Φόροι 101: Μικροεπιχειρηματικές εκπτώσεις που μπορείτε να διεκδικήσετε χωρίς αποδείξεις

Η λειτουργία μιας επιχείρησης απαιτεί οργάνωση, ειδικά όταν πλησιάζει η φορολογική περίοδος. Πολλοί ιδρυτές θεωρούν ότι κάθε έκπτωση χρειάζεται χάρτινη απόδειξη για να είναι έγκυρη. Στην πράξη, ορισμένα έξοδα μπορούν να τεκμηριωθούν με άλλα αρχεία, όπως τραπεζικές καταστάσεις, καταγραφές χιλιομέτρων, τιμολόγια, μισθοδοτικές αναφορές ή έγγραφα προγραμμάτων.

Ωστόσο, η IRS εξακολουθεί να αναμένει ότι θα διατηρείτε αξιόπιστα αρχεία. Το «χωρίς αποδείξεις» δεν σημαίνει «χωρίς αποδεικτικά στοιχεία». Σημαίνει ότι ίσως μπορείτε να διεκδικήσετε ορισμένες εκπτώσεις χρησιμοποιώντας εναλλακτική τεκμηρίωση όταν τα αρχεία δείχνουν καθαρά τον επιχειρηματικό σκοπό, το ποσό και την ημερομηνία.

Για επιχειρηματίες, ιδιοκτήτες LLC, μετόχους S corporation, ατομικές επιχειρήσεις και startups που έχουν συσταθεί μέσω της Zenind, η κατανόηση αυτών των κανόνων μπορεί να κάνει την τήρηση αρχείων πιο εύκολη και να μειώσει το άγχος κατά την υποβολή.

Τι θεωρείται έγκυρο φορολογικό αρχείο;

Η απόδειξη είναι μόνο μία μορφή τεκμηρίωσης. Ανάλογα με το έξοδο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε:

• Τραπεζικές ή πιστωτικές καταστάσεις
• Ακυρωμένες επιταγές
• Καταγραφές χιλιομέτρων
• Ημερολόγια ραντεβού
• Τιμολόγια και συμβόλαια
• Μισθοδοτικά αρχεία
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Καταστάσεις συνδρομών
• Έγγραφα ασφαλιστηρίων συμβολαίων
• Καταστάσεις συνταξιοδοτικών προγραμμάτων
• Καταστάσεις παρόχου δανείου

Το βασικό είναι να υπάρχει σαφής επιχειρηματική σύνδεση. Αν δεν μπορείτε να εξηγήσετε λογικά γιατί το έξοδο ήταν απαραίτητο για την επιχείρησή σας, η έκπτωση μπορεί να μην σταθεί αν ερωτηθείτε σχετικά.

Τυπική έκπτωση vs. επιχειρηματικές εκπτώσεις

Βοηθά να διακρίνετε τις προσωπικές φορολογικές εκπτώσεις από τις επιχειρηματικές εκπτώσεις.

Η τυπική έκπτωση είναι μια προσωπική φορολογική έκπτωση εισοδήματος που είναι διαθέσιμη σε πολλά άτομα. Δεν είναι το ίδιο με μια έκπτωση επιχειρηματικής δαπάνης. Οι επιχειρηματικές εκπτώσεις γενικά συνδέονται με τη λειτουργία μιας ενεργούς εμπορικής δραστηριότητας ή επιχείρησης και δηλώνονται στη σχετική επιχειρηματική φορολογική δήλωση ή στο αντίστοιχο έντυπο.

Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων, αυτή η διάκριση έχει σημασία επειδή ένα έξοδο μπορεί να εκπίπτει για την επιχείρηση ακόμη κι αν δεν αναφέρεται ως προσωπική αναλυτική έκπτωση.

Συνήθεις επιχειρηματικές εκπτώσεις που μπορείτε να τεκμηριώσετε χωρίς παραδοσιακές αποδείξεις

Ορισμένες εκπτώσεις είναι πιο εύκολο να τεκμηριωθούν με αρχεία άλλα από μια απόδειξη καταστήματος. Τα παρακάτω παραδείγματα είναι συνηθισμένα για μικρές επιχειρήσεις, αλλά η επιλεξιμότητα εξαρτάται από τα πραγματικά δεδομένα και τη φορολογική σας κατηγορία.

1. Έκπτωση γραφείου στο σπίτι

Αν χρησιμοποιείτε μέρος του σπιτιού σας τακτικά και αποκλειστικά για την επιχείρηση, μπορεί να πληροίτε τις προϋποθέσεις για την έκπτωση γραφείου στο σπίτι.

Αυτή η έκπτωση μπορεί συχνά να τεκμηριωθεί με:

• Κάτοψη ή φωτογραφίες του χώρου εργασίας
• Αρχεία ενοικίου ή στεγαστικού δανείου
• Λογαριασμούς κοινής ωφέλειας
• Καταστάσεις ασφάλισης
• Αρχεία φόρου ακινήτων

Δεν χρειάζεστε απόδειξη για κάθε τετραγωνικό μέτρο του σπιτιού σας. Αντίθετα, χρειάζεστε μια εύλογη μέθοδο για να υπολογίσετε το ποσοστό επιχειρηματικής χρήσης.

Για παράδειγμα, αν ένα αποκλειστικό δωμάτιο χρησιμοποιείται μόνο ως γραφείο, ίσως μπορείτε να κατανείμετε ένα μέρος του ενοικίου, των λογαριασμών κοινής ωφέλειας και ορισμένων εξόδων συντήρησης στην επιχείρηση. Τα αρχεία πρέπει να δείχνουν πώς υπολογίσατε το ποσοστό και γιατί ο χώρος εργασίας πληροί τις προϋποθέσεις.

2. Έξοδα οχήματος και χιλιομέτρων

Αν χρησιμοποιείτε αυτοκίνητο για την επιχείρηση, μπορείτε να εκπέσετε τα έξοδα οχήματος χρησιμοποιώντας είτε τη μέθοδο τυπικών χιλιομέτρων είτε τη μέθοδο πραγματικών εξόδων.

Η μέθοδος τυπικών χιλιομέτρων είναι συχνά πιο εύκολη στην τεκμηρίωση, επειδή βασίζεται σε καταγραφή χιλιομέτρων και όχι μόνο σε αποδείξεις καυσίμων.

Η καταγραφή σας πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ημερομηνία της διαδρομής
• Σημείο αναχώρησης
• Προορισμό
• Επιχειρηματικό σκοπό
• Χιλιόμετρα που διανύθηκαν

Όταν η τεκμηρίωση είναι ισχυρή, οι καταγραφές χιλιομέτρων μπορούν να στηρίξουν μια έκπτωση ακόμη κι αν δεν έχετε αποδείξεις για κάθε αγορά καυσίμου. Λάβετε υπόψη ότι η μετακίνηση από και προς τον συνήθη χώρο εργασίας σας συνήθως δεν εκπίπτει.

3. Επαγγελματικά ταξίδια

Τα ταξίδια μακριά από τη φορολογική σας έδρα για επιχειρηματικούς σκοπούς μπορεί να εκπίπτουν όταν είναι συνήθη, απαραίτητα και άμεσα συνδεδεμένα με την επιχείρησή σας.

Μπορεί να μπορέσετε να τεκμηριώσετε τα έξοδα ταξιδιού με:

• Αεροπορικά ή σιδηροδρομικά εισιτήρια
• Καταστάσεις ξενοδοχείων
• Επιβεβαιώσεις εγγραφής σε συνέδρια
• Ατζέντες συναντήσεων
• Καταχωρήσεις ημερολογίου
• Καταστάσεις πιστωτικής κάρτας

Οι αποδείξεις εξακολουθούν να είναι χρήσιμες, αλλά τα αρχεία μπορούν να συντεθούν από πολλαπλές πηγές. Το σημαντικό είναι να τεκμηριώνεται ο επιχειρηματικός σκοπός του ταξιδιού.

Αν ένα ταξίδι περιλαμβάνει και προσωπικές δραστηριότητες, μόνο το επιχειρηματικό μέρος γενικά εκπίπτει.

4. Ασφάλιση υγείας αυτοαπασχολούμενου

Πολλοί αυτοαπασχολούμενοι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να εκπέσουν τα επιλέξιμα ασφάλιστρα υγείας, υπό συγκεκριμένους κανόνες επιλεξιμότητας.

Αυτή η έκπτωση συχνά τεκμηριώνεται με:

• Καταστάσεις ασφαλιστηρίου συμβολαίου
• Επιβεβαιώσεις πληρωμής ασφαλίστρων
• Τιμολογιακά αρχεία της ασφαλιστικής εταιρείας

Αν είστε αυτοαπασχολούμενος και πληροίτε τις προϋποθέσεις, αυτή η έκπτωση μπορεί να είναι διαθέσιμη ακόμη κι αν δεν αναλύετε τις προσωπικές σας εκπτώσεις.

5. Συνεισφορές σε συνταξιοδοτικό πρόγραμμα

Οι συνεισφορές σε επιλέξιμα συνταξιοδοτικά προγράμματα μπορεί να εκπίπτουν ανάλογα με τον τύπο της οντότητάς σας και τη δομή του προγράμματος.

Τα αρχεία συχνά προέρχονται απευθείας από τον διαχειριστή του προγράμματος ή από χρηματιστηριακό φορέα και μπορεί να περιλαμβάνουν:

• Ετήσιες καταστάσεις εισφορών
• Αναφορές κίνησης λογαριασμού
• Έντυπο 5498 ή παρόμοια έγγραφα προγράμματος

Επειδή αυτά τα αρχεία προέρχονται από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, μπορούν συχνά να λειτουργήσουν ως απόδειξη ακόμη και χωρίς χάρτινη απόδειξη.

6. Έκπτωση φόρου αυτοαπασχόλησης

Τα αυτοαπασχολούμενα άτομα μπορούν γενικά να εκπέσουν μέρος του φόρου αυτοαπασχόλησης. Αυτό δεν βασίζεται σε απόδειξη, αλλά στον φόρο που δηλώθηκε και καταβλήθηκε.

Η φορολογική σας δήλωση και τα αρχεία πληρωμών συνήθως αρκούν για να στηρίξουν αυτή την έκπτωση.

7. Εκπαίδευση και κατάρτιση σχετική με την επιχείρησή σας

Η κατάρτιση που διατηρεί ή βελτιώνει τις δεξιότητες που χρησιμοποιούνται στην υπάρχουσα επιχείρησή σας μπορεί να εκπίπτει.

Παραδείγματα χρήσιμων αρχείων περιλαμβάνουν:

• Εγγραφές σε μαθήματα
• Τιμολόγια διδάκτρων
• Επιβεβαιώσεις webinar
• Καταστάσεις συνδρομών
• Έγγραφα ατζέντας ή syllabus

Κρατήστε σημειώσεις που δείχνουν πώς η εκπαίδευση σχετίζεται με την επιχείρησή σας. Η εκπαίδευση που σας προετοιμάζει για νέο επάγγελμα ή νέα εμπορική δραστηριότητα αντιμετωπίζεται διαφορετικά και ενδέχεται να μην εκπίπτει με τον ίδιο τρόπο.

8. Αναλώσιμα γραφείου και μικρός εξοπλισμός

Πολλές συνήθεις δαπάνες μπορούν να τεκμηριωθούν με τραπεζικές ή καρταποδεικτικές καταστάσεις μαζί με τιμολόγιο, επιβεβαίωση ηλεκτρονικής παραγγελίας ή ιστορικό λογαριασμού προμηθευτή.

Συνηθισμένα παραδείγματα είναι:

• Χαρτί και μελάνι
• Συνδρομές λογισμικού
• Ταχυδρομικά τέλη
• Μικρά εργαλεία γραφείου
• Αξεσουάρ γραφείου
• Επαγγελματικά βιβλία
• Εξοπλισμός χαμηλού κόστους

Για ορισμένες αγορές, ειδικά αν πρόκειται για πάγια στοιχεία ή μεγαλύτερα αντικείμενα εξοπλισμού, μπορεί να απαιτείται ισχυρότερη τεκμηρίωση. Κρατήστε μαζί τα αρχεία του προμηθευτή και την απόδειξη πληρωμής.

9. Επαγγελματικές υπηρεσίες και τέλη

Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων συχνά πληρώνουν για νομικές, λογιστικές, συμβουλευτικές υπηρεσίες και υπηρεσίες εγγεγραμμένου αντιπροσώπου. Αυτά συνήθως τεκμηριώνονται εύκολα μέσω τιμολογίων, μηνιαίων καταστάσεων και αρχείων πληρωμής.

Αυτή η κατηγορία μπορεί επίσης να περιλαμβάνει:

• Τραπεζικά τέλη επιχείρησης
• Τέλη παρόχων πληρωμών
• Τέλη εμπόρου
• Τέλη υποβολής
• Πλατφόρμες συνδρομής που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία

Για εταιρείες που έχουν συσταθεί με τη Zenind, το κόστος συμμόρφωσης και διατήρησης της οντότητας πρέπει να παρακολουθείται προσεκτικά. Αυτά τα αρχεία μπορούν να σας βοηθήσουν να διακρίνετε τα startup έξοδα, τα οργανωτικά έξοδα και τα συνεχή λειτουργικά έξοδα.

10. Διαφήμιση και μάρκετινγκ

Τα έξοδα μάρκετινγκ συχνά εκπίπτουν όταν είναι συνήθη και απαραίτητα για την επιχείρησή σας.

Χρήσιμα αρχεία περιλαμβάνουν:

• Τιμολόγια διαφημιστικών πλατφορμών
• Πίνακες ελέγχου διαφημίσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης
• Καταστάσεις χρέωσης ιστοτόπου
• Retainers πρακτορείων
• Συνδρομές email marketing
• Τιμολόγια σχεδιασμού

Αν διαφημίζεστε online, στιγμιότυπα οθόνης και καταστάσεις λογαριασμού μπορούν να βοηθήσουν να δείξουν το έξοδο και τις ημερομηνίες της καμπάνιας.

Εκπτώσεις που συχνά βασίζονται σε εναλλακτική τεκμηρίωση

Ορισμένες εκπτώσεις δεν αποδεικνύονται συνήθως με μία μόνο απόδειξη. Αντίθετα, στηρίζονται σε αρχεία που δείχνουν δραστηριότητα με την πάροδο του χρόνου.

Καταγραφές χιλιομέτρων

Οι καταγραφές χιλιομέτρων είναι ένα από τα καλύτερα παραδείγματα. Μπορεί να είναι πιο σημαντικές από τις αποδείξεις καυσίμων, επειδή αποδεικνύουν επιχειρηματική χρήση και όχι απλώς ότι αγοράσατε βενζίνη.

Τραπεζικές καταστάσεις

Οι καταστάσεις μπορούν να στηρίξουν επαναλαμβανόμενες χρεώσεις όπως συνδρομές λογισμικού, τηλεφωνικές υπηρεσίες, ανανεώσεις domain και μηνιαίες επαγγελματικές υπηρεσίες.

Μισθοδοτικά αρχεία

Αν απασχολείτε εργαζομένους, οι μισθοδοτικές αναφορές στηρίζουν εκπτώσεις μισθών, φορολογικές καταθέσεις και παροχές που πληρώνει ο εργοδότης.

Λογαριασμοί κοινής ωφέλειας και υπηρεσιών

Οι λογαριασμοί κοινής ωφέλειας, internet και τηλεφώνου μπορούν να στηρίξουν κατανομές επιχειρηματικής χρήσης όταν μέρος του κόστους σχετίζεται με τη λειτουργία της επιχείρησης.

Έγγραφα προγραμμάτων και ασφάλισης

Οι εκπτώσεις για συνταξιοδοτικά και ασφαλιστικά προγράμματα συχνά βασίζονται σε καταστάσεις από τον πάροχο και όχι σε χάρτινες αποδείξεις καταστήματος.

Τι ελέγχει η IRS

Όταν εξετάζονται τα αρχεία, η IRS γενικά θέλει να δει τα εξής:

• Το ποσό του εξόδου
• Την ημερομηνία του εξόδου
• Τον επιχειρηματικό σκοπό
• Τη σχέση με την επιχείρηση, αν είναι σχετική
• Μια σαφή σύνδεση ανάμεσα στο έξοδο και την επιχειρηματική δραστηριότητα

Αν μια έκπτωση βασίζεται σε μερική επιχειρηματική χρήση, η μέθοδος κατανομής σας πρέπει να είναι συνεπής και εύλογη. Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε το τηλέφωνό σας κατά 40% για την επιχείρηση, τεκμηριώστε πώς καταλήξατε σε αυτή την εκτίμηση.

Η επιχειρηματική οντότητα έχει σημασία

Η δομή της επιχείρησής σας μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο αναφοράς των εκπτώσεων.

Ατομικές επιχειρήσεις

Οι ατομικές επιχειρήσεις συνήθως δηλώνουν τα επιχειρηματικά έσοδα και τις εκπτώσεις στη φορολογική τους δήλωση ως φυσικό πρόσωπο. Πολλές συνήθεις επιχειρηματικές δαπάνες δηλώνονται σε επιχειρηματικό έντυπο και τεκμηριώνονται μαζί με τα προσωπικά φορολογικά αρχεία.

LLC

Μια LLC ενός μέλους συχνά αντιμετωπίζεται όπως μια ατομική επιχείρηση για ομοσπονδιακούς φορολογικούς σκοπούς, εκτός αν επιλέξει διαφορετικά. Μια LLC με περισσότερα μέλη φορολογείται συνήθως ως εταιρική σύμπραξη, εκτός αν κάνει διαφορετική επιλογή.

Αυτό σημαίνει ότι η ίδια η έκπτωση μπορεί να είναι παρόμοια, αλλά ο τρόπος υποβολής μπορεί να διαφέρει.

S corporations και C corporations

Οι εταιρείες ακολουθούν πιο τυπικούς κανόνες τήρησης αρχείων και αναφοράς. Ορισμένες εκπτώσεις διεκδικούνται σε επίπεδο οντότητας, ενώ άλλες μπορεί να εξαρτώνται από την αμοιβή του ιδιοκτήτη, τις επιστροφές εξόδων ή τον χειρισμό παροχών σε είδος.

Η ταξινόμηση της οντότητας επηρεάζει τι εκπίπτει, πού αναφέρεται και ποια τεκμηρίωση χρειάζεστε.

Βέλτιστες πρακτικές τήρησης αρχείων για μικρές επιχειρήσεις

Η καλή τήρηση αρχείων κάνει τις εκπτώσεις πιο εύκολες και πιο ασφαλείς.

Υιοθετήστε αυτές τις συνήθειες καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους:

• Διαχωρίστε τους επαγγελματικούς από τους προσωπικούς τραπεζικούς λογαριασμούς
• Κρατήστε ψηφιακά αντίγραφα τιμολογίων και καταστάσεων
• Καταγράφετε τα χιλιόμετρα τη στιγμή που γίνονται οι διαδρομές, όχι μήνες αργότερα
• Αποθηκεύετε email προμηθευτών και επιβεβαιώσεις παραγγελιών
• Επισημαίνετε τα έξοδα ανά κατηγορία
• Συμφωνείτε τους λογαριασμούς κάθε μήνα
• Αποθηκεύετε τα φορολογικά αρχεία σε ένα ασφαλές σημείο

Αν βασίζεστε σε εκτιμήσεις, σημειώστε πώς τις υπολογίσατε. Μια τεκμηριωμένη εκτίμηση είναι πολύ ισχυρότερη από μια πρόχειρη υπόθεση χωρίς υποστήριξη.

Τι δεν πρέπει να υποθέτετε

Μην υποθέτετε ότι κάθε έξοδο μπορεί να εκπέσει χωρίς τεκμηρίωση. Μην υποθέτετε ότι μια τραπεζική κατάσταση από μόνη της αποδεικνύει τον επιχειρηματικό σκοπό. Μην υποθέτετε ότι τα μεικτά προσωπικά και επιχειρηματικά έξοδα εκπίπτουν πλήρως.

Αν το έξοδο είναι ασυνήθιστο, μεγάλο ή στενά συνδεδεμένο με προσωπική χρήση, συνήθως απαιτείται ισχυρότερη τεκμηρίωση.

Πότε να συμβουλευτείτε φοροτεχνικό

Οι φορολογικοί κανόνες αλλάζουν και οι εκπτώσεις μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο της οντότητάς σας, το εισόδημα, τον κλάδο και τους κανόνες της πολιτείας σας. Ένας φοροτεχνικός μπορεί να βοηθήσει αν αντιμετωπίζετε:

• Ίδρυση νέας επιχείρησης
• Επιλογή φορολογικής μεταχείρισης για LLC ή εταιρεία
• Πάγια με μεικτή χρήση
• Κατανομή γραφείου στο σπίτι
• Δραστηριότητα σε περισσότερες από μία πολιτείες
• Συμμόρφωση μισθοδοσίας και συνεργατών
• Κατηγοριοποίηση startup εξόδων

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν αποφασίζετε πώς να δομήσετε μια νέα επιχείρηση. Η σωστή ίδρυση και η σωστή οργάνωση τήρησης αρχείων μπορούν να εξοικονομήσουν χρόνο αργότερα.

Τελικές σκέψεις

Δεν χρειάζεστε πάντα χάρτινη απόδειξη για να διεκδικήσετε μια επιχειρηματική έκπτωση. Σε πολλές περιπτώσεις, τραπεζικές καταστάσεις, καταγραφές, τιμολόγια και έγγραφα παρόχων αρκούν όταν δείχνουν καθαρά το ποσό, την ημερομηνία και τον επιχειρηματικό σκοπό.

Για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, το πραγματικό πλεονέκτημα δεν είναι μόνο να γνωρίζουν τι μπορεί να εκπίπτει. Είναι να χτίζουν ένα σύστημα που διατηρεί τα αρχεία οργανωμένα από την πρώτη μέρα λειτουργίας.

Αν ιδρύετε μια νέα LLC ή εταιρεία, η Zenind μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε με μια δομή που υποστηρίζει πιο καθαρή συμμόρφωση και καλύτερη τήρηση επιχειρηματικών αρχείων από την αρχή.