Stephen King có thể dạy gì cho doanh nhân về cách diễn đạt rõ ràng

Giao tiếp hiệu quả không phải là thứ xa xỉ đối với doanh nhân. Đó là một phần cách doanh nghiệp xây dựng niềm tin, giải thích giá trị và tạo dựng danh tiếng. Dù bạn đang thuyết trình với nhà đầu tư, dẫn dắt đội ngũ, trao đổi với khách hàng hay giải thích vì sao doanh nghiệp mới của bạn tồn tại, những từ bạn chọn đều có ý nghĩa.

Đó là lý do vì sao lời khuyên của Stephen King dành cho người viết có thể hữu ích một cách bất ngờ đối với nhà sáng lập, nhà cung cấp dịch vụ và diễn giả. Những bài học này không chỉ xoay quanh văn học hư cấu. Chúng nói về sự rõ ràng, kỷ luật và tôn trọng thời gian của người nghe.

Đối với doanh nhân đang xây dựng mọi thứ từ con số không, những thói quen đó rất thực tế. Chúng giúp bạn diễn đạt ý tưởng rõ hơn, tránh thuật ngữ không cần thiết và tạo cảm giác tự tin mà không phô trương.

Vì sao lời khuyên về viết lách lại quan trọng đối với giao tiếp kinh doanh

Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng giao tiếp chỉ liên quan đến nội dung tiếp thị hoặc các bài thuyết trình trang trọng. Thực tế, nó ảnh hưởng đến gần như mọi phần của doanh nghiệp:

• Bản pitch deck phải nêu vấn đề một cách nhanh chóng.
• Trang web phải mô tả dịch vụ mà không gây nhầm lẫn.
• Cuộc gọi bán hàng phải nghe tự nhiên và đáng tin.
• Email gửi khách hàng phải chính xác.
• Bài phát biểu công khai phải mang tính con người, không cứng nhắc.

Kỷ luật giúp cải thiện kể chuyện cũng chính là kỷ luật giúp cải thiện giao tiếp kinh doanh. Viết rõ ràng dẫn đến tư duy rõ ràng hơn, và tư duy rõ ràng hơn dẫn đến quyết định tốt hơn.

Đối với những nhà sáng lập đang xử lý thành lập doanh nghiệp, tuân thủ hay vận hành, điều này càng quan trọng hơn. Nhiều chủ đề kinh doanh vốn đã phức tạp. Bạn càng làm cho chúng dễ hiểu, khách hàng càng dễ hành động.

Bài học 1: Hãy chấp nhận bị từ chối sớm và tiếp tục tiến lên

Một trong những bài học quan trọng nhất từ sự nghiệp của Stephen King là tính bền bỉ. Việc bị từ chối ở giai đoạn đầu không phải là bằng chứng cho thấy ý tưởng của bạn yếu. Thường thì đó chỉ là một phần của quá trình.

Điều đó đặc biệt phù hợp với doanh nhân. Phần lớn doanh nghiệp không thành công vì phiên bản đầu tiên đã hoàn hảo. Họ thành công vì nhà sáng lập không ngừng cải thiện.

Bạn có thể thấy điều này dưới nhiều hình thức:

• Một bản chào hàng bị bỏ qua vài lần đầu
• Một trang web chưa chuyển đổi ngay lập tức
• Một phần giải thích sản phẩm cần sửa lại
• Một bài phát biểu thấy gượng gạo cho đến khi được luyện tập đủ nhiều

Giải pháp không phải là chờ đến khi bạn cảm thấy hoàn hảo. Mà là tiếp tục tinh chỉnh.

Nếu bạn đang ra mắt một công ty, hãy chuẩn bị tinh thần phải giải thích ý tưởng của mình nhiều lần trước khi nó thực sự đi vào ذهن người nghe. Mỗi lần lặp lại là một cơ hội để cải thiện thông điệp.

Kết luận thực tế

Hãy xem phản hồi ban đầu là thông tin, không phải phán xét. Tự hỏi:

• Điều gì khiến mọi người bối rối?
• Họ nhớ điều gì?
• Cụm từ nào quá dài hoặc quá kỹ thuật?
• Họ mất tập trung ở đâu?

Cách xem xét đó sẽ giúp bạn làm sắc nét giao tiếp của mình nhanh hơn nhiều so với việc đoán mò.

Bài học 2: Dùng ngôn ngữ đơn giản

Stephen King từ lâu đã ủng hộ ngôn ngữ trực tiếp, giản dị. Lời khuyên đó có giá trị vì ngôn ngữ đơn giản hiếm khi là thứ dễ tạo ra. Thường phải tốn nhiều công hơn để diễn đạt một ý tưởng rõ ràng thay vì giấu nó trong thuật ngữ chuyên môn.

Doanh nhân thường mắc vào thói quen nói trang trọng hơn mức cần thiết. Họ dùng các cụm dài, thuật ngữ kỹ thuật hoặc ngôn ngữ kinh doanh mơ hồ vì nghĩ rằng như vậy nghe chuyên nghiệp hơn.

Thực tế thường ngược lại.

Hãy so sánh:

• “Chúng tôi tạo điều kiện cho các giải pháp tinh gọn” trở thành “Chúng tôi giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành gọn gàng hơn.”
• “Cải thiện hiệu quả vận hành” trở thành “Chúng tôi tiết kiệm thời gian và giảm việc lặt vặt.”
• “Hỗ trợ toàn diện cho việc thành lập pháp nhân mới” trở thành “Chúng tôi giúp nhà sáng lập bắt đầu và quản lý công ty của họ.”

Phiên bản thứ hai dễ hiểu hơn, dễ nhớ hơn và dễ tạo niềm tin hơn.

Ngôn ngữ đơn giản cũng hữu ích khi bạn nói trực tiếp. Khán giả không thể dừng lại để giải mã một câu. Nếu ý của bạn bị chôn dưới những từ thừa, người nghe sẽ bỏ qua bạn.

Kết luận thực tế

Trước khi gửi email, đăng bài hay thuyết trình, hãy đọc to lên. Nếu một câu nghe không tự nhiên khi nói chuyện, hãy viết lại.

Một nguyên tắc hữu ích là: nếu một đứa trẻ 12 tuổi đủ thông minh để theo kịp chủ đề mà vẫn không hiểu câu đó, hãy đơn giản hóa nó.

Bài học 3: Loại bỏ những cụm từ cũ kỹ và phần đệm kiểu doanh nghiệp

Một bài học khác hữu ích từ Stephen King là loại bỏ những biểu đạt mòn cũ làm suy yếu thông điệp. Mỗi ngành đều có đống cụm từ bị dùng quá nhiều. Văn viết kinh doanh thì đầy những thứ như vậy.

Ví dụ gồm:

• “Ở thời điểm hiện tại” thay vì “bây giờ”
• “Nhằm mục đích” thay vì “để”
• “Tận dụng sức mạnh cộng hưởng” thay vì nói đúng điều bạn muốn nói
• “Nghĩ ngoài khuôn khổ” khi ý tưởng thực ra không quá mới
• “Tạo ra tác động” khi một động từ trực tiếp sẽ tốt hơn

Những cụm này làm người đọc chậm lại vì chúng nghe chung chung. Chúng cũng khiến doanh nghiệp kém gần gũi hơn.

Với một nhà sáng lập, điều đó rất quan trọng. Khách hàng có xu hướng tin một công ty nói rõ ràng hơn là một công ty nghe như được ghép từ mẫu sẵn.

Các lựa chọn tốt hơn

Hãy thử thay những cụm mơ hồ bằng câu trực tiếp:

• “Chúng tôi đơn giản hóa hồ sơ thành lập” thay vì “Chúng tôi tối ưu hóa quy trình làm việc”
• “Chúng tôi giữ cho hồ sơ nộp đúng hạn” thay vì “Chúng tôi cung cấp sự đồng bộ hành chính toàn diện”
• “Chúng tôi giúp bạn tuân thủ quy định” thay vì “Chúng tôi mang đến một giải pháp pháp lý toàn diện”

Mục tiêu không phải là nghe suồng sã. Mục tiêu là nghe chính xác.

Bài học 4: Nói với con người thật, không phải một khán giả trừu tượng

Người nói tốt không hướng đến một đám mờ ảo của khuôn mặt. Họ nói với những con người có mối quan tâm, mục tiêu và quỹ thời gian hạn chế.

Điều đó cũng đúng trong kinh doanh. Nhà sáng lập thường viết như thể khán giả đã biết toàn bộ câu chuyện nền. Điều đó tạo ra khoảng cách giữa những gì doanh nghiệp biết và những gì khách hàng hiểu.

Khi giải thích về doanh nghiệp, hãy nghĩ đến điều người nghe thực sự muốn biết:

• Vấn đề này giải quyết điều gì?
• Vì sao tôi nên quan tâm ngay lúc này?
• Tiếp theo sẽ là gì?
• Điều này đòi hỏi tôi phải bỏ ra bao nhiêu công sức?
• Vì sao tôi nên tin nhà cung cấp này?

Nếu thông điệp của bạn trả lời nhanh những câu hỏi đó, bạn đang làm tốt phần khó nhất.

Điều này đặc biệt quan trọng với những nhà sáng lập lần đầu. Chủ doanh nghiệp mới thường đồng thời xử lý các bước pháp lý, quyết định tài chính và kế hoạch vận hành. Giao tiếp giúp giảm bớt sự nhầm lẫn là một lợi thế thực sự.

Bài học 5: Luyện tập cho đến khi thông điệp nghe tự nhiên

Nói chuyện rõ ràng không phải là ngẫu nhiên. Nó đến từ sự lặp lại.

Một nhà sáng lập muốn nghe thuyết phục không nên chỉ dựa vào ứng biến. Hãy luyện phần thông điệp cốt lõi cho đến khi nó mang cảm giác tự nhiên như khi trò chuyện.

Điều đó có nghĩa là luyện tập:

• Câu mô tả công ty trong một câu
• Phần giải thích doanh nghiệp của bạn làm gì
• Câu trả lời cho câu hỏi “Vì sao bạn bắt đầu công ty này?”
• Cách phản hồi những băn khoăn thường gặp của khách hàng
• Câu kết trong một bản chào hàng hoặc bài thuyết trình

Lặp lại không phải để học thuộc từng chữ. Mà là để xây dựng sự tự tin, giúp bạn nói tự nhiên dưới áp lực.

Doanh nhân có thể áp dụng những bài học này ngay hôm nay như thế nào

Đây là một khung đơn giản bạn có thể dùng ngay.

1. Viết phiên bản tiếng Việt phổ thông trước

Bắt đầu với phiên bản đơn giản nhất có thể của thông điệp. Đừng cố gây ấn tượng với ai cả. Hãy ưu tiên được hiểu đúng.

2. Cắt bỏ mọi từ không cần thiết

Tìm những chỗ đệm, lặp lại và ngôn ngữ bóng bẩy không thêm nghĩa.

3. Thay khái niệm trừu tượng bằng chi tiết cụ thể

Thay vì nói dịch vụ “hiệu quả”, hãy giải thích nó tiết kiệm thời gian, giảm số bước hay loại bỏ sự nhầm lẫn như thế nào.

4. Đọc to lên

Nếu câu nghe cứng khi nói, rất có thể nó cũng sẽ cứng trên trang viết.

5. Kiểm tra với người không quen doanh nghiệp

Nếu họ có thể giải thích lại chính xác cho bạn, bạn đang đi đúng hướng.

Vì sao sự rõ ràng quan trọng với nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ

Sự rõ ràng không chỉ là phong cách giao tiếp. Đó là một lợi thế cạnh tranh.

Một thông điệp rõ ràng có thể:

• Tăng niềm tin của khách hàng
• Cải thiện chuyển đổi
• Giảm hiểu lầm
• Làm cho các cuộc trò chuyện bán hàng ngắn gọn và hiệu quả hơn
• Giúp các thành viên trong nhóm đồng bộ tốt hơn
• Làm cho thương hiệu trông chuyên nghiệp và dễ tiếp cận hơn

Điều đó đúng dù bạn đang chuẩn bị ra mắt sản phẩm, viết nội dung website hay giới thiệu công ty trước một nhóm khán giả mới.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp tại Hoa Kỳ, nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho quá trình thành lập và tuân thủ. Chủ doanh nghiệp đã phải đối mặt với quá nhiều phức tạp. Giao tiếp tốt nên giảm bớt ma sát, chứ không làm tăng thêm.

Kết luận

Lời khuyên của Stephen King hiệu quả vì nó tôn trọng người tiếp nhận. Nó giả định rằng người đọc và người nghe không có nghĩa vụ phải tốn thêm công sức cho bạn. Nếu bạn muốn nhận được sự chú ý, bạn phải giành lấy nó bằng sự rõ ràng, đơn giản và kiên trì.

Đối với doanh nhân, đó là một tiêu chuẩn hữu ích. Giao tiếp kinh doanh tốt nhất hiếm khi là thứ cầu kỳ nhất. Nó là thứ dễ hiểu nhất.

Vì vậy, lần tới khi bạn chuẩn bị một bài phát biểu, bản chào hàng hay bản nháp website, hãy ghi nhớ ba nguyên tắc sau:

• Tiếp tục tiến lên ngay cả sau khi bị từ chối.
• Dùng ngôn ngữ đơn giản.
• Loại bỏ những cụm từ cũ kỹ làm yếu đi thông điệp của bạn.

Sự kết hợp đó sẽ giúp bạn trở thành người nói tốt hơn, người viết mạnh hơn và nhà sáng lập hiệu quả hơn.