Πώς να υποβάλετε για πρώτη φορά επιχειρηματικούς φόρους: Βήμα προς βήμα οδηγός για επιχειρηματίες στις ΗΠΑ

Η πρώτη υποβολή επιχειρηματικών φόρων είναι από εκείνα τα ορόσημα που φαίνονται απλά από απόσταση και γίνονται συντριπτικά όταν φτάσει η ώρα να τα αντιμετωπίσετε στην πράξη. Ξεκινάτε με μια επιχειρηματική ιδέα, μετά ανοίγετε τραπεζικό λογαριασμό, κόβετε μερικά τιμολόγια και ξαφνικά προσπαθείτε να καταλάβετε ποια φόρμα της IRS ισχύει, αν οφείλετε προκαταβολικούς φόρους και ποια έξοδα εκπίπτουν.

Τα καλά νέα είναι ότι η διαδικασία γίνεται διαχειρίσιμη μόλις τη σπάσετε σε βήματα. Οι περισσότεροι όσοι υποβάλλουν για πρώτη φορά δεν μπλέκουν επειδή ο φορολογικός κώδικας είναι αδύνατο να κατανοηθεί. Προκύπτουν προβλήματα επειδή καθυστερούν, κρατούν ελλιπή αρχεία ή θεωρούν ότι η επιχείρησή τους φορολογείται όπως κάθε άλλη.

Αυτός ο οδηγός παρουσιάζει τα βασικά βήματα που χρειάζονται οι ιδρυτές στις ΗΠΑ για να κάνουν την πρώτη τους επιχειρηματική φορολογική δήλωση με περισσότερη αυτοπεποίθηση και λιγότερες εκπλήξεις.

Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τη φορολογική σας κατάταξη

Η διαδικασία υποβολής ξεκινά με ένα απλό αλλά κρίσιμο ερώτημα: πώς φορολογείται η επιχείρησή σας;

Η απάντηση εξαρτάται από τη νομική σας μορφή και από τυχόν φορολογικές επιλογές που έχετε κάνει. Μερικά συνηθισμένα παραδείγματα:

Τύπος επιχείρησης	Συνήθης ομοσπονδιακή δήλωση
Ατομική επιχείρηση	Schedule C με το προσωπικό σας Form 1040
LLC ενός μέλους που φορολογείται ως disregarded entity	Schedule C με το προσωπικό σας Form 1040
LLC πολλών μελών που φορολογείται ως partnership	Form 1065
S corporation	Form 1120-S
C corporation	Form 1120

Αν έχετε ιδρύσει LLC, μην υποθέσετε ότι το LLC σημαίνει αυτόματα μία συγκεκριμένη φορολογική φόρμα. Το LLC είναι νομική μορφή, αλλά μπορεί να φορολογηθεί με διαφορετικούς τρόπους ανάλογα με το πώς έχει στηθεί και αν έχετε κάνει εκλογή στην IRS.

Αν δεν είστε βέβαιοι πώς ταξινομείται η εταιρεία σας, ελέγξτε τα έγγραφα σύστασης, τη λειτουργική συμφωνία, τα αρχεία του EIN και τυχόν φορολογικές δηλώσεις εκλογής που έχετε υποβάλει. Αν το κάνετε λάθος, μπορεί να υποβάλετε στη λάθος φόρμα, να παραλείψετε αναφορές K-1 ή να παρερμηνεύσετε αν το επιχειρηματικό εισόδημα περνά στη δική σας προσωπική δήλωση.

Συγκεντρώστε τα αρχεία σας πριν ξεκινήσετε

Όσοι υποβάλλουν για πρώτη φορά συχνά προσπαθούν να ετοιμάσουν τους φόρους από μνήμης. Αυτό είναι λάθος.

Χρειάζεστε καθαρά αρχεία για ολόκληρο το φορολογικό έτος, όχι εκτιμήσεις της τελευταίας στιγμής. Ξεκινήστε συγκεντρώνοντας:

• Τραπεζικές κινήσεις επιχειρηματικού λογαριασμού και κινήσεις πιστωτικής κάρτας
• Αναφορές πωλήσεων και επεξεργαστών πληρωμών
• Τιμολόγια που εκδώσατε σε πελάτες
• Αποδείξεις για έξοδα και αγορές
• Μισθοδοτικά αρχεία, αν έχετε εργαζομένους ή πληρώνατε τον εαυτό σας μέσω payroll
• Πληρωμές σε συνεργάτες και στοιχεία W-9
• Αντίγραφα δανείων και αρχεία τόκων
• Αρχεία αγοράς παγίων για υπολογιστές, εξοπλισμό και άλλες σημαντικές αγορές
• Επιστολές, ειδοποιήσεις και επιβεβαιώσεις υποβολής από την πολιτεία

Ο στόχος είναι να μπορείτε να εντοπίσετε κάθε δολάριο εισοδήματος και κάθε εκπιπτόμενη δαπάνη σε πρωτογενές παραστατικό. Αν τα οικονομικά της επιχείρησής σας έχουν αναμειχθεί με προσωπικές δαπάνες, διαχωρίστε τα τώρα και τεκμηριώστε προσεκτικά τις επιχειρηματικές συναλλαγές.

Αν τα λογιστικά βιβλία σας δεν έχουν συμφωνηθεί με τα τραπεζικά σας statements, διορθώστε το πριν από την υποβολή. Η συμφωνία βοηθά να εντοπίσετε ελλείπουσες συναλλαγές, διπλές εγγραφές και λανθασμένη κατηγοριοποίηση δαπανών πριν γίνουν λάθη στη δήλωση.

Γνωρίστε ποιους φόρους ενδέχεται να οφείλετε

Οι επιχειρηματικοί φόροι δεν είναι μία μόνο υποβολή. Ανάλογα με τη δομή και τη δραστηριότητά σας, μπορεί να είστε υπεύθυνοι για πολλές διαφορετικές φορολογικές υποχρεώσεις.

Ομοσπονδιακός φόρος εισοδήματος

Αυτή είναι η βασική δήλωση που συνδέεται με τη δομή της επιχείρησής σας. Οι pass-through οντότητες συνήθως δηλώνουν τα επιχειρηματικά έσοδα και τις εκπτώσεις σε δήλωση που περνά στους ιδιοκτήτες. Οι C corporations πληρώνουν φόρο σε εταιρικό επίπεδο.

Εκτιμώμενος φόρος εισοδήματος

Αν δραστηριοποιείστε επιχειρηματικά για λογαριασμό σας, συνήθως πρέπει να κάνετε προκαταβολικές πληρωμές φόρου μέσα στο έτος. Η IRS συνήθως αναμένει τριμηνιαίες πληρωμές για εισόδημα που δεν καλύπτεται πλήρως από παρακράτηση.

Πολλοί ατομικοί επιχειρηματίες, εταίροι και μέτοχοι S corporation χρησιμοποιούν το Form 1040-ES για να υπολογίσουν τους εκτιμώμενους φόρους. Η IRS γενικά χωρίζει το έτος σε τέσσερις περιόδους πληρωμής, με προθεσμίες περίπου στις 15 Απριλίου, 15 Ιουνίου, 15 Σεπτεμβρίου και 15 Ιανουαρίου του επόμενου έτους, ή την επόμενη εργάσιμη ημέρα αν η προθεσμία πέφτει σε Σαββατοκύριακο ή αργία.

Φόροι μισθοδοσίας

Αν η επιχείρησή σας έχει εργαζομένους, οι υποχρεώσεις μισθοδοσίας είναι ξεχωριστές από τη δήλωση εισοδήματος. Αυτό περιλαμβάνει παρακράτηση φόρου εισοδήματος, φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare, φόρους ανεργίας και σχετικές απαιτήσεις υποβολής και καταβολής.

Φόρος πωλήσεων και κρατικοί φόροι

Η ομοσπονδιακή δήλωση είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας. Πολλοί ιδρυτές πρέπει επίσης να εγγραφούν και να υποβάλουν κρατικούς φόρους, ενώ ορισμένες επιχειρήσεις πρέπει να εισπράττουν φόρο πωλήσεων ανάλογα με το πού δραστηριοποιούνται και πού έχουν nexus.

Franchise tax ή ετήσια κρατικά τέλη

Αρκετές πολιτείες επιβάλλουν ετήσιες εκθέσεις, franchise taxes ή άλλες υποχρεώσεις συμμόρφωσης σε επίπεδο οντότητας. Αυτά παραβλέπονται εύκολα όταν εστιάζετε μόνο στην IRS.

Ταιριάξτε τις προθεσμίες υποβολής με την οντότητά σας

Η παράλειψη προθεσμίας μπορεί να επιφέρει πρόστιμα ακόμη κι αν οι αριθμοί σας είναι σωστοί. Η ακριβής ημερομηνία εξαρτάται από τη δομή της επιχείρησής σας και το φορολογικό έτος.

Για φορολογούμενους με ημερολογιακό έτος, οι γενικές ομοσπονδιακές προθεσμίες είναι:

• Partnerships: η 15η ημέρα του τρίτου μήνα μετά το τέλος του έτους
• S corporations: η 15η ημέρα του τρίτου μήνα μετά το τέλος του έτους
• C corporations: η 15η ημέρα του τέταρτου μήνα μετά το τέλος του έτους

Αν μια προθεσμία πέφτει Σάββατο, Κυριακή ή σε νόμιμη αργία, μεταφέρεται στην επόμενη εργάσιμη ημέρα.

Αν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να υποβάλετε, συνήθως μπορείτε να ζητήσετε παράταση. Να θυμάστε όμως ότι η παράταση για υποβολή δεν είναι παράταση για πληρωμή. Αν οφείλετε φόρο, η πληρωμή εξακολουθεί να λήγει γενικά με την αρχική προθεσμία.

Αυτός ο κανόνας έχει μεγαλύτερη σημασία από όση αντιλαμβάνονται οι περισσότεροι νέοι ιδρυτές. Η καθυστερημένη υποβολή είναι ακριβή, αλλά η καθυστερημένη υποβολή με ανεξόφλητο υπόλοιπο μπορεί να είναι ακόμη πιο δαπανηρή.

Χρησιμοποιήστε σωστά τις φόρμες από την πρώτη φορά

Ένα από τα πιο συνηθισμένα λάθη της πρώτης χρονιάς είναι η χρήση λάθος φορολογικής φόρμας ή η παράλειψη συνοδευτικής φόρμας.

Μερικά παραδείγματα:

• Ένα LLC ενός μέλους μπορεί να εξακολουθεί να χρειάζεται να δηλώσει επιχειρηματικό εισόδημα στο Schedule C, παρότι νομικά είναι LLC
• Μια δήλωση partnership μπορεί να απαιτεί Schedule K-1 για κάθε εταίρο
• Μια δήλωση S corporation συνήθως απαιτεί κατανομή στους μετόχους μέσω Schedule K-1
• Μια εταιρεία μπορεί να χρειάζεται πρόσθετα schedules ανάλογα με πάγια, δραστηριότητα στο εξωτερικό ή άλλα στοιχεία αναφοράς

Μην υποθέτετε ότι οι προεπιλογές του περυσινού φορολογικού λογισμικού είναι σωστές για την επιχείρησή σας. Ελέγξτε τη νομική μορφή, το φορολογικό έτος, το EIN, τη διεύθυνση, τη μέθοδο λογιστικής και τα στοιχεία των ιδιοκτητών πριν κάνετε την υποβολή.

Αν αλλάξατε τη δομή της επιχείρησής σας μέσα στο έτος, αυτή η αλλαγή μπορεί να επηρεάσει το ποιες φόρμες θα υποβάλετε και αν χρειάζεστε δήλωση μικρής φορολογικής περιόδου. Εκεί, η συμβουλή από φοροτεχνικό συχνά αξίζει το κόστος.

Παρακολουθήστε προσεκτικά τις εκπιπτόμενες δαπάνες

Οι επιχειρηματικές εκπτώσεις μειώνουν το φορολογητέο εισόδημα, αλλά μόνο αν είναι συνήθεις, απαραίτητες και τεκμηριωμένες.

Συνηθισμένες εκπτώσεις για νέες επιχειρήσεις περιλαμβάνουν συχνά:

• Λογισμικό και συνδρομές
• Γραφική ύλη
• Ασφάλιση επιχείρησης
• Διαφήμιση και μάρκετινγκ
• Επαγγελματικές αμοιβές
• Ενοίκιο και κοινόχρηστα για επαγγελματικό χώρο
• Τραπεζικά τέλη
• Επαγγελματικά ταξίδια και διαμονή όταν τεκμηριώνονται σωστά
• Έξοδα οχήματος που σχετίζονται με επαγγελματική χρήση
• Εξοπλισμό και ορισμένα έξοδα έναρξης ή οργάνωσης, ανάλογα με τον τρόπο φορολογικής αντιμετώπισης

Το λάθος που πρέπει να αποφύγετε είναι να θεωρείτε κάθε δαπάνη εκπιπτόμενη μόνο και μόνο επειδή πληρώθηκε από επιχειρηματικό λογαριασμό. Οι προσωπικές δαπάνες δεν γίνονται εκπιπτόμενες επειδή πέρασαν από την εταιρεία.

Κρατάτε μια σύντομη σημείωση για κάθε δαπάνη που εξηγεί τον επιχειρηματικό σκοπό. Αυτή η συνήθεια εξοικονομεί χρόνο αν χρειαστεί ποτέ να στηρίξετε μια έκπτωση αργότερα.

Πληρώνετε τον εαυτό σας με τον σωστό τρόπο

Ο τρόπος με τον οποίο οι ιδιοκτήτες πληρώνουν τον εαυτό τους εξαρτάται από τον τύπο της οντότητας.

Οι ιδιοκτήτες S corporation πρέπει να πληρώνονται σωστά μέσω μισθοδοσίας όταν συμμετέχουν ενεργά στην επιχείρηση. Οι εταίροι και οι ατομικοί επιχειρηματίες συνήθως δεν λαμβάνουν μισθό με τον ίδιο τρόπο που τον λαμβάνουν οι εργαζόμενοι. Οι ιδιοκτήτες C corporation μπορεί να λαμβάνουν μισθούς, μερίσματα ή και τα δύο, ανάλογα με τη δομή της επιχείρησης.

Αυτό είναι σημαντικό γιατί κάποιος που υποβάλλει για πρώτη φορά μπορεί να θεωρήσει ότι αρκεί η μεταφορά χρημάτων από τον επιχειρηματικό λογαριασμό στον προσωπικό λογαριασμό. Δεν αρκεί. Η αμοιβή του ιδιοκτήτη πρέπει να ακολουθεί τους φορολογικούς κανόνες της δικής σας δομής.

Αν δεν είστε βέβαιοι πώς να χειριστείτε διανομές, μισθούς ή guaranteed payments, ζητήστε συμβουλή πριν κλείσουν τα βιβλία του έτους.

Υποβάλετε ηλεκτρονικά όταν είναι δυνατόν

Η ηλεκτρονική υποβολή είναι συνήθως πιο γρήγορη και πιο εύκολη στην επιβεβαίωση από την αποστολή έντυπων δηλώσεων. Επίσης μειώνει τις πιθανότητες για απλά λάθη, όπως ελλείπουσες υπογραφές ή δυσανάγνωστα συνημμένα.

Πριν από την υποβολή, ελέγξτε ξανά τα παρακάτω:

• Επίσημη επωνυμία επιχείρησης και EIN
• Φορολογική κατάταξη οντότητας
• Ημερομηνίες φορολογικού έτους
• Ποσοστά ιδιοκτησίας και διευθύνσεις
• Στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού για επιστροφές ή πληρωμές
• Τυχόν απαιτούμενα schedules ή K-1s
• Επιβεβαίωση πληρωμής αν οφείλεται φόρος

Αν η δήλωσή σας είναι σύνθετη, αξίζει να γίνει ένας δεύτερος έλεγχος με λογιστή ή CPA πριν υποβάλετε. Ένα παραλειφθέν schedule μπορεί να προκαλέσει ειδοποιήσεις που θα πάρουν πολύ περισσότερο χρόνο να διορθωθούν από όσο θα χρειαζόταν για να ελεγχθεί σωστά εξαρχής.

Αν χρειάζεστε παράταση, χρησιμοποιήστε τη στρατηγικά

Η παράταση μπορεί να είναι χρήσιμη όταν περιμένετε πληροφορίες από συνεργάτες, K-1s, διορθωμένα αρχεία ή οριστικά βιβλία. Μπορεί επίσης να σας δώσει λίγο περιθώριο αν η δήλωση δεν είναι έτοιμη μέχρι την αρχική προθεσμία.

Αλλά η παράταση δεν είναι τρόπος να αναβληθεί η πληρωμή φόρου. Αν περιμένετε ότι θα οφείλετε, εκτιμήστε την υποχρέωση και πληρώστε όσο μπορείτε ρεαλιστικά μέχρι την αρχική προθεσμία. Αυτό βοηθά να μειώσετε πρόστιμα και τόκους.

Χρησιμοποιήστε τον επιπλέον χρόνο για να βελτιώσετε τη δήλωση, όχι για να την αγνοήσετε.

Συνηθισμένα λάθη των όσων υποβάλλουν για πρώτη φορά

Τα πιο συνηθισμένα λάθη είναι συχνά και τα πιο αποτρέψιμα:

• Υποβολή με λάθος φορολογική φόρμα
• Παράλειψη τριμηνιαίων προκαταβολικών πληρωμών φόρου
• Σύγχυση μεταξύ νομικής μορφής και φορολογικής κατάταξης
• Παράλειψη κρατικών δηλώσεων, φόρων μισθοδοσίας ή υποχρεώσεων φόρου πωλήσεων
• Έκπτωση προσωπικών εξόδων ως επιχειρηματικών
• Μη συμφωνία των βιβλίων πριν από την υποβολή
• Παράταση της δήλωσης αλλά όχι πληρωμή του οφειλόμενου υπολοίπου
• Παράλειψη των κανόνων αμοιβής ιδιοκτητών για S corporations
• Αφήνοντας τις αναφορές K-1 για την τελευταία στιγμή

Αν θυμάστε μόνο ένα πράγμα, θυμηθείτε αυτό: η φορολογική υποβολή είναι πολύ πιο εύκολη όταν ξεκινά με οργανωμένα αρχεία και σαφή δομή οντότητας.

Τι να κάνετε αν έχετε ήδη χάσει προθεσμία

Αν η προθεσμία πέρασε, μην περιμένετε να μεγαλώσει το πρόβλημα.

Υποβάλετε το συντομότερο δυνατό, πληρώστε ό,τι οφείλετε αν υπάρχει χρέος και διορθώστε τυχόν προφανή λάθη με τροποποιημένη δήλωση αν χρειάζεται. Η αδιαφορία συνήθως το χειροτερεύει.

Αν λάβατε ειδοποίηση, διαβάστε την προσεκτικά. Πολλές ειδοποιήσεις της IRS μπορούν να διορθωθούν, αλλά η προθεσμία απάντησης έχει σημασία. Όσο νωρίτερα αντιμετωπίσετε το θέμα, τόσο καλύτερες είναι συνήθως οι επιλογές σας.

Πώς το Zenind βοηθά τους νέους ιδρυτές να παραμένουν έτοιμοι για φόρους

Μια ομαλή φορολογική περίοδος συνήθως ξεκινά πολύ πριν από τη φορολογική περίοδο. Καθαρά έγγραφα σύστασης, ξεχωριστή επιχειρηματική ταυτότητα και συνεπής συμμόρφωση κάνουν πολύ πιο εύκολο να κρατάτε τα αρχεία οργανωμένα από την πρώτη μέρα.

Εδώ ακριβώς ταιριάζει το Zenind. Το Zenind βοηθά τους ιδρυτές να συστήνουν LLCs και corporations στις ΗΠΑ και να διατηρούν υπό έλεγχο τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης, ώστε η επιχείρηση να ξεκινά με ισχυρότερη διοικητική βάση. Όταν η εταιρεία σας έχει στηθεί σωστά, είναι πιο εύκολο να διαχωρίσετε την προσωπική από την επιχειρηματική δραστηριότητα, να παρακολουθείτε την ιδιοκτησία και να δίνετε ακριβή αρχεία στον φοροτεχνικό σας.

Το Zenind δεν αντικαθιστά έναν CPA, αλλά μπορεί να βοηθήσει να μπουν οι βάσεις για πιο καθαρά βιβλία και λιγότερο χάος τη στιγμή της υποβολής.

Τελική λίστα ελέγχου για την πρώτη επιχειρηματική φορολογική υποβολή

Πριν υποβάλετε, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να απαντήσετε ναι στις παρακάτω ερωτήσεις:

• Γνωρίζω τον τύπο της οντότητάς μου και τη φορολογική της κατάταξη;
• Τα βιβλία μου έχουν συμφωνηθεί με τους τραπεζικούς λογαριασμούς;
• Έχω συγκεντρώσει όλα τα αρχεία εισοδήματος, εξόδων, μισθοδοσίας και συνεργατών;
• Γνωρίζω αν οφείλω προκαταβολικούς φόρους, φόρους μισθοδοσίας ή κρατικές δηλώσεις;
• Χρησιμοποιώ τη σωστή φόρμα της IRS και το σωστό φορολογικό έτος;
• Έχω ελέγξει όλα τα schedules, τις υπογραφές και τα στοιχεία πληρωμής;
• Αν χρειάζομαι παράταση, έχω επίσης εκτιμήσει και πληρώσει τυχόν οφειλόμενο φόρο;

Μόλις ελέγξετε όλα αυτά, η πρώτη υποβολή γίνεται πολύ λιγότερο τρομακτική. Η διαδικασία παραμένει λεπτομερής, αλλά δεν είναι πια μυστηριώδης.

Συμπέρασμα

Το να μάθετε πώς να υποβάλετε για πρώτη φορά επιχειρηματικούς φόρους είναι στην πραγματικότητα θέμα δημιουργίας ενός επαναλαμβανόμενου συστήματος: επιλέξτε τη σωστή φορολογική κατάταξη, κρατήστε ακριβή αρχεία, κατανοήστε τις προθεσμίες και μείνετε μπροστά από τις προκαταβολικές και κρατικές υποχρεώσεις.

Οι ιδρυτές που δυσκολεύονται περισσότερο είναι συνήθως εκείνοι που περιμένουν μέχρι να πλησιάσει η προθεσμία και μετά προσπαθούν να ανασυνθέσουν έναν ολόκληρο χρόνο δραστηριότητας από διάσπαρτα υπολογιστικά φύλλα και αναζητήσεις στο inbox. Οι ιδρυτές που παραμένουν οργανωμένοι από την αρχή κερδίζουν χρόνο, μειώνουν το άγχος και συνήθως κάνουν λιγότερα ακριβά λάθη.

Αν ξεκινάτε μια νέα επιχείρηση, χτίστε νωρίς τη βάση συμμόρφωσης. Θα κάνει κάθε υποβολή μετά την πρώτη πιο εύκολη.