Cách xác định mức lương cho nhân viên đầu tiên trong một doanh nghiệp mới tại Hoa Kỳ

Tuyển dụng nhân viên đầu tiên là một bước ngoặt. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp đang tạo ra đủ khối lượng công việc để cần thêm người hỗ trợ, nhưng đồng thời cũng tạo ra một chi phí cố định mới có thể gây áp lực lên dòng tiền nếu bạn đặt mức lương quá cao hoặc quá thấp. Câu trả lời đúng không phải là một con số chung cho cả nước. Đó là một quyết định có cấu trúc, cân bằng giữa mức thị trường, yêu cầu pháp lý, giá trị của vị trí và khả năng chi trả ổn định của doanh nghiệp.

Với một nhà sáng lập mới, đặc biệt sau khi đã thành lập LLC hoặc corporation, mục tiêu rất đơn giản: trả công đủ công bằng để thu hút và giữ chân đúng người, đồng thời bảo vệ công ty khỏi những bất ngờ về payroll.

Bắt đầu từ vai trò, không phải từ ngân sách

Trước khi bạn nêu ra mức lương theo giờ hay mức lương năm, hãy xác định công việc một cách chính xác.

Hãy tự hỏi:
- Nhân viên này sẽ chịu trách nhiệm về kết quả nào?
- Công việc là bán thời gian, toàn thời gian, theo mùa hay theo dự án?
- Vai trò có yêu cầu kinh nghiệm, giấy phép hoặc kỹ năng chuyên môn không?
- Người đó sẽ làm việc tại chỗ, từ xa hay cả hai?
- Vai trò này đòi hỏi mức độ độc lập và khả năng phán đoán đến đâu?

Một vai trò mơ hồ sẽ dẫn đến mức lương mơ hồ. Một vai trò rõ ràng giúp bạn so sánh vị trí đó với dữ liệu thị trường và tránh trả quá cao cho công việc không cần kỹ năng nâng cao, hoặc trả quá thấp cho công việc đòi hỏi trách nhiệm lớn.

Ví dụ, một trợ lý hành chính cấp đầu vào, một nhân viên kinh doanh nhận hoa hồng và một trưởng nhóm kho đều nằm ở các khung lương khác nhau, dù họ có thể là người được tuyển đầu tiên.

Bắt đầu từ dòng tiền, không chỉ từ doanh thu

Rất dễ nhìn vào doanh số và cho rằng payroll là khả thi. Đó là một sai lầm. Doanh thu cho biết tiền đang đi vào bao nhiêu. Dòng tiền cho biết bạn có thực sự trả lương đúng hạn hay không.

Khi ước tính khả năng chi trả, hãy dùng:
- Số tiền mặt trung bình thu được mỗi tháng
- Các chi phí cố định định kỳ
- Thu nhập của chủ doanh nghiệp
- Thuế và bảo hiểm
- Quỹ dự phòng cho những tháng chậm
- Tổng chi phí sử dụng lao động, không chỉ mức lương cơ bản

Một nguyên tắc thực tế là lập mô hình payroll cho vài tháng tới. Nếu doanh nghiệp của bạn không thể trả lương cho nhân viên trong ít nhất một hoặc hai tháng chậm hơn mà không bị căng thẳng, thì con số đó có lẽ là quá cao.

Đừng xác định mức đãi ngộ dựa trên tháng tốt nhất mà bạn từng có. Hãy đặt trên cơ sở mức trung bình thực tế và một khoản dự trữ thận trọng.

Nắm rõ các quy định về tiền lương áp dụng

Tại Hoa Kỳ, tiền lương chịu tác động bởi luật liên bang, tiểu bang và thường là cả luật địa phương. Tối thiểu, bạn cần lưu ý:
- Mức lương tối thiểu liên bang
- Mức lương tối thiểu của tiểu bang
- Quy định về lương của thành phố hoặc quận, nếu có
- Quy định làm thêm giờ đối với nhân viên không miễn trừ
- Phân loại đúng giữa nhân viên và contractor
- Tần suất trả lương và luật thanh toán tiền lương

Nếu tiểu bang hoặc thành phố của bạn có mức lương tối thiểu cao hơn mức liên bang, bạn phải áp dụng mức cao hơn. Nếu người lao động là không miễn trừ, thông thường bạn phải trả làm thêm giờ khi pháp luật yêu cầu. Nếu bạn phân loại một người là contractor trong khi thực chất họ là nhân viên, bạn có thể tạo ra những vấn đề tuân thủ nghiêm trọng.

Vì các quy định về lương có thể thay đổi, hãy xác nhận quy tắc hiện hành cho tiểu bang nơi nhân viên sẽ làm việc trước khi đưa ra đề nghị. Nếu không chắc chắn, hãy tham khảo chuyên gia payroll hoặc luật sư lao động.

Nghiên cứu mức lương thị trường

Sau khi hiểu mức sàn pháp lý, hãy xem xét mức thị trường. Câu hỏi đúng không phải là "Mức thấp nhất tôi có thể trả là bao nhiêu?" mà là "Vị trí này thường được trả bao nhiêu với mức kỹ năng và địa điểm tôi cần?"

Các nguồn tốt để nghiên cứu thị trường bao gồm:
- Trang tuyển dụng có đăng dải lương
- Công cụ so sánh lương
- Hiệp hội ngành nghề và mạng lưới doanh nghiệp địa phương
- Nhà tuyển dụng hoặc công ty cung ứng nhân sự
- Trao đổi với các nhà sáng lập hoặc quản lý khác trong lĩnh vực của bạn

Khi so sánh mức lương, hãy chắc chắn rằng bạn đang so sánh các vai trò tương tự nhau. Yếu tố địa lý cũng quan trọng. Một vị trí ở New York City hoặc San Francisco thường có mức lương khác so với cùng vị trí ở thị trường nhỏ hơn. Làm việc từ xa còn có thể làm tình huống này phức tạp hơn, vì vậy hãy quyết định trước rằng công ty sẽ trả theo địa điểm của nhân viên, trụ sở công ty hay chính vai trò đó.

Cũng hãy so sánh trung thực về cấp độ kinh nghiệm. Người có năm năm kinh nghiệm trực tiếp thường có thể yêu cầu mức cao hơn người đang học vai trò lần đầu.

Chọn cấu trúc trả lương phù hợp

Các công việc khác nhau phù hợp với các cấu trúc lương khác nhau.

Trả lương theo giờ

Trả lương theo giờ phù hợp khi khối lượng công việc thay đổi theo từng tuần hoặc khi bạn cần sự linh hoạt về lịch làm việc. Hình thức này thường phổ biến cho:
- Hỗ trợ hành chính
- Công việc bán lẻ và dịch vụ
- Công việc tại hiện trường
- Vai trò vận hành cấp đầu vào

Trả theo giờ giúp theo dõi làm thêm giờ dễ hơn và có thể đơn giản hơn cho nhân viên đầu tiên. Nó cũng tạo ra mối liên hệ trực tiếp giữa số giờ làm việc và chi phí lao động.

Trả lương theo năm

Lương năm phù hợp hơn khi vai trò có trách nhiệm rộng hơn và khối lượng công việc ổn định hơn. Đây có thể là lựa chọn tốt cho:
- Quản lý
- Nhân viên chuyên môn
- Điều phối viên với nhiệm vụ thường xuyên
- Nhân viên được kỳ vọng tự giải quyết vấn đề độc lập

Đừng dùng lương năm chỉ vì nó có vẻ đơn giản hơn. Hãy chắc chắn rằng nhân viên được phân loại đúng theo luật về tiền lương và giờ làm việc. Lương năm không tự động đồng nghĩa với việc được miễn trừ làm thêm giờ.

Trả theo hợp đồng hoặc theo dự án

Với công việc ngắn hạn hoặc chuyên môn cao, bạn có thể cần một independent contractor. Hình thức này có thể hữu ích cho:
- Thiết kế đồ họa
- Kế toán sổ sách
- Dự án marketing
- Thiết lập CNTT
- Hỗ trợ theo mùa

Nhưng quan hệ với contractor phải là quan hệ contractor thực sự. Nếu bạn kiểm soát lịch làm việc, công cụ, phương pháp và công việc hàng ngày như một nhà tuyển dụng, người lao động đó có thể cần được xem là nhân viên thay vì contractor.

Cộng thêm chi phí của nhà tuyển dụng

Lương cơ bản chỉ là một phần của chi phí tuyển dụng. Chi phí thực sự của nhân viên đầu tiên thường bao gồm:
- Thuế payroll
- Bảo hiểm thất nghiệp
- Bảo hiểm workers' compensation, nếu bắt buộc
- Phúc lợi, nếu có
- Thiết bị và phần mềm
- Thời gian đào tạo
- Nghỉ phép có lương
- Chi phí tuyển dụng và onboarding

Một cách lập kế hoạch hữu ích là ước tính "burdened cost" của vai trò. Điều đó có nghĩa là mức lương hoặc salary cộng với toàn bộ chi phí bổ sung của nhà tuyển dụng. Trong nhiều doanh nghiệp, khoản cộng thêm này có thể làm tăng đáng kể tỷ lệ phần trăm so với lương cơ bản.

Ví dụ, một vị trí trả 50,000 USD mỗi năm có thể tốn nhiều hơn đáng kể sau khi cộng thuế payroll, bảo hiểm và phúc lợi. Nếu bạn chỉ lập ngân sách cho mức lương cơ bản, bạn có thể bị thiếu hụt.

Dùng một công thức trả lương đơn giản

Một cách thực tế để xác định mức lương là kết hợp ba yếu tố:
- Mức thị trường
- Khả năng ngân sách
- Mức độ kỹ năng cần thiết

Sau đó tự hỏi:
1. Thị trường cho thấy vai trò này đáng giá bao nhiêu?
2. Doanh nghiệp có thể trả mức đó trong mỗi kỳ trả lương không?
3. Ứng viên có kinh nghiệm đến mức nào để xứng đáng với mức cao hơn của khung lương?

Nếu thị trường cho thấy vị trí này đáng 22 đến 26 USD mỗi giờ, nhưng ngân sách của bạn chỉ hỗ trợ 20 USD, bạn có thể cần thu hẹp phạm vi nhiệm vụ, tuyển bán thời gian, hoặc hoãn tuyển dụng cho đến khi dòng tiền tốt hơn.

Đây là một ví dụ đơn giản:

• Mức thị trường: 24 USD mỗi giờ
• Lịch làm việc dự kiến: 30 giờ mỗi tuần
• Lương cơ bản hàng tuần: 720 USD
• Chi phí nhà tuyển dụng ước tính: 20% đến 30%
• Tổng chi phí hàng tuần: khoảng 864 đến 936 USD

Đó mới là con số quan trọng cho việc lập ngân sách, chứ không chỉ là mức lương theo giờ.

Tạo sự linh hoạt

Nhân viên đầu tiên không nhất thiết là quyết định lương cuối cùng của bạn. Thực tế, bạn nên kỳ vọng mức đãi ngộ sẽ thay đổi theo thời gian.

Bạn có thể tạo sự linh hoạt bằng cách cung cấp:
- Mức khởi điểm thấp hơn kèm theo lịch xem xét đã định
- Tăng lương sau giai đoạn thử việc 60 hoặc 90 ngày
- Thưởng theo hiệu suất
- Hoa hồng cho vai trò bán hàng
- Chia sẻ lợi nhuận hoặc equity, nếu phù hợp và được cấu trúc hợp pháp
- Giờ làm việc ổn định hơn thay vì mức lương cao hơn, nếu sự đánh đổi đó có giá trị với người lao động

Điều này giúp bạn bảo toàn tiền mặt nhưng vẫn làm cho đề nghị trở nên hấp dẫn.

Đừng quên khả năng giữ chân

Người được tuyển đầu tiên thường là người chịu nhiều áp lực nhất. Nếu mức lương quá thấp, bạn có thể mất người đó đúng lúc doanh nghiệp bắt đầu phụ thuộc vào họ. Nếu mức lương quá cao so với công việc, bạn có thể làm cạn tiền của doanh nghiệp trước khi vai trò đó có cơ hội tạo ra giá trị tương xứng.

Đãi ngộ tốt hỗ trợ giữ chân nhân sự. Điều đó không nhất thiết có nghĩa là trả cao nhất thị trường. Nó có nghĩa là trả mức công bằng, giao tiếp rõ ràng và giữ đúng cam kết. Nhiều nhân viên đầu tiên coi trọng sự ổn định, cơ hội phát triển và một doanh nghiệp vận hành tốt không kém gì một mức lương lớn.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Các nhà sáng lập mới thường mắc những sai lầm giống nhau khi tuyển nhân viên đầu tiên:
- Chọn một con số trước khi hiểu rõ vai trò
- Bỏ qua thuế payroll và bảo hiểm
- Dùng doanh thu thay cho dòng tiền
- Đánh giá thấp làm thêm giờ
- Phân loại contractor sai
- Sao chép mức lương từ các công ty lớn mà không điều chỉnh theo quy mô
- Không ghi rõ điều khoản lương bằng văn bản
- Chờ quá lâu mới xem xét lại mức đãi ngộ khi vai trò phát triển

Tránh các sai lầm này có thể giúp tiết kiệm tiền và giảm rủi ro pháp lý.

Tạo một ngân sách đơn giản cho nhân viên đầu tiên

Trước khi đăng tin tuyển dụng, hãy lập một ngân sách tuyển dụng trên một trang giấy.

Bao gồm:
- Mức lương hoặc salary cơ bản
- Thuế payroll của nhà tuyển dụng
- Bảo hiểm và phúc lợi
- Thiết bị và phần mềm
- Chi phí tuyển dụng và onboarding
- Quỹ dự phòng cho chi phí phát sinh

Sau đó kiểm tra ngân sách theo ba kịch bản:
- Thận trọng: doanh số chậm hơn hoặc số giờ có thể tính phí ít hơn
- Kỳ vọng: dự báo bình thường của bạn
- Lạc quan: tăng trưởng tốt hơn dự kiến

Nếu việc tuyển dụng chỉ khả thi trong kịch bản lạc quan, thì có lẽ vai trò đó chưa sẵn sàng.

Zenind giúp chủ doanh nghiệp mới chuẩn bị tuyển dụng như thế nào

Nhiều nhà sáng lập nghĩ về payroll trước khi họ có nền tảng doanh nghiệp phù hợp. Điều đó có thể tạo ra những trở ngại không cần thiết. Một doanh nghiệp được thành lập đúng cách, có EIN, hồ sơ rõ ràng và quy trình tuân thủ được tổ chức tốt sẽ giúp bạn tuyển dụng tự tin hơn.

Zenind giúp các doanh nhân tại Hoa Kỳ thành lập và quản lý doanh nghiệp để họ có thể chuyển từ ý tưởng sang vận hành với cấu trúc tốt hơn. Nền tảng đó rất quan trọng khi bạn thiết lập payroll, theo dõi chi phí và xây dựng đội ngũ lần đầu tiên.

Kết luận

Mức lương phù hợp cho nhân viên đầu tiên là mức mà doanh nghiệp của bạn có thể duy trì, thị trường có thể chấp nhận và pháp luật cho phép. Hãy bắt đầu từ vai trò, kiểm tra quy định, nghiên cứu thị trường và tính toán tổng chi phí của nhà tuyển dụng trước khi đưa ra đề nghị.

Nếu bạn làm tốt công việc đó ngay từ đầu, nhân viên đầu tiên của bạn sẽ có nhiều khả năng trở thành một phần ổn định của doanh nghiệp thay vì một sai lầm tốn kém.