Môže LLC zamestnávať zamestnancov? Praktický sprievodca pre majiteľov

Spoločnosť s ručením obmedzeným typu LLC môže bez problémov zamestnávať zamestnancov. Mnohé LLC začínajú ako úsporné firmy vedené majiteľom a neskôr si pridávajú personál, keď dopyt rastie. Kľúčom je pochopiť rozdiel medzi majiteľmi LLC, zamestnancami a nezávislými dodávateľmi a potom dodržiavať federálne aj štátne pravidlá, ktoré sa vzťahujú na prijímanie do práce, mzdy a daňové vykazovanie.

Ak zakladáte nový podnik alebo budujete tím v rámci už existujúcej LLC, proces je zvládnuteľný, ak ho nastavíte správne od začiatku. Hlavné priority sú získať správne daňové registrácie, overiť oprávnenie na prácu, správne viesť mzdy a zostať v súlade s povinnosťami podľa pracovného práva.

Môže LLC zamestnávať zamestnancov?

Áno. LLC môže zamestnávať zamestnancov s formulárom W-2 rovnako ako väčšina iných typov podnikateľských subjektov. Keď sa spoločnosť stane zamestnávateľom, musí riešiť zrážky zo mzdy, požiadavky na daň z nezamestnanosti a ďalšie povinnosti na strane zamestnávateľa.

To znamená, že LLC musí urobiť viac než len dohodnúť sa na vyplácaní mzdy. Musí tiež viesť pracovné záznamy, hlásiť nových zamestnancov tam, kde je to povinné, a dodržiavať pravidlá o mzde a pracovnom čase na federálnej aj štátnej úrovni.

Môže jednočlenná LLC zamestnávať zamestnancov?

Áno. Jednočlenná LLC môže zamestnávať zamestnancov, ak podnik potrebuje pomoc. Samostatný majiteľ nemusí čakať, kým bude mať spoločnosť viacerých členov alebo väčšiu organizačnú štruktúru.

Jednočlenná LLC môže na určité projekty využívať aj nezávislých dodávateľov, no to nie je to isté ako zamestnávanie zamestnancov. Dodávatelia si riešia dane sami, zatiaľ čo zamestnancom sa zvyčajne vypláca mzda so zrážkami a môžu mať nárok na benefity podľa typu podnikania a zákona.

Ak sa rozhodujete medzi zamestnancom a dodávateľom, zamerajte sa na úroveň kontroly, ktorú potrebujete. Pracovníci, ktorí dodržiavajú váš rozvrh, používajú vaše postupy a vykonávajú priebežnú kľúčovú prácu, bývajú často zamestnanci, nie dodávatelia.

Zamestnanci vs. nezávislí dodávatelia

Toto rozlíšenie je dôležité, pretože nesprávne zaradenie môže spôsobiť daňové, pracovnoprávne a sankčné problémy.

Zamestnanec zvyčajne:

• Pracuje pod smerovaním a kontrolou spoločnosti
• Dostáva mzdu cez mzdový systém
• Má dane zrazené z výplaty
• Môže mať nárok na benefity a na krytie v rámci poistenia zodpovednosti za pracovný úraz

Nezávislý dodávateľ zvyčajne:

• Funguje ako samostatný podnik
• Kontroluje spôsob vykonania práce
• Namiesto pracovných výkazov predkladá faktúry
• Dostáva formulár 1099-NEC, ak mu je v mnohých situáciách vyplatených 600 USD alebo viac

Ak si nie ste istí, ako pracovníka zaradiť, oplatí sa pred jeho nástupom prejsť pravidlá IRS a štátu.

Kroky pri prijímaní zamestnancov do LLC

Najjednoduchšie je prijímať zamestnancov podľa jasného postupu.

1. Získajte EIN

Pred spustením miezd by mala mať vaša LLC Employer Identification Number, teda EIN. EIN sa používa na federálne daňové vykazovanie a mzdové podania. Aj keď LLC už existuje, po tom, čo sa stane zamestnávateľom, je EIN často nevyhnutné.

2. Zaregistrujte štátne mzdové účty

Väčšina zamestnávateľov sa musí zaregistrovať na príslušných štátnych úradoch pre poistenie v nezamestnanosti, zrážkovú daň alebo oboje. Požiadavky sa líšia podľa štátu, preto by mal byť tento krok dokončený ešte pred vyplatením prvej mzdy.

3. Overte oprávnenie na zamestnanie

Zamestnávatelia musia potvrdiť, že každý zamestnanec je oprávnený pracovať v Spojených štátoch. Zvyčajne to zahŕňa vyplnenie formulára I-9 a uchovanie príslušných záznamov.

4. Zbierajte vstupné formuláre pre nových zamestnancov

Pred spustením mzdy zhromaždite daňové formuláre zamestnanca a všetky štátne dokumenty potrebné pri nástupe. Minimálne budete zvyčajne potrebovať federálny formulár W-4 a prípadné štátne formuláre na zrážku dane.

5. Nastavte mzdový systém

Mzdy nie sú len o odoslaní peňazí v deň výplaty. Zahŕňajú výpočet hrubej mzdy, zrážanie daní, dopĺňanie odvodov zamestnávateľa a vystavovanie výplatných pások. Mnohé malé firmy používajú mzdový softvér alebo mzdovú službu, aby znížili manuálne chyby a držali sa harmonogramu.

6. Zaobstarajte povinné poistenie

Poistenie zodpovednosti za pracovný úraz býva bežne povinné po prijatí zamestnancov. Niektoré štáty navyše vyžadujú poistenie pre prípad invalidity, poistenie v nezamestnanosti alebo iné ochrany poskytované zamestnávateľom.

7. Zverejnite povinné oznámenia

Zamestnávatelia môžu musieť umiestniť pracovnoprávne plagáty na pracovisku alebo ich poskytnúť elektronicky, ak to zákon umožňuje. Tieto oznámenia pomáhajú zamestnancom porozumieť ich právam v oblasti mzdy, bezpečnosti, voľna a ochrany pred diskrimináciou.

8. Veďte presnú evidenciu

Uchovávajte mzdové záznamy, daňové podania, dohody o odmene, výkazy odpracovaného času a personálne spisy. Kvalitná evidencia uľahčuje riešenie sporov aj neskorších daňových otázok.

Na čo si musí LLC dávať pozor po prijatí zamestnancov

Prijatie zamestnanca sa nekončí jeho prvým pracovným dňom. Súčasťou role zamestnávateľa je aj priebežný súlad s predpismi.

Mzdové dane

LLC so zamestnancami musí vo všeobecnosti zrážať a odvádzať viaceré druhy daní, napríklad:

• Federálnu daň z príjmu zrazenú zo mzdy
• Dane Social Security a Medicare
• Federálnu daň z nezamestnanosti, ak sa uplatňuje
• Štátnu daň z príjmu, kde sa uplatňuje
• Štátnu daň z nezamestnanosti, kde sa uplatňuje

Presná kombinácia závisí od miesta zamestnanca a od nastavenia mzdového systému firmy.

Pravidlá o mzde a pracovnom čase

Zamestnávatelia musia dodržiavať pravidlá o minimálnej mzde, nadčasoch, prestávkach a frekvencii výplaty, ktoré platia v ich štáte a odvetví. Niektoré štáty a mestá majú prísnejšie pravidlá ako federálny zákon, takže zvyčajne platí tá norma, ktorá zamestnanca najviac chráni.

Poistenie pracovných úrazov a nezamestnanosti

Väčšina zamestnávateľov musí zabezpečiť požadované krytie pre pracovné úrazy a nároky na podporu v nezamestnanosti. Tieto programy sú bežnou súčasťou zamestnávania a mali by sa započítať do rozhodnutia o prijatí zamestnanca.

Hlásenie nových zamestnancov

Mnohé štáty vyžadujú, aby zamestnávatelia nahlásili nového zamestnanca v krátkej lehote po jeho nástupe. Pomáha to štátnym úradom sledovať zamestnanosť a podporovať vymáhanie výživného a súvisiace programy.

Môžu byť majitelia LLC zamestnancami?

Vo všeobecnosti sa majitelia LLC na daňové účely nepovažujú za zamestnancov, keď je LLC zdaňovaná ako štandardná pass-through štruktúra. Namiesto toho majitelia zvyčajne dostávajú podiely na zisku alebo garantované platby podľa štruktúry.

Existuje však dôležitá výnimka. Ak si LLC zvolí zdaňovanie ako korporácia, majitelia môžu byť schopní fungovať ako zamestnanci-spoločníci a dostávať mzdu cez mzdový systém. Táto voľba mení daňové zaobchádzanie a prináša formálnejšie mzdové povinnosti.

Keďže toto rozhodnutie ovplyvňuje dane aj odmeňovanie, majitelia by mali dôsledky starostlivo zvážiť pred zmenou daňovej klasifikácie LLC.

Osvedčené postupy pre malé LLC ako zamestnávateľov

Malý tím si môže udržať poriadok vďaka niekoľkým návykom:

• Používajte písomné pracovné pozície a popisy práce
• Udržiavajte konzistentné sadzby mzdy a harmonogramy výplat
• Presne sledujte odpracované hodiny pri hodinových zamestnancoch
• Porovnávajte mzdové výstupy pri každom výplatnom období
• Oddeľujte procesy pre dodávateľov a zamestnancov
• Pravidelne sledujte zmeny v štátnych pracovnoprávnych predpisoch
• Uchovávajte daňové a personálne záznamy bezpečne

Tieto postupy znižujú chybovosť a uľahčujú rast, keď pridáte ďalšieho zamestnanca.

Kedy použiť dodávateľov namiesto zamestnancov

Nezávislí dodávatelia môžu dávať zmysel, keď potrebujete projektovú pomoc, špecializované znalosti alebo flexibilnú podporu bez toho, aby ste pridali trvalý mzdový záväzok.

Dodávatelia sú často vhodnejší pre:

• Jednorazové projekty
• Sezónnu prácu
• Špecializované poradenstvo
• Prácu, ktorá nie je súčasťou vašich hlavných činností

Zamestnanci sú často vhodnejší pre:

• Priebežnú každodennú prevádzku
• Prácu, ktorá si vyžaduje dohľad a školenie
• Pozície, ktoré nasledujú firemný rozvrh a procesy

Správne zaradenie už od začiatku pomáha chrániť vašu LLC pred nákladnými problémami s prekvalifikovaním v budúcnosti.

Ako môže pomôcť Zenind

Ak zakladáte LLC a očakávate, že budete prijímať ľudí, nastavenie je dôležité. Zenind pomáha podnikateľom zakladať a spravovať spoločnosti s praktickým dôrazom na súlad s predpismi a organizáciu.

To môže zahŕňať podporu pri založení LLC, získaní EIN a nastavení podnikovej štruktúry tak, aby bola pripravená na rast. Pre majiteľov, ktorí sa chcú sústrediť na budovanie firmy namiesto riešenia zakladateľských detailov, môže takýto základ ušetriť čas a znížiť trenie.

Často kladené otázky

Môže mať LLC zamestnancov?

Áno. LLC môže zamestnávať pracovníkov a viesť mzdy, pokiaľ dodržiava príslušné daňové a pracovnoprávne pravidlá.

Môže jednočlenná LLC zamestnávať zamestnancov?

Áno. Jednočlenná LLC môže zamestnávať zamestnancov rovnako ako väčšia spoločnosť.

Dostávajú majitelia LLC formulár W-2?

Zvyčajne nie, pokiaľ si LLC nezvolí zdaňovanie ako korporácia a majiteľ nie je správne vedený ako zamestnanec podľa tohto daňového statusu.

Potrebujem pred prijatím zamestnancov EIN?

Áno, EIN je vo všeobecnosti potrebné pred nastavením miezd a začatím zamestnávania pracovníkov.

Môžem namiesto zamestnancov použiť dodávateľov?

Áno, ak pracovný vzťah skutočne zodpovedá pravidlám pre dodávateľov. Zaradenie by malo vychádzať z kontroly, nezávislosti a povahy práce.

Záverečné zhrnutie

LLC môže zamestnávať zamestnancov, ale prijímanie ľudí so sebou prináša skutočné povinnosti v oblasti súladu s predpismi. Predtým, než niekoho prijmete, uistite sa, že vaša LLC má EIN, správne štátne registrácie, mzdové procesy, povinné poistenie a systém evidencie, ktorý dokáže podporiť rast vášho tímu.

Ak si tento základ nastavíte včas, zamestnávanie sa stane nástrojom rastu, nie záťažou v oblasti dodržiavania predpisov.