Cách mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp cho LLC hoặc công ty cổ phần

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là một trong những bước thực tế đầu tiên sau khi thành lập LLC hoặc công ty cổ phần. Việc này giúp tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp, đơn giản hóa công tác kế toán và tạo cho công ty của bạn một hồ sơ tài chính gọn gàng ngay từ đầu.

Đối với nhiều nhà sáng lập, quy trình này có vẻ đơn giản cho đến khi họ bắt đầu so sánh các ngân hàng. Mỗi tổ chức có thể yêu cầu giấy tờ, bước xác minh và thông tin chủ sở hữu khác nhau. Một số ngân hàng làm quy trình rất nhanh và hoàn toàn trực tuyến. Những ngân hàng khác lại yêu cầu đến quầy, ký mẫu chữ ký hoặc xác minh bổ sung trước khi tài khoản được phê duyệt.

Tin tốt là quy trình cơ bản hoàn toàn có thể quản lý được khi bạn biết ngân hàng thường yêu cầu gì và cần chuẩn bị ra sao. Nếu bạn thành lập doanh nghiệp với Zenind, việc lưu giữ hồ sơ thành lập một cách ngăn nắp sẽ giúp bước này dễ dàng hơn rất nhiều.

Vì sao tài khoản ngân hàng doanh nghiệp quan trọng

Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng không chỉ là sự tiện lợi. Nó còn hỗ trợ cấu trúc pháp lý và vận hành của công ty bạn.

Đây là lý do nó quan trọng:

• Giúp tách riêng doanh thu và chi phí của công ty với tiền cá nhân.
• Tạo dấu vết tài chính rõ ràng hơn cho việc ghi sổ và chuẩn bị thuế.
• Giúp củng cố sự tách biệt giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu.
• Làm cho việc nhận thanh toán, trả nhà cung cấp và quản lý bảng lương trở nên dễ hơn.
• Có thể cải thiện mức độ tin cậy của bạn với khách hàng, bên cho vay và đối tác.

Đối với LLC và công ty cổ phần, việc tách biệt này đặc biệt quan trọng. Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp có thể gây ra vấn đề kế toán và có thể làm suy yếu sự bảo vệ trách nhiệm mà các thực thể kinh doanh vốn được thiết kế để mang lại.

Ngân hàng thường yêu cầu gì

Ngân hàng có nghĩa vụ xác minh danh tính của những người mở và kiểm soát tài khoản. Danh sách chính xác có thể khác nhau, nhưng hầu hết ngân hàng sẽ yêu cầu một số kết hợp của các tài liệu sau:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Địa chỉ doanh nghiệp
• Mã số thuế, chẳng hạn như EIN
• Giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp cho người mở tài khoản
• Tài liệu thành lập của pháp nhân
• Thông tin sở hữu của các chủ sở hữu hưởng lợi
• Tài liệu điều hành hoặc quản trị, tùy theo loại hình thực thể và chính sách ngân hàng

Trong một số trường hợp, ngân hàng có thể yêu cầu thêm tài liệu nếu doanh nghiệp còn mới, có nhiều chủ sở hữu, hoạt động trong lĩnh vực rủi ro cao hơn hoặc mở tài khoản từ xa.

Hướng dẫn từng bước: Cách mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

1. Thành lập doanh nghiệp trước

Trước khi có thể mở hầu hết tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, công ty của bạn cần tồn tại dưới dạng một pháp nhân hợp pháp. Thông thường điều đó có nghĩa là nộp hồ sơ thành lập với tiểu bang cho LLC hoặc công ty cổ phần.

Nếu bạn chưa thành lập doanh nghiệp, hãy hoàn tất bước đó trước. Khi pháp nhân được chấp thuận, bạn có thể tiếp tục với đăng ký thuế, hồ sơ nội bộ và ngân hàng.

2. Xin EIN

Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng, hay EIN, thường được yêu cầu để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Ngân hàng dùng mã này để nhận diện công ty cho mục đích thuế và tài khoản.

Ngay cả khi bạn chưa định tuyển nhân viên ngay, nhiều ngân hàng vẫn sẽ yêu cầu EIN cho tài khoản doanh nghiệp.

3. Chuẩn bị tài liệu thành lập

Hãy chuẩn bị sẵn các giấy tờ cốt lõi trước khi liên hệ với ngân hàng. Các mục thường bao gồm:

• Articles of Organization đối với LLC
• Articles of Incorporation đối với công ty cổ phần
• Operating Agreement đối với LLC
• Điều lệ công ty hoặc nghị quyết hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần
• Hồ sơ sở hữu hoặc thông tin thành viên/cổ đông
• Giấy tờ tùy thân của từng người được liệt kê trong đơn mở tài khoản

Một số ngân hàng cũng có thể yêu cầu bằng chứng về địa chỉ doanh nghiệp hoặc tài liệu bổ sung cho thấy ai được phép thay mặt công ty hành động.

4. Xác định chủ sở hữu hưởng lợi và người kiểm soát

Ngân hàng thường cần xác định những người sở hữu hoặc kiểm soát công ty. Điều này thường bao gồm bất kỳ ai có tỷ lệ sở hữu đáng kể và bất kỳ ai có quyền quản lý doanh nghiệp.

Hãy chuẩn bị cung cấp họ tên đầy đủ, địa chỉ, ngày sinh và thông tin định danh của những cá nhân đó. Ngưỡng cụ thể và thông tin được yêu cầu có thể thay đổi theo ngân hàng và loại tài khoản.

5. Chọn ngân hàng phù hợp

Không phải ngân hàng nào cũng giống nhau. Tài khoản tốt nhất cho một LLC một thành viên đơn giản có thể không phải là lựa chọn phù hợp nhất cho một công ty đang phát triển với nhiều chủ sở hữu hoặc thường xuyên chuyển khoản.

Hãy so sánh ngân hàng dựa trên các yếu tố sau:

• Phí duy trì tài khoản hàng tháng và yêu cầu số dư tối thiểu
• Phí chuyển khoản vào và ra
• Tính năng nộp séc bằng điện thoại và ngân hàng trực tuyến
• Hạn mức nộp tiền mặt và khả năng có chi nhánh
• Thẻ ghi nợ và công cụ thanh toán
• Hỗ trợ giao dịch quốc tế
• Dịch vụ thương gia, sản phẩm tín dụng và các tùy chọn cho vay

Nếu bạn dự kiến tăng trưởng nhanh, hãy chọn một ngân hàng có thể hỗ trợ nhiều hơn những nhu cầu cơ bản.

6. Nộp đơn và xác minh quyền sở hữu

Sau khi chọn ngân hàng, hãy nộp đơn và cung cấp các tài liệu hỗ trợ mà họ yêu cầu. Một số tổ chức cho phép nộp trực tuyến. Những tổ chức khác yêu cầu đặt lịch trực tiếp.

Người mở tài khoản thường phải có thẩm quyền để thực hiện việc này. Trong nhiều trường hợp, không phải mọi chủ sở hữu đều cần có mặt, nhưng ngân hàng vẫn có thể yêu cầu thông tin và sự chấp thuận của họ.

7. Nạp tiền ban đầu và kích hoạt tài khoản

Sau khi tài khoản được phê duyệt, ngân hàng có thể yêu cầu một khoản tiền nạp ban đầu. Khi tài khoản đã hoạt động, hãy thiết lập truy cập trực tuyến, thẻ ghi nợ doanh nghiệp, phương thức thanh toán và bất kỳ người dùng được ủy quyền nào mà công ty cần.

Từ thời điểm này, tài khoản chỉ nên được dùng cho các giao dịch kinh doanh.

LLC so với công ty cổ phần: Điều gì thay đổi?

Quy trình ngân hàng cốt lõi khá tương tự giữa hai loại hình, nhưng tài liệu có thể khác nhau.

LLC

Ngân hàng thường muốn xem tài liệu thành lập LLC và Operating Agreement. Nếu LLC có nhiều thành viên, ngân hàng có thể hỏi ai là chủ sở hữu công ty và ai có quyền quản lý tài khoản.

Đối với LLC một thành viên, việc thiết lập tài khoản thường đơn giản hơn, nhưng ngân hàng vẫn yêu cầu bằng chứng rõ ràng rằng doanh nghiệp đã được thành lập hợp lệ.

Công ty cổ phần

Đối với công ty cổ phần, ngân hàng có thể yêu cầu tài liệu thành lập, điều lệ, nghị quyết cho phép mở tài khoản và thông tin về giám đốc hoặc cán bộ quản lý.

Vì công ty cổ phần phụ thuộc nhiều hơn vào cơ cấu quản trị chính thức, việc giữ hồ sơ ngăn nắp và nhất quán sẽ rất hữu ích.

Có thể mở tài khoản doanh nghiệp ở bang khác không?

Có, trong nhiều trường hợp là có thể. Doanh nghiệp của bạn không nhất thiết phải mở tài khoản ở cùng bang nơi được thành lập.

Ví dụ, một công ty được thành lập ở một bang có thể mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp ở bang khác nếu ngân hàng chấp nhận hồ sơ và công ty đáp ứng các yêu cầu của họ. Tuy nhiên, ngân hàng có thể yêu cầu thêm giấy tờ, đặc biệt nếu doanh nghiệp không có văn phòng địa phương hoặc không hoạt động gần một chi nhánh.

Đây là một lý do nữa để so sánh các tổ chức từ sớm. Một số ngân hàng thân thiện hơn với nhà sáng lập làm việc từ xa, trong khi những ngân hàng khác truyền thống hơn và ưu tiên giao dịch tại chi nhánh.

Có thể dùng tài khoản cá nhân thay thế không?

Dùng tài khoản cá nhân cho hoạt động kinh doanh thường là một ý tưởng không tốt.

Điều đó có vẻ tiện hơn trong ngắn hạn, nhưng sẽ tạo ra nhiều vấn đề:

• Làm mờ ranh giới giữa tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân
• Gây khó khăn cho việc ghi sổ và chuẩn bị thuế
• Khiến việc chứng minh chi phí kinh doanh trở nên khó hơn
• Có thể gây ra vấn đề nếu công ty của bạn gặp tranh chấp pháp lý hoặc tài chính

Một tài khoản doanh nghiệp riêng là cách làm tốt hơn cho hầu hết LLC và công ty cổ phần.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Chờ quá lâu

Nếu bạn đợi đến sau khi bắt đầu tạo doanh thu mới mở tài khoản, sau đó bạn có thể phải quay lại và gỡ rối các giao dịch bị trộn lẫn. Hãy mở tài khoản càng sớm càng tốt.

Không khớp với hồ sơ pháp lý

Tên trên đơn mở tài khoản phải khớp với tên pháp lý và hồ sơ thành lập của công ty. Những khác biệt nhỏ cũng có thể làm chậm quá trình phê duyệt.

Quên thông tin chủ sở hữu hưởng lợi

Một số người nộp đơn chuẩn bị giấy tờ công ty nhưng lại quên các thông tin liên quan đến cá nhân mà ngân hàng cần. Hãy chuẩn bị cả hai trước khi nộp.

Chỉ chọn ngân hàng vì sự tiện lợi

Ngân hàng gần nhất không phải lúc nào cũng là ngân hàng tốt nhất. Cấu trúc phí, công cụ số và chất lượng dịch vụ cũng quan trọng không kém.

Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp

Khi tài khoản đã mở, hãy chỉ dùng nó cho giao dịch kinh doanh. Giữ hồ sơ rõ ràng và tránh thanh toán chi phí cá nhân từ tài khoản doanh nghiệp, trừ khi kế toán của bạn đã cấu trúc việc đó và ghi nhận đúng cách.

Cách Zenind giúp nhà sáng lập luôn sẵn sàng

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp sẽ dễ hơn nhiều khi hồ sơ thành lập của bạn đầy đủ và được sắp xếp gọn gàng.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ và giữ cho các tài liệu quan trọng của công ty được tổ chức đúng cách. Điều đó rất quan trọng vì ngân hàng thường muốn xem hồ sơ rõ ràng, nhất quán trước khi phê duyệt tài khoản.

Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần, việc có sẵn tài liệu thành lập, thông tin chủ sở hữu và thông tin doanh nghiệp có thể giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc với ngân hàng. Một công ty được chuẩn bị tốt sẽ dễ được ngân hàng xem xét hơn và cũng dễ vận hành hơn đối với chính bạn.

Danh sách kiểm tra đơn giản trước khi nộp hồ sơ

Hãy dùng danh sách nhanh này trước khi liên hệ với ngân hàng:

• Đã thành lập pháp nhân với tiểu bang
• Đã có EIN
• Có sẵn tài liệu thành lập
• Đã chuẩn bị Operating Agreement hoặc điều lệ công ty
• Đã thu thập thông tin sở hữu và quyền kiểm soát
• Đã chuẩn bị giấy tờ tùy thân do chính phủ cấp
• Đã xác nhận địa chỉ doanh nghiệp
• Đã so sánh các ngân hàng

Nếu bạn có thể đánh dấu tất cả các mục trong danh sách này, bạn đang ở vị thế tốt để mở tài khoản mà không bị chậm trễ.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có cần đến chi nhánh trực tiếp không?

Đôi khi có, đôi khi không. Nhiều ngân hàng cho phép nộp hồ sơ từ xa, nhưng một số vẫn yêu cầu đặt lịch trực tiếp hoặc xác minh danh tính.

Mọi chủ sở hữu có phải đều cần có mặt không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Người mở tài khoản thường cần có thẩm quyền thay mặt doanh nghiệp, nhưng ngân hàng vẫn có thể yêu cầu thông tin về tất cả các chủ sở hữu hưởng lợi.

Tôi có thể mở tài khoản trước khi công ty bắt đầu kinh doanh không?

Có. Thực tế, thường nên mở sớm để bạn có thể giữ tất cả giao dịch kinh doanh ở một nơi ngay từ đầu.

Nếu ngân hàng yêu cầu thêm giấy tờ thì sao?

Điều đó là bình thường. Mỗi ngân hàng có quy trình tuân thủ riêng, và các công ty mới thường nhận được yêu cầu bổ sung tài liệu.

Kết luận

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là một bước nền tảng cho bất kỳ LLC hoặc công ty cổ phần nào. Nó giúp bạn tách biệt tài chính, bảo vệ hồ sơ và vận hành công ty một cách chuyên nghiệp hơn.

Quy trình thường khá đơn giản khi bạn đã có đúng tài liệu, thông tin chủ sở hữu và mã số thuế trong tay. Nếu bạn thành lập doanh nghiệp với Zenind, việc giữ mọi thứ ngăn nắp ngay từ đầu có thể giúp giai đoạn làm việc với ngân hàng diễn ra suôn sẻ hơn nhiều.

Hãy chọn ngân hàng phù hợp, giữ hồ sơ nhất quán và chỉ dùng tài khoản cho hoạt động kinh doanh. Sự kỷ luật đó sẽ mang lại lợi ích khi công ty của bạn phát triển.