Poate un LLC să angajeze salariați? Un ghid practic pentru proprietari

O societate cu răspundere limitată, sau LLC, poate angaja fără probleme salariați. De fapt, multe LLC-uri încep ca afaceri mici, administrate direct de proprietar, și adaugă ulterior personal pe măsură ce cererea crește. Cheia este să înțelegeți diferența dintre proprietarii LLC-ului, salariați și contractori independenți, apoi să respectați regulile federale și de stat aplicabile angajării, salarizării și raportării fiscale.

Dacă înființați o afacere nouă sau construiți o echipă în cadrul unui LLC existent, procesul este gestionabil atunci când îl organizați corect de la început. Prioritățile principale sunt obținerea înregistrărilor fiscale corecte, verificarea dreptului de muncă, gestionarea corectă a salarizării și respectarea obligațiilor de drept al muncii.

Poate un LLC să angajeze salariați?

Da. Un LLC poate angaja salariați W-2 la fel ca majoritatea celorlalte forme de organizare a afacerilor. Odată ce compania devine angajator, trebuie să gestioneze reținerile salariale, cerințele privind taxele de șomaj și alte obligații de conformare specifice angajatorilor.

Asta înseamnă că LLC-ul trebuie să facă mai mult decât să convină să plătească unei persoane un salariu. Trebuie, de asemenea, să păstreze evidențe de muncă, să raporteze noii angajați acolo unde este obligatoriu și să respecte legile privind salariul și timpul de lucru la nivel federal și de stat.

Poate un LLC cu un singur membru să angajeze salariați?

Da. Un LLC cu un singur membru poate angaja salariați dacă afacerea are nevoie de ajutor. Un proprietar unic nu trebuie să aștepte până când compania are mai mulți membri sau o structură mai mare.

Un LLC cu un singur membru poate folosi și contractori independenți pentru anumite proiecte, dar acest lucru nu este același lucru cu angajarea de salariați. Contractorii își gestionează singuri taxele, în timp ce salariații primesc, în general, plata cu rețineri fiscale și pot fi eligibili pentru beneficii, în funcție de afacere și de lege.

Dacă încercați să decideți între un salariat și un contractor, concentrați-vă pe nivelul de control de care aveți nevoie. Lucrătorii care vă urmează programul, folosesc procedurile dvs. și desfășoară activitate de bază în mod continuu sunt adesea salariați, nu contractori.

Salariați vs. contractori independenți

Această distincție contează, deoarece clasificarea greșită poate crea probleme fiscale, de muncă și sancțiuni.

Un salariat, de obicei:

• Lucrează sub direcția și controlul companiei
• Primește salariul prin payroll
• Are taxe reținute din cecul de plată
• Poate fi eligibil pentru beneficii și pentru acoperirea prin workers' compensation

Un contractor independent, de obicei:

• Activează ca o afacere separată
• Controlează modul în care este efectuată munca
• Emite facturi în loc să completeze foi de pontaj prin payroll
• Primește un Formular 1099-NEC dacă este plătit cu 600 USD sau mai mult, în multe situații

Dacă nu sunteți sigur cum să clasificați un lucrător, merită să analizați regulile IRS și regulile statului înainte de a-l angaja.

Pași pentru a angaja salariați pentru un LLC

Angajarea este mai ușoară atunci când urmați o succesiune clară.

1. Obțineți un EIN

Înainte de a putea face payroll, LLC-ul dvs. ar trebui să aibă un Employer Identification Number, sau EIN. EIN-ul este folosit pentru raportarea fiscală federală și pentru declarațiile de payroll. Chiar dacă LLC-ul există deja, un EIN este adesea necesar odată ce compania devine angajator.

2. Înregistrați conturile de payroll la nivel de stat

Majoritatea angajatorilor trebuie să se înregistreze la agențiile de stat relevante pentru asigurarea de șomaj, taxele de reținere sau ambele. Cerințele diferă de la stat la stat, așa că acest pas ar trebui finalizat înainte de emiterea primului salariu.

3. Verificați eligibilitatea pentru angajare

Angajatorii trebuie să confirme că fiecare salariat este autorizat să lucreze în Statele Unite. De regulă, acest lucru presupune completarea Formularului I-9 și păstrarea documentelor corespunzătoare în dosar.

4. Colectați formularele de onboarding

Înainte de începerea payroll-ului, colectați formularele fiscale ale angajatului și orice documente de onboarding specifice statului. Cel puțin, veți avea de obicei nevoie de Formularul federal W-4 și de orice formulare de reținere la nivel de stat care se aplică.

5. Configurați payroll-ul

Payroll-ul înseamnă mai mult decât trimiterea banilor în ziua de plată. Include calcularea salariului brut, reținerea taxelor, plata contribuțiilor angajatorului și emiterea statelor de plată. Multe afaceri mici folosesc software de payroll sau un serviciu de payroll pentru a reduce erorile manuale și pentru a respecta termenele.

6. Achiziționați asigurările obligatorii

Asigurarea workers' compensation este frecvent obligatorie odată ce angajați salariați. Unele state impun și asigurare de invaliditate, acoperire pentru șomaj sau alte protecții oferite de angajator.

7. Afișați notificările obligatorii

Angajatorii pot fi obligați să afișeze afișe cu informații despre legislația muncii la locul de muncă sau să le furnizeze electronic, acolo unde este permis. Aceste notificări îi ajută pe salariați să își înțeleagă drepturile privind salariile, siguranța, concediile și protecția împotriva discriminării.

8. Păstrați evidențe clare

Păstrați evidențele de payroll, declarațiile fiscale, acordurile salariale, înregistrările orelor lucrate și dosarele de personal. O bună organizare a documentelor facilitează rezolvarea disputelor și gestionarea ulterioară a întrebărilor fiscale.

La ce trebuie să fie atent un LLC după angajare

Angajarea nu se încheie după ce începe primul salariat. Respectarea continuă a regulilor face parte din statutul de angajator.

Taxe de payroll

Un LLC cu salariați trebuie, în general, să rețină și să vireze mai multe tipuri de taxe, cum ar fi:

• Reținerea impozitului federal pe venit
• Taxele Social Security și Medicare
• Federal unemployment tax, atunci când se aplică
• Reținerea impozitului de stat pe venit, unde este cazul
• State unemployment tax, unde este cazul

Combinația exactă depinde de locația angajatului și de configurația payroll-ului afacerii.

Legi privind salariul și timpul de lucru

Angajatorii trebuie să respecte regulile privind salariul minim, plata orelor suplimentare, pauzele de odihnă și frecvența plății care se aplică în statul și industria lor. Unele state și orașe au reguli mai stricte decât legea federală, așa că, de regulă, se aplică regula cea mai protectivă.

Workers' compensation și șomaj

Majoritatea angajatorilor trebuie să mențină acoperirea necesară pentru accidente de muncă și pentru solicitările de șomaj. Aceste programe sunt o parte normală a rolului de angajator și ar trebui incluse în costul deciziei de a angaja.

Raportarea noilor angajați

Multe state cer angajatorilor să raporteze noii angajați într-un termen scurt după ce aceștia încep activitatea. Acest lucru ajută agențiile de stat să urmărească ocuparea forței de muncă și să sprijine colectarea pensiei alimentare și programe similare.

Pot proprietarii LLC să fie salariați?

De obicei, proprietarii LLC nu sunt tratați ca salariați în scopuri fiscale atunci când LLC-ul este impozitat ca o entitate pass-through implicită. În schimb, proprietarii primesc, în general, distribuții sau plăți garantate, în funcție de structură.

Există o excepție importantă. Dacă LLC-ul optează să fie impozitat ca o corporație, proprietarii pot deveni acționari-salariați și pot primi salarii prin payroll. Această alegere schimbă tratamentul fiscal și implică obligații de payroll mai formale.

Deoarece această decizie afectează taxele și compensarea, proprietarii ar trebui să analizeze cu atenție consecințele înainte de a schimba clasificarea fiscală a LLC-ului.

Cele mai bune practici pentru micii angajatori LLC

O echipă mică poate rămâne organizată prin câteva obiceiuri simple:

• Folosiți descrieri scrise ale posturilor
• Păstrați consecvente ratele de plată și programul de plată
• Urmăriți cu exactitate orele lucrate de salariații plătiți la oră
• Reconciliati rapoartele de payroll la fiecare perioadă de plată
• Separați fluxurile de lucru pentru contractori și salariați
• Verificați periodic actualizările legislative din stat
• Stocați în siguranță documentele fiscale și dosarele de personal

Aceste practici reduc greșelile și fac creșterea mai ușoară atunci când adăugați următorul salariat.

Când să folosiți contractori în locul salariaților

Contractorii independenți pot fi o soluție bună atunci când aveți nevoie de ajutor pe bază de proiect, expertiză specializată sau suport flexibil, fără a adăuga o obligație permanentă de payroll.

Contractorii sunt adesea mai potriviți pentru:

• Proiecte unice
• Muncă sezonieră
• Consultanță specializată
• Activități care nu fac parte din operațiunile dvs. de bază

Salariații sunt adesea mai potriviți pentru:

• Operațiuni zilnice continue
• Muncă ce necesită supraveghere și instruire
• Roluri care urmează programul și procesele companiei dvs.

Alegerea clasificării corecte de la început ajută la protejarea LLC-ului de probleme costisitoare de reclasificare ulterior.

Cum poate ajuta Zenind

Dacă înființați un LLC și vă așteptați să angajați persoane, configurarea inițială contează. Zenind îi ajută pe proprietarii de afaceri să își înființeze și să își gestioneze companiile, cu accent practic pe conformitate și organizare.

Aceasta poate include sprijin pentru înființarea LLC-ului, obținerea unui EIN și menținerea structurii de afaceri pregătite pentru creștere. Pentru proprietarii care vor să se concentreze pe dezvoltarea afacerii în loc să gestioneze detaliile de înființare, această bază poate economisi timp și reduce fricțiunea.

Întrebări frecvente

Poate un LLC să aibă salariați?

Da. Un LLC poate angaja salariați și poate gestiona payroll-ul, atâta timp cât respectă regulile fiscale și de muncă aplicabile.

Poate un LLC cu un singur membru să angajeze salariați?

Da. Un LLC cu un singur membru poate angaja salariați la fel ca o companie mai mare.

Proprietarii LLC primesc un W-2?

De obicei nu, cu excepția cazului în care LLC-ul optează să fie impozitat ca o corporație și proprietarul este tratat în mod corespunzător ca salariat în cadrul acelui statut fiscal.

Am nevoie de un EIN înainte de a angaja salariați?

Da, în general este necesar un EIN înainte de a putea configura payroll-ul și începe angajarea de salariați.

Pot folosi contractori în locul salariaților?

Da, dacă relația de muncă se încadrează cu adevărat în regulile pentru contractori. Clasificarea trebuie să se bazeze pe control, independență și natura muncii.

Concluzii finale

Un LLC poate angaja salariați, dar angajarea creează obligații reale de conformare. Înainte de a aduce pe cineva în echipă, asigurați-vă că LLC-ul dvs. are un EIN, înregistrările de stat necesare, procese de payroll, asigurările obligatorii și un sistem de păstrare a evidențelor care poate susține creșterea echipei.

Dacă puneți această bază de la început, angajarea devine un instrument de creștere, nu o povară de conformare.