạn muốn được hỗ trợ thành lập pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ và giữ mọi thứ có tổ chức trong suốt quá trình thiết lập, Zenind cung cấp dịch vụ hỗ trợ thành lập tinh gọn cho các nhà sáng lập muốn bắt đầu đúng cách.