Cara Mengajukan Pajak Bisnis untuk Pertama Kalinya: Panduan Langkah demi Langkah untuk Wirausahawan AS

Mengajukan pajak bisnis untuk pertama kalinya adalah salah satu tahap yang terlihat sederhana dari jauh, tetapi terasa sangat membingungkan saat Anda benar-benar menjalaninya. Anda memulai dengan ide bisnis, lalu membuka rekening bank, lalu beberapa faktur, dan tiba-tiba Anda harus mencari tahu formulir IRS mana yang berlaku, apakah Anda perlu membayar pajak estimasi, dan biaya apa saja yang dapat dikurangkan.

Kabar baiknya, proses ini menjadi jauh lebih mudah begitu Anda memecahnya menjadi beberapa langkah. Sebagian besar pelapor pertama kali tidak bermasalah karena kode pajak mustahil dipahami. Mereka mengalami masalah karena menunda terlalu lama, menyimpan catatan yang tidak lengkap, atau menganggap bisnis mereka dikenai pajak sama seperti semua bisnis lainnya.

Panduan ini membahas langkah-langkah utama yang perlu ditangani para pendiri di AS agar pengajuan pajak bisnis pertama mereka lebih percaya diri dan minim kejutan.

Mulailah dengan Mengidentifikasi Klasifikasi Pajak Anda

Proses pengajuan Anda dimulai dengan pertanyaan sederhana namun penting: bagaimana bisnis Anda dikenai pajak?

Jawabannya bergantung pada struktur hukum Anda dan setiap pilihan pajak yang sudah Anda buat. Beberapa contoh umum:

Jenis bisnis	Pengajuan federal yang umum
Usaha perseorangan	Schedule C bersama Form 1040 pribadi Anda
LLC satu anggota yang dikenai pajak sebagai entitas yang diabaikan	Schedule C bersama Form 1040 pribadi Anda
LLC multi-anggota yang dikenai pajak sebagai kemitraan	Form 1065
S corporation	Form 1120-S
C corporation	Form 1120

Jika Anda mendirikan LLC, jangan berasumsi bahwa LLC otomatis berarti satu formulir pajak. LLC adalah struktur hukum, tetapi dapat dikenai pajak dengan cara yang berbeda tergantung bagaimana pengaturannya dan apakah Anda membuat pilihan tertentu kepada IRS.

Jika Anda tidak yakin bagaimana perusahaan Anda diklasifikasikan, periksa dokumen pendirian, operating agreement, catatan EIN, dan formulir pemilihan pajak apa pun yang pernah Anda ajukan. Kesalahan di sini dapat membuat Anda mengajukan pada formulir yang salah, melewatkan pelaporan K-1, atau salah memahami apakah pendapatan bisnis mengalir ke pengembalian pajak pribadi Anda.

Kumpulkan Catatan Anda Sebelum Memulai

Pelapor pertama kali sering mencoba menyiapkan pajak dari ingatan. Itu kesalahan.

Anda membutuhkan catatan yang rapi untuk seluruh tahun pajak, bukan perkiraan yang disusun terburu-buru di menit terakhir. Mulailah dengan mengumpulkan:

• Mutasi rekening bank dan kartu kredit bisnis
• Laporan penjualan dan pemroses pembayaran
• Faktur yang diterbitkan kepada pelanggan
• Kuitansi untuk biaya dan pembelian
• Catatan penggajian, jika Anda memiliki karyawan atau membayar diri sendiri melalui payroll
• Pembayaran kontraktor dan informasi W-9
• Laporan pinjaman dan catatan bunga
• Catatan pembelian aset untuk komputer, peralatan, dan pembelian besar lainnya
• Surat pajak negara bagian, pemberitahuan, dan konfirmasi pengajuan

Tujuannya adalah memastikan setiap dolar pendapatan dan setiap biaya yang dapat dikurangkan bisa ditelusuri ke dokumen sumber. Jika keuangan bisnis Anda tercampur dengan pengeluaran pribadi, pisahkan sekarang dan dokumentasikan transaksi bisnis dengan cermat.

Jika pembukuan Anda belum direkonsiliasi dengan mutasi bank, selesaikan itu sebelum mengajukan. Rekonsiliasi membantu Anda menemukan transaksi yang hilang, entri ganda, dan biaya yang salah kategorikan sebelum berubah menjadi kesalahan pelaporan.

Ketahui Pajak Apa Saja yang Mungkin Harus Anda Bayar

Pajak bisnis bukan hanya satu pengajuan. Bergantung pada struktur dan aktivitas Anda, Anda mungkin bertanggung jawab atas beberapa kewajiban pajak yang berbeda.

Pajak penghasilan federal

Ini adalah pengembalian inti yang terkait dengan struktur bisnis Anda. Entitas pass-through umumnya melaporkan pendapatan dan pengurangan bisnis pada pengembalian yang mengalir ke para pemilik. C corporation membayar pajak di tingkat korporasi.

Pajak penghasilan estimasi

Jika Anda menjalankan bisnis sendiri, Anda umumnya perlu melakukan pembayaran pajak estimasi selama tahun berjalan. IRS biasanya mengharapkan pembayaran triwulanan untuk penghasilan yang tidak sepenuhnya ditutup oleh pemotongan pajak.

Banyak pemilik usaha perseorangan, mitra, dan pemegang saham S corporation menggunakan Form 1040-ES untuk menghitung pajak estimasi. IRS umumnya membagi tahun menjadi empat periode pembayaran dengan tenggat sekitar 15 April, 15 Juni, 15 September, dan 15 Januari tahun berikutnya, atau hari kerja berikutnya jika tanggal jatuh pada akhir pekan atau hari libur.

Pajak payroll

Jika bisnis Anda memiliki karyawan, kewajiban pajak payroll terpisah dari pengembalian pajak penghasilan Anda. Ini mencakup pemotongan pajak penghasilan, pajak Social Security dan Medicare, pajak pengangguran, serta kewajiban pelaporan dan setoran terkait.

Pajak penjualan dan pajak negara bagian

Pengajuan federal hanyalah satu bagian. Banyak pendiri juga perlu mendaftar dan melaporkan pajak negara bagian, dan beberapa bisnis harus memungut pajak penjualan berdasarkan lokasi operasi dan nexus mereka.

Biaya waralaba atau biaya tahunan negara bagian

Beberapa negara bagian menerapkan laporan tahunan, pajak waralaba, atau kewajiban kepatuhan tingkat entitas lainnya. Hal-hal ini mudah terlewat ketika Anda hanya fokus pada IRS.

Sesuaikan Tenggat Pengajuan dengan Jenis Entitas Anda

Melewatkan tenggat dapat menimbulkan denda meskipun angka Anda sudah benar. Tanggal pastinya bergantung pada struktur bisnis dan tahun pajak Anda.

Untuk pelapor tahun kalender, tenggat federal umumnya adalah:

• Kemitraan: hari ke-15 bulan ketiga setelah akhir tahun
• S corporation: hari ke-15 bulan ketiga setelah akhir tahun
• C corporation: hari ke-15 bulan keempat setelah akhir tahun

Jika tanggal jatuh pada hari Sabtu, Minggu, atau hari libur resmi, tenggat berpindah ke hari kerja berikutnya.

Jika Anda memerlukan waktu tambahan untuk mengajukan, Anda biasanya dapat meminta perpanjangan. Namun ingat, perpanjangan untuk mengajukan bukan berarti perpanjangan untuk membayar. Jika Anda masih berutang pajak, pembayarannya umumnya tetap jatuh tempo pada tenggat awal.

Aturan itu lebih penting daripada yang disadari banyak pendiri baru. Terlambat mengajukan itu mahal, tetapi terlambat mengajukan dengan saldo pajak yang belum dibayar bisa jauh lebih mahal.

Gunakan Formulir yang Tepat Sejak Awal

Salah satu kesalahan paling umum di tahun pertama adalah menggunakan formulir pajak yang salah atau melupakan formulir pendamping.

Beberapa contoh yang perlu diperhatikan:

• LLC satu anggota mungkin tetap perlu melaporkan pendapatan bisnis di Schedule C meskipun secara hukum berbentuk LLC
• Pengembalian kemitraan mungkin memerlukan Schedule K-1 untuk setiap mitra
• Pengembalian S corporation umumnya memerlukan alokasi pemegang saham pada Schedule K-1
• Korporasi mungkin perlu melampirkan jadwal tambahan tergantung pada aset, aktivitas luar negeri, atau item pelaporan lainnya

Jangan berasumsi bahwa pengaturan default perangkat lunak pajak tahun lalu sudah benar untuk bisnis Anda. Verifikasi jenis entitas, tahun pajak, EIN, alamat, metode akuntansi, dan informasi pemilik sebelum mengirimkan.

Jika Anda mengubah struktur bisnis selama tahun berjalan, perubahan itu dapat memengaruhi formulir yang Anda ajukan dan apakah Anda perlu pengembalian untuk tahun pendek. Dalam situasi seperti itu, konsultan pajak sering kali sepadan dengan biayanya.

Catat Biaya yang Dapat Dikurangkan dengan Teliti

Pengurangan bisnis menurunkan penghasilan kena pajak, tetapi hanya jika biaya tersebut bersifat biasa, perlu, dan didukung catatan.

Pengurangan umum untuk bisnis baru sering mencakup:

• Perangkat lunak dan langganan
• Perlengkapan kantor
• Asuransi bisnis
• Iklan dan pemasaran
• Biaya profesional
• Sewa dan utilitas untuk ruang bisnis
• Biaya bank
• Perjalanan bisnis dan penginapan bila didokumentasikan dengan benar
• Biaya kendaraan yang terkait dengan penggunaan bisnis
• Peralatan dan biaya awal atau organisasi tertentu, tergantung cara perlakuannya

Kesalahan yang harus dihindari adalah menganggap semua pengeluaran dapat dikurangkan hanya karena dibayar dari rekening bisnis. Pengeluaran pribadi tidak menjadi dapat dikurangkan hanya karena diproses melalui perusahaan.

Simpan catatan singkat untuk setiap biaya yang menjelaskan tujuan bisnisnya. Kebiasaan itu menghemat waktu jika Anda perlu mendukung pengurangan nanti.

Bayar Diri Anda dengan Cara yang Tepat

Cara pemilik membayar diri sendiri bergantung pada jenis entitas.

Pemilik S corporation perlu membayar diri mereka dengan benar melalui payroll ketika mereka aktif dalam bisnis. Mitra dan pemilik usaha perseorangan umumnya tidak mengambil gaji dengan cara yang sama seperti karyawan. Pemilik C corporation dapat menerima upah, dividen, atau keduanya tergantung pada struktur bisnis.

Ini penting karena pelapor pertama kali mungkin mengira bahwa memindahkan uang dari rekening bisnis ke rekening pribadi sudah cukup. Itu tidak cukup. Kompensasi pemilik harus sesuai dengan aturan pajak untuk struktur Anda.

Jika Anda tidak yakin bagaimana menangani distribusi, upah, atau guaranteed payments, minta saran sebelum pembukuan akhir tahun ditutup.

Ajukan Secara Elektronik Jika Memungkinkan

E-filing biasanya lebih cepat dan lebih mudah dikonfirmasi dibanding mengirim pengembalian kertas. Ini juga mengurangi kemungkinan kesalahan sederhana seperti tanda tangan yang hilang atau lampiran yang tidak terbaca.

Sebelum mengirim, periksa sekali lagi hal-hal berikut:

• Nama hukum bisnis dan EIN
• Klasifikasi entitas
• Tanggal tahun pajak
• Persentase dan alamat pemilik
• Informasi rekening bank untuk pengembalian dana atau pembayaran
• Jadwal atau K-1 yang diperlukan
• Konfirmasi pembayaran jika ada pajak terutang

Jika pengembalian Anda kompleks, ada baiknya melakukan peninjauan kedua dengan bookkeeper atau CPA sebelum mengajukan. Satu jadwal yang terlewat dapat memicu pemberitahuan tindak lanjut yang jauh lebih lama untuk diselesaikan daripada waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa pengembalian sejak awal.

Jika Anda Memerlukan Perpanjangan, Gunakan Secara Strategis

Perpanjangan bisa berguna ketika Anda masih menunggu informasi mitra, K-1, catatan yang dikoreksi, atau pembukuan final. Ini juga bisa memberi Anda sedikit ruang jika pengembalian belum siap pada tanggal jatuh tempo awal.

Namun perpanjangan bukan cara untuk menunda pembayaran pajak. Jika Anda memperkirakan masih berutang, perkirakan kewajiban tersebut dan bayar sebanyak yang masuk akal sebelum tenggat awal. Itu membantu mengurangi denda dan bunga.

Gunakan waktu tambahan untuk memperbaiki pengembalian, bukan untuk mengabaikannya.

Kesalahan Umum yang Dilakukan Pelapor Pertama Kali

Kesalahan paling umum sering kali adalah yang paling mudah dicegah:

• Mengajukan pada formulir pajak yang salah
• Melewatkan pembayaran pajak estimasi triwulanan
• Mencampuradukkan struktur hukum dengan klasifikasi pajak
• Lupa kewajiban pelaporan negara bagian, pajak payroll, atau pajak penjualan
• Mengurangkan biaya pribadi sebagai biaya bisnis
• Gagal merekonsiliasi pembukuan sebelum mengajukan
• Memperpanjang pengembalian tetapi tidak membayar saldo terutang
• Lupa aturan kompensasi pemilik untuk S corporation
• Menunda pelaporan K-1 sampai menit terakhir

Jika Anda hanya mengingat satu hal, ingat ini: pengajuan pajak jauh lebih mudah ketika dimulai dengan catatan yang terorganisir dan struktur entitas yang jelas.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Anda Sudah Melewatkan Tenggat

Jika tenggat sudah lewat, jangan menunggu masalah membesar.

Ajukan secepat mungkin, bayar apa yang Anda utang jika memang ada, dan perbaiki kesalahan yang jelas dengan pengembalian yang diamendemen bila perlu. Mengabaikan masalah biasanya hanya membuatnya lebih buruk.

Jika Anda menerima pemberitahuan, baca dengan saksama. Banyak pemberitahuan IRS bisa diselesaikan, tetapi jendela respons itu penting. Semakin cepat Anda menangani masalah, biasanya semakin baik pilihan Anda.

Bagaimana Zenind Membantu Pendiri Baru Tetap Siap Pajak

Musim pajak yang lancar biasanya dimulai jauh sebelum musim pajak itu sendiri. Dokumen pendirian yang rapi, identitas bisnis yang terpisah, dan kepatuhan yang berjalan terus-menerus memudahkan Anda menjaga catatan tetap teratur sejak hari pertama.

Di sinilah Zenind berperan. Zenind membantu pendiri membentuk LLC dan corporation di AS serta menjaga tugas kepatuhan tetap terkendali, sehingga bisnis memulai dengan fondasi administratif yang lebih kuat. Ketika perusahaan Anda disiapkan dengan benar, akan lebih mudah memisahkan aktivitas pribadi dan bisnis, melacak kepemilikan, dan menyerahkan catatan yang akurat kepada penyusun pajak Anda.

Zenind tidak menggantikan CPA, tetapi dapat membantu menyiapkan dasar untuk pembukuan yang lebih rapi dan lebih sedikit kekacauan saat pengajuan.

Daftar Periksa Akhir untuk Pengajuan Pajak Bisnis Pertama Kali

Sebelum mengajukan, pastikan Anda dapat menjawab ya untuk pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah saya tahu jenis entitas dan klasifikasi pajak saya?
• Apakah pembukuan saya sudah direkonsiliasi dengan rekening bank?
• Apakah saya sudah mengumpulkan seluruh catatan pendapatan, biaya, payroll, dan kontraktor?
• Apakah saya tahu apakah saya berutang pajak estimasi, pajak payroll, atau laporan negara bagian?
• Apakah saya menggunakan formulir IRS dan tahun pajak yang benar?
• Apakah saya sudah meninjau semua jadwal, tanda tangan, dan detail pembayaran?
• Jika saya memerlukan perpanjangan, apakah saya juga sudah memperkirakan dan membayar pajak yang terutang?

Setelah semua kotak itu dicentang, pengajuan pertama kali menjadi jauh kurang menegangkan. Prosesnya tetap detail, tetapi tidak lagi misterius.

Kesimpulan

Mempelajari cara mengajukan pajak bisnis untuk pertama kalinya sebenarnya adalah tentang membangun sistem yang dapat diulang: pilih klasifikasi entitas yang tepat, simpan catatan yang akurat, pahami tenggat, dan tetap selangkah lebih maju dalam kewajiban estimasi dan tingkat negara bagian.

Pendiri yang paling kesulitan biasanya adalah mereka yang menunggu sampai tenggat sudah dekat lalu mencoba menyusun ulang aktivitas setahun penuh dari spreadsheet yang tercecer dan pencarian kotak masuk email. Pendiri yang tetap terorganisir sejak awal menghemat waktu, mengurangi stres, dan biasanya membuat lebih sedikit kesalahan yang mahal.

Jika Anda sedang menyiapkan bisnis baru, bangun fondasi kepatuhan sejak awal. Itu akan membuat setiap pengajuan setelah yang pertama menjadi lebih mudah.