Doanh nghiệp có cần thỏa thuận cổ đông không? Hướng dẫn thực tế cho người sáng lập

Khi một doanh nghiệp phát triển từ một người sáng lập duy nhất thành công ty có nhiều chủ sở hữu, cấu trúc pháp lý không còn chỉ là thủ tục hình thức. Một corporation có thể phát hành cổ phần, bầu giám đốc và thu hút nhà đầu tư, nhưng những lợi ích đó cũng đặt ra các câu hỏi mới: Ai có thể sở hữu cổ phần? Cổ phần có thể được chuyển nhượng tự do không? Điều gì xảy ra nếu một chủ sở hữu muốn rút lui? Nếu các chủ sở hữu bất đồng về hướng đi của công ty thì sao?

Một thỏa thuận cổ đông trả lời những câu hỏi đó trước khi chúng trở thành tranh chấp. Dù về mặt pháp luật, corporation không phải lúc nào cũng bắt buộc phải có, nhưng trên thực tế, nhiều công ty rất cần văn bản này. Với người sáng lập, đây có thể là một trong những công cụ quan trọng nhất để bảo vệ quyền sở hữu, duy trì quyền kiểm soát và giảm rủi ro xung đột tốn kém.

Thỏa thuận cổ đông là gì?

Thỏa thuận cổ đông là một hợp đồng riêng giữa một số hoặc tất cả các chủ sở hữu của corporation. Văn bản này đặt ra các quy tắc về việc cổ phần có thể được sở hữu, chuyển nhượng, bán, biểu quyết và đôi khi được mua lại như thế nào. Nó cũng có thể quy định điều gì xảy ra khi một chủ sở hữu qua đời, mất năng lực, rời khỏi doanh nghiệp hoặc vi phạm thỏa thuận.

Khác với articles of incorporation hoặc bylaws, vốn thiết lập khuôn khổ pháp lý cơ bản của corporation, thỏa thuận cổ đông tập trung vào mối quan hệ giữa chính các chủ sở hữu. Đây là nơi người sáng lập có thể điều chỉnh cấu trúc sở hữu sao cho phù hợp với thực tế vận hành doanh nghiệp.

Một thỏa thuận được soạn thảo tốt có thể bao gồm:

• Giới hạn sở hữu và hạn chế chuyển nhượng
• Quyền biểu quyết và ngưỡng phê duyệt
• Điều khoản mua bán cổ phần giữa các bên
• Quyền ưu tiên mua trước
• Quy trình xử lý bế tắc
• Quyền kéo theo và quyền đi theo
• Điều khoản bảo mật và hạn chế cạnh tranh, trong phạm vi có thể thực thi
• Kế hoạch thoái lui cho người sáng lập và nhà đầu tư

Corporation có bắt buộc phải có không?

Trong nhiều trường hợp, không có đạo luật nào yêu cầu corporation phải ban hành thỏa thuận cổ đông. Nhưng câu trả lời pháp lý chỉ là một phần của vấn đề.

Câu hỏi thực tế hơn là corporation có nhiều hơn một chủ sở hữu hay không, hoặc có kỳ vọng sẽ có nhiều chủ sở hữu trong tương lai hay không. Nếu có, thỏa thuận cổ đông thường được khuyến nghị mạnh mẽ.

Nếu không có văn bản này, các chủ sở hữu có thể phải dựa vào luật mặc định của tiểu bang, articles of incorporation và bylaws. Những tài liệu đó thường không đủ chi tiết để xử lý các vấn đề phổ biến về sở hữu. Khoảng trống đó có thể dẫn đến nhầm lẫn khi cổ phần được bán, khi một người sáng lập rời đi, hoặc khi bất đồng leo thang thành tranh chấp.

Vì sao corporation được lợi khi có thỏa thuận này

Thỏa thuận cổ đông có thể giúp corporation theo nhiều cách quan trọng.

1. Ngăn chặn thay đổi quyền sở hữu không mong muốn

Nếu không có hạn chế chuyển nhượng, một chủ sở hữu có thể cố bán cổ phần cho đối thủ cạnh tranh, người thân hoặc một người ngoài hoàn toàn không quan tâm đến doanh nghiệp. Điều đó có thể tạo ra sự bất ổn và thậm chí làm suy yếu mục tiêu chiến lược của công ty.

Thỏa thuận cổ đông có thể hạn chế việc chuyển nhượng, yêu cầu phê duyệt trước khi bán, hoặc cho công ty và các chủ sở hữu khác cơ hội mua lại cổ phần trước.

2. Bảo vệ quyền kiểm soát

Trong corporation, quyền biểu quyết gắn với quyền sở hữu cổ phần. Nghĩa là mỗi cổ phần đều có thể rất quan trọng, đặc biệt trong công ty có ít chủ sở hữu và họ kiểm soát phần lớn hoạt động kinh doanh.

Thỏa thuận cổ đông có thể làm rõ ai có quyền biểu quyết, những quyết định nào cần đa số thông qua và quyết định nào cần sự đồng thuận tuyệt đối. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các sự kiện lớn như phát hành cổ phần mới, bán công ty, vay nợ hoặc thay đổi mô hình kinh doanh.

3. Giảm rủi ro bế tắc

Bế tắc xảy ra khi các chủ sở hữu không thể thống nhất về một vấn đề quan trọng và công ty bị đình trệ. Tình trạng này thường gặp ở corporation có hai chủ sở hữu ngang nhau hoặc một nhóm nhỏ đồng sáng lập.

Thỏa thuận có thể bao gồm các cơ chế xử lý bế tắc như hòa giải, trọng tài, quyền mua lại, hoặc quy trình chỉ định một người có quyền quyết định cuối cùng khi hòa phiếu.

4. Làm cho việc rút lui trở nên dễ dự đoán hơn

Cuối cùng, một chủ sở hữu có thể muốn rời khỏi công ty. Nếu không có thỏa thuận rõ ràng, những người còn lại có thể không biết liệu họ có được giữ lại cổ phần của người rời đi, mua lại số cổ phần đó hay buộc phải bán hay không.

Thỏa thuận cổ đông có thể thiết lập quy trình thoái lui rõ ràng và giảm sự bất định cho cả công ty lẫn chủ sở hữu sắp rời đi.

5. Hỗ trợ kỳ vọng của nhà đầu tư

Nhà đầu tư thường muốn thấy cơ cấu cổ phần rõ ràng và quyền sở hữu được định nghĩa cụ thể. Một corporation đã có thỏa thuận cổ đông có thể dễ thu hút đầu tư hơn vì các quy tắc sở hữu đã được ghi nhận.

Điều này không thay thế cho quá trình thẩm định, nhưng có thể giúp công ty trông có tổ chức hơn và sẵn sàng hơn cho đầu tư.

Các điều khoản thường có trong thỏa thuận cổ đông

Các điều khoản phù hợp phụ thuộc vào quy mô corporation và tính chất của nhóm chủ sở hữu, nhưng có một số nội dung xuất hiện khá thường xuyên.

Hạn chế chuyển nhượng

Những quy tắc này giới hạn thời điểm và cách thức chuyển nhượng cổ phần. Chúng có thể yêu cầu cổ đông bán phải chào bán cổ phần cho công ty hoặc các chủ sở hữu khác trước khi bán cho người mua bên ngoài.

Quyền ưu tiên mua trước

Quyền ưu tiên mua trước cho phép corporation hoặc các cổ đông khác có cơ hội mua cổ phần trước khi cổ phần được bán cho người ngoài. Điều này giúp duy trì cơ cấu sở hữu của công ty.

Điều khoản mua bán cổ phần giữa các bên

Các điều khoản mua bán cổ phần quy định khi nào cổ phần phải được bán lại cho công ty hoặc cho các chủ sở hữu còn lại. Những điều khoản này thường áp dụng sau khi có cái chết, mất năng lực, chấm dứt quan hệ, nghỉ hưu hoặc vi phạm thỏa thuận.

Phương pháp định giá

Khi cổ phần được mua lại, thỏa thuận nên nêu rõ cách xác định giá. Một số thỏa thuận sử dụng công thức cố định, trong khi số khác dựa trên thẩm định hoặc quy trình định giá đã được thống nhất.

Quy tắc biểu quyết và quản trị

Thỏa thuận cổ đông có thể xác định quyết định nào cần đa số phiếu và quyết định nào cần siêu đa số hoặc đồng thuận tuyệt đối. Điều đó có thể ngăn ngừa tranh chấp về những thay đổi lớn trong công ty.

Quyền kéo theo và quyền đi theo

Những điều khoản này thường được sử dụng trong công ty có nhiều chủ sở hữu hoặc có nhà đầu tư bên ngoài. Quyền kéo theo có thể yêu cầu các chủ sở hữu thiểu số tham gia vào một giao dịch bán đã được nhóm kiểm soát phê duyệt. Quyền đi theo bảo vệ chủ sở hữu thiểu số bằng cách cho phép họ tham gia giao dịch trên cùng điều kiện.

Điều khoản bảo mật và cạnh tranh

Trong một số trường hợp, thỏa thuận có thể bao gồm nghĩa vụ bảo mật hoặc giới hạn việc cạnh tranh với công ty. Các điều khoản này phải được soạn thảo cẩn thận và cần xem xét tính thực thi theo luật tiểu bang áp dụng.

Thỏa thuận cổ đông và bylaws khác nhau như thế nào

Người sáng lập thường nhầm lẫn giữa thỏa thuận cổ đông và bylaws, nhưng chúng có chức năng khác nhau.

Bylaws là các quy tắc vận hành nội bộ của corporation. Chúng thường đề cập đến việc bầu giám đốc, vai trò của cán bộ điều hành, thủ tục họp và cơ chế biểu quyết.

Ngược lại, thỏa thuận cổ đông là một hợp đồng giữa các chủ sở hữu. Nó tập trung vào mối quan hệ giữa những người sở hữu cổ phần và cơ chế sở hữu cổ phần.

Hai tài liệu này có thể hỗ trợ lẫn nhau. Trên thực tế, một corporation có nhiều chủ sở hữu thường được lợi khi có cả hai. Bylaws xác định cách corporation vận hành. Thỏa thuận cổ đông xác định cách quyền sở hữu được xử lý.

Ai cần thỏa thuận này nhất?

Không phải corporation nào cũng cần mức độ chính thức như nhau, nhưng một số loại công ty sẽ được hưởng lợi nhiều nhất từ thỏa thuận cổ đông.

Startup nhiều người sáng lập

Khi hai hoặc nhiều người sáng lập cùng xây dựng một công ty, họ không nên chỉ dựa vào lời hứa miệng. Một thỏa thuận bằng văn bản giúp làm rõ kỳ vọng trước khi doanh nghiệp phát triển.

Corporation gia đình

Doanh nghiệp gia đình có thể trở nên phức tạp rất nhanh khi quyền sở hữu chuyển từ thế hệ này sang thế hệ khác. Thỏa thuận cổ đông giúp tách các quyết định kinh doanh khỏi các mối quan hệ cá nhân.

Corporation sở hữu tập trung

Các corporation nhỏ với ít chủ sở hữu thường có nhiều thứ để mất nhất khi xảy ra tranh chấp. Khi chỉ một nhóm nhỏ người kiểm soát toàn bộ cổ phần, bất đồng có thể ảnh hưởng đến cả công ty.

Corporation có kế hoạch huy động vốn

Nếu doanh nghiệp có thể tìm kiếm đầu tư bên ngoài, nên tổ chức quyền sở hữu ngay từ sớm. Nhà đầu tư muốn có hồ sơ rõ ràng và cơ chế quản trị dự đoán được.

Khi nào nên thiết lập?

Thời điểm tốt nhất để tạo thỏa thuận cổ đông là trước khi tranh chấp xuất hiện. Khi các chủ sở hữu đã mâu thuẫn, việc thương lượng sẽ khó hơn và việc thống nhất nội dung của tài liệu cũng có thể trở nên phức tạp hơn.

Người sáng lập nên cân nhắc thiết lập thỏa thuận này:

• Khi thành lập công ty với hơn một chủ sở hữu
• Trước khi phát hành cổ phần cho nhân viên hoặc cố vấn sớm
• Trước khi tiếp nhận nhà đầu tư bên ngoài
• Trước một vòng gọi vốn lớn
• Trước khi đi vào cấu trúc sở hữu giống quan hệ hợp tác

Nếu corporation đã tồn tại, vẫn đáng để thông qua thỏa thuận sau này. Có còn hơn không.

Những sai lầm cần tránh

Thỏa thuận cổ đông chỉ hữu ích khi nó rõ ràng, đầy đủ và nhất quán với các tài liệu khác của công ty. Những sai lầm thường gặp bao gồm:

• Sao chép mẫu chung mà không tùy chỉnh
• Không xác định cách định giá cổ phần
• Bỏ sót điều khoản về cái chết, mất năng lực hoặc thoái lui
• Tạo ra xung đột giữa thỏa thuận và bylaws
• Bỏ qua hệ quả thuế và pháp lý của việc mua lại cổ phần
• Dùng ngôn từ mơ hồ khiến tranh chấp phát sinh thay vì được ngăn chặn

Các thỏa thuận tốt nhất là thực tế, cụ thể và được soạn thảo dựa trên cấu trúc sở hữu thực tế của công ty.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Đối với người sáng lập đang thành lập một corporation tại Hoa Kỳ, việc xây dựng nền tảng pháp lý đúng ngay từ đầu có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro về sau. Zenind hỗ trợ doanh nhân thiết lập các tài liệu cần thiết cho việc thành lập doanh nghiệp và xây dựng cấu trúc công ty bài bản hơn ngay từ ngày đầu.

Điều đó quan trọng vì các tài liệu về quyền sở hữu sẽ dễ quản lý hơn khi corporation được xây dựng với sự rõ ràng ngay từ đầu. Dù công ty là startup mới, doanh nghiệp gia đình hay một thực thể đang phát triển và chuẩn bị gọi vốn, quy trình thành lập được tổ chức tốt sẽ hỗ trợ quản trị chặt chẽ hơn về sau.

Kết luận

Một corporation không phải lúc nào cũng bắt buộc phải có thỏa thuận cổ đông theo pháp luật, nhưng hầu hết các corporation có hơn một chủ sở hữu nên nghiêm túc cân nhắc điều này. Văn bản này có thể xác định quyền sở hữu, kiểm soát chuyển nhượng, ngăn ngừa bế tắc và tạo ra quy trình thoái lui rõ ràng.

Đối với người sáng lập, giá trị thực sự không chỉ là bảo vệ pháp lý. Đó là sự ổn định. Thỏa thuận cổ đông biến kỳ vọng về quyền sở hữu thành các quy tắc bằng văn bản, giúp corporation bền vững hơn khi phát triển.

Nếu bạn đang thành lập corporation hoặc thêm chủ sở hữu mới, thiết lập thỏa thuận cổ đông từ sớm có thể giúp bảo vệ doanh nghiệp trước khi vấn đề phát sinh.