Hogyan kell először bevallani a vállalkozási adókat: lépésről lépésre útmutató amerikai vállalkozóknak

A vállalkozási adók első alkalommal történő bevallása azok közé a mérföldkövek közé tartozik, amelyek távolról egyszerűnek tűnnek, de amikor ténylegesen nekilát az ember, máris nyomasztóvá válnak. Elindul egy üzleti ötlettel, aztán lesz egy bankszámlája, majd néhány számla, és hirtelen azon kapja magát, hogy melyik IRS-nyomtatvány vonatkozik rá, kell-e becsült adót fizetnie, és mi számít levonható költségnek.

A jó hír az, hogy a folyamat kezelhetővé válik, ha lépésekre bontja. A legtöbb első alkalommal bevalló nem azért kerül bajba, mert az adójogszabályok érthetetlenek. Inkább azért, mert túl sokáig vár, hiányos nyilvántartást vezet, vagy azt feltételezi, hogy az ő vállalkozása ugyanúgy adózik, mint minden más vállalkozás.

Ez az útmutató végigvezeti azokon a fő lépéseken, amelyeket az amerikai alapítóknak érdemes megtenniük az első vállalkozási adóbevallásuk során, hogy magabiztosabbak legyenek és kevesebb meglepetés érje őket.

Kezdje az adózási besorolás meghatározásával

A bevallási folyamat egy egyszerű, de kulcsfontosságú kérdéssel kezdődik: hogyan adózik a vállalkozása?

A válasz a jogi formától és az esetlegesen megtett adózási választásoktól függ. Néhány gyakori példa:

Vállalkozási forma	Tipikus szövetségi bevallás
Egyéni vállalkozás	C melléklet a személyes 1040-es nyomtatványhoz
Egyszemélyes LLC, amely figyelmen kívül hagyott egységként adózik	C melléklet a személyes 1040-es nyomtatványhoz
Többszemélyes LLC, amely társaságként adózik	1065-ös nyomtatvány
S corporation	1120-S nyomtatvány
C corporation	1120-as nyomtatvány

Ha LLC-t alapított, ne feltételezze, hogy az LLC automatikusan egyetlen adónyomtatványt jelent. Az LLC jogi forma, de többféleképpen is adózhat attól függően, hogyan van felállítva, és tett-e valamilyen választást az IRS-nél.

Ha nem biztos benne, hogyan van besorolva a cége, ellenőrizze az alapítási dokumentumokat, az alapító okiratot vagy működési szabályzatot, az EIN-nyilvántartásokat, valamint az esetleges adózási választási nyomtatványokat. Ha ezt rosszul ítéli meg, rossz nyomtatványon adhat be bevallást, elmulaszthatja a K-1 riportálást, vagy félreértheti, hogy az üzleti jövedelem átfolyik-e a személyes bevallásába.

Gyűjtse össze a nyilvántartásait, mielőtt nekilát

Az első alkalommal bevallók gyakran emlékezetből próbálják elkészíteni az adójukat. Ez hiba.

Az egész adóévre vonatkozó rendezett nyilvántartásra van szükség, nem az utolsó pillanatban összeszedett becslésekre. Kezdje az alábbiak összegyűjtésével:

• Vállalkozási bankszámla- és hitelkártyakivonatok
• Értékesítési és fizetésfeldolgozói jelentések
• Ügyfeleknek kiállított számlák
• Költségekre és beszerzésekre vonatkozó bizonylatok
• Bérszámfejtési nyilvántartások, ha vannak alkalmazottai, vagy saját magának bért fizetett
• Megbízotti kifizetések és W-9 adatok
• Kölcsönkimutatások és kamatnyilvántartások
• Eszközvásárlási dokumentumok számítógépekről, berendezésekről és más jelentősebb beszerzésekről
• Állami adólevelek, értesítések és benyújtási visszaigazolások

A cél az, hogy minden bevétel és minden levonható költség egy forrásdokumentumhoz legyen visszakövethető. Ha a vállalkozási pénzügyek összekeveredtek a személyes kiadásokkal, különítse el őket most, és a vállalkozási tranzakciókat gondosan dokumentálja.

Ha a könyvelése nincs egyeztetve a bankszámlakivonatokkal, azt még a bevallás előtt javítsa ki. Az egyeztetés segít kiszűrni a hiányzó tranzakciókat, a duplikált tételeket és a rosszul besorolt költségeket, mielőtt ezek bevallási hibává válnának.

Tudja, milyen adókat kellhet fizetnie

A vállalkozási adó nem csak egyetlen bevallásból áll. A szerkezettől és a tevékenységtől függően többféle adókötelezettsége is lehet.

Szövetségi jövedelemadó

Ez az a fő bevallás, amely a vállalkozási formájához kapcsolódik. Az átfolyó struktúrák általában olyan bevalláson jelentik a vállalkozási bevételt és levonásokat, amely az tulajdonosok szintjére folyik át. A C corporationök szintjén a társaság fizeti az adót.

Becsült jövedelemadó

Ha önállóan működik, általában becsült adóelőlegeket kell fizetnie az év során. Az IRS gyakran negyedéves befizetéseket vár a nem teljes mértékben levont forrásadóval fedezett jövedelem után.

Sok egyéni vállalkozó, társasági tag és S corporation-tulajdonos a 1040-ES nyomtatványt használja a becsült adó kiszámításához. Az IRS általában négy fizetési időszakra osztja az évet, a határidők jellemzően április 15., június 15., szeptember 15. és a következő év január 15. körül vannak, vagy ha a határidő hétvégére vagy ünnepnapra esik, akkor a következő munkanapon.

Bérjárulékok és foglalkoztatási adók

Ha a vállalkozásának alkalmazottai vannak, a béradó-kötelezettségek külön kezelendők a jövedelemadó-bevallástól. Ez magában foglalja a jövedelemadó levonását, a Social Security és Medicare járulékokat, a munkanélküli adókat, valamint a kapcsolódó bevallási és befizetési kötelezettségeket.

Forgalmi adó és állami adók

A szövetségi bevallás csak az egyik része a teljes képnek. Sok alapítónak állami adókra is regisztrálnia kell, és egyes vállalkozásoknak forgalmi adót is kell beszedniük attól függően, hol működnek, és hol áll fenn számukra nexus.

Franchiseadó vagy éves állami díjak

Több államban éves jelentések, franchiseadók vagy más, entitásszintű megfelelőségi kötelezettségek vannak. Ezeket könnyű figyelmen kívül hagyni, ha csak az IRS-re összpontosít.

Igazítsa a benyújtási határidőket az entitásához

A határidő elmulasztása akkor is büntetést eredményezhet, ha a számok egyébként helyesek. A pontos dátum a vállalkozási formától és az adóévtől függ.

Naptári évre benyújtó adózók esetében az általános szövetségi határidők a következők:

• Társaságok: az év vége utáni harmadik hónap 15. napja
• S corporationök: az év vége utáni harmadik hónap 15. napja
• C corporationök: az év vége utáni negyedik hónap 15. napja

Ha a határidő szombatra, vasárnapra vagy hivatalos ünnepnapra esik, a határidő a következő munkanapra tolódik.

Ha több időre van szüksége a benyújtáshoz, általában kérhet hosszabbítást. Fontos azonban, hogy a benyújtási hosszabbítás nem jelent fizetési haladékot. Ha adót tartozik, a befizetés általában továbbra is az eredeti határidőig esedékes.

Ez a szabály fontosabb, mint azt sok új alapító gondolja. Késve benyújtani költséges, de késve benyújtani és közben nem rendezni a tartozást még drágább lehet.

Elsőre a megfelelő nyomtatványt használja

Az egyik leggyakoribb első éves hiba a rossz adónyomtatvány használata vagy egy kiegészítő nyomtatvány elfelejtése.

Néhány példa:

• Egy egyszemélyes LLC-nek továbbra is lehet, hogy a C mellékleten kell jelenteni a vállalkozási jövedelmet, még ha jogilag LLC is
• Egy társasági bevalláshoz minden tagnak K-1-et kellhet készíteni
• Egy S corporation bevallása általában részvényesi allokációkat igényel K-1-en
• Egy társaságnak a vagyon, a külföldi tevékenység vagy más jelentési tételek miatt további mellékleteket kellhet csatolnia

Ne feltételezze, hogy a tavalyi adószoftver alapbeállításai helyesek az Ön vállalkozására. Benyújtás előtt ellenőrizze az entitás típusát, az adóévet, az EIN-t, a címet, a könyvelési módszert és a tulajdonosi adatokat.

Ha az év során megváltozott a vállalkozási struktúrája, ez befolyásolhatja, mely nyomtatványokat kell benyújtania, és hogy szükséges-e rövid adóévű bevallás. Ilyen helyzetben gyakran megéri adótanácsadóhoz fordulni.

Kövesse nyomon gondosan a levonható költségeket

Az üzleti levonások csökkentik az adóalapot, de csak akkor, ha szokásosak, szükségesek, és megfelelően dokumentáltak.

Az új vállalkozások gyakori levonható költségei közé tartozhatnak:

• Szoftverek és előfizetések
• Irodaszerek
• Vállalkozási biztosítás
• Hirdetés és marketing
• Szakmai díjak
• Irodabérlet és közüzemi költségek üzleti célú tér esetén
• Bankköltségek
• Üzleti utazás és szállás, ha megfelelően dokumentált
• Járműköltségek, amelyek üzleti használathoz kapcsolódnak
• Berendezések, valamint bizonyos indulási vagy szervezési költségek, attól függően, hogyan kezelik őket

Az elkerülendő hiba az, hogy minden költséget levonhatónak tekintünk csak azért, mert vállalkozási számláról fizették. A személyes kiadás nem válik levonhatóvá attól, hogy átment a cégen.

Minden költséghez írjon egy rövid megjegyzést, amely leírja az üzleti célt. Ez a szokás időt takarít meg, ha később alátámasztania kell egy levonást.

Fizessen magának a megfelelő módon

Az, hogy a tulajdonosok hogyan fizetik ki magukat, az entitás típusától függ.

Az S corporation tulajdonosainak helyesen, bérszámfejtésen keresztül kell fizetniük magukat, ha aktívan részt vesznek a vállalkozásban. A társasági tagok és az egyéni vállalkozók általában nem vesznek fel ugyanúgy fizetést, mint az alkalmazottak. A C corporation tulajdonosai a felállástól függően kaphatnak munkabért, osztalékot, vagy mindkettőt.

Ez azért fontos, mert egy első alkalommal bevalló azt hiheti, hogy elég pénzt átutalni a vállalkozási számláról a személyes számlára. Nem elég. A tulajdonosi javadalmazásnak meg kell felelnie az Ön struktúrájára vonatkozó adószabályoknak.

Ha bizonytalan a kivétek, bérek vagy garantált kifizetések kezelésében, kérjen tanácsot még az év végi könyvek lezárása előtt.

Elektronikusan nyújtsa be, ha lehetséges

Az e-benyújtás általában gyorsabb, és könnyebb visszaigazolni, mint a papíralapú benyújtás. Emellett csökkenti az olyan egyszerű hibák esélyét is, mint az aláírás hiánya vagy az olvashatatlan mellékletek.

Beküldés előtt ellenőrizze még egyszer a következőket:

• A vállalkozás hivatalos neve és EIN-je
• Az entitás besorolása
• Az adóév dátumai
• A tulajdonosi arányok és címek
• Bankszámlaadatok visszatérítéshez vagy befizetéshez
• Minden szükséges melléklet vagy K-1
• Fizetési visszaigazolás, ha adó fizetendő

Ha a bevallása összetett, érdemes egy könyvelővel vagy CPA-val még egyszer átnézetni a benyújtás előtt. Egyetlen kihagyott melléklet olyan utólagos értesítéseket eredményezhet, amelyek kezelése sokkal több időt vesz igénybe, mint amennyi az ellenőrzéshez kellett volna.

Ha hosszabbításra van szüksége, használja stratégiailag

A hosszabbítás hasznos lehet, ha partneri információkra, K-1-ekre, javított nyilvántartásokra vagy végleges könyvekre vár. Akkor is adhat egy kis mozgásteret, ha a bevallás nem készül el az eredeti határidőre.

De a hosszabbítás nem halasztja el az adófizetést. Ha úgy várja, hogy tartozása lesz, becsülje meg a kötelezettséget, és az eredeti határidőig fizesse be, amennyit ésszerűen tud. Ez segít csökkenteni a büntetéseket és a kamatokat.

Használja a plusz időt a bevallás javítására, ne az elodázására.

Gyakori hibák, amelyeket az első alkalommal bevallók elkövetnek

A leggyakoribb hibák gyakran a legkönnyebben elkerülhetők:

• Rossz adónyomtatvány benyújtása
• Negyedéves becsült adófizetések elmulasztása
• A jogi forma és az adózási besorolás összekeverése
• Állami bevallások, bérjárulékok vagy forgalmi adó kötelezettségek elfelejtése
• Személyes kiadások üzleti költségként való levonása
• A könyvek egyeztetésének elmulasztása a benyújtás előtt
• A hosszabbítás benyújtása, de a fennmaradó adó meg nem fizetése
• Az S corporation tulajdonosi javadalmazási szabályainak figyelmen kívül hagyása
• A K-1 jelentés hagyása az utolsó pillanatra

Ha csak egy dolgot jegyez meg, ez legyen az: az adóbevallás sokkal könnyebb, ha rendezett nyilvántartással és tiszta entitásszerkezettel indul.

Mit tegyen, ha már elmulasztotta a határidőt

Ha a határidő már lejárt, ne várjon arra, hogy a probléma nagyobb legyen.

Nyújtsa be a bevallást minél hamarabb, fizesse be a tartozását, ha van, és szükség esetén javítsa ki a nyilvánvaló hibákat módosított bevallással. Az ügy figyelmen kívül hagyása általában csak ront a helyzeten.

Ha értesítést kapott, olvassa el figyelmesen. Sok IRS-értesítés javítható, de a válaszadási határidő számít. Minél előbb foglalkozik vele, annál jobbak általában a lehetőségei.

Hogyan segít Zenind az új alapítóknak adókésznek maradni

A gördülékeny adószezon általában jóval az adószezon előtt elkezdődik. A rendezett alapítási dokumentumok, a különálló üzleti identitás és a folyamatos megfelelőség megkönnyítik, hogy már az első naptól szervezett maradjon a nyilvántartás.

Itt jön képbe a Zenind. A Zenind segít az alapítóknak LLC-ket és corporationöket alapítani az Egyesült Államokban, és kézben tartani a megfelelőségi feladatokat, így a vállalkozás erősebb adminisztratív alapokkal indul. Ha a cége megfelelően van felállítva, könnyebb elkülöníteni a személyes és üzleti tevékenységet, nyomon követni a tulajdonosi viszonyokat, és pontos nyilvántartásokat átadni az adóelőkészítőnek.

A Zenind nem helyettesíti a CPA-t, de segíthet megalapozni a tisztább könyvelést és a kevesebb káoszt a bevallás idején.

Végső ellenőrzőlista az első vállalkozási adóbevalláshoz

Mielőtt benyújtaná, győződjön meg róla, hogy minden alábbi kérdésre igen a válasz:

• Tudom az entitás típusát és az adózási besorolást?
• Egyeztetve vannak a könyveim a bankszámláimmal?
• Összegyűjtöttem minden bevételi, költség-, bér- és megbízotti nyilvántartást?
• Tudom, hogy kell-e becsült adót, bérjárulékot vagy állami bevallást fizetnem?
• A megfelelő IRS-nyomtatványt és adóévet használom?
• Áttekintettem minden mellékletet, aláírást és fizetési adatot?
• Ha hosszabbításra van szükségem, kiszámoltam és befizettem az esedékes adót is?

Ha ezek a tételek rendben vannak, az első alkalommal történő benyújtás sokkal kevésbé lesz ijesztő. A folyamat továbbra is részletes, de már nem rejtélyes.

Összegzés

Megtanulni, hogyan kell először bevallani a vállalkozási adókat, valójában egy ismételhető rendszer felépítéséről szól: válassza ki a megfelelő entitásbesorolást, vezessen pontos nyilvántartást, értse meg a határidőket, és maradjon előrébb a becsült adó- és állami kötelezettségeknél.

Azok az alapítók küzdenek a legtöbbet, akik megvárják, amíg közel a határidő, majd egy teljes év tevékenységét próbálják visszaállítani szétszórt táblázatokból és e-mail-keresésekből. Azok, akik már az elején rendszereznek, időt takarítanak meg, csökkentik a stresszt, és általában kevesebb költséges hibát követnek el.

Ha új vállalkozást alapít, építse fel korán a megfelelőségi alapokat. Ez minden következő bevallást könnyebbé tesz.