Cách xin tín dụng doanh nghiệp: Danh sách kiểm tra thực tế cho doanh nghiệp mới

Xin tín dụng doanh nghiệp có thể khiến bạn thấy e ngại, đặc biệt nếu công ty của bạn còn mới hoặc bạn vẫn đang tách bạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp. Tin tốt là các bên cho vay thường đánh giá đi đánh giá lại cùng một số yếu tố cốt lõi. Nếu bạn hiểu rõ những yếu tố đó từ sớm, bạn có thể chuẩn bị tự tin hơn và tránh lãng phí thời gian cho những hồ sơ ít khả năng thành công.

Tín dụng doanh nghiệp không chỉ là vay tiền. Đó còn là việc xây dựng một hồ sơ tài chính giúp công ty của bạn đủ điều kiện nhận điều khoản thanh toán từ nhà cung cấp, thẻ tín dụng doanh nghiệp, hạn mức tín dụng, tài trợ thiết bị và các công cụ vốn khác hỗ trợ tăng trưởng. Với người sáng lập, quá trình này bắt đầu từ rất lâu trước khi nộp hồ sơ. Nó bắt đầu từ cấu trúc, hồ sơ và thói quen bạn xây dựng cho doanh nghiệp ngay từ ngày đầu.

Hướng dẫn này chia quy trình thành một danh sách kiểm tra thực tế mà bạn có thể dùng trước khi xin tín dụng doanh nghiệp. Bạn sẽ hiểu những gì bên cho vay muốn thấy, cách củng cố hồ sơ của mình và cách xây dựng nền tảng tín dụng tốt hơn cho tương lai.

Tín dụng doanh nghiệp là gì

Tín dụng doanh nghiệp là thước đo cách công ty của bạn xử lý nợ và các nghĩa vụ tài chính. Bên cho vay, nhà cung cấp và đôi khi cả bên bảo hiểm sử dụng dữ liệu tín dụng doanh nghiệp để quyết định liệu doanh nghiệp của bạn có phải là đối tác đáng tin cậy hay không. Một hồ sơ mạnh có thể cải thiện cơ hội được phê duyệt và có thể giúp bạn đạt được điều khoản tốt hơn.

Nói đơn giản, tín dụng doanh nghiệp giúp trả lời câu hỏi quan trọng nhất của bên cho vay: nếu chúng tôi cấp tín dụng cho công ty này, liệu chúng tôi có được hoàn trả đúng hạn không?

Câu hỏi đó rất quan trọng vì doanh nghiệp thường được đánh giá tách biệt với chủ sở hữu, nhưng không phải lúc nào cũng hoàn toàn tách biệt. Nhiều bên cho vay vẫn xem xét tín dụng cá nhân của chủ doanh nghiệp, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ và công ty khởi nghiệp. Điều đó có nghĩa là hồ sơ xin tín dụng của bạn thực chất là sự kết hợp giữa sức mạnh của doanh nghiệp và mức độ sẵn sàng của chủ sở hữu.

Vì sao cần chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ

Nhiều chủ doanh nghiệp mắc cùng một sai lầm: họ nộp hồ sơ trước rồi mới sắp xếp mọi thứ sau. Cách làm đó thường dẫn đến bị từ chối, kiểm tra tín dụng cứng, mất thời gian và thất vọng.

Cách làm tốt hơn là chuẩn bị công ty trước. Khi doanh nghiệp của bạn có tổ chức, dễ xác minh và đáng tin cậy về tài chính, bên cho vay có thể xử lý nhanh hơn và có thể sẵn sàng cấp tín dụng hơn.

Việc chuẩn bị quan trọng vì bên cho vay thường tìm kiếm bốn điều:

• Một doanh nghiệp hợp pháp, đã đăng ký
• Bằng chứng cho thấy doanh nghiệp có thể hoàn trả khoản vay
• Lịch sử tín dụng cá nhân hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm
• Mục đích rõ ràng cho yêu cầu tín dụng

Nếu thiếu bất kỳ yếu tố nào trong số đó, hồ sơ có thể bị đình lại. Nếu thiếu nhiều yếu tố, khả năng được chấp thuận sẽ thấp hơn nhiều.

Danh sách kiểm tra bốn phần trước khi xin tín dụng doanh nghiệp

Một cách hữu ích để nhìn nhận quy trình là đánh giá bốn nền tảng: tín dụng, khả năng hoàn trả, tài sản và sự kiên trì. Kết hợp lại, chúng tạo thành một khung đơn giản để chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ.

1. Tín dụng: kiểm tra cả hồ sơ cá nhân và hồ sơ doanh nghiệp

Tín dụng cá nhân của bạn vẫn rất quan trọng, đặc biệt với một công ty mới. Nhiều bên cho vay xem điểm tín dụng, lịch sử thanh toán, dư nợ hiện tại và các lần tra cứu gần đây của chủ sở hữu trước khi xem xét kỹ hơn doanh nghiệp.

Trước khi nộp hồ sơ, hãy xem báo cáo tín dụng cá nhân để tìm lỗi và chú ý đến:

• Thanh toán trễ hạn
• Mức sử dụng tín dụng cao
• Tài khoản bị thu hồi nợ
• Khoản nợ đã xóa sổ
• Các lần tra cứu tín dụng cứng gần đây

Nếu tín dụng của bạn cần cải thiện, hãy tập trung giảm số dư và sửa thông tin sai trước khi nộp hồ sơ. Ngay cả những cải thiện nhỏ cũng có thể tạo ra khác biệt.

Đồng thời, hãy xây dựng hồ sơ tín dụng doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn đã được thành lập và đang hoạt động, bên cho vay có thể kỳ vọng doanh nghiệp có một danh tính riêng trên thị trường. Điều đó thường có nghĩa là doanh nghiệp nên có:

• Một thực thể pháp lý, chẳng hạn như LLC hoặc công ty cổ phần
• Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN)
• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Địa chỉ và số điện thoại doanh nghiệp
• Hồ sơ nhất quán giữa các tệp của cơ quan nhà nước, ngân hàng và tín dụng

Nếu bạn vẫn đang ở giai đoạn thành lập, Zenind có thể giúp bạn tạo nền tảng pháp lý để việc xây dựng tín dụng doanh nghiệp sau này trở nên dễ dàng hơn. Một công ty được thành lập đúng cách sẽ tạo được độ tin cậy cao hơn với bên cho vay so với một hoạt động bên lề không có cấu trúc tách biệt.

2. Khả năng hoàn trả: cho thấy khoản nợ sẽ được trả bằng cách nào

Bên cho vay không đầu tư vào tầm nhìn của bạn. Họ đánh giá rủi ro và hỏi liệu bạn có thể trả nợ đúng hạn hay không.

Điều đó có nghĩa là hồ sơ của bạn nên cho thấy rõ tiền hoàn trả sẽ đến từ đâu. Tùy theo sản phẩm tín dụng, nguồn trả nợ có thể là:

• Doanh thu doanh nghiệp
• Thu nhập của chủ sở hữu
• Dòng tiền hiện có
• Các khoản phải thu
• Vòng quay hàng tồn kho
• Doanh thu từ hợp đồng

Nếu doanh nghiệp của bạn còn mới và doanh thu hạn chế, bên cho vay có thể dựa nhiều hơn vào thu nhập và hồ sơ tín dụng cá nhân của bạn. Nếu doanh nghiệp đã tạo ra doanh thu, hãy chuẩn bị sao kê ngân hàng, báo cáo lãi lỗ, tờ khai thuế hoặc các tài liệu khác hỗ trợ khả năng hoàn trả.

Khi chuẩn bị nộp hồ sơ, hãy tự hỏi:

• Doanh nghiệp có thực sự đủ khả năng trả khoản thanh toán hàng tháng không?
• Nhu cầu vốn này có gắn với một mục đích kinh doanh rõ ràng không?
• Tôi có đủ vốn lưu động để tránh làm công ty bị quá tải không?
• Khoản tín dụng này có giúp cải thiện vận hành, doanh số hoặc sự ổn định không?

Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi đó một cách tự tin, có thể hồ sơ vẫn còn quá sớm.

3. Tài sản: hiểu điều mà bên cho vay có thể dựa vào

Một số hình thức tín dụng doanh nghiệp là không có bảo đảm, trong khi một số khác được bảo đảm bằng tài sản. Bên cho vay thích tài sản thế chấp vì nó giảm rủi ro. Nếu người vay vỡ nợ, bên cho vay có thể thu hồi giá trị từ tài sản đó.

Các tài sản thường được dùng trong tài trợ doanh nghiệp bao gồm:

• Các khoản phải thu
• Hàng tồn kho
• Thiết bị
• Phương tiện
• Bất động sản thương mại
• Tiền gửi hoặc tiền tiết kiệm

Giá trị tài sản vẫn quan trọng ngay cả khi không yêu cầu thế chấp. Một công ty có thiết bị thực tế, các khoản phải thu đều đặn và lịch sử hoạt động hữu hình thường trông mạnh hơn một công ty không có nền tảng trên bảng cân đối kế toán.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có nhiều tài sản, điều đó không có nghĩa là bạn không thể đủ điều kiện vay tín dụng. Nó có nghĩa là bạn có thể cần bắt đầu ở quy mô nhỏ hơn. Tài khoản nhà cung cấp, thẻ tín dụng doanh nghiệp và các hạn mức khởi đầu nhỏ có thể giúp xây dựng lịch sử trước khi bạn theo đuổi các khoản tài trợ lớn hơn.

4. Sự kiên trì: hãy chuẩn bị cho việc bị từ chối và tiếp tục cải thiện

Ngay cả những doanh nghiệp đủ điều kiện tốt cũng không phải lúc nào cũng được chấp thuận. Mỗi bên cho vay có tiêu chuẩn, khẩu vị rủi ro và ưu tiên ngành khác nhau. Việc bị một bên từ chối không nhất thiết có nghĩa là công ty của bạn không thể huy động vốn.

Sự kiên trì rất quan trọng vì tín dụng doanh nghiệp thường được xây dựng theo từng giai đoạn. Bạn có thể bắt đầu với các sản phẩm tín dụng nhỏ hơn, dễ tiếp cận hơn, rồi tiến dần đến các khoản tài trợ lớn hơn sau khi chứng minh được lịch sử thanh toán đáng tin cậy.

Nếu một bên cho vay từ chối hồ sơ của bạn, hãy hỏi lý do và dùng nó để cải thiện cho lần sau. Các vấn đề thường gặp bao gồm:

• Lịch sử tín dụng mỏng
• Doanh thu chưa đủ
• Mức nợ cao
• Thời gian hoạt động ngắn
• Thiếu tài liệu
• Mục đích kinh doanh không rõ ràng

Mỗi lần bị từ chối đều có thể trở thành thông tin hữu ích. Mục tiêu không phải là nộp hồ sơ ở khắp nơi cùng lúc. Mục tiêu là trở nên có khả năng nhận vốn tốt hơn theo thời gian.

Cách chuẩn bị doanh nghiệp trước khi nộp hồ sơ

Thời điểm tốt nhất để chuẩn bị cho tín dụng doanh nghiệp là trước khi bạn thực sự cần nó. Như vậy, bạn có thêm thời gian để khắc phục vấn đề và ít áp lực hơn trong việc chấp nhận các điều khoản đắt đỏ.

Thành lập một thực thể doanh nghiệp hợp pháp

Hầu hết các bên cho vay muốn thấy một cấu trúc doanh nghiệp thực sự. Việc thành lập LLC hoặc công ty cổ phần giúp tạo ra danh tính pháp lý riêng, hỗ trợ độ tin cậy và giúp bạn dễ tách tài chính cá nhân và doanh nghiệp hơn.

Một thực thể chính thức cũng giúp bạn thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp hơn với nhà cung cấp, ngân hàng và đơn vị phát hành tín dụng.

Xin EIN

Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng thường cần để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, nộp thuế và thiết lập một số tài khoản tài chính. Nó cũng giúp phân biệt doanh nghiệp với chủ sở hữu.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Một tài khoản doanh nghiệp riêng giúp bạn dễ theo dõi thu chi, lập báo cáo tài chính và cho bên cho vay thấy rằng công ty hoạt động độc lập.

Tạo hồ sơ nhất quán

Bên cho vay thường xác minh các thông tin cơ bản của doanh nghiệp. Hãy đảm bảo tên doanh nghiệp, địa chỉ, thông tin liên hệ và thông tin chủ sở hữu nhất quán giữa các hồ sơ, tờ khai và tài khoản.

Thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp

Quan hệ với nhà cung cấp và các tham chiếu thương mại có thể góp phần tạo nên hồ sơ tín dụng doanh nghiệp mạnh hơn. Thanh toán đúng hạn rất quan trọng. Thanh toán trễ có thể làm giảm độ tin cậy của bạn ngay cả trước khi bạn nộp hồ sơ vay lớn hơn.

Tách biệt chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp

Trộn lẫn quỹ sẽ gây nhầm lẫn và có thể làm khó việc đánh giá hiệu quả tài chính thực sự của doanh nghiệp. Việc tách biệt rõ ràng là một trong những cách đơn giản nhất để tạo niềm tin với bên cho vay.

Những tài liệu bên cho vay có thể yêu cầu

Mỗi bên cho vay là khác nhau, nhưng nhiều hồ sơ yêu cầu các tài liệu tương tự. Chuẩn bị sẵn sàng có thể giúp thẩm định nhanh hơn và giảm chậm trễ.

Các tài liệu phổ biến bao gồm:

• Giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp
• Xác nhận EIN
• Điều lệ thành lập hoặc hồ sơ thành lập công ty
• Thỏa thuận hoạt động hoặc hồ sơ công ty
• Sao kê ngân hàng doanh nghiệp
• Sao kê ngân hàng cá nhân
• Tờ khai thuế
• Báo cáo lãi lỗ
• Bảng cân đối kế toán
• Báo cáo các khoản phải thu
• Thông tin quyền sở hữu
• Giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép chuyên ngành

Nếu bạn hoạt động trong ngành được quản lý chặt hoặc ở nhiều tiểu bang, có thể cần thêm các tài liệu tuân thủ khác.

Các loại tín dụng doanh nghiệp nên cân nhắc

Không phải mọi sản phẩm tín dụng doanh nghiệp đều hoạt động như nhau. Lựa chọn tốt nhất phụ thuộc vào giai đoạn doanh nghiệp và mục đích vay của bạn.

Thẻ tín dụng doanh nghiệp

Loại này có thể giúp xử lý chi phí ngắn hạn, đặc biệt khi bạn cần linh hoạt. Chúng thường dễ được cấp hơn các khoản vay lớn hơn, nhưng lãi suất và hạn mức rất khác nhau.

Tín dụng nhà cung cấp hoặc tín dụng thương mại

Một số nhà cung cấp cho phép thanh toán theo điều khoản net, nghĩa là bạn có thể trả sau khi nhận hàng. Điều này có thể hỗ trợ dòng tiền và chiến lược xây dựng tín dụng của bạn.

Hạn mức tín dụng doanh nghiệp

Hạn mức tín dụng cho phép bạn tiếp cận vốn khi cần, thay vì nhận một khoản tiền trọn gói. Điều này hữu ích cho các doanh nghiệp theo mùa hoặc có dòng tiền không đều.

Khoản vay kỳ hạn

Khoản vay kỳ hạn cung cấp một khoản vốn cố định với lịch trả nợ rõ ràng. Chúng thường được dùng cho mở rộng, tuyển dụng, mua thiết bị hoặc các khoản đầu tư lớn.

Tài trợ thiết bị

Nếu bạn cần máy móc, công nghệ hoặc phương tiện, tài trợ thiết bị có thể cho phép chính tài sản đó đóng vai trò thế chấp.

Zenind có thể giúp doanh nghiệp mới chuẩn bị như thế nào

Nhiều người sáng lập chỉ nghĩ đến tín dụng sau khi họ cần tiền. Thông thường như vậy là quá muộn. Chiến lược tốt hơn là xây dựng doanh nghiệp đúng cách ngay từ đầu.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập LLC và công ty cổ phần, duy trì tuân thủ và tạo ra cấu trúc pháp lý mà bên cho vay kỳ vọng sẽ thấy. Khi công ty của bạn được thành lập và tổ chức đúng cách, bạn sẽ tạo được nền tảng tốt hơn cho ngân hàng doanh nghiệp, quan hệ với nhà cung cấp và các hồ sơ tín dụng trong tương lai.

Một doanh nghiệp dễ xác minh là một doanh nghiệp dễ được tin tưởng hơn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Một vài sai lầm có thể tránh được có thể làm yếu đi một hồ sơ vốn khá tốt.

Nộp hồ sơ quá sớm

Nếu doanh nghiệp chưa hoạt động hoặc chưa ổn định về tài chính, hãy chờ và xây dựng thêm lịch sử trước.

Bỏ qua tín dụng cá nhân

Ngay cả khi bạn tập trung vào tài trợ doanh nghiệp, lịch sử tín dụng cá nhân của bạn vẫn có thể ảnh hưởng đến việc phê duyệt.

Nộp thông tin chưa đầy đủ

Thiếu tài liệu có thể làm chậm quy trình và khiến công ty trông thiếu tổ chức.

Vay vì lý do sai

Tín dụng dùng cho những mục đích mơ hồ hoặc không cần thiết có thể tạo áp lực trả nợ.

Ôm quá nhiều nợ

Không phải cứ nhiều tín dụng hơn là tốt hơn. Mục tiêu thực sự là nguồn vốn có thể quản lý được và hỗ trợ tăng trưởng.

Một kế hoạch hành động đơn giản cho 30 ngày tới

Nếu bạn đang chuẩn bị xin tín dụng doanh nghiệp, dưới đây là một trình tự thực tế bạn có thể làm theo:

1. Xem báo cáo tín dụng cá nhân của bạn và sửa lỗi nếu có.
2. Xác nhận doanh nghiệp của bạn đã được thành lập và tuân thủ đúng pháp luật.
3. Mở hoặc xác minh tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
4. Sắp xếp các tài liệu tài chính cốt lõi.
5. Xác định sản phẩm tín dụng cụ thể mà bạn cần.
6. Ước tính cách hoàn trả bằng các con số thực tế.
7. Bắt đầu với bên cho vay hoặc nhà cung cấp phù hợp nhất với giai đoạn kinh doanh của bạn.

Trình tự này không đảm bảo được phê duyệt, nhưng có thể cải thiện đáng kể cơ hội của bạn.

Lời kết

Việc xin tín dụng doanh nghiệp sẽ dễ hơn khi bạn coi đó là một quá trình chuẩn bị thay vì một sự kiện chỉ diễn ra một lần. Bên cho vay muốn thấy độ tin cậy, khả năng hoàn trả, tài sản hữu dụng và đủ sự kiên trì để tiếp tục khi câu trả lời đầu tiên không phải là đồng ý.

Nếu bạn xây dựng công ty trên nền tảng pháp lý và tài chính vững chắc, bạn sẽ ở vị thế tốt hơn nhiều để yêu cầu tín dụng khi thời điểm phù hợp đến. Nền tảng đó bắt đầu từ việc thành lập đúng cách, ghi chép tốt và thói quen tài chính nhất quán.

Tín dụng doanh nghiệp không chỉ là thứ bạn xin. Đó là thứ bạn tạo dựng được.