Sådan indberetter du virksomhedsskat for første gang: En trin-for-trin guide for amerikanske iværksættere

At indberette virksomhedsskat for første gang er en af de milepæle, der ser enkel ud på afstand og overvældende ud, når du står midt i det. Du starter med en forretningsidé, så en bankkonto, så et par fakturaer, og pludselig prøver du at finde ud af, hvilken IRS-formular der gælder, om du skylder estimeret skat, og hvad der egentlig kan fratrækkes.

Den gode nyhed er, at processen bliver overkommelig, når du bryder den ned i rækkefølge. De fleste førstegangsindberettere får ikke problemer, fordi skattelovgivningen er umulig at forstå. De får problemer, fordi de venter for længe, fører ufuldstændige optegnelser eller antager, at deres virksomhed beskattes på samme måde som alle andre virksomheder.

Denne guide gennemgår de vigtigste trin, amerikanske stiftere skal kende for at håndtere deres første virksomhedsindberetning med mere ro og færre overraskelser.

Start med at identificere din skattemæssige klassifikation

Din indberetningsproces begynder med et simpelt, men afgørende spørgsmål: Hvordan beskattes din virksomhed?

Svaret afhænger af din juridiske struktur og eventuelle skattemæssige valg, du har foretaget. Nogle almindelige eksempler:

Virksomhedstype	Typisk føderal indberetning
Enkeltmandsvirksomhed	Schedule C sammen med din personlige Form 1040
Enkeltmedlems LLC beskattet som en disregarded entity	Schedule C sammen med din personlige Form 1040
Flermedlems LLC beskattet som et partnerskab	Form 1065
S corporation	Form 1120-S
C corporation	Form 1120

Hvis du har stiftet en LLC, skal du ikke antage, at LLC automatisk betyder én bestemt skatteformular. En LLC er en juridisk struktur, men den kan beskattes på forskellige måder afhængigt af, hvordan den er oprettet, og om du har foretaget et valg hos IRS.

Hvis du er usikker på, hvordan din virksomhed er klassificeret, så tjek dine stiftelsesdokumenter, driftsaftale, EIN-oplysninger og eventuelle skattemæssige valgformularer, du har indsendt. Hvis du får dette forkert, kan det føre til, at du indberetter på den forkerte formular, glemmer K-1-rapportering eller misforstår, om virksomhedens indkomst går videre til din personlige selvangivelse.

Saml dine optegnelser, før du går i gang

Førstegangsindberettere forsøger ofte at udarbejde skatten ud fra hukommelsen. Det er en fejl.

Du har brug for rene optegnelser for hele skatteåret, ikke grove skøn samlet i sidste øjeblik. Start med at indsamle:

• Virksomhedsbank- og kreditkortudtog
• Salgs- og betalingsprocessorrapporter
• Fakturaer udstedt til kunder
• Kvitteringer for udgifter og indkøb
• Lønoptegnelser, hvis du har ansatte eller har betalt dig selv via løn
• Betalinger til kontraktansatte og W-9-oplysninger
• Låneopgørelser og renteoptegnelser
• Oplysninger om køb af aktiver, som computere, udstyr og andre større indkøb
• Breve fra staten, meddelelser og bekræftelser på indberetninger

Målet er at sikre, at hver eneste indtægtskrone og hver eneste fradragsberettigede udgift kan spores til et kildedokument. Hvis virksomhedens økonomi er blandet med private udgifter, så adskil dem nu og dokumentér virksomhedstransaktionerne omhyggeligt.

Hvis dine regnskaber ikke er afstemt med bankudtogene, så ret det, før du indberetter. Afstemning hjælper dig med at finde manglende transaktioner, dobbeltføringer og forkert kategoriserede udgifter, før de bliver til fejl i indberetningen.

Kend de skatter, du kan skylde

Virksomhedsskat er ikke kun én indberetning. Afhængigt af din struktur og aktivitet kan du være ansvarlig for flere forskellige skatteforpligtelser.

Føderal indkomstskat

Dette er den centrale angivelse, der knytter sig til din virksomhedsstruktur. Pass-through-enheder rapporterer typisk virksomhedsindkomst og fradrag på en angivelse, der føres videre til ejerne. C corporations betaler skat på selskabsniveau.

Estimeret indkomstskat

Hvis du driver virksomhed for dig selv, skal du som regel foretage estimerede skattebetalinger i løbet af året. IRS forventer ofte kvartalsvise betalinger for indkomst, der ikke er fuldt dækket af tilbageholdelse.

Mange enkeltpersoner, partnere og ejere af S corporations bruger Form 1040-ES til at beregne estimeret skat. IRS opdeler normalt året i fire betalingsperioder med forfaldsdatoer omkring 15. april, 15. juni, 15. september og 15. januar året efter, eller næste arbejdsdag, hvis en forfaldsdato falder på en weekend eller helligdag.

Lønskatter

Hvis din virksomhed har ansatte, er lønskatteforpligtelser separate fra din indkomstskat. Det omfatter tilbageholdelse af indkomstskat, Social Security- og Medicare-skatter, arbejdsløshedsskatter samt relaterede indberetnings- og indbetalingskrav.

Salgsafgift og statsskatter

Føderal indberetning er kun en del af billedet. Mange stiftere skal også registrere sig for og indberette statsskatter, og nogle virksomheder skal opkræve salgsafgift afhængigt af, hvor de opererer, og hvor de har nexus.

Franchise- eller årlige statslige gebyrer

Flere stater pålægger årlige rapporter, franchiseafgifter eller andre enhedsniveau-krav til compliance. De er lette at overse, når du kun fokuserer på IRS.

Match dine frister med din enhedstype

At misse en frist kan udløse bøder, selv når dine tal ellers er korrekte. Den præcise dato afhænger af din virksomhedsstruktur og dit skatteår.

For kalenderårsbasis er de generelle føderale frister:

• Partnerskaber: den 15. dag i den tredje måned efter årets afslutning
• S corporations: den 15. dag i den tredje måned efter årets afslutning
• C corporations: den 15. dag i den fjerde måned efter årets afslutning

Hvis en frist falder på en lørdag, søndag eller officiel helligdag, flyttes fristen til næste arbejdsdag.

Hvis du har brug for mere tid til at indberette, kan du normalt anmode om en forlængelse. Husk bare, at en forlængelse til at indberette ikke er en forlængelse til at betale. Hvis du skylder skat, forfalder betalingen som regel stadig ved den oprindelige frist.

Den regel betyder mere, end de fleste nye stiftere tror. Sen indberetning er dyrt, men sen indberetning med en ubetalt saldo kan være endnu dyrere.

Brug de rigtige formularer første gang

En af de mest almindelige fejl i det første år er at bruge den forkerte skatteformular eller glemme en tilhørende formular.

Nogle eksempler:

• En enkeltmedlems LLC kan stadig skulle rapportere virksomhedsindkomst på Schedule C, selv om den juridisk er en LLC
• En partnerskabsindberetning kan kræve Schedule K-1 til hver partner
• En S corporation-indberetning kræver typisk allokeringer til aktionærerne på Schedule K-1
• Et selskab kan have behov for at vedhæfte yderligere skemaer afhængigt af aktiver, udenlandsk aktivitet eller andre rapporteringsforhold

Antag ikke, at sidste års skatteprograms standardindstillinger er korrekte for din virksomhed. Kontroller enhedstype, skatteår, EIN, adresse, regnskabsmetode og ejeroplysninger, før du indsender.

Hvis du ændrede virksomhedens struktur i løbet af året, kan den ændring påvirke, hvilke formularer du skal indberette, og om du har brug for en forkortet regnskabsperiode. Det er en situation, hvor en skatterådgiver ofte er pengene værd.

Hold styr på fradragsberettigede udgifter

Virksomhedsfradrag reducerer den skattepligtige indkomst, men kun hvis de er almindelige, nødvendige og understøttet af dokumentation.

Almindelige fradrag for nye virksomheder omfatter ofte:

• Software og abonnementer
• Kontorartikler
• Virksomhedsforsikring
• Reklame og markedsføring
• Professionelle honorarer
• Husleje og forsyningsudgifter til erhvervslokaler
• Bankgebyrer
• Forretningsrejser og overnatning, når det er korrekt dokumenteret
• Køretøjsudgifter knyttet til erhvervsmæssig brug
• Udstyr og visse opstarts- eller organisationsomkostninger, afhængigt af hvordan de behandles

Fejlen, du skal undgå, er at behandle enhver udgift som fradragsberettiget, bare fordi den blev betalt fra en virksomhedsbankkonto. Private udgifter bliver ikke fradragsberettigede, bare fordi de blev kørt gennem virksomheden.

Skriv en kort note til hver udgift, der forklarer forretningsformålet. Den vane sparer tid, hvis du senere skal dokumentere et fradrag.

Udbetal dig selv på den rigtige måde

Hvordan ejere udbetaler sig selv, afhænger af enhedstypen.

Ejere af S corporations skal betale sig selv korrekt via løn, når de er aktive i virksomheden. Partnere og enkeltpersoner tager normalt ikke løn på samme måde som ansatte. Ejere af C corporations kan modtage løn, udbytte eller begge dele afhængigt af virksomhedens struktur.

Det er vigtigt, fordi en førstegangsindberetter måske tror, at det er nok bare at flytte penge fra virksomhedsbanken til en privat konto. Det er det ikke. Ejerkompensation skal passe til skattereglerne for din struktur.

Hvis du er usikker på, hvordan udlodninger, løn eller garanterede betalinger skal håndteres, så få rådgivning, før årsregnskabet lukkes.

Indberet elektronisk, når det er muligt

E-indberetning er normalt hurtigere og lettere at bekræfte end at sende papirindberetninger. Det reducerer også risikoen for simple fejl som manglende underskrifter eller ulæselige bilag.

Før du indsender, skal du kontrollere følgende igen:

• Juridisk virksomhedsnavn og EIN
• Enhedsklassifikation
• Skatteårets datoer
• Ejerandele og adresser
• Bankoplysninger til refusioner eller betalinger
• Eventuelle nødvendige skemaer eller K-1'er
• Betalingsbekræftelse, hvis der skyldes skat

Hvis din indberetning er kompleks, er det værd at lave en ekstra gennemgang med en bogholder eller CPA, før du indberetter. Ét overset skema kan føre til opfølgende meddelelser, som tager langt længere tid at rette, end det ville have taget at kontrollere indberetningen fra starten.

Hvis du har brug for en forlængelse, så brug den strategisk

En forlængelse kan være nyttig, når du venter på partneroplysninger, K-1'er, rettede optegnelser eller endelige bøger. Den kan også give dig lidt luft, hvis din indberetning ikke er klar til den oprindelige frist.

Men en forlængelse er ikke en måde at udskyde skattebetaling på. Hvis du forventer at skylde, så estimer forpligtelsen og betal så meget som rimeligt muligt inden den oprindelige frist. Det hjælper med at reducere bøder og renter.

Brug den ekstra tid til at forbedre indberetningen, ikke til at ignorere den.

Almindelige fejl, førstegangsindberettere laver

De mest almindelige fejl er ofte de mest undgåelige:

• Indberetning på den forkerte skatteformular
• Manglende kvartalsvise estimerede skattebetalinger
• Forveksling af juridisk struktur med skattemæssig klassifikation
• Glemt statslige indberetninger, lønskatter eller salgsafgiftsforpligtelser
• Fratrækning af private udgifter som virksomhedsomkostninger
• Manglende afstemning af regnskaber før indberetning
• Forlængelse af indberetningen uden at betale restbeløbet
• Glemsel af ejerkompensationsregler for S corporations
• At lade K-1-rapportering vente til sidste øjeblik

Hvis du kun husker én ting, så husk dette: Skatteindberetning er meget lettere, når den starter med organiserede optegnelser og en klar enhedsstruktur.

Hvad du skal gøre, hvis du allerede har overskredet en frist

Hvis fristen er passeret, så vent ikke på, at problemet vokser.

Indsend så hurtigt som muligt, betal det, du skylder, hvis du skylder noget, og ret åbenlyse fejl med en ændret indberetning, hvis det er nødvendigt. At ignorere problemet gør det normalt værre.

Hvis du har modtaget en meddelelse, så læs den grundigt. Mange IRS-meddelelser kan løses, men svarfristen betyder noget. Jo hurtigere du håndterer sagen, desto bedre er dine muligheder normalt.

Hvordan Zenind hjælper nye stiftere med at være skatteparate

En smidig skattesæson starter som regel længe før selve skattesæsonen. Rydelige stiftelsesdokumenter, en separat virksomhedsidentitet og løbende compliance gør det meget lettere at holde styr på optegnelser fra dag ét.

Det er her, Zenind kommer ind i billedet. Zenind hjælper stiftere med at etablere LLC'er og corporations i USA og holde styr på complianceopgaver, så virksomheden starter med et stærkere administrativt fundament. Når din virksomhed er sat korrekt op, er det lettere at adskille privat og erhvervsmæssig aktivitet, spore ejerskab og give præcise optegnelser til din skatterådgiver.

Zenind erstatter ikke en CPA, men kan hjælpe med at skabe bedre forudsætninger for mere overskuelige regnskaber og mindre kaos, når der skal indberettes.

Endelig tjekliste til førstegangsindberetning af virksomhedsskat

Før du indberetter, skal du kunne svare ja til disse spørgsmål:

• Kender jeg min enhedstype og skattemæssige klassifikation?
• Er mine regnskaber afstemt med mine bankkonti?
• Har jeg samlet alle optegnelser for indtægter, udgifter, løn og kontraktansatte?
• Ved jeg, om jeg skylder estimeret skat, lønskat eller statslige indberetninger?
• Bruger jeg den korrekte IRS-formular og det korrekte skatteår?
• Har jeg gennemgået alle skemaer, underskrifter og betalingsoplysninger?
• Hvis jeg har brug for en forlængelse, har jeg så også estimeret og betalt eventuel skyldig skat?

Når de felter er krydset af, bliver førstegangsindberetning meget mindre skræmmende. Processen er stadig detaljeret, men den er ikke længere mystisk.

Konklusion

At lære at indberette virksomhedsskat for første gang handler i virkeligheden om at opbygge et gentageligt system: vælg den rigtige enhedsklassifikation, før nøjagtige optegnelser, forstå fristerne, og vær på forkant med estimerede og statslige forpligtelser.

De stiftere, der har størst problemer, er som regel dem, der venter, til fristen er tæt på, og derefter forsøger at genskabe et helt års aktivitet ud fra spredte regneark og mailsøgninger. De stiftere, der holder orden fra begyndelsen, sparer tid, reducerer stress og laver som regel færre dyre fejl.

Hvis du er i gang med at etablere en ny virksomhed, så byg compliance-fundamentet tidligt. Det vil gøre enhver indberetning efter den første lettere.