Dapatkah LLC Mempekerjakan Karyawan? Panduan Praktis untuk Pemilik

Limited liability company dapat mempekerjakan karyawan. Faktanya, banyak LLC dimulai sebagai bisnis ramping yang dijalankan oleh pemilik sendiri, lalu menambah staf seiring meningkatnya permintaan. Kuncinya adalah memahami perbedaan antara pemilik LLC, karyawan, dan kontraktor independen, lalu mengikuti aturan federal dan negara bagian yang berlaku untuk perekrutan, penggajian, dan pelaporan pajak.

Jika Anda sedang membentuk bisnis baru atau membangun tim di dalam LLC yang sudah ada, prosesnya dapat dikelola dengan baik jika sejak awal disiapkan dengan benar. Prioritas utamanya adalah mendapatkan registrasi pajak yang tepat, memverifikasi kelayakan kerja, menjalankan payroll dengan benar, dan tetap mengikuti kewajiban hukum ketenagakerjaan.

Dapatkah LLC mempekerjakan karyawan?

Ya. LLC dapat mempekerjakan karyawan W-2 seperti kebanyakan bentuk badan usaha lainnya. Setelah perusahaan menjadi pemberi kerja, perusahaan harus menangani pemotongan payroll, kewajiban pajak pengangguran, dan tugas kepatuhan lain dari sisi pemberi kerja.

Artinya, LLC harus melakukan lebih dari sekadar menyetujui untuk membayar seseorang dengan upah. LLC juga harus menyimpan catatan ketenagakerjaan, melaporkan karyawan baru jika diwajibkan, dan mengikuti hukum upah dan jam kerja di tingkat federal dan negara bagian.

Dapatkah LLC satu anggota mempekerjakan karyawan?

Ya. LLC satu anggota dapat mempekerjakan karyawan jika bisnis membutuhkan bantuan. Seorang pemilik tunggal tidak perlu menunggu sampai perusahaan memiliki banyak anggota atau struktur yang lebih besar.

LLC satu anggota juga dapat menggunakan kontraktor independen untuk proyek tertentu, tetapi itu tidak sama dengan mempekerjakan karyawan. Kontraktor mengelola pajaknya sendiri, sedangkan karyawan umumnya menerima pembayaran melalui payroll dengan pemotongan pajak dan dapat memenuhi syarat untuk tunjangan, tergantung pada bisnis dan hukum yang berlaku.

Jika Anda sedang memutuskan antara karyawan dan kontraktor, fokuslah pada tingkat kendali yang Anda butuhkan. Pekerja yang mengikuti jadwal Anda, menggunakan prosedur Anda, dan melakukan pekerjaan inti secara berkelanjutan sering kali lebih tepat diklasifikasikan sebagai karyawan daripada kontraktor.

Karyawan vs. kontraktor independen

Perbedaan ini penting karena salah klasifikasi dapat menimbulkan masalah pajak, ketenagakerjaan, dan sanksi.

Seorang karyawan biasanya:

• Bekerja di bawah arahan dan kendali perusahaan
• Menerima upah melalui payroll
• Pajaknya dipotong dari gaji
• Dapat memenuhi syarat untuk tunjangan dan perlindungan workers' compensation

Seorang kontraktor independen biasanya:

• Beroperasi sebagai bisnis terpisah
• Mengendalikan cara pekerjaan dilakukan
• Mengirimkan invoice, bukan timesheet payroll
• Menerima Form 1099-NEC jika dibayar sebesar $600 atau lebih dalam banyak situasi

Jika Anda tidak yakin bagaimana mengklasifikasikan seorang pekerja, ada baiknya meninjau aturan IRS dan negara bagian sebelum mempekerjakan mereka.

Langkah-langkah mempekerjakan karyawan untuk LLC

Perekrutan paling mudah dilakukan ketika Anda mengikuti urutan yang jelas.

1. Dapatkan EIN

Sebelum Anda dapat menjalankan payroll, LLC Anda harus memiliki Employer Identification Number, atau EIN. EIN digunakan untuk pelaporan pajak federal dan pengajuan payroll. Bahkan jika LLC sudah berdiri, EIN sering kali diperlukan begitu perusahaan menjadi pemberi kerja.

2. Daftarkan akun payroll negara bagian

Sebagian besar pemberi kerja harus mendaftar ke lembaga negara bagian yang sesuai untuk asuransi pengangguran, pajak pemotongan, atau keduanya. Persyaratan negara bagian berbeda-beda, jadi langkah ini harus diselesaikan sebelum gaji pertama dibayarkan.

3. Verifikasi kelayakan kerja

Pemberi kerja harus memastikan bahwa setiap karyawan berwenang untuk bekerja di Amerika Serikat. Biasanya hal ini melibatkan pengisian Form I-9 dan menyimpan catatan yang tepat.

4. Kumpulkan formulir karyawan baru

Sebelum payroll dimulai, kumpulkan formulir pajak karyawan dan dokumen onboarding khusus negara bagian yang diperlukan. Setidaknya, Anda biasanya memerlukan Form W-4 federal dan formulir pemotongan pajak negara bagian yang berlaku.

5. Siapkan payroll

Payroll lebih dari sekadar mengirim uang pada hari gajian. Payroll mencakup menghitung gaji bruto, memotong pajak, mencocokkan pajak payroll pemberi kerja, dan menerbitkan slip gaji. Banyak bisnis kecil menggunakan software payroll atau layanan payroll agar dapat mengurangi kesalahan manual dan tetap tepat waktu.

6. Beli asuransi yang diwajibkan

Workers' compensation insurance umumnya diwajibkan setelah Anda mempekerjakan karyawan. Beberapa negara bagian juga mewajibkan asuransi disabilitas, pertanggungan pengangguran, atau perlindungan lain dari pemberi kerja.

7. Pasang pemberitahuan yang diwajibkan

Pemberi kerja mungkin perlu menampilkan poster hukum ketenagakerjaan di tempat kerja atau menyediakannya secara elektronik jika diizinkan. Pemberitahuan ini membantu karyawan memahami hak mereka terkait upah, keselamatan, cuti, dan perlindungan dari diskriminasi.

8. Simpan catatan yang rapi

Simpan catatan payroll, pengajuan pajak, perjanjian upah, catatan waktu kerja, dan berkas персонel. Pencatatan yang baik memudahkan penyelesaian sengketa dan penanganan pertanyaan pajak di kemudian hari.

Hal yang perlu diperhatikan LLC setelah merekrut

Rekrutmen tidak berakhir setelah karyawan pertama mulai bekerja. Kepatuhan berkelanjutan adalah bagian dari menjadi pemberi kerja.

Pajak payroll

LLC dengan karyawan umumnya harus memotong dan menyetorkan beberapa jenis pajak, seperti:

• Pemotongan pajak penghasilan federal
• Pajak Social Security dan Medicare
• Federal unemployment tax, jika berlaku
• Pemotongan pajak penghasilan negara bagian, jika berlaku
• Pajak pengangguran negara bagian, jika berlaku

Kombinasi yang tepat bergantung pada lokasi karyawan dan pengaturan payroll bisnis.

Hukum upah dan jam kerja

Pemberi kerja harus mengikuti aturan upah minimum, lembur, istirahat, dan frekuensi pembayaran yang berlaku di negara bagian dan industrinya. Beberapa negara bagian dan kota memiliki aturan yang lebih ketat daripada hukum federal, sehingga aturan yang paling melindungi biasanya yang berlaku.

Workers' compensation dan pengangguran

Sebagian besar pemberi kerja perlu mempertahankan cakupan yang diwajibkan untuk cedera di tempat kerja dan klaim pengangguran. Program-program ini adalah bagian normal dari menjadi pemberi kerja dan harus diperhitungkan dalam keputusan perekrutan Anda.

Pelaporan karyawan baru

Banyak negara bagian mewajibkan pemberi kerja melaporkan karyawan baru dalam batas waktu singkat setelah karyawan mulai bekerja. Hal ini membantu lembaga negara bagian melacak ketenagakerjaan dan mendukung penegakan tunjangan anak serta program terkait lainnya.

Dapatkah pemilik LLC menjadi karyawan?

Biasanya, pemilik LLC tidak diperlakukan sebagai karyawan untuk tujuan pajak ketika LLC dikenai pajak sebagai entitas pass-through default. Sebaliknya, pemilik umumnya menerima distribusi atau guaranteed payments tergantung pada strukturnya.

Ada satu pengecualian penting. Jika LLC memilih untuk dikenai pajak sebagai korporasi, para pemilik mungkin dapat menjadi pemegang saham-karyawan dan menerima gaji melalui payroll. Pilihan tersebut mengubah perlakuan pajak dan menambah kewajiban payroll yang lebih formal.

Karena pilihan itu memengaruhi pajak dan kompensasi, pemilik sebaiknya meninjau konsekuensinya dengan cermat sebelum mengubah klasifikasi pajak LLC.

Praktik terbaik untuk pemberi kerja LLC kecil

Tim kecil dapat tetap teratur dengan beberapa kebiasaan berikut:

• Gunakan deskripsi pekerjaan tertulis
• Jaga tarif upah dan jadwal pembayaran tetap konsisten
• Lacak jam kerja dengan akurat untuk karyawan per jam
• Rekonsiliasi laporan payroll setiap periode pembayaran
• Pisahkan alur kerja kontraktor dan karyawan
• Tinjau pembaruan hukum ketenagakerjaan negara bagian secara berkala
• Simpan catatan pajak dan personalia dengan aman

Praktik-praktik ini mengurangi kesalahan dan memudahkan pertumbuhan ketika Anda menambah karyawan berikutnya.

Kapan menggunakan kontraktor вместо karyawan

Kontraktor independen dapat cocok ketika Anda membutuhkan bantuan berbasis proyek, keahlian khusus, atau dukungan fleksibel tanpa menambah kewajiban payroll permanen.

Kontraktor sering kali lebih tepat untuk:

• Proyek satu kali
• Pekerjaan musiman
• Konsultasi spesialis
• Pekerjaan yang berada di luar operasi inti Anda

Karyawan sering kali lebih tepat untuk:

• Operasi harian yang berkelanjutan
• Pekerjaan yang memerlukan supervisi dan pelatihan
• Peran yang mengikuti jadwal dan proses perusahaan Anda

Memilih klasifikasi yang tepat sejak awal membantu melindungi LLC Anda dari masalah re-klasifikasi yang mahal di kemudian hari.

Bagaimana Zenind dapat membantu

Jika Anda sedang membentuk LLC dan memperkirakan akan mempekerjakan orang, penyiapan sejak awal sangat penting. Zenind membantu pemilik bisnis membentuk dan mengelola perusahaan mereka dengan fokus praktis pada kepatuhan dan kerapian administrasi.

Itu dapat mencakup dukungan untuk membentuk LLC, memperoleh EIN, dan menjaga struktur bisnis tetap siap untuk bertumbuh. Bagi pemilik yang ingin fokus membangun bisnis daripada mengurus detail pembentukan, fondasi seperti ini dapat menghemat waktu dan mengurangi hambatan.

FAQ

Dapatkah LLC memiliki karyawan?

Ya. LLC dapat mempekerjakan karyawan dan menjalankan payroll, selama mematuhi aturan pajak dan ketenagakerjaan yang berlaku.

Dapatkah LLC satu anggota mempekerjakan karyawan?

Ya. LLC satu anggota dapat mempekerjakan karyawan seperti perusahaan yang lebih besar.

Apakah pemilik LLC mendapatkan W-2?

Biasanya tidak, kecuali LLC memilih untuk dikenai pajak sebagai korporasi dan pemilik diperlakukan secara tepat sebagai karyawan berdasarkan status pajak tersebut.

Apakah saya memerlukan EIN sebelum mempekerjakan karyawan?

Ya, EIN umumnya diperlukan sebelum Anda dapat menyiapkan payroll dan mulai mempekerjakan karyawan.

Dapatkah saya menggunakan kontraktor вместо karyawan?

Ya, jika hubungan kerja tersebut benar-benar memenuhi aturan kontraktor. Klasifikasi harus didasarkan pada kendali, kemandirian, dan sifat pekerjaan.

Poin akhir

LLC dapat mempekerjakan karyawan, tetapi perekrutan menciptakan kewajiban kepatuhan yang nyata. Sebelum Anda merekrut seseorang, pastikan LLC Anda memiliki EIN, registrasi negara bagian yang tepat, proses payroll, asuransi yang diwajibkan, dan sistem pencatatan yang dapat mendukung tim Anda saat berkembang.

Jika Anda membangun fondasi itu sejak awal, perekrutan menjadi alat pertumbuhan, bukan beban kepatuhan.