LLC จ้างพนักงานได้ไหม? คู่มือเชิงปฏิบัติสำหรับเจ้าของธุรกิจ

บริษัทจำกัดความรับผิด หรือ LLC สามารถจ้างพนักงานได้อย่างแน่นอน ในความเป็นจริง LLC จำนวนมากเริ่มต้นจากธุรกิจขนาดเล็กที่เจ้าของทำงานเองเพียงคนเดียว ก่อนจะค่อย ๆ เพิ่มทีมงานเมื่อความต้องการเติบโตขึ้น หัวใจสำคัญคือการเข้าใจความแตกต่างระหว่างเจ้าของ LLC พนักงาน และผู้รับจ้างอิสระ จากนั้นจึงปฏิบัติตามกฎของรัฐบาลกลางและรัฐที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน เงินเดือน และการรายงานภาษี

หากคุณกำลังก่อตั้งธุรกิจใหม่หรือกำลังสร้างทีมภายใน LLC ที่มีอยู่แล้ว กระบวนการนี้สามารถจัดการได้ไม่ยากหากคุณวางระบบให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น สิ่งที่ควรให้ความสำคัญคือการลงทะเบียนภาษีให้ครบ ตรวจสอบสิทธิ์ในการทำงาน จัดการเงินเดือนอย่างถูกต้อง และปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎหมายแรงงานอย่างต่อเนื่อง

LLC จ้างพนักงานได้ไหม?

ได้ LLC สามารถจ้างพนักงานแบบ W-2 ได้เช่นเดียวกับนิติบุคคลธุรกิจส่วนใหญ่ เมื่อบริษัทกลายเป็นนายจ้างแล้ว บริษัทต้องรับผิดชอบเรื่องการหักภาษีเงินเดือน ข้อกำหนดเกี่ยวกับภาษีการว่างงาน และหน้าที่ด้านการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์อื่น ๆ ของนายจ้าง

นั่นหมายความว่า LLC ต้องทำมากกว่าการตกลงจ่ายค่าจ้างให้ใครสักคนเท่านั้น แต่ยังต้องเก็บบันทึกการจ้างงาน รายงานการจ้างงานใหม่ตามที่กำหนด และปฏิบัติตามกฎหมายค่าจ้างและชั่วโมงทำงานทั้งในระดับรัฐบาลกลางและระดับรัฐ

LLC ที่มีเจ้าของคนเดียวจ้างพนักงานได้ไหม?

ได้ LLC ที่มีเจ้าของคนเดียวสามารถจ้างพนักงานได้หากธุรกิจต้องการความช่วยเหลือ เจ้าของคนเดียวไม่จำเป็นต้องรอให้บริษัทมีสมาชิกหลายคนหรือโครงสร้างที่ซับซ้อนกว่านี้ก่อน

LLC ที่มีเจ้าของคนเดียวอาจใช้ผู้รับจ้างอิสระสำหรับบางโครงการได้เช่นกัน แต่สิ่งนั้นไม่เหมือนกับการจ้างพนักงาน ผู้รับจ้างจะจัดการภาษีของตนเอง ขณะที่พนักงานโดยทั่วไปจะได้รับค่าจ้างผ่านระบบเงินเดือนพร้อมการหักภาษี และอาจมีสิทธิได้รับสวัสดิการ ขึ้นอยู่กับธุรกิจและกฎหมาย

หากคุณกำลังตัดสินใจระหว่างพนักงานกับผู้รับจ้าง ให้พิจารณาระดับการควบคุมที่คุณต้องการ คนที่ทำงานตามตารางเวลาของคุณ ใช้ขั้นตอนของคุณ และทำงานหลักอย่างต่อเนื่อง มักจะเข้าข่ายเป็นพนักงานมากกว่าผู้รับจ้าง

พนักงาน vs ผู้รับจ้างอิสระ

ความแตกต่างนี้สำคัญ เพราะการจัดประเภทผิดอาจก่อให้เกิดปัญหาด้านภาษี แรงงาน และค่าปรับได้

พนักงานโดยทั่วไป:

• ทำงานภายใต้การกำกับและควบคุมของบริษัท
• รับค่าจ้างผ่านระบบเงินเดือน
• มีการหักภาษีจากเงินเดือน
• อาจมีสิทธิได้รับสวัสดิการและความคุ้มครองค่าชดเชยแรงงาน

ผู้รับจ้างอิสระโดยทั่วไป:

• ดำเนินงานในฐานะธุรกิจแยกต่างหาก
• ควบคุมวิธีการทำงานของตนเอง
• ส่งใบแจ้งหนี้แทนการบันทึกเวลาผ่านระบบเงินเดือน
• ได้รับแบบฟอร์ม 1099-NEC หากมีการจ่ายตั้งแต่ 600 ดอลลาร์ขึ้นไปในหลายกรณี

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะจัดประเภทคนทำงานอย่างไร ควรทบทวนกฎของ IRS และกฎของรัฐก่อนรับเข้าทำงาน

ขั้นตอนการจ้างพนักงานสำหรับ LLC

การจ้างงานจะง่ายที่สุดเมื่อคุณทำตามลำดับขั้นตอนที่ชัดเจน

1. ขอ EIN

ก่อนจะเริ่มจ่ายเงินเดือน LLC ของคุณควรมี Employer Identification Number หรือ EIN หมายเลขนี้ใช้สำหรับการรายงานภาษีของรัฐบาลกลางและการยื่นเอกสารเงินเดือน แม้ LLC จะจดทะเบียนไว้แล้ว แต่เมื่อบริษัทกลายเป็นนายจ้างแล้ว มักจะต้องมี EIN

2. ลงทะเบียนบัญชีเงินเดือนของรัฐ

นายจ้างส่วนใหญ่ต้องลงทะเบียนกับหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องสำหรับประกันการว่างงาน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือทั้งสองอย่าง ข้อกำหนดของแต่ละรัฐแตกต่างกัน ดังนั้นควรทำขั้นตอนนี้ให้เสร็จก่อนจ่ายเช็คเงินเดือนแรก

3. ตรวจสอบสิทธิ์ในการจ้างงาน

นายจ้างต้องยืนยันว่าพนักงานแต่ละคนได้รับอนุญาตให้ทำงานในสหรัฐอเมริกา โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการกรอกแบบฟอร์ม I-9 และเก็บเอกสารที่เหมาะสมไว้

4. เก็บแบบฟอร์มสำหรับพนักงานใหม่

ก่อนเริ่มระบบเงินเดือน ให้รวบรวมแบบฟอร์มภาษีของพนักงานและเอกสารเริ่มงานเฉพาะของรัฐที่จำเป็น อย่างน้อยโดยทั่วไปคุณจะต้องใช้แบบฟอร์ม W-4 ของรัฐบาลกลางและแบบฟอร์มหักภาษีของรัฐที่เกี่ยวข้อง

5. ตั้งค่าระบบเงินเดือน

การทำเงินเดือนไม่ได้มีแค่การโอนเงินในวันจ่ายค่าจ้างเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการคำนวณค่าจ้างรวม การหักภาษี การจ่ายภาษีเงินเดือนส่วนของนายจ้าง และการออกสลิปเงินเดือน ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากใช้ซอฟต์แวร์เงินเดือนหรือบริการเงินเดือนเพื่อลดข้อผิดพลาดและรักษาตารางเวลาให้สม่ำเสมอ

6. ซื้อประกันที่จำเป็น

โดยทั่วไปเมื่อคุณจ้างพนักงานแล้วจะต้องมีประกันค่าชดเชยแรงงาน บางรัฐอาจกำหนดให้มีประกันความพิการ ประกันการว่างงาน หรือความคุ้มครองอื่น ๆ จากนายจ้างด้วย

7. ติดประกาศที่กำหนด

นายจ้างอาจต้องติดโปสเตอร์กฎหมายแรงงานในที่ทำงานหรือจัดให้แสดงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เมื่อกฎหมายอนุญาต ประกาศเหล่านี้ช่วยให้พนักงานเข้าใจสิทธิของตนเกี่ยวกับค่าจ้าง ความปลอดภัย การลา และการคุ้มครองจากการเลือกปฏิบัติ

8. เก็บบันทึกให้เรียบร้อย

เก็บรักษาบันทึกเงินเดือน แบบยื่นภาษี ข้อตกลงค่าจ้าง บันทึกเวลา และแฟ้มประวัติพนักงานอย่างเป็นระบบ การเก็บเอกสารที่ดีช่วยให้แก้ไขข้อพิพาทและตอบคำถามด้านภาษีในภายหลังได้ง่ายขึ้น

สิ่งที่ LLC ต้องให้ความสำคัญหลังการจ้างงาน

การจ้างงานไม่ได้จบลงเมื่อพนักงานคนแรกเริ่มงานแล้ว การปฏิบัติตามข้อกำหนดอย่างต่อเนื่องคือส่วนหนึ่งของการเป็นนายจ้าง

ภาษีเงินเดือน

LLC ที่มีพนักงานโดยทั่วไปต้องหักและนำส่งภาษีหลายประเภท เช่น:

• ภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางที่หักจากเงินเดือน
• ภาษีประกันสังคมและเมดิแคร์
• ภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลาง ในกรณีที่เกี่ยวข้อง
• ภาษีเงินได้ของรัฐ ในกรณีที่เกี่ยวข้อง
• ภาษีการว่างงานของรัฐ ในกรณีที่เกี่ยวข้อง

รายละเอียดที่แน่นอนขึ้นอยู่กับสถานที่ของพนักงานและรูปแบบการตั้งระบบเงินเดือนของธุรกิจ

กฎหมายค่าจ้างและชั่วโมงทำงาน

นายจ้างต้องปฏิบัติตามกฎค่าแรงขั้นต่ำ ค่าล่วงเวลา เวลาพัก และรอบการจ่ายค่าจ้างที่บังคับใช้ในรัฐและอุตสาหกรรมของตน บางรัฐและเมืองมีกฎที่เข้มงวดกว่ากฎหมายของรัฐบาลกลาง ดังนั้นโดยทั่วไปจึงต้องใช้กฎที่คุ้มครองพนักงานมากกว่า

ประกันค่าชดเชยแรงงานและประกันการว่างงาน

นายจ้างส่วนใหญ่ต้องมีความคุ้มครองตามที่กำหนดสำหรับอุบัติเหตุจากการทำงานและการยื่นสิทธิประโยชน์การว่างงาน โปรแกรมเหล่านี้เป็นส่วนปกติของการเป็นนายจ้าง และควรนำไปคำนวณในต้นทุนการจ้างงานของคุณ

การรายงานการจ้างงานใหม่

หลายรัฐกำหนดให้นายจ้างรายงานการจ้างงานใหม่ภายในกำหนดเวลาสั้น ๆ หลังจากที่พนักงานเริ่มงาน ซึ่งช่วยให้หน่วยงานของรัฐติดตามการจ้างงานและสนับสนุนการบังคับใช้เรื่องค่าเลี้ยงดูบุตรและโครงการที่เกี่ยวข้อง

เจ้าของ LLC เป็นพนักงานได้ไหม?

โดยทั่วไป เจ้าของ LLC จะไม่ถูกถือว่าเป็นพนักงานเพื่อวัตถุประสงค์ด้านภาษีเมื่อ LLC ถูกจัดเก็บภาษีในรูปแบบ pass-through ตามปกติ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น เจ้าของมักจะได้รับการแจกจ่ายกำไรหรือ guaranteed payments ขึ้นอยู่กับโครงสร้าง

อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นที่สำคัญ หาก LLC เลือกที่จะเสียภาษีในฐานะบริษัท เจ้าของอาจสามารถเป็นทั้งผู้ถือหุ้นและพนักงานได้ และรับค่าจ้างผ่านระบบเงินเดือน การเลือกแบบนี้จะเปลี่ยนการจัดการภาษีและเพิ่มภาระหน้าที่ด้านเงินเดือนที่เป็นทางการมากขึ้น

เนื่องจากการตัดสินใจนี้ส่งผลต่อทั้งภาษีและค่าตอบแทน เจ้าของควรพิจารณาผลกระทบอย่างรอบคอบก่อนเปลี่ยนสถานะภาษีของ LLC

แนวปฏิบัติที่ดีสำหรับนายจ้าง LLC ขนาดเล็ก

ทีมขนาดเล็กสามารถจัดการได้ดีขึ้นด้วยนิสัยการทำงานไม่กี่อย่าง:

• ใช้คำอธิบายงานเป็นลายลักษณ์อักษร
• รักษาอัตราค่าจ้างและกำหนดการจ่ายเงินให้สม่ำเสมอ
• ติดตามชั่วโมงทำงานอย่างแม่นยำสำหรับพนักงานรายชั่วโมง
• ตรวจสอบรายงานเงินเดือนทุกงวดจ่าย
• แยกกระบวนการทำงานระหว่างผู้รับจ้างและพนักงาน
• ติดตามการอัปเดตกฎหมายของรัฐอย่างสม่ำเสมอ
• เก็บบันทึกภาษีและแฟ้มข้อมูลพนักงานอย่างปลอดภัย

แนวปฏิบัติเหล่านี้ช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้การขยายทีมในอนาคตเป็นเรื่องง่ายขึ้น

เมื่อใดควรใช้ผู้รับจ้างแทนพนักงาน

ผู้รับจ้างอิสระอาจเหมาะเมื่อคุณต้องการความช่วยเหลือแบบเป็นโครงการ มีความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง หรือความยืดหยุ่นโดยไม่ต้องเพิ่มภาระผูกพันด้านเงินเดือนประจำ

ผู้รับจ้างมักเหมาะกับ:

• โครงการครั้งเดียว
• งานตามฤดูกาล
• งานที่ปรึกษาเฉพาะทาง
• งานที่อยู่นอกกิจกรรมหลักของธุรกิจ

พนักงานมักเหมาะกับ:

• งานประจำที่ต่อเนื่อง
• งานที่ต้องมีการกำกับและฝึกอบรม
• บทบาทที่ทำตามตารางและกระบวนการของบริษัท

การเลือกประเภทความสัมพันธ์ให้ถูกต้องตั้งแต่แรกช่วยปกป้อง LLC ของคุณจากปัญหาการจัดประเภทใหม่ที่อาจมีค่าใช้จ่ายสูงในภายหลัง

Zenind ช่วยได้อย่างไร

หากคุณกำลังก่อตั้ง LLC และคาดว่าจะต้องจ้างคน วางระบบตั้งแต่ต้นเป็นเรื่องสำคัญ Zenind ช่วยเจ้าของธุรกิจจัดตั้งและบริหารบริษัทด้วยแนวทางที่เน้นการปฏิบัติตามกฎและการจัดระเบียบในทางปฏิบัติ

สิ่งนั้นอาจรวมถึงการช่วยก่อตั้ง LLC การขอ EIN และการทำให้โครงสร้างธุรกิจพร้อมสำหรับการเติบโต สำหรับเจ้าของที่ต้องการโฟกัสกับการสร้างธุรกิจมากกว่าการจัดการรายละเอียดการก่อตั้ง รากฐานแบบนี้ช่วยประหยัดเวลาและลดความติดขัดได้

คำถามที่พบบ่อย

LLC มีพนักงานได้ไหม?

ได้ LLC สามารถจ้างพนักงานและจัดการเงินเดือนได้ ตราบใดที่ปฏิบัติตามกฎภาษีและแรงงานที่เกี่ยวข้อง

LLC ที่มีเจ้าของคนเดียวจ้างพนักงานได้ไหม?

ได้ LLC ที่มีเจ้าของคนเดียวสามารถจ้างพนักงานได้เช่นเดียวกับบริษัทที่มีขนาดใหญ่กว่า

เจ้าของ LLC ได้รับ W-2 ไหม?

โดยทั่วไปไม่ เว้นแต่ LLC จะเลือกเสียภาษีในฐานะบริษัท และเจ้าของได้รับการจัดให้เป็นพนักงานอย่างถูกต้องตามสถานะภาษีนั้น

ต้องมี EIN ก่อนจ้างพนักงานไหม?

ใช่ โดยทั่วไปต้องมี EIN ก่อนที่จะตั้งค่าระบบเงินเดือนและเริ่มจ้างพนักงาน

ใช้ผู้รับจ้างแทนพนักงานได้ไหม?

ได้ หากความสัมพันธ์ในการทำงานเข้าข่ายตามเกณฑ์ของผู้รับจ้างจริง ๆ การจัดประเภทควรพิจารณาจากการควบคุม ความเป็นอิสระ และลักษณะของงาน

สรุปท้ายเรื่อง

LLC สามารถจ้างพนักงานได้ แต่การจ้างงานย่อมมาพร้อมภาระผูกพันด้านการปฏิบัติตามกฎจริงจัง ก่อนรับคนเข้ามา คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่า LLC ของคุณมี EIN มีการลงทะเบียนของรัฐที่ถูกต้อง มีกระบวนการเงินเดือน มีประกันที่จำเป็น และมีระบบเก็บบันทึกที่พร้อมรองรับทีมที่เติบโตขึ้น

หากคุณวางรากฐานนี้ไว้ตั้งแต่เนิ่น ๆ การจ้างงานจะกลายเป็นเครื่องมือสำหรับการเติบโต แทนที่จะเป็นภาระด้านการปฏิบัติตามกฎ