Cách kiểm tra tính khả dụng của tên doanh nghiệp tại North Carolina

Chọn tên doanh nghiệp là một trong những cột mốc đầu tiên thực sự khi bắt đầu một công ty. Tại North Carolina, đây cũng là một trong những bước tuân thủ quan trọng nhất. Trước khi bạn in logo, đặt biển hiệu hoặc nộp hồ sơ thành lập, bạn cần biết liệu tên mà mình mong muốn có thực sự khả dụng để sử dụng hay không.

Một tên rõ ràng và tuân thủ quy định sẽ giúp bạn xây dựng thương hiệu, tránh xung đột với các doanh nghiệp khác và đi qua quá trình thành lập với ít trì hoãn hơn. Nó cũng giảm nguy cơ phải đổi tên công ty sau này khi bạn đã đầu tư thời gian và tiền bạc vào tiếp thị.

Vì sao tính khả dụng của tên doanh nghiệp lại quan trọng

Tên doanh nghiệp không chỉ là một lựa chọn sáng tạo. Nó là một phần trong danh tính pháp lý của bạn tại tiểu bang.

Nếu tên bạn muốn đã được sử dụng hoặc quá giống với một doanh nghiệp đã đăng ký khác, hồ sơ của bạn có thể bị từ chối hoặc bạn có thể buộc phải chọn một tên khác. Ngay cả khi tiểu bang chấp nhận hồ sơ, một tên quá giống vẫn có thể gây ra vấn đề sau này về thương hiệu, khiếu nại cạnh tranh không lành mạnh hoặc làm khách hàng nhầm lẫn.

Kiểm tra sớm sẽ giúp bạn:

• Tránh lãng phí tiền cho bộ nhận diện thương hiệu không thể sử dụng
• Giảm chậm trễ nộp hồ sơ trong quá trình thành lập
• Xây dựng một bản sắc mạnh hơn và khác biệt hơn
• Giảm nguy cơ tranh chấp với các doanh nghiệp khác
• Xác nhận rằng tên của bạn đáp ứng các quy tắc đặt tên của North Carolina

North Carolina đánh giá tên doanh nghiệp như thế nào

North Carolina nhìn chung yêu cầu tên của một thực thể kinh doanh phải có khả năng phân biệt theo hồ sơ của Secretary of State so với các tên khác đã nộp. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là tên của bạn phải đủ khác biệt so với các tên hiện có trong cơ sở dữ liệu doanh nghiệp của tiểu bang.

Một vài điểm quan trọng cần lưu ý:

• Hậu tố loại hình thực thể không phải là yếu tố làm cho tên trở nên khác biệt. Ví dụ, các phần kết thúc như LLC, Inc. hoặc tương tự thường không tự tạo ra khác biệt đáng kể.
• Tên không được gợi ý một mục đích kinh doanh không hợp pháp hoặc không được phép theo hồ sơ thành lập.
• Tên không nên bao gồm các từ ngữ trái với chuẩn mực văn minh được chấp nhận.
• Một số từ có thể bị hạn chế nếu doanh nghiệp không được pháp luật cho phép cung cấp dịch vụ liên quan.

Điều đó có nghĩa là kiểm tra tên không chỉ là tìm các bản sao y hệt. Bạn cần tìm các tên đủ gần để có thể gây nhầm lẫn.

Bước 1: Tìm trong cơ sở dữ liệu doanh nghiệp của North Carolina

Nơi đầu tiên cần kiểm tra là cơ sở dữ liệu đăng ký doanh nghiệp của Secretary of State North Carolina. Đây là nguồn chính để xem một tên doanh nghiệp đã được sử dụng hay chưa.

Khi tìm kiếm, nên dùng các cụm từ rộng thay vì chỉ dựa vào một tìm kiếm khớp chính xác. Hồ sơ của North Carolina được tổ chức theo cách có thể hiển thị các tên tương tự, vì vậy tìm theo một phần của tên thường cho cái nhìn tốt hơn về những gì đã được dùng.

Hãy áp dụng các thói quen tìm kiếm sau:

• Tìm bằng một hoặc hai từ đầu tiên của tên dự kiến
• Thử nhiều biến thể khác nhau của cùng một ý tưởng
• Tìm các tên gần giống về chính tả, khoảng trắng hoặc cách diễn đạt
• Xem kỹ kết quả thay vì dừng lại ở một kết quả trùng rõ ràng đầu tiên

Nếu tên bạn muốn xuất hiện trong cơ sở dữ liệu, hãy so sánh kỹ để xem nó có đủ khác biệt cho loại thực thể bạn định thành lập hay không.

Bước 2: Kiểm tra các tên kinh doanh giả định tương tự

Một tên doanh nghiệp cũng có thể xung đột với tên kinh doanh giả định, đôi khi còn gọi là DBA. North Carolina duy trì một cơ sở dữ liệu toàn tiểu bang có thể tìm kiếm cho các tên kinh doanh giả định được nộp từ ngày 1 tháng 12 năm 2017 trở đi.

Điều này quan trọng vì một công ty khác có thể đang hoạt động dưới một tên thương mại không hoàn toàn trùng với tên pháp lý của họ. Nếu tên bạn đề xuất tương tự với một tên giả định đã có, bạn vẫn có thể gặp tình trạng nhầm lẫn trên thị trường ngay cả khi tên pháp lý của thực thể đó có vẻ khác.

Khi kiểm tra tính khả dụng, hãy xem cả:

• Tên pháp lý của thực thể đã đăng ký
• Tên kinh doanh giả định và DBA

Việc tìm kiếm rộng hơn như vậy sẽ cho bạn cái nhìn thực tế hơn về việc tên đó có thực sự sử dụng được hay không.

Bước 3: Tìm xung đột nhãn hiệu hoặc nhãn hiệu dịch vụ

Đăng ký ở cấp tiểu bang không thay thế cho việc rà soát nhãn hiệu. Một tên có thể khả dụng với Secretary of State nhưng vẫn gây ra vấn đề nếu một doanh nghiệp khác đang sở hữu quyền nhãn hiệu đối với tên giống hoặc tương tự.

Trước khi chốt tên, hãy kiểm tra các xung đột có thể có trong:

• Hồ sơ nhãn hiệu hoặc nhãn hiệu dịch vụ cấp tiểu bang
• Hồ sơ nhãn hiệu liên bang
• Các thị trường khác nơi doanh nghiệp của bạn dự định hoạt động

Bước này đặc biệt quan trọng nếu thương hiệu của bạn sẽ xuất hiện trực tuyến, được bán qua nhiều tiểu bang hoặc hoạt động trong một ngành cạnh tranh cao. Tìm nhanh trong cơ sở dữ liệu doanh nghiệp là hữu ích, nhưng đó chưa phải bức tranh pháp lý đầy đủ.

Bước 4: Xác nhận tên phù hợp với loại thực thể của bạn

Các cấu trúc kinh doanh khác nhau có quy tắc đặt tên khác nhau. Trước khi nộp hồ sơ, hãy đảm bảo tên của bạn phù hợp với loại thực thể mà bạn đang thành lập.

LLC

Công ty trách nhiệm hữu hạn thường phải bao gồm một chỉ định phù hợp như LLC, L.L.C. hoặc một phần kết thúc được phép tương tự.

Corporation

Corporation thường cần một dấu hiệu doanh nghiệp như Corporation, Incorporated, Company, hoặc một dạng viết tắt được chấp nhận, tùy theo loại hồ sơ.

Hợp danh và các thực thể khác

Hợp danh, limited partnership, thực thể chuyên nghiệp và các cấu trúc khác có thể có quy tắc đặt tên riêng.

Thực thể nước ngoài

Nếu bạn đang đăng ký một công ty được thành lập ở bang hoặc quốc gia khác, North Carolina có thể yêu cầu một tên giả định nếu tên của bang gốc không đủ khác biệt trong hồ sơ của tiểu bang.

Vì các quy tắc theo từng loại thực thể có thể ảnh hưởng đến việc tên có được chấp nhận hay không, hãy luôn kiểm tra yêu cầu cho đúng cấu trúc mà bạn dự định thành lập.

Làm gì nếu tên của bạn không khả dụng

Nếu tên bạn thích đã được dùng hoặc quá gần với một tên doanh nghiệp khác, đừng dừng lại ở đó. Nhiều thương hiệu mạnh bắt đầu bằng vài vòng điều chỉnh.

Hãy thử các cách sau:

• Thêm một từ đặc trưng phản ánh thương hiệu của bạn
• Đổi thứ tự các từ
• Dùng một thuật ngữ ngành cụ thể hơn
• Rút gọn hoặc đơn giản hóa tên
• Xây dựng một tên mới dựa trên một ý tưởng thương hiệu độc đáo

Tránh chỉ thay đổi bề ngoài rất nhỏ. Đổi một mạo từ, thêm dấu câu, hoặc đổi Company thành Co. thường sẽ không giải quyết được vấn đề nếu tên vẫn nghe giống nhau.

Có thể đặt trước tên doanh nghiệp ở North Carolina không?

Có. North Carolina cho phép đặt trước tên doanh nghiệp, điều này có thể hữu ích nếu bạn đã tìm được tên mình muốn nhưng chưa sẵn sàng nộp hồ sơ thành lập.

Việc đặt trước có thể cho bạn thêm thời gian trong lúc hoàn thiện operating agreement, cấu trúc sở hữu, EIN, website hoặc kế hoạch cấp phép. Nó cũng hữu ích nếu bạn đang phối hợp nhiều bước thiết lập và muốn giữ tên trước.

Tuy nhiên, việc đặt trước không giống như thành lập. Nó chỉ bảo vệ tên trong một khoảng thời gian nhất định, chứ không tự tạo ra pháp nhân.

Khi nào một tên được coi là có thể sử dụng

Một tên chỉ thực sự sẵn sàng để sử dụng sau khi bạn đã thực hiện đầy đủ việc rà soát và nộp đúng hồ sơ thành lập. Nói cách khác, khả dụng không chỉ là tìm thấy một dòng trống trong cơ sở dữ liệu.

Một tên thường được coi là sẵn sàng khi nó:

• Có khả năng phân biệt với các tên doanh nghiệp hiện có trong hồ sơ tiểu bang
• Không tạo ra lo ngại về nhãn hiệu hoặc nhãn hiệu dịch vụ mà bạn đã xác định
• Đáp ứng các quy tắc đặt tên cho loại thực thể của bạn
• Không sử dụng các thuật ngữ bị hạn chế hoặc gây hiểu lầm
• Đã được nộp hợp lệ với Secretary of State, nếu cần

Khi hồ sơ thành lập được chấp thuận, bạn có thể tiến hành các bước thiết lập còn lại.

Những sai lầm cần tránh khi kiểm tra tên

Nhiều người sáng lập lần đầu mắc những sai lầm giống nhau và có thể tránh được.

Chỉ dựa vào tìm kiếm khớp chính xác

Một tên được viết khác đi đôi chút vẫn có thể quá giống để sử dụng.

Bỏ qua DBA và tên thương mại

Một doanh nghiệp khác có thể đang hoạt động dưới một tên không dễ thấy từ hồ sơ thực thể pháp lý.

Quên nghiên cứu nhãn hiệu

Một hồ sơ ở cấp tiểu bang không bảo vệ bạn khỏi mọi xung đột thương hiệu.

Chọn tên trước khi kiểm tra quy tắc

Các từ bị hạn chế, thuật ngữ gây hiểu lầm hoặc thiếu chỉ định bắt buộc đều có thể gây ra vấn đề khi nộp hồ sơ.

Chi tiền cho thương hiệu quá sớm

Tránh đặt làm biển hiệu, bao bì hoặc tài liệu quảng bá cho đến khi bạn xác nhận rằng tên đó có thể sử dụng được.

Zenind giúp bạn đi nhanh hơn như thế nào

Sau khi bạn đã xác định được một tên khả dụng, bước tiếp theo là biến ý tưởng đó thành một doanh nghiệp đã đăng ký.

Zenind giúp các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ chuyển từ bước chọn tên sang thành lập với ít trở ngại hơn. Cho dù bạn đang thiết lập một LLC tại North Carolina, corporation hay một loại thực thể khác, việc có hỗ trợ nộp hồ sơ phù hợp có thể tiết kiệm thời gian và giảm lỗi không đáng có.

Sự hỗ trợ đó đặc biệt hữu ích khi bạn đang phải xử lý đồng thời việc kiểm tra tính khả dụng của tên, hồ sơ thành lập, nhu cầu registered agent và các yêu cầu tuân thủ liên tục.

Danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi nộp hồ sơ

Trước khi nộp hồ sơ thành lập, hãy xác nhận những điều sau:

• Tên có khả năng phân biệt trong cơ sở dữ liệu doanh nghiệp của North Carolina
• Các tên kinh doanh giả định tương tự đã được xem xét
• Đã kiểm tra xung đột nhãn hiệu
• Tên phù hợp với loại thực thể của bạn
• Tên có bao gồm chỉ định bắt buộc nếu cần
• Bạn đã sẵn sàng nộp hồ sơ hoặc đặt trước tên nếu cần

Việc kiểm tra kỹ lưỡng ngay bây giờ có thể ngăn việc làm lại tốn kém sau này. Nếu bạn muốn khởi đầu vững chắc, hãy đảm bảo tên doanh nghiệp của bạn rõ ràng, tuân thủ và sẵn sàng cho thị trường trước khi ra mắt.