Може ли едно LLC да наеме служители? Практическо ръководство за собственици

Дружество с ограничена отговорност (LLC) напълно може да наема служители. Всъщност много LLC започват като компактни бизнеси, управлявани от собственика, и по-късно добавят персонал, когато търсенето се увеличи. Ключът е да разбирате разликата между собственици на LLC, служители и независими изпълнители, а след това да спазвате федералните и щатските правила, които се прилагат за наемане, заплати и данъчно отчитане.

Ако създавате нов бизнес или изграждате екип в рамките на съществуващо LLC, процесът е управляем, когато бъде организиран правилно още от самото начало. Основните приоритети са да осигурите правилните данъчни регистрации, да проверите правото на работа, да обработвате правилно заплатите и да спазвате изискванията на трудовото законодателство.

Може ли едно LLC да наема служители?

Да. Едно LLC може да наема служители на W-2 точно като повечето други бизнес структури. След като компанията стане работодател, тя трябва да се грижи за удръжките за заплати, изискванията за данък за безработица и други задължения за съответствие от страна на работодателя.

Това означава, че LLC трябва да направи повече от това просто да се съгласи да плаща възнаграждение на дадено лице. То също така трябва да води трудови досиета, да отчита новите назначения, когато това се изисква, и да спазва правилата за работно време и заплащане както на федерално, така и на щатско ниво.

Може ли еднолично LLC да наема служители?

Да. Еднолично LLC може да наема служители, ако бизнесът има нужда от помощ. Сам собственик не трябва да чака компанията да има няколко членове или по-сложна структура.

Еднолично LLC може също да използва независими изпълнители за определени проекти, но това не е същото като наемането на служители. Изпълнителите сами уреждат данъците си, докато служителите обикновено получават заплащане с удръжки за данъци и могат да имат право на придобивки, в зависимост от бизнеса и закона.

Ако избирате между служител и изпълнител, обърнете внимание на нивото на контрол, което ви е необходимо. Работници, които следват вашия график, използват вашите процедури и извършват текуща основна работа, често са служители, а не изпълнители.

Служители срещу независими изпълнители

Това разграничение е важно, защото неправилната класификация може да доведе до данъчни, трудови и санкционни проблеми.

Служителят обикновено:

• Работи под ръководството и контрола на компанията
• Получава заплата чрез payroll
• Има удръжки на данъци от заплатата
• Може да има право на придобивки и на обезщетение при трудова злополука

Независимият изпълнител обикновено:

• Работи като отделен бизнес
• Контролира начина, по който се извършва работата
• Подавa фактури вместо ведомости за отработено време по payroll
• Получава Form 1099-NEC, ако е платена сума от 600 долара или повече в много случаи

Ако не сте сигурни как да класифицирате даден работник, струва си да прегледате правилата на IRS и щата, преди да го наемете.

Стъпки за наемане на служители в LLC

Наемането е най-лесно, когато следвате ясен ред.

1. Вземете EIN

Преди да можете да обработвате заплати, вашето LLC трябва да има Employer Identification Number, или EIN. EIN се използва за федерално данъчно отчитане и декларации за payroll. Дори ако LLC вече съществува, EIN често е необходим, след като компанията стане работодател.

2. Регистрирайте се за щатски payroll акаунти

Повечето работодатели трябва да се регистрират в съответните щатски агенции за осигуряване при безработица, удръжки от заплата или и двете. Щатските изисквания варират, така че тази стъпка трябва да бъде изпълнена преди първата заплата да бъде изплатена.

3. Проверете правото на работа

Работодателите трябва да потвърдят, че всеки служител има право да работи в Съединените щати. Обикновено това включва попълване на Form I-9 и съхраняване на необходимите документи.

4. Съберете формулярите за новоназначените

Преди да започне payroll, съберете данъчните формуляри на служителя и всички щатски документи за въвеждане. Най-малкото обикновено ще ви трябва федерален Form W-4 и всички приложими щатски формуляри за удръжки.

5. Настройте payroll

Payroll означава повече от това просто да изпратите пари в деня на заплатата. То включва изчисляване на брутното възнаграждение, удържане на данъци, съпоставяне на работодателските данъци върху заплатите и издаване на платежни фишове. Много малки фирми използват payroll софтуер или payroll услуга, за да намалят ръчните грешки и да останат в график.

6. Закупете необходимата застраховка

Застраховка „трудова злополука“ обикновено се изисква, когато наемете служители. Някои щати също изискват застраховка при инвалидност, обезщетение при безработица или други защити, предоставяни от работодателя.

7. Поставете задължителните уведомления

Работодателите може да трябва да поставят плакати с трудови права на видно място на работното място или да ги предоставят електронно, когато това е позволено. Тези уведомления помагат на служителите да разберат правата си относно заплащането, безопасността, отпуските и защитата от дискриминация.

8. Водете изрядна документация

Съхранявайте payroll записи, данъчни декларации, споразумения за възнаграждение, записи за работно време и лични досиета на служителите. Добрата документация улеснява решаването на спорове и отговора на данъчни въпроси по-късно.

Какво трябва да следи LLC след наемането

Наемането не приключва, когато първият служител започне работа. Постоянното съответствие е част от ролята на работодателя.

Данъци върху заплатите

LLC със служители обикновено трябва да удържа и внася няколко вида данъци, като например:

• Федерален данък върху доходите, удържан от заплатата
• Данъци за Social Security и Medicare
• Федерален данък за безработица, когато е приложимо
• Щатски данък върху доходите, когато е приложимо
• Щатски данък за безработица, когато е приложимо

Точната комбинация зависи от местоположението на служителя и от настройката на payroll на бизнеса.

Правила за работно време и заплащане

Работодателите трябва да спазват правилата за минимална заплата, извънреден труд, почивки и честота на плащане, които важат в техния щат и за тяхната индустрия. Някои щати и градове имат по-строги правила от федералното законодателство, така че обикновено се прилага по-строгото правило.

Трудова злополука и безработица

Повечето работодатели трябва да поддържат изискваното покритие за трудови злополуки и обезщетения при безработица. Тези програми са нормална част от това да бъдеш работодател и трябва да бъдат включени в разходите при решението за наемане.

Отчитане на новоназначени

Много щати изискват работодателите да докладват новите служители в кратък срок след започване на работа. Това помага на щатските агенции да следят заетостта и да подпомагат изпълнението на задължения като издръжка на деца и свързани програми.

Могат ли собствениците на LLC да бъдат служители?

Обикновено собствениците на LLC не се третират като служители за данъчни цели, когато LLC се облага по стандартния режим на pass-through структура. Вместо това собствениците обикновено получават разпределения или гарантирани плащания в зависимост от структурата.

Има важно изключение. Ако LLC избере да се облага като корпорация, собствениците могат да станат employee-shareholders и да получават заплата чрез payroll. Този избор променя данъчното третиране и добавя по-формални задължения, свързани с payroll.

Тъй като това решение засяга данъците и възнаграждението, собствениците трябва внимателно да преценят последиците, преди да променят данъчната класификация на LLC.

Най-добри практики за малки работодатели LLC

Малък екип може да остане организиран с няколко навика:

• Използвайте писмени длъжностни характеристики
• Поддържайте последователни ставки на заплащане и графици за плащане
• Проследявайте точно часовете на служителите на почасово заплащане
• Сверявайте payroll отчетите при всеки платежен период
• Разделяйте процесите за изпълнители и служители
• Преглеждайте редовно актуализациите на щатското трудово законодателство
• Съхранявайте сигурно данъчните и личните досиета

Тези практики намаляват грешките и улесняват растежа, когато добавите следващия служител.

Кога да използвате изпълнители вместо служители

Независимите изпълнители могат да бъдат подходящи, когато имате нужда от работа по проект, специализирана експертиза или гъвкава подкрепа, без да поемате постоянен payroll ангажимент.

Изпълнителите често са по-подходящи за:

• Еднократни проекти
• Сезонна работа
• Специализирано консултиране
• Работа, която е извън основната ви дейност

Служителите често са по-подходящи за:

• Ежедневни текущи операции
• Работа, която изисква надзор и обучение
• Роли, които следват графика и процесите на вашата компания

Изборът на правилната класификация от самото начало помага да защитите LLC от скъпи проблеми с прекласифициране по-късно.

Как Zenind може да помогне

Ако учредявате LLC и очаквате да наемате хора, настройката е от значение. Zenind помага на собствениците на бизнес да учредяват и управляват своите компании с практичен фокус върху съответствието и организацията.

Това може да включва подкрепа при учредяване на LLC, получаване на EIN и поддържане на бизнес структурата готова за растеж. За собственици, които искат да се съсредоточат върху изграждането на бизнеса вместо върху формалностите по учредяването, тази основа може да спести време и да намали затрудненията.

ЧЗВ

Може ли LLC да има служители?

Да. LLC може да наема служители и да обработва payroll, стига да спазва приложимите данъчни и трудови правила.

Може ли еднолично LLC да наема служители?

Да. Еднолично LLC може да наема служители точно като по-голяма компания.

Получават ли собствениците на LLC W-2?

Обикновено не, освен ако LLC не избере да се облага като корпорация и собственикът не бъде правилно третиран като служител според този данъчен статус.

Нужен ли ми е EIN преди да наема служители?

Да, EIN обикновено е необходим, преди да можете да настроите payroll и да започнете да наемате служители.

Мога ли да използвам изпълнители вместо служители?

Да, ако работните отношения наистина отговарят на правилата за изпълнител. Класификацията трябва да се основава на контрола, независимостта и естеството на работата.

Основни изводи

LLC може да наема служители, но наемането създава реални задължения за съответствие. Преди да назначите някого, уверете се, че вашето LLC има EIN, необходимите щатски регистрации, процеси за payroll, задължителна застраховка и система за водене на записи, която може да подкрепи екипа ви, докато расте.

Ако изградите тази основа отрано, наемането се превръща в инструмент за растеж, а не в бреме за съответствие.