Μπορεί μια LLC να προσλάβει υπαλλήλους; Ένας πρακτικός οδηγός για ιδιοκτήτες

Μια εταιρεία περιορισμένης ευθύνης μπορεί απολύτως να προσλάβει υπαλλήλους. Στην πραγματικότητα, πολλές LLC ξεκινούν ως λιτές επιχειρήσεις που λειτουργούν από τον ιδιοκτήτη και αργότερα προσθέτουν προσωπικό καθώς αυξάνεται η ζήτηση. Το κλειδί είναι να κατανοήσετε τη διαφορά ανάμεσα στους ιδιοκτήτες της LLC, τους υπαλλήλους και τους ανεξάρτητους συνεργάτες, και στη συνέχεια να ακολουθήσετε τους ομοσπονδιακούς και πολιτειακούς κανόνες που ισχύουν για την πρόσληψη, τη μισθοδοσία και την αναφορά φόρων.

Αν ιδρύετε μια νέα επιχείρηση ή χτίζετε μια ομάδα μέσα σε μια υπάρχουσα LLC, η διαδικασία είναι διαχειρίσιμη όταν οργανωθεί σωστά από την αρχή. Οι βασικές προτεραιότητες είναι να έχετε τις σωστές φορολογικές εγγραφές, να επαληθεύετε το δικαίωμα εργασίας, να εκτελείτε σωστά τη μισθοδοσία και να παραμένετε ενημερωμένοι ως προς τις υποχρεώσεις εργατικής νομοθεσίας.

Μπορεί μια LLC να προσλάβει υπαλλήλους;

Ναι. Μια LLC μπορεί να προσλάβει υπαλλήλους με έντυπο W-2 όπως οι περισσότερες άλλες επιχειρηματικές οντότητες. Μόλις η εταιρεία γίνει εργοδότης, πρέπει να διαχειρίζεται την παρακράτηση μισθοδοσίας, τις απαιτήσεις φόρου ανεργίας και άλλες υποχρεώσεις συμμόρφωσης που βαραίνουν τον εργοδότη.

Αυτό σημαίνει ότι η LLC πρέπει να κάνει περισσότερα από το απλώς να συμφωνήσει να πληρώνει κάποιον με μισθό. Πρέπει επίσης να τηρεί αρχεία απασχόλησης, να δηλώνει νέες προσλήψεις όπου απαιτείται και να ακολουθεί τους κανόνες μισθών και ωραρίου τόσο σε ομοσπονδιακό όσο και σε πολιτειακό επίπεδο.

Μπορεί μια μονοπρόσωπη LLC να προσλάβει υπαλλήλους;

Ναι. Μια μονοπρόσωπη LLC μπορεί να προσλάβει υπαλλήλους αν η επιχείρηση χρειάζεται βοήθεια. Ένας μοναδικός ιδιοκτήτης δεν χρειάζεται να περιμένει μέχρι η εταιρεία να αποκτήσει πολλαπλά μέλη ή μεγαλύτερη δομή.

Μια μονοπρόσωπη LLC μπορεί επίσης να χρησιμοποιεί ανεξάρτητους συνεργάτες για ορισμένα έργα, αλλά αυτό δεν είναι το ίδιο με την πρόσληψη υπαλλήλων. Οι συνεργάτες χειρίζονται μόνοι τους τους φόρους τους, ενώ οι υπάλληλοι συνήθως πληρώνονται μέσω μισθοδοσίας με παρακράτηση φόρων και μπορεί να δικαιούνται παροχές, ανάλογα με την επιχείρηση και τον νόμο.

Αν προσπαθείτε να αποφασίσετε ανάμεσα σε υπάλληλο και συνεργάτη, επικεντρωθείτε στο επίπεδο ελέγχου που χρειάζεστε. Εργαζόμενοι που ακολουθούν το πρόγραμμά σας, χρησιμοποιούν τις διαδικασίες σας και κάνουν συνεχή βασική εργασία είναι συχνά υπάλληλοι και όχι συνεργάτες.

Υπάλληλοι έναντι ανεξάρτητων συνεργατών

Αυτή η διάκριση έχει σημασία επειδή η εσφαλμένη ταξινόμηση μπορεί να δημιουργήσει φορολογικά, εργατικά και κυρωτικά ζητήματα.

Ένας υπάλληλος συνήθως:

• Εργάζεται υπό την καθοδήγηση και τον έλεγχο της εταιρείας
• Αμείβεται μέσω μισθοδοσίας
• Έχει φόρους παρακρατημένους από τον μισθό του
• Μπορεί να δικαιούται παροχές και κάλυψη αποζημίωσης εργατικών ατυχημάτων

Ένας ανεξάρτητος συνεργάτης συνήθως:

• Λειτουργεί ως ξεχωριστή επιχείρηση
• Ελέγχει τον τρόπο εκτέλεσης της εργασίας
• Υποβάλλει τιμολόγια αντί για φύλλα παρουσίας μισθοδοσίας
• Λαμβάνει έντυπο 1099-NEC αν πληρωθεί 600 δολάρια ή περισσότερο σε πολλές περιπτώσεις

Αν δεν είστε βέβαιοι πώς να ταξινομήσετε έναν εργαζόμενο, αξίζει να εξετάσετε τους κανόνες της IRS και της πολιτείας πριν τον εντάξετε.

Βήματα για την πρόσληψη υπαλλήλων σε μια LLC

Η πρόσληψη είναι πιο εύκολη όταν ακολουθείτε μια σαφή σειρά.

1. Αποκτήστε EIN

Πριν μπορέσετε να διαχειριστείτε μισθοδοσία, η LLC σας πρέπει να έχει Αριθμό Αναγνώρισης Εργοδότη, ή EIN. Το EIN χρησιμοποιείται για ομοσπονδιακή φορολογική αναφορά και δηλώσεις μισθοδοσίας. Ακόμα κι αν η LLC υπάρχει ήδη, το EIN απαιτείται συχνά μόλις η εταιρεία γίνει εργοδότης.

2. Εγγραφείτε στα πολιτειακά φορολογικά μητρώα μισθοδοσίας

Οι περισσότεροι εργοδότες πρέπει να εγγραφούν στις αρμόδιες πολιτειακές υπηρεσίες για ασφάλιση ανεργίας, παρακράτηση φόρου ή και τα δύο. Οι απαιτήσεις διαφέρουν ανά πολιτεία, οπότε αυτό το βήμα πρέπει να ολοκληρωθεί πριν δοθεί ο πρώτος μισθός.

3. Επαληθεύστε την επιλεξιμότητα απασχόλησης

Οι εργοδότες πρέπει να επιβεβαιώνουν ότι κάθε υπάλληλος έχει άδεια να εργάζεται στις Ηνωμένες Πολιτείες. Αυτό συνήθως περιλαμβάνει τη συμπλήρωση του εντύπου I-9 και τη διατήρηση των κατάλληλων αρχείων.

4. Συγκεντρώστε τα έντυπα νέας πρόσληψης

Πριν ξεκινήσει η μισθοδοσία, συγκεντρώστε τα φορολογικά έντυπα του υπαλλήλου και τυχόν έγγραφα ένταξης που απαιτεί η πολιτεία. Τουλάχιστον, συνήθως θα χρειαστείτε το ομοσπονδιακό έντυπο W-4 και όποια πολιτειακά έντυπα παρακράτησης ισχύουν.

5. Ρυθμίστε τη μισθοδοσία

Η μισθοδοσία δεν είναι απλώς η αποστολή χρημάτων την ημέρα πληρωμής. Περιλαμβάνει τον υπολογισμό των ακαθάριστων αποδοχών, την παρακράτηση φόρων, την αντιστοίχιση των εργοδοτικών φόρων μισθοδοσίας και την έκδοση αποδείξεων αποδοχών. Πολλές μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν λογισμικό μισθοδοσίας ή υπηρεσία μισθοδοσίας ώστε να μειώσουν τα χειροκίνητα λάθη και να παραμένουν συνεπείς στο χρονοδιάγραμμα.

6. Αγοράστε την απαιτούμενη ασφάλιση

Η ασφάλιση αποζημίωσης εργατικών ατυχημάτων είναι συχνά υποχρεωτική μόλις προσλάβετε υπαλλήλους. Ορισμένες πολιτείες απαιτούν επίσης ασφάλιση αναπηρίας, κάλυψη ανεργίας ή άλλες παροχές που παρέχει ο εργοδότης.

7. Αναρτήστε τις απαιτούμενες ειδοποιήσεις

Οι εργοδότες μπορεί να χρειάζεται να αναρτούν αφίσες εργατικής νομοθεσίας στον χώρο εργασίας ή να τις παρέχουν ηλεκτρονικά όταν αυτό επιτρέπεται. Αυτές οι ειδοποιήσεις βοηθούν τους υπαλλήλους να κατανοούν τα δικαιώματά τους σχετικά με μισθούς, ασφάλεια, άδεια και προστασία από διακρίσεις.

8. Διατηρήστε καθαρά αρχεία

Διατηρείτε αρχεία μισθοδοσίας, φορολογικές δηλώσεις, συμφωνίες αμοιβών, αρχεία χρόνου και φακέλους προσωπικού. Η καλή τήρηση αρχείων διευκολύνει την επίλυση διαφορών και τον χειρισμό φορολογικών ζητημάτων αργότερα.

Σε τι πρέπει να δίνει προσοχή μια LLC μετά την πρόσληψη

Η πρόσληψη δεν τελειώνει μόλις ξεκινήσει ο πρώτος υπάλληλος. Η συνεχιζόμενη συμμόρφωση αποτελεί μέρος του να είστε εργοδότης.

Φόροι μισθοδοσίας

Μια LLC με υπαλλήλους συνήθως πρέπει να παρακρατεί και να αποδίδει διάφορους φόρους, όπως:

• Ομοσπονδιακή παρακράτηση φόρου εισοδήματος
• Φόρους Κοινωνικής Ασφάλισης και Medicare
• Ομοσπονδιακό φόρο ανεργίας, όταν ισχύει
• Πολιτειακή παρακράτηση φόρου εισοδήματος, όπου ισχύει
• Πολιτειακό φόρο ανεργίας, όπου ισχύει

Ο ακριβής συνδυασμός εξαρτάται από την τοποθεσία του υπαλλήλου και τη ρύθμιση μισθοδοσίας της επιχείρησης.

Νόμοι μισθών και ωραρίου

Οι εργοδότες πρέπει να τηρούν τους κανόνες κατώτατου μισθού, υπερωριών, διαλειμμάτων ανάπαυσης και συχνότητας πληρωμής που ισχύουν στην πολιτεία και τον κλάδο τους. Ορισμένες πολιτείες και πόλεις έχουν αυστηρότερους κανόνες από το ομοσπονδιακό δίκαιο, οπότε συνήθως εφαρμόζεται ο πιο προστατευτικός κανόνας.

Αποζημίωση εργατικών ατυχημάτων και ανεργία

Οι περισσότεροι εργοδότες πρέπει να διατηρούν την απαιτούμενη κάλυψη για τραυματισμούς στον χώρο εργασίας και αξιώσεις ανεργίας. Αυτά τα προγράμματα αποτελούν φυσιολογικό μέρος του να είστε εργοδότης και πρέπει να ενσωματώνονται στο κόστος της πρόσληψης.

Αναφορά νέων προσλήψεων

Πολλές πολιτείες απαιτούν από τους εργοδότες να δηλώνουν τις νέες προσλήψεις μέσα σε σύντομη προθεσμία μετά την έναρξη του υπαλλήλου. Αυτό βοηθά τις κρατικές υπηρεσίες να παρακολουθούν την απασχόληση και να υποστηρίζουν την επιβολή διατροφής τέκνων και σχετικά προγράμματα.

Μπορούν οι ιδιοκτήτες μιας LLC να είναι υπάλληλοι;

Συνήθως, οι ιδιοκτήτες μιας LLC δεν αντιμετωπίζονται ως υπάλληλοι για φορολογικούς σκοπούς όταν η LLC φορολογείται ως προεπιλεγμένη οντότητα pass-through. Αντίθετα, οι ιδιοκτήτες συνήθως λαμβάνουν διανομές ή εγγυημένες πληρωμές, ανάλογα με τη δομή.

Υπάρχει μια σημαντική εξαίρεση. Αν η LLC επιλέξει να φορολογείται ως εταιρεία, οι ιδιοκτήτες μπορεί να μπορούν να γίνουν μέτοχοι-υπάλληλοι και να λαμβάνουν μισθό μέσω μισθοδοσίας. Αυτή η επιλογή αλλάζει τη φορολογική μεταχείριση και προσθέτει περισσότερες τυπικές υποχρεώσεις μισθοδοσίας.

Επειδή αυτή η επιλογή επηρεάζει τους φόρους και την αμοιβή, οι ιδιοκτήτες θα πρέπει να εξετάσουν προσεκτικά τις συνέπειες πριν αλλάξουν τη φορολογική ταξινόμηση της LLC.

Βέλτιστες πρακτικές για μικρές LLC που απασχολούν προσωπικό

Μια μικρή ομάδα μπορεί να παραμείνει οργανωμένη με μερικές συνήθειες:

• Χρησιμοποιείτε γραπτές περιγραφές θέσεων εργασίας
• Διατηρείτε σταθερά τα επίπεδα αμοιβής και τα προγράμματα πληρωμής
• Παρακολουθείτε με ακρίβεια τις ώρες για ωρομίσθιους υπαλλήλους
• Συμφωνείτε τις αναφορές μισθοδοσίας σε κάθε περίοδο πληρωμής
• Διαχωρίζετε τις ροές εργασίας συνεργατών και υπαλλήλων
• Ελέγχετε τακτικά τις ενημερώσεις εργατικής νομοθεσίας της πολιτείας
• Αποθηκεύετε με ασφάλεια τα φορολογικά και προσωπικά αρχεία

Αυτές οι πρακτικές μειώνουν τα λάθη και κάνουν πιο εύκολη την ανάπτυξη όταν προσθέσετε τον επόμενο υπάλληλο.

Πότε να χρησιμοποιείτε συνεργάτες αντί για υπαλλήλους

Οι ανεξάρτητοι συνεργάτες μπορούν να είναι κατάλληλοι όταν χρειάζεστε βοήθεια για συγκεκριμένο έργο, εξειδικευμένη τεχνογνωσία ή ευέλικτη υποστήριξη χωρίς να προσθέσετε μόνιμη υποχρέωση μισθοδοσίας.

Οι συνεργάτες είναι συχνά καλύτερη επιλογή για:

• Εφάπαξ έργα
• Εποχιακή εργασία
• Εξειδικευμένη συμβουλευτική
• Εργασία που βρίσκεται εκτός των βασικών σας δραστηριοτήτων

Οι υπάλληλοι είναι συχνά καλύτερη επιλογή για:

• Συνεχείς καθημερινές λειτουργίες
• Εργασία που απαιτεί επίβλεψη και εκπαίδευση
• Ρόλους που ακολουθούν το πρόγραμμα και τη διαδικασία της εταιρείας σας

Η σωστή ταξινόμηση από την αρχή βοηθά να προστατεύσετε την LLC σας από δαπανηρά προβλήματα επαναταξινόμησης αργότερα.

Πώς μπορεί να βοηθήσει η Zenind

Αν ιδρύετε μια LLC και περιμένετε να προσλάβετε προσωπικό, η αρχική ρύθμιση έχει σημασία. Η Zenind βοηθά τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να ιδρύουν και να διαχειρίζονται τις εταιρείες τους με πρακτική έμφαση στη συμμόρφωση και την οργάνωση.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει υποστήριξη για την ίδρυση της LLC, την απόκτηση EIN και τη διατήρηση της επιχειρηματικής δομής έτοιμης για ανάπτυξη. Για ιδιοκτήτες που θέλουν να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη της επιχείρησης αντί να ασχολούνται με τις λεπτομέρειες ίδρυσης, αυτή η βάση μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να μειώσει τις τριβές.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί μια LLC να έχει υπαλλήλους;

Ναι. Μια LLC μπορεί να προσλάβει υπαλλήλους και να διαχειριστεί μισθοδοσία, αρκεί να ακολουθεί τους ισχύοντες φορολογικούς και εργατικούς κανόνες.

Μπορεί μια μονοπρόσωπη LLC να προσλάβει υπαλλήλους;

Ναι. Μια μονοπρόσωπη LLC μπορεί να προσλάβει υπαλλήλους όπως και μια μεγαλύτερη εταιρεία.

Οι ιδιοκτήτες μιας LLC λαμβάνουν W-2;

Συνήθως όχι, εκτός αν η LLC επιλέξει να φορολογείται ως εταιρεία και ο ιδιοκτήτης αντιμετωπίζεται σωστά ως υπάλληλος υπό αυτό το φορολογικό καθεστώς.

Χρειάζομαι EIN πριν προσλάβω υπαλλήλους;

Ναι, το EIN απαιτείται γενικά πριν μπορέσετε να ρυθμίσετε τη μισθοδοσία και να ξεκινήσετε να προσλαμβάνετε υπαλλήλους.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω συνεργάτες αντί για υπαλλήλους;

Ναι, αν η εργασιακή σχέση ταιριάζει πραγματικά με τους κανόνες του συνεργάτη. Η ταξινόμηση πρέπει να βασίζεται στον έλεγχο, την ανεξαρτησία και τη φύση της εργασίας.

Τελικά συμπεράσματα

Μια LLC μπορεί να προσλάβει υπαλλήλους, αλλά η πρόσληψη δημιουργεί πραγματικές υποχρεώσεις συμμόρφωσης. Πριν φέρετε κάποιον στην ομάδα σας, βεβαιωθείτε ότι η LLC σας έχει EIN, τις σωστές πολιτειακές εγγραφές, διαδικασίες μισθοδοσίας, την απαιτούμενη ασφάλιση και ένα σύστημα τήρησης αρχείων που μπορεί να υποστηρίξει την ανάπτυξη της ομάδας σας.

Αν χτίσετε αυτό το θεμέλιο νωρίς, η πρόσληψη γίνεται εργαλείο ανάπτυξης αντί για βάρος συμμόρφωσης.