Kuinka tehdä yrityksen veroilmoitus ensimmäistä kertaa: vaiheittainen opas yhdysvaltalaisille yrittäjille

Yrityksen veroilmoituksen tekeminen ensimmäistä kertaa on yksi niistä virstanpylväistä, jotka näyttävät etäältä yksinkertaisilta, mutta muuttuvat yllättävän kuormittaviksi, kun alat tehdä niitä käytännössä. Aluksi sinulla on liikeidea, sitten pankkitili, sitten muutama lasku, ja yhtäkkiä yrität selvittää, mikä IRS-lomake soveltuu, pitääkö sinun maksaa ennakkoveroja ja mikä lasketaan vähennyskelpoiseksi kuluksi.

Hyvä uutinen on se, että prosessi muuttuu hallittavaksi, kun sen pilkkoo vaiheisiin. Useimmat ensikertalaiset eivät joudu vaikeuksiin siksi, että verolaki olisi mahdoton ymmärtää. Ongelmat syntyvät yleensä siitä, että asioita lykätään liian pitkään, kirjanpito on puutteellista tai oletetaan yrityksen verotuksen toimivan samalla tavalla kuin kaikissa muissa yrityksissä.

Tämä opas käy läpi keskeiset vaiheet, joiden avulla yhdysvaltalaiset perustajat voivat hoitaa ensimmäisen yrityksensä veroilmoituksen varmemmin ja vähemmillä yllätyksillä.

Aloita selvittämällä veroluokituksesi

Veroilmoitusprosessi alkaa yksinkertaisesta mutta ratkaisevasta kysymyksestä: miten yrityksesi verotetaan?

Vastaus riippuu oikeudellisesta muodosta ja mahdollisista tehdyistä verovalinnoista. Muutamia tavallisia esimerkkejä:

Yritysmuoto	Tyypillinen liittovaltion veroilmoitus
Toiminimi	Schedule C henkilökohtaisen Form 1040 -lomakkeen yhteydessä
Yhden jäsenen LLC, jota verotetaan läpivirtaavana yksikkönä	Schedule C henkilökohtaisen Form 1040 -lomakkeen yhteydessä
Usean jäsenen LLC, jota verotetaan partnership-yhtiönä	Form 1065
S corporation	Form 1120-S
C corporation	Form 1120

Jos perustit LLC:n, älä oleta, että LLC tarkoittaa automaattisesti yhtä tiettyä veroilmoituslomaketta. LLC on oikeudellinen rakenne, mutta sitä voidaan verottaa eri tavoin sen mukaan, miten se on järjestetty ja oletko tehnyt IRS:lle valinnan.

Jos et ole varma, miten yrityksesi on luokiteltu, tarkista perustamisasiakirjat, operating agreement, EIN-tiedot ja mahdolliset verovalintalomakkeet, jotka olet toimittanut. Virhe tässä voi johtaa väärän lomakkeen käyttämiseen, K-1-raportoinnin puuttumiseen tai siihen, että et ymmärrä, siirtyykö yritystulo henkilökohtaiseen veroilmoitukseesi.

Kerää aineistot ennen kuin aloitat

Ensikertalaiset yrittävät usein valmistella verot muistista. Se on virhe.

Tarvitset koko verovuoden kattavat, siistit tiedot, et viime hetkellä kasaan kerättyjä arvioita. Aloita keräämällä:

• Yrityksen pankki- ja luottokorttitapahtumat
• Myynti- ja maksunvälittäjien raportit
• Asiakkaille lähetetyt laskut
• Kuitit kuluista ja hankinnoista
• Palkkahallinnon tiedot, jos sinulla on työntekijöitä tai olet maksanut itsellesi palkkaa palkanlaskennan kautta
• Alihankkijoille maksetut suoritukset ja W-9-tiedot
• Lainaotteet ja korkotiedot
• Omaisuuserien hankintatiedot tietokoneista, laitteista ja muista suuremmista hankinnoista
• Osavaltion verokirjeet, ilmoitukset ja jättövahvistukset

Tavoitteena on varmistaa, että jokainen tuloeuro ja jokainen vähennyskelpoinen kulu voidaan jäljittää alkuperäiseen lähdedokumenttiin. Jos yrityksesi raha-asiat ovat sekoittuneet henkilökohtaiseen kulutukseen, erota ne nyt ja dokumentoi liiketoimet huolellisesti.

Jos kirjanpitosi ei täsmää pankkitiliotteiden kanssa, korjaa se ennen veroilmoituksen jättämistä. Täsmäytys auttaa löytämään puuttuvat tapahtumat, kaksoiskirjaukset ja väärin luokitellut kulut ennen kuin ne muuttuvat virheiksi ilmoituksessa.

Tiedä, mitä veroja saatat joutua maksamaan

Yritysverot eivät ole vain yksi ilmoitus. Rakenne ja toiminta huomioiden vastuullasi voi olla useita eri verovelvoitteita.

Liittovaltion tulovero

Tämä on yrityksesi rakenteeseen liittyvä keskeinen veroilmoitus. Läpivirtaavat yksiköt raportoivat yleensä liiketoiminnan tulot ja vähennykset ilmoituksella, josta ne siirtyvät omistajille. C corporation maksaa veron yhtiötasolla.

Ennakkoverot

Jos toimit yrittäjänä, sinun on yleensä maksettava ennakkoveroja vuoden aikana. IRS odottaa tyypillisesti neljännesvuosittaisia maksuja tuloista, joita ei kateta pidätyksillä.

Monet toiminimiyrittäjät, partnerit ja S corporationin osakkeenomistajat käyttävät Form 1040-ES -lomaketta ennakkoverojen laskemiseen. IRS jakaa vuoden yleensä neljään maksujaksoon, joiden eräpäivät ovat noin 15. huhtikuuta, 15. kesäkuuta, 15. syyskuuta ja seuraavan vuoden 15. tammikuuta, tai seuraavana arkipäivänä, jos eräpäivä osuu viikonlopulle tai juhlapäivälle.

Palkkaverot

Jos yritykselläsi on työntekijöitä, palkkaverovelvoitteet ovat erillisiä tuloveroilmoituksesta. Niihin kuuluvat tuloverojen pidätys, Social Security- ja Medicare-verot, työttömyysverot sekä niihin liittyvät ilmoitus- ja talletusvelvoitteet.

Myyntivero ja osavaltion verot

Liittovaltion ilmoitus on vain osa kokonaisuutta. Monien perustajien on lisäksi rekisteröidyttävä ja annettava osavaltion veroilmoituksia, ja joidenkin yritysten on perittävä myyntiveroa sen mukaan, missä ne toimivat ja missä niillä on nexus.

Franchise-verot tai vuosimaksut osavaltiossa

Useat osavaltiot perivät vuosiraportteja, franchise-veroja tai muita yksikkötason compliance-maksuja. Ne on helppo unohtaa, jos keskityt vain IRS:ään.

Sovita määräpäivät yritysmuotoosi

Määräajan missaaminen voi aiheuttaa sanktioita, vaikka luvut olisivat muuten oikein. Tarkka päivämäärä riippuu yritysmuodosta ja verovuodestasi.

Kalenterivuotta käyttävillä ilmoittajilla yleiset liittovaltion määräajat ovat:

• Partneruudet: vuoden päättymisestä kolmannen kuukauden 15. päivä
• S corporationit: vuoden päättymisestä kolmannen kuukauden 15. päivä
• C corporationit: vuoden päättymisestä neljännen kuukauden 15. päivä

Jos eräpäivä osuu lauantaille, sunnuntaille tai lailliselle juhlapäivälle, määräaika siirtyy seuraavaan arkipäivään.

Jos tarvitset lisäaikaa ilmoituksen jättämiseen, voit yleensä hakea lisäaikaa. Muista kuitenkin, että jättöaikaan myönnetty lisäaika ei ole maksuajan pidennys. Jos olet verovelvollinen, maksu erääntyy yleensä silti alkuperäisen määräajan mukaan.

Tämä sääntö on tärkeämpi kuin monet uudet perustajat ymmärtävät. Myöhässä jättäminen on kallista, mutta myöhässä jättäminen ja samalla maksamatta jättäminen voi olla vielä kalliimpaa.

Käytä oikeita lomakkeita heti ensimmäisellä kerralla

Yksi yleisimmistä ensimmäisen vuoden virheistä on väärän verolomakkeen käyttäminen tai jonkin liitelomakkeen unohtaminen.

Muutamia esimerkkejä:

• Yhden jäsenen LLC:n liiketulo voi silti kuulua raportoitavaksi Schedule C:llä, vaikka yksikkö on juridisesti LLC
• Partnership-ilmoitus voi vaatia jokaiselle partnerille oman Schedule K-1 -lomakkeen
• S corporation -ilmoitus vaatii yleensä osakkeenomistajien tulojen jaon raportoinnin Schedule K-1 -lomakkeilla
• Corporation voi tarvita lisäliitteitä omaisuuserien, ulkomaisen toiminnan tai muiden raportointierien vuoksi

Älä oleta, että viime vuoden verosoftan oletusasetukset sopivat yrityksellesi. Varmista yksikön tyyppi, verovuosi, EIN, osoite, kirjanpitomenetelmä ja omistajatiedot ennen lähettämistä.

Jos muutit yritysrakennetta vuoden aikana, muutos voi vaikuttaa siihen, mitä lomakkeita jätät ja tarvitsetko lyhyen verovuoden ilmoituksen. Se on tilanne, jossa verotuksen ammattilainen on usein kustannuksensa arvoinen.

Seuraa vähennyskelpoisia kuluja huolellisesti

Liiketoiminnan vähennykset pienentävät verotettavaa tuloa, mutta vain jos ne ovat tavanomaisia, tarpeellisia ja dokumentoituja.

Uusien yritysten yleisiä vähennyksiä ovat usein:

• Ohjelmistot ja tilaukset
• Toimisto- ja tarvikekulut
• Yritysvakuutukset
• Mainonta ja markkinointi
• Ammatilliset palkkiot
• Vuokra ja sähkö muut liiketilat huomioiden
• Pankkikulut
• Liikematkat ja majoitus, kun ne on dokumentoitu asianmukaisesti
• Ajoneuvokulut siltä osin kuin ne liittyvät liiketoimintaan
• Laitteet sekä tietyt perustamis- tai organisointikulut, riippuen siitä, miten ne käsitellään

Vältettävä virhe on kohdella kaikkia kuluja vähennyskelpoisina vain siksi, että ne maksettiin yritystililtä. Henkilökohtainen kulutus ei muutu vähennyskelpoiseksi vain siksi, että se kulki yhtiön kautta.

Pidä jokaisesta kulusta lyhyt huomio, joka selittää liiketoiminnallisen tarkoituksen. Se säästää aikaa, jos sinun täytyy joskus myöhemmin perustella vähennyksen oikeellisuus.

Maksa itsellesi oikein

Se, miten omistaja maksaa itselleen, riippuu yritysmuodosta.

S corporationin omistajien on maksettava itselleen asianmukaisesti palkanlaskennan kautta, kun he työskentelevät aktiivisesti yrityksessä. Partnerit ja toiminimiyrittäjät eivät yleensä ota palkkaa samalla tavalla kuin työntekijät. C corporationin omistajat voivat saada palkkaa, osinkoja tai molempia yrityksen rakenteesta riippuen.

Tämä on tärkeää, koska ensikertalainen voi olettaa, että rahan siirtäminen yritystililtä henkilökohtaiselle tilille riittää. Ei riitä. Omistajan korvauksen täytyy vastata rakenteesi verosääntöjä.

Jos et ole varma, miten käsitellä jaot, palkat tai guaranteed payments -suoritukset, hae neuvoa ennen kuin vuoden lopun kirjat suljetaan.

Jätä sähköisesti aina kun mahdollista

Sähköinen jättäminen on yleensä nopeampaa ja helpompi vahvistaa kuin paperilomakkeiden postittaminen. Se myös vähentää yksinkertaisten virheiden, kuten puuttuvien allekirjoitusten tai vaikealukuisien liitteiden, riskiä.

Tarkista ennen lähettämistä vielä kerran:

• Yrityksen virallinen nimi ja EIN
• Yksikön luokitus
• Verovuoden päivämäärät
• Omistusosuudet ja osoitteet
• Pankkitiedot palautuksia tai maksuja varten
• Kaikki vaaditut liitteet tai K-1-lomakkeet
• Maksun vahvistus, jos veroja on maksettavana

Jos veroilmoituksesi on monimutkainen, kannattaa tehdä toinen tarkistus kirjanpitäjän tai CPA:n kanssa ennen jättämistä. Yksi huomaamatta jäänyt liite voi aiheuttaa myöhemmin ilmoituksia, joiden korjaaminen vie paljon enemmän aikaa kuin ilmoituksen tarkistaminen olisi alun perin vienyt.

Jos tarvitset lisäaikaa, käytä sitä strategisesti

Lisäaika voi olla hyödyllinen, kun odotat kumppanitietoja, K-1-lomakkeita, korjattuja aineistoja tai lopullista kirjanpitoa. Se voi myös antaa hieman hengähdysaikaa, jos ilmoitus ei ole valmis alkuperäiseen määräaikaan mennessä.

Mutta lisäaika ei ole keino siirtää veronmaksua myöhemmäksi. Jos odotat olevasi verovelvollinen, arvioi velka ja maksa mahdollisimman suuri osa siitä alkuperäiseen määräaikaan mennessä. Se auttaa vähentämään sakkoja ja korkoja.

Käytä lisäaika parantaaksesi ilmoitusta, älä siirtääksesi sitä syrjään.

Yleiset ensikertalaisen virheet

Yleisimmät virheet ovat usein myös helpoimmin vältettävissä:

• Veroilmoituksen jättäminen väärällä lomakkeella
• Neljännesvuosittaisten ennakkoverojen unohtaminen
• Oikeudellisen muodon ja veroluokituksen sekoittaminen
• Osavaltion ilmoitusten, palkkaverotuksen tai myyntiverovelvoitteiden unohtaminen
• Henkilökohtaisten kulujen vähentäminen yrityskuluina
• Kirjanpidon täsmäyttämättä jättäminen ennen ilmoituksen tekemistä
• Lisäajan hakeminen mutta maksamatta jäävän veron maksamatta jättäminen
• Omistajan palkkaussääntöjen unohtaminen S corporationissa
• K-1-raportoinnin jättäminen viime tippaan

Jos muistat vain yhden asian, muista tämä: veroilmoituksen tekeminen on paljon helpompaa, kun taustalla on järjestelmälliset tiedot ja selkeä yritysrakenne.

Mitä tehdä, jos määräaika on jo mennyt ohi

Jos määräaika on jo kulunut, älä odota ongelman kasvavan.

Jätä ilmoitus mahdollisimman pian, maksa se mitä olet velkaa, jos olet velkaa, ja korjaa ilmeiset virheet tarvittaessa muutetulla ilmoituksella. Asian sivuuttaminen yleensä vain pahentaa tilannetta.

Jos sait ilmoituksen, lue se huolellisesti. Monet IRS:n ilmoitukset ovat korjattavissa, mutta vastausaika on tärkeä. Mitä aiemmin käsittelet asian, sitä paremmat vaihtoehdot sinulla yleensä on.

Miten Zenind auttaa uusia perustajia pysymään veroihin valmiina

Sujuva verokausi alkaa yleensä jo paljon ennen varsinaista verokautta. Siistit perustamisasiakirjat, erillinen yritysidentiteetti ja jatkuva compliance tekevät kirjanpidosta järjestelmällisempää jo ensimmäisestä päivästä alkaen.

Siinä Zenind tulee mukaan. Zenind auttaa perustajia muodostamaan LLC-yhtiöitä ja corporationeja Yhdysvalloissa sekä pitämään compliance-tehtävät hallinnassa, jotta yritys alkaa vahvemmalla hallinnollisella pohjalla. Kun yritys on perustettu oikein, henkilökohtaisen ja liiketoiminnan toiminnan erottaminen, omistuksen seuraaminen ja tarkkojen tietojen toimittaminen verovalmistelijalle on helpompaa.

Zenind ei korvaa CPA:ta, mutta se voi auttaa rakentamaan siistimmän kirjanpidon ja vähentämään kaaosta veroilmoituksen aikaan.

Lopullinen tarkistuslista ensimmäistä yritysveroilmoitusta varten

Ennen kuin jätät ilmoituksen, varmista, että voit vastata kyllä näihin kysymyksiin:

• Tiedänkö yksikkömuotoni ja veroluokitukseni?
• Onko kirjanpitoni täsmäytetty pankkitileihini?
• Olenko kerännyt kaikki tulo-, kulu-, palkka- ja alihankkijatiedot?
• Tiedänkö, onko minun maksettava ennakkoveroja, palkkaveroja tai osavaltion veroja?
• Käytänkö oikeaa IRS-lomaketta ja verovuotta?
• Olenko tarkistanut kaikki liitteet, allekirjoitukset ja maksutiedot?
• Jos tarvitsen lisäaikaa, olenko myös arvioinut ja maksanut mahdollisen veron?

Kun nämä kohdat ovat kunnossa, ensikertalaisen ilmoitus muuttuu paljon vähemmän pelottavaksi. Prosessi on edelleen yksityiskohtainen, mutta ei enää mystinen.

Yhteenveto

Yritysverojen tekemisen opettelu ensimmäistä kertaa on pohjimmiltaan järjestelmän rakentamista: valitse oikea yksikköluokitus, pidä kirjanpito tarkkana, ymmärrä määräajat ja pysy ennakkoverojen sekä osavaltiotason velvoitteiden edellä.

Eniten vaikeuksia kokevat yleensä ne perustajat, jotka odottavat määräajan lähestymistä ja yrittävät sitten rakentaa koko vuoden toiminnan takaisin hajanaisista taulukoista ja sähköpostihauista. Perustajat, jotka pysyvät järjestäytyneinä alusta alkaen, säästävät aikaa, vähentävät stressiä ja tekevät yleensä vähemmän kalliita virheitä.

Jos olet perustamassa uutta yritystä, rakenna compliance-perusta ajoissa. Se tekee jokaisesta ensimmäisen jälkeen tehtävästä ilmoituksesta helpomman.