Bérelhet-e alkalmazottakat egy LLC? Gyakorlati útmutató tulajdonosoknak

Egy korlátolt felelősségű társaság, vagyis LLC, teljes mértékben vehet fel alkalmazottakat. Valójában sok LLC úgy indul, hogy egyetlen tulajdonos működteti, majd a kereslet növekedésével bővíti a csapatát. A lényeg annak megértése, hogy mi a különbség az LLC tulajdonosai, az alkalmazottak és a független vállalkozók között, majd az alkalmazandó szövetségi és állami szabályok követése a felvétel, a bérszámfejtés és az adatszolgáltatás során.

Ha új vállalkozást alapít, vagy egy meglévő LLC-n belül épít csapatot, a folyamat kezelhető, ha eleve megfelelően állítja be. A fő prioritások közé tartozik a megfelelő adóregisztrációk beszerzése, a munkavállalási jogosultság ellenőrzése, a bérszámfejtés helyes működtetése és a munkaügyi kötelezettségek naprakészen tartása.

Bérelhet-e alkalmazottakat egy LLC?

Igen. Egy LLC ugyanúgy felvehet W-2 alkalmazottakat, mint a legtöbb más vállalkozási forma. Amint a cég munkáltatóvá válik, kezelnie kell a bérből való adólevonást, a munkanélküli járulékokra vonatkozó kötelezettségeket és egyéb munkáltatói megfelelési feladatokat.

Ez azt jelenti, hogy az LLC-nek többet kell tennie annál, mint hogy egyszerűen megállapodik valakivel egy órabérben vagy fizetésben. Meg kell őriznie a foglalkoztatási nyilvántartásokat, be kell jelentenie az új belépőket, ahol ezt előírják, és követnie kell a bér- és munkaidőre vonatkozó szabályokat szövetségi és állami szinten is.

Felvehet-e alkalmazottakat egy egyszemélyes LLC?

Igen. Egy egyszemélyes LLC is vehet fel alkalmazottakat, ha a vállalkozásnak segítségre van szüksége. Egy egyedüli tulajdonosnak nem kell megvárnia, amíg a cégnek több tagja lesz vagy nagyobb szervezeti struktúrája alakul ki.

Egy egyszemélyes LLC bizonyos projektekhez független vállalkozókat is igénybe vehet, de ez nem ugyanaz, mint alkalmazottakat felvenni. A vállalkozók maguk intézik az adóikat, míg az alkalmazottak esetében általában a bérfizetésből történik az adólevonás, és a vállalkozás és a jogszabályok függvényében jogosultak lehetnek juttatásokra is.

Ha azon gondolkodik, hogy alkalmazottat vagy vállalkozót érdemes-e választani, a szükséges kontroll mértékére összpontosítson. Azok a munkavégzők, akik az Ön beosztása szerint dolgoznak, az Ön folyamatait használják, és folyamatos, alapvető feladatokat látnak el, gyakran inkább alkalmazottnak minősülnek, mint vállalkozónak.

Alkalmazottak és független vállalkozók

Ez a különbségtétel azért fontos, mert a helytelen minősítés adózási, munkaügyi és bírságkockázatot okozhat.

Egy alkalmazott jellemzően:

• A cég irányítása és felügyelete alatt dolgozik
• Bérszámfejtésen keresztül kapja a fizetését
• A béréből adóelőleg kerül levonásra
• Jogosult lehet juttatásokra és munkavállalói kárbiztosításra

Egy független vállalkozó jellemzően:

• Önálló vállalkozásként működik
• Maga határozza meg, hogyan végzi a munkát
• Számlát nyújt be a bérszámfejtési időlapok helyett
• Sok esetben 1099-NEC nyomtatványt kap, ha a kifizetés eléri vagy meghaladja a 600 dollárt

Ha bizonytalan abban, hogyan kell egy munkavégzőt besorolni, érdemes átnézni az IRS és az állami szabályokat, mielőtt felvenné.

Az LLC alkalmazottfelvételének lépései

A felvétel akkor a legegyszerűbb, ha világos sorrendet követ.

1. Szerezzen EIN-t

Mielőtt bérszámfejtést indíthatna, az LLC-nek Employer Identification Numberre, vagyis EIN-re van szüksége. Az EIN-t szövetségi adózási jelentésekhez és bérszámfejtési bevallásokhoz használják. Még ha az LLC már létezik is, munkáltatóvá váláskor gyakran szükség van EIN-re.

2. Regisztráljon az állami bérszámfejtési rendszerekben

A legtöbb munkáltatónak regisztrálnia kell az illetékes állami hatóságoknál munkanélküliségi biztosításra, levonandó adókra, vagy mindkettőre. Az állami követelmények eltérnek, ezért ezt a lépést még az első bér kifizetése előtt el kell végezni.

3. Ellenőrizze a foglalkoztatási jogosultságot

A munkáltatóknak meg kell erősíteniük, hogy minden alkalmazott jogosult az Egyesült Államokban dolgozni. Ez általában az I-9 nyomtatvány kitöltését és a megfelelő dokumentumok megőrzését jelenti.

4. Gyűjtse be az új belépési dokumentumokat

Mielőtt elindulna a bérszámfejtés, szerezze be az alkalmazott adózási nyomtatványait és az esetlegesen szükséges állami beléptetési dokumentumokat. Legalább egy szövetségi W-4 nyomtatványra és minden alkalmazandó állami adólevonási formanyomtatványra általában szükség van.

5. Állítsa be a bérszámfejtést

A bérszámfejtés nem csupán a pénz átutalását jelenti a fizetés napján. Magában foglalja a bruttó bér kiszámítását, az adók levonását, a munkáltatói bérterhek befizetését és a bérjegyzékek kiállítását. Sok kisvállalkozás bérszámfejtő szoftvert vagy szolgáltatást használ, hogy csökkentse a kézi hibákat és tartsa az ütemtervet.

6. Vásárolja meg a szükséges biztosításokat

A munkavállalói kárbiztosítás gyakran kötelező, amint alkalmazottat vesz fel. Egyes államok emellett rokkantsági biztosítást, munkanélküliségi fedezetet vagy más munkáltatói védelmet is előírnak.

7. Tegye közzé a kötelező tájékoztatókat

A munkáltatóknak előfordulhat, hogy a munkahelyen ki kell függeszteniük a munkaügyi jogi tájékoztatókat, vagy ha ez megengedett, elektronikus formában kell biztosítaniuk azokat. Ezek a tájékoztatók segítenek az alkalmazottaknak megérteni a bérrel, a biztonsággal, a szabadsággal és a diszkrimináció elleni védelemmel kapcsolatos jogaikat.

8. Vezessen rendezett nyilvántartásokat

Őrizze meg a bérszámfejtési nyilvántartásokat, adóbevallásokat, bérmegállapodásokat, munkaidő-nyilvántartásokat és személyzeti dossziékat. A jó nyilvántartás megkönnyíti a viták rendezését és az adózási kérdések kezelését a későbbiekben.

Mire kell figyelnie az LLC-nek a felvétel után

A felvétel nem ér véget az első alkalmazott munkába állásával. A folyamatos megfelelés a munkáltatói lét része.

Bérszámfejtési adók

Egy alkalmazottakkal rendelkező LLC-nek általában többféle adót kell levonnia és továbbítania, például:

• Szövetségi jövedelemadó-előleg
• Társadalombiztosítási és Medicare-járulékok
• Szövetségi munkanélküliségi adó, ha alkalmazandó
• Állami jövedelemadó-előleg, ahol alkalmazandó
• Állami munkanélküliségi adó, ahol alkalmazandó

A pontos összetétel az alkalmazott helyétől és a vállalkozás bérszámfejtési beállításaitól függ.

Bér- és munkaidőszabályok

A munkáltatóknak be kell tartaniuk a minimálbérre, a túlórára, a pihenőidőkre és a bérfizetés gyakoriságára vonatkozó szabályokat, amelyek az adott államban és iparágban érvényesek. Egyes államokban és városokban szigorúbb szabályok vannak, mint a szövetségi előírások, ezért általában a legkedvezőbb, legvédelmezőbb szabály az irányadó.

Munkavállalói kárbiztosítás és munkanélküliség

A legtöbb munkáltatónak fenn kell tartania a munkahelyi sérülésekre és a munkanélküli ellátásokra vonatkozó kötelező fedezetet. Ezek a programok a munkáltatói működés megszokott részei, és a felvételi döntésbe be kell őket árazni.

Új belépők bejelentése

Sok állam megköveteli, hogy a munkáltatók rövid határidőn belül jelentsék be az új alkalmazottakat. Ez segíti az állami hatóságokat a foglalkoztatás nyomon követésében, valamint a gyermektartási és kapcsolódó programok működtetésében.

Lehetnek-e az LLC tulajdonosai alkalmazottak?

Általában az LLC tulajdonosait nem tekintik alkalmazottnak adózási szempontból, ha az LLC alapértelmezett áteresztő adózású szervezetként van kezelve. Ehelyett a tulajdonosok jellemzően osztalékszerű kifizetéseket vagy garantált kifizetéseket kapnak a struktúrától függően.

Van azonban egy fontos kivétel. Ha az LLC úgy dönt, hogy társaságként adózik, a tulajdonosok alkalmazott-részvényesekké válhatnak, és bérszámfejtésen keresztül kaphatnak fizetést. Ez a választás megváltoztatja az adózást és a javadalmazást, valamint több formális bérszámfejtési kötelezettséget jelent.

Mivel ez a döntés hatással van az adókra és a kompenzációra, a tulajdonosoknak alaposan át kell tekinteniük a következményeket, mielőtt módosítanák az LLC adózási besorolását.

Legjobb gyakorlatok kis LLC-munkáltatók számára

Egy kisebb csapat néhány egyszerű szokással is jól szervezett maradhat:

• Használjon írásos munkaköri leírásokat
• Tartsa következetesen a bérszinteket és a fizetési ütemezést
• Pontosan kövesse az órákat az órabéres alkalmazottaknál
• Egyeztessen minden bérszámfejtési jelentést minden fizetési ciklusban
• Válassza szét a vállalkozói és az alkalmazotti munkafolyamatokat
• Rendszeresen kövesse az állami munkaügyi változásokat
• Tárolja biztonságosan az adó- és személyzeti nyilvántartásokat

Ezek a gyakorlatok csökkentik a hibákat, és megkönnyítik a növekedést, amikor felveszi a következő munkatársat.

Mikor használjon vállalkozókat alkalmazottak helyett?

A független vállalkozók jó megoldást jelenthetnek, ha projektalapú segítségre, speciális szakértelemre vagy rugalmas támogatásra van szüksége anélkül, hogy állandó bérszámfejtési kötelezettséget vállalna.

A vállalkozók gyakran jobb választást jelentenek az alábbi esetekben:

• Egyszeri projektek
• Szezonális munka
• Speciális tanácsadás
• Olyan munka, amely nem tartozik az alaptevékenységéhez

Az alkalmazottak gyakran jobb választást jelentenek az alábbi esetekben:

• Folyamatos napi működés
• Olyan munka, amely felügyeletet és betanítást igényel
• Olyan szerepkörök, amelyek az Ön cégére jellemző beosztást és folyamatot követnek

A megfelelő besorolás már az elején segít megvédeni az LLC-t a későbbi, költséges átminősítési problémáktól.

Hogyan segíthet a Zenind

Ha LLC-t alapít, és várhatóan embereket fog felvenni, a megfelelő induló beállítás kulcsfontosságú. A Zenind segít a vállalkozóknak cégeik létrehozásában és kezelésében, gyakorlati fókuszban a megfelelésre és a szervezettségre.

Ez magában foglalhat segítséget az LLC megalapításában, az EIN megszerzésében, valamint abban, hogy a vállalkozás készen álljon a növekedésre. Azoknak a tulajdonosoknak, akik inkább az üzlet építésére koncentrálnának ahelyett, hogy az alapítás részleteit kezelnék, ez az alap sok időt takaríthat meg és csökkentheti a súrlódást.

GYIK

Lehet-e alkalmazottai egy LLC-nek?

Igen. Egy LLC vehet fel alkalmazottakat és működtethet bérszámfejtést, amennyiben betartja az alkalmazandó adó- és munkaügyi szabályokat.

Felvehet-e alkalmazottakat egy egyszemélyes LLC?

Igen. Egy egyszemélyes LLC ugyanúgy vehet fel alkalmazottakat, mint egy nagyobb vállalkozás.

Kapnak-e az LLC tulajdonosai W-2-t?

Általában nem, kivéve ha az LLC társaságként adózik, és a tulajdonost helyesen alkalmazottként kezelik az adott adózási státusz szerint.

Szükségem van EIN-re az alkalmazottak felvétele előtt?

Igen, általában EIN-re van szükség a bérszámfejtés beállításához és az alkalmazottak felvételének megkezdéséhez.

Használhatok vállalkozókat alkalmazottak helyett?

Igen, ha a munkaviszony valóban megfelel a vállalkozói szabályoknak. A besorolást az irányítás, a függetlenség és a munka jellege alapján kell meghatározni.

Záró tanulságok

Egy LLC felvehet alkalmazottakat, de a felvétel valódi megfelelési kötelezettségeket von maga után. Mielőtt valakit alkalmazna, győződjön meg róla, hogy az LLC rendelkezik EIN-nel, a szükséges állami regisztrációkkal, működő bérszámfejtési folyamattal, kötelező biztosítással és olyan nyilvántartási rendszerrel, amely képes támogatni a csapat növekedését.

Ha ezt az alapot már korán megteremti, a felvétel a növekedés eszközévé válik ahelyett, hogy megfelelési teher lenne.