Εγγραφή Φιλανθρωπικών Οργανισμών στη Νότια Ντακότα: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί πριν από τη συγκέντρωση δωρεών

Η Νότια Ντακότα είναι ασυνήθιστη ανάμεσα στις πολιτείες των ΗΠΑ, επειδή δεν επιβάλλει γενική απαίτηση εγγραφής φιλανθρωπικών οργανισμών για μη κερδοσκοπικούς ή φιλανθρωπικούς φορείς. Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι η συγκέντρωση δωρεών μπορεί να γίνεται χωρίς προσοχή. Σημαίνει ότι οι ιδρυτές μη κερδοσκοπικών οργανισμών, οι ηγέτες φιλανθρωπικών φορέων και οι ομάδες fundraising πρέπει να κατανοούν ποιες δραστηριότητες εξαιρούνται, ποιες δραστηριότητες ενεργοποιούν ξεχωριστές υποχρεώσεις και πότε ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός πρέπει να δημιουργήσει διαδικασία συμμόρφωσης πριν ξεκινήσει μια καμπάνια.

Αν ξεκινάτε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό στη Νότια Ντακότα ή σχεδιάζετε να ζητήσετε δωρεές στην πολιτεία, η καλύτερη προσέγγιση είναι να διαχωρίσετε τρία διαφορετικά ερωτήματα:

1. Χρειάζεται ο ίδιος ο φιλανθρωπικός οργανισμός να εγγραφεί στη Νότια Ντακότα πριν ζητήσει δωρεές;
2. Συμμετέχουν αμειβόμενοι διαφημιστές ή επαγγελματίες fundraiser;
3. Ο οργανισμός πραγματοποιεί κάποια δραστηριότητα, όπως φιλανθρωπικό gaming ή charitable gift annuities, που μπορεί να ρυθμίζεται ξεχωριστά;

Η σωστή απάντηση σε αυτά τα ερωτήματα μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο, να μειώσει τον νομικό κίνδυνο και να βοηθήσει τον οργανισμό σας να επικεντρωθεί στην αποστολή του αντί να αντιμετωπίζει προβλήματα συμμόρφωσης της τελευταίας στιγμής.

Η σύντομη απάντηση: η Νότια Ντακότα γενικά δεν απαιτεί εγγραφή φιλανθρωπικού οργανισμού

Σύμφωνα με την καθοδήγηση της πολιτείας για την προστασία των καταναλωτών, οι μη κερδοσκοπικοί και φιλανθρωπικοί οργανισμοί γενικά δεν υποχρεούνται να λάβουν κρατική εγγραφή φιλανθρωπικών εκκλήσεων πριν από τη συγκέντρωση δωρεών. Η Νότια Ντακότα επίσης δεν απαιτεί από φιλανθρωπικούς οργανισμούς που πραγματοποιούν προσέγγιση μέσω απευθείας αλληλογραφίας να εγγραφούν στην πολιτεία.

Αυτό είναι θετικό για τους φιλανθρωπικούς φορείς που θέλουν να συγκεντρώνουν πόρους αποτελεσματικά. Ωστόσο, δεν πρόκειται για γενική εξαίρεση από όλους τους κανόνες που σχετίζονται με το fundraising. Η Νότια Ντακότα εξακολουθεί να ρυθμίζει ορισμένες μεθόδους συγκέντρωσης δωρεών, ειδικά όταν εμπλέκεται τρίτος fundraiser.

Το πρακτικό συμπέρασμα είναι απλό: αν ο οργανισμός σας είναι φιλανθρωπικός, η πολιτεία μπορεί να μη ζητά γενική υποβολή εγγραφής, αλλά εξακολουθείτε να πρέπει να κατανοείτε το μοντέλο fundraising πριν ξεκινήσετε να ζητάτε εισφορές.

Ποιοι ωφελούνται περισσότερο από την κατανόηση των κανόνων fundraising στη Νότια Ντακότα;

Το θέμα αυτό αφορά διάφορες ομάδες:

• Νέους ιδρυτές μη κερδοσκοπικών οργανισμών που ιδρύουν εταιρεία μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα στη Νότια Ντακότα
• Υφιστάμενους οργανισμούς 501(c)(3) που επεκτείνουν τη συγκέντρωση δωρεών στη Νότια Ντακότα
• Εκκλησίες, σχολεία, νοσοκομεία και κοινοτικές ομάδες που δέχονται δωρεές
• Επαγγελματίες fundraiser και τηλεφωνικά κέντρα που ζητούν δωρεές για λογαριασμό φιλανθρωπικών οργανισμών
• Διοικητικά συμβούλια και στελέχη που είναι υπεύθυνοι για τη διακυβέρνηση και τη συμμόρφωση των μη κερδοσκοπικών οργανισμών

Αν ιδρύετε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό, δεν αρκεί να καταθέσετε τα εταιρικά έγγραφα και να υποθέσετε ότι η συγκέντρωση δωρεών είναι αυτομάτως νόμιμη. Ο οργανισμός σας πρέπει επίσης να γνωρίζει πώς να χειρίζεται τις εκκλήσεις προς δωρητές, τις σχέσεις με προμηθευτές και τους ειδικούς περιορισμούς fundraising που ισχύουν ανά πολιτεία.

Πότε δεν απαιτείται εγγραφή φιλανθρωπικού οργανισμού στη Νότια Ντακότα

Για πολλούς οργανισμούς, το σημαντικότερο σημείο συμμόρφωσης είναι ότι η Νότια Ντακότα δεν επιβάλλει γενικό σύστημα εγγραφής για φιλανθρωπικούς οργανισμούς όπως κάνουν ορισμένες άλλες πολιτείες.

Αυτό σημαίνει ότι:

• Ένας φιλανθρωπικός μη κερδοσκοπικός οργανισμός συνήθως δεν χρειάζεται εγγραφή στη Νότια Ντακότα πριν ζητήσει δωρεές
• Η συγκέντρωση δωρεών μέσω απευθείας αλληλογραφίας δεν ενεργοποιεί απαίτηση εγγραφής φιλανθρωπικού οργανισμού στη Νότια Ντακότα
• Οι οργανισμοί συνήθως δεν υποχρεούνται να υποβάλουν γενική κρατική αίτηση για φιλανθρωπικές εκκλήσεις μόνο και μόνο για να συγκεντρώσουν χρήματα στην πολιτεία

Αυτό κάνει τη Νότια Ντακότα σχετικά απλή για τους φιλανθρωπικούς φορείς που θέλουν να κάνουν άμεση συγκέντρωση πόρων. Παρ' όλα αυτά, οι οργανισμοί θα πρέπει να τεκμηριώνουν προσεκτικά τις δραστηριότητές τους, ειδικά αν κάνουν fundraising σε πολλές πολιτείες. Μια καμπάνια που είναι απλή στη Νότια Ντακότα μπορεί να απαιτεί ξεχωριστό έλεγχο αλλού.

Πότε η συγκέντρωση δωρεών μπορεί να εξακολουθεί να ενεργοποιεί κρατικές υποχρεώσεις

Η απουσία γενικής απαίτησης εγγραφής φιλανθρωπικού οργανισμού δεν καταργεί όλες τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης. Η Νότια Ντακότα αναφέρει ειδικά απαιτήσεις για αμειβόμενους διαφημιστές, ιδίως όσους διεξάγουν τηλεφωνικές καμπάνιες προσέγγισης εκ μέρους φιλανθρωπικών οργανισμών.

Αν χρησιμοποιείτε τρίτο fundraiser, η συμμόρφωση γίνεται πιο σύνθετη. Μπορεί να χρειαστεί να αξιολογήσετε:

• Αν ο fundraiser πρέπει να εγγραφεί και να παράσχει εγγύηση
• Αν πρέπει να κατατεθούν ειδοποιήσεις της καμπάνιας
• Αν εφαρμόζονται υποχρεώσεις οικονομικής αναφοράς
• Αν ο fundraiser πραγματοποιεί εκκλήσεις μόνο στη Νότια Ντακότα ή σε πολλές πολιτείες

Εδώ είναι που πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί κάνουν λάθη. Ο φιλανθρωπικός οργανισμός θεωρεί ότι ο προμηθευτής καλύπτει τη συμμόρφωση, ενώ ο προμηθευτής θεωρεί ότι ο οργανισμός κατανοεί ήδη το δίκαιο της πολιτείας. Στην πραγματικότητα, και οι δύο πλευρές πρέπει να επιβεβαιώσουν τις απαιτήσεις πριν ξεκινήσει η καμπάνια.

Αμειβόμενοι διαφημιστές: η βασική εξαίρεση που δεν πρέπει να αγνοούν οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί

Η καθοδήγηση της Νότιας Ντακότα αναφέρει ότι οι αμειβόμενοι διαφημιστές που διεξάγουν τηλεφωνικές καμπάνιες προσέγγισης για λογαριασμό φιλανθρωπικού οργανισμού πρέπει να είναι εγγεγραμμένοι και να έχουν παράσχει εγγύηση στο Office of the Attorney General, Division of Consumer Protection.

Αυτό έχει σημασία για κάθε μη κερδοσκοπικό οργανισμό που προσλαμβάνει εξωτερική βοήθεια για συγκέντρωση χρημάτων μέσω τηλεφώνου. Έχει επίσης σημασία για φιλανθρωπικούς οργανισμούς που συνάπτουν συμβάσεις με εταιρείες τηλεμάρκετινγκ, call centers, συμβούλους fundraising ή οποιονδήποτε άλλο αμειβόμενο πάροχο υπηρεσιών συγκέντρωσης πόρων.

Πριν ξεκινήσετε μια τηλεφωνική καμπάνια, επιβεβαιώστε:

• Ποιος πραγματοποιεί την κλήση
• Αν ο fundraiser αμείβεται με προμήθεια, σταθερή αμοιβή ή άλλο μοντέλο
• Αν ο fundraiser είναι εγγεγραμμένος και έχει παράσχει εγγύηση, εφόσον απαιτείται
• Αν έχουν τηρηθεί η ειδοποίηση της καμπάνιας και οι υποχρεώσεις αναφοράς
• Αν ο φιλανθρωπικός οργανισμός έχει ελέγξει το σενάριο, τις γνωστοποιήσεις και το υλικό προς τους δωρητές

Ένας φιλανθρωπικός οργανισμός μπορεί να παραμένει υπεύθυνος για μια καμπάνια ακόμη και όταν τρίτος αναλαμβάνει την πραγματική επικοινωνία.

Απευθείας αλληλογραφία, online δωρεές και άλλες συνηθισμένες μέθοδοι fundraising

Πολλοί οργανισμοί υποθέτουν ότι κάθε κανάλι συγκέντρωσης δωρεών αντιμετωπίζεται με τον ίδιο τρόπο. Στην πράξη, αυτό δεν ισχύει.

Η Νότια Ντακότα αναφέρει συγκεκριμένα ότι οι φιλανθρωπικοί οργανισμοί δεν χρειάζεται να εγγραφούν για εκκλήσεις μέσω απευθείας αλληλογραφίας. Αυτή είναι σημαντική διάκριση, επειδή πολλοί μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί εξακολουθούν να βασίζονται σε ταχυδρομικές εκκλήσεις, ενημερωτικά δελτία προς δωρητές και εποχιακές επιστολές καμπάνιας.

Τι γίνεται με τις online δωρεές; Οι online δωρεές μπορούν να αφορούν περισσότερες από μία πολιτείες, ειδικά αν ο οργανισμός σας απευθύνεται σε εθνικό κοινό ή χρησιμοποιεί κοινωνικά δίκτυα, λίστες email ή πλατφόρμες δωρεών τρίτων. Ακόμη κι αν η Νότια Ντακότα δεν απαιτεί κρατική εγγραφή φιλανθρωπικού οργανισμού, ο οργανισμός σας θα πρέπει να εξετάσει πού βρίσκονται οι δωρητές και αν εφαρμόζονται άλλοι νόμοι πολιτειών.

Μια καλή ανασκόπηση συμμόρφωσης θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη:

• Τη φυσική έδρα του μη κερδοσκοπικού οργανισμού
• Τις πολιτείες στις οποίες γίνεται η προσέγγιση προς δωρητές
• Αν η συγκέντρωση δωρεών γίνεται εσωτερικά ή μέσω προμηθευτών
• Αν η καμπάνια χρησιμοποιεί ψηφιακές διαφημίσεις, κοινωνικά δίκτυα, μηνύματα κειμένου ή τηλεφωνική προσέγγιση
• Αν η καμπάνια περιλαμβάνει λαχειοφόρους αγορές, sweepstakes ή άλλες ρυθμιζόμενες δραστηριότητες

Φιλανθρωπικό gaming: ξεχωριστή κατηγορία συμμόρφωσης

Το φιλανθρωπικό gaming δεν είναι το ίδιο με τη φιλανθρωπική προσέγγιση για δωρεές, αλλά συχνά αναφέρονται μαζί επειδή και τα δύο σχετίζονται με τη συγκέντρωση πόρων.

Η Νότια Ντακότα επιτρέπει ορισμένες δραστηριότητες φιλανθρωπικού gaming, συμπεριλαμβανομένων εξαιρέσεων για bingo και λοταρία για φιλανθρωπικούς σκοπούς, αλλά αυτές οι δραστηριότητες ρυθμίζονται ξεχωριστά από τους γενικούς κανόνες προσέγγισης δωρεών. Αν ο μη κερδοσκοπικός σας οργανισμός σχεδιάζει να διοργανώσει ή να συμμετάσχει σε λαχειοφόρο αγορά, εκδήλωση bingo ή άλλη καμπάνια σχετική με gaming, πρέπει να εξετάσετε τους ειδικούς κανόνες για το gaming πριν διαφημίσετε την εκδήλωση.

Μην υποθέσετε ότι επειδή ο φιλανθρωπικός σας οργανισμός δεν χρειάζεται γενική εγγραφή, μπορεί αυτόματα να διοργανώσει καμπάνια gaming χωρίς περαιτέρω έλεγχο.

Charitable gift annuities και ειδικές δομές fundraising

Ορισμένοι οργανισμοί χρησιμοποιούν εργαλεία προγραμματισμένων δωρεών ή άλλες δομημένες ρυθμίσεις fundraising, όπως τα charitable gift annuities. Αυτά δεν είναι το ίδιο με τις συνηθισμένες αιτήσεις δωρεών και μπορεί να περιλαμβάνουν πρόσθετες νομικές και οικονομικές παραμέτρους.

Αν ο οργανισμός σας εξετάζει προγραμματισμένες δωρεές, αναβαλλόμενες εισφορές ή άλλες πιο σύνθετες στρατηγικές συγκέντρωσης πόρων, ο έλεγχος συμμόρφωσης θα πρέπει να περιλαμβάνει:

• Εταιρική εξουσιοδότηση για την έκδοση της ρύθμισης
• Οικονομική δυνατότητα εκπλήρωσης της δέσμευσης
• Απαιτήσεις ασφάλισης ή φιλανθρωπικών εκκλήσεων ανά πολιτεία
• Εσωτερική έγκριση από το διοικητικό συμβούλιο και τεκμηρίωση διακυβέρνησης

Οι σύνθετες δομές fundraising πρέπει να ελέγχονται πριν από την έναρξη και όχι αφού ληφθούν τα χρήματα των δωρητών.

Πρακτικό checklist συμμόρφωσης για μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς στη Νότια Ντακότα

Αν ο οργανισμός σας σχεδιάζει να συγκεντρώσει πόρους εντός ή από τη Νότια Ντακότα, χρησιμοποιήστε αυτό το checklist ως αφετηρία:

• Επιβεβαιώστε αν ο ίδιος ο φιλανθρωπικός οργανισμός χρειάζεται κάποια υποβολή στη Νότια Ντακότα για τη συγκεκριμένη μέθοδο fundraising
• Προσδιορίστε αν η καμπάνια είναι μέσω απευθείας αλληλογραφίας, τηλεφώνου, online, εκδηλώσεων ή μέσω προμηθευτή
• Ελέγξτε αν εμπλέκεται αμειβόμενος διαφημιστής και αν ο προμηθευτής έχει εκπληρώσει τις υποχρεώσεις εγγραφής και εγγύησης, εφόσον απαιτείται
• Ελέγξτε αν τυχόν gaming, sweepstakes ή προγραμματισμένες δωρεές δημιουργούν ξεχωριστές υποχρεώσεις συμμόρφωσης
• Διατηρήστε εσωτερικά αρχεία με σενάρια, υλικό προς δωρητές, συμβάσεις και βήματα έγκρισης
• Ελέγξτε το πολυπολιτειακό σας αποτύπωμα fundraising πριν επεκταθείτε πέρα από τη Νότια Ντακότα
• Βεβαιωθείτε ότι η νομική ονομασία, τα καταστατικά έγγραφα και το φορολογικό καθεστώς του οργανισμού είναι συνεπή σε όλες τις υποβολές και τις επικοινωνίες προς δωρητές

Ένα απλό checklist είναι συχνά η διαφορά ανάμεσα σε μια καθαρή καμπάνια και σε ένα πρόβλημα συμμόρφωσης.

Γιατί οι ιδρυτές μη κερδοσκοπικών οργανισμών πρέπει να το προσέξουν πριν φτάσει η πρώτη δωρεά

Πολλοί ιδρυτές θεωρούν ότι η συμμόρφωση ξεκινά αφού ο οργανισμός γίνει ενεργός. Στην πραγματικότητα, η συμμόρφωση στο fundraising πρέπει να αποτελεί μέρος του σχεδιασμού ίδρυσης.

Αν ξεκινάτε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό στη Νότια Ντακότα, η διαδικασία έναρξης θα πρέπει συνήθως να περιλαμβάνει:

• Την επιλογή της κατάλληλης νομικής μορφής μη κερδοσκοπικού οργανισμού
• Την καταχώριση του οργανισμού στην πολιτεία
• Τη θέσπιση καταστατικών και διαδικασιών διακυβέρνησης
• Τον ορισμό διοικητικού συμβουλίου
• Την απόκτηση EIN
• Την υποβολή αίτησης για ομοσπονδιακή φοροαπαλλαγή, εφόσον ενδείκνυται
• Την τεκμηρίωση του τρόπου με τον οποίο ο οργανισμός θα ζητά δωρεές

Ένας σωστά οργανωμένος μη κερδοσκοπικός φορέας είναι ευκολότερο να διοικηθεί, ευκολότερο να εξηγηθεί στους δωρητές και ευκολότερο να κλιμακωθεί όταν η συγκέντρωση πόρων επεκτείνεται.

Πώς η Zenind υποστηρίζει την ίδρυση μη κερδοσκοπικών οργανισμών στη Νότια Ντακότα

Η Zenind βοηθά επιχειρηματίες, ιδρυτές και οργανωτές μη κερδοσκοπικών οργανισμών να δημιουργήσουν ισχυρότερη νομική βάση πριν ξεκινήσει η συγκέντρωση δωρεών. Για οργανισμούς που ιδρύονται στη Νότια Ντακότα, αυτό σημαίνει σαφή διαδικασία ίδρυσης, παρακολούθησης συμμόρφωσης και διαχείρισης εγγράφων.

Ένα επαγγελματικό workflow ίδρυσης μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό σας να:

• Ιδρύσει σωστά τον μη κερδοσκοπικό φορέα
• Παραμείνει οργανωμένος με τα έγγραφα ίδρυσης και τα αρχεία διακυβέρνησης
• Παρακολουθεί σημαντικές προθεσμίες υποβολών
• Δημιουργήσει θεμέλια συμμόρφωσης για μελλοντική συγκέντρωση πόρων

Για οργανισμούς με αποστολή, αυτή η δομή έχει σημασία. Η συγκέντρωση πόρων λειτουργεί καλύτερα όταν η νομική βάση είναι καθαρή από την πρώτη μέρα.

Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφεύγονται

Ακόμη και σε μια πολιτεία χωρίς γενική απαίτηση εγγραφής φιλανθρωπικού οργανισμού, οι μη κερδοσκοπικοί φορείς κάνουν αποφεύξιμα λάθη. Τα πιο συνηθισμένα περιλαμβάνουν:

• Να υποθέτουν ότι δεν ισχύει καμία απαίτηση συμμόρφωσης για fundraising
• Να προσλαμβάνουν αμειβόμενο διαφημιστή χωρίς να ελέγχουν τις απαιτήσεις εγγραφής ή εγγύησης
• Να αντιμετωπίζουν την απευθείας αλληλογραφία, το τηλέφωνο και το online fundraising σαν να υπάγονται στους ίδιους κανόνες
• Να ξεκινούν φιλανθρωπικό gaming χωρίς ξεχωριστό έλεγχο
• Να μην τεκμηριώνουν τις συμφωνίες με προμηθευτές και τις γνωστοποιήσεις προς δωρητές
• Να επεκτείνονται σε άλλες πολιτείες χωρίς να ελέγχουν τους νόμους συγκέντρωσης δωρεών κάθε πολιτείας

Η ασφαλέστερη προσέγγιση είναι να αντιμετωπίζετε τη Νότια Ντακότα ως πολιτεία χαμηλού διοικητικού βάρους για εγγραφή φιλανθρωπικών οργανισμών, όχι ως πολιτεία χωρίς κανόνες για το fundraising.

Τελικές σκέψεις

Η Νότια Ντακότα είναι ευνοϊκή για τους φιλανθρωπικούς οργανισμούς που θέλουν ένα απλό περιβάλλον συγκέντρωσης πόρων, επειδή δεν επιβάλλει γενική απαίτηση εγγραφής φιλανθρωπικού οργανισμού στους μη κερδοσκοπικούς φορείς. Ωστόσο, η συμμόρφωση στο fundraising εξακολουθεί να έχει σημασία. Αμειβόμενοι διαφημιστές, τηλεφωνικές καμπάνιες, φιλανθρωπικό gaming και πολυπολιτειακές εκκλήσεις μπορούν όλα να δημιουργήσουν υποχρεώσεις που χρειάζονται προσεκτικό έλεγχο.

Αν ο οργανισμός σας ιδρύεται ή ετοιμάζεται να συγκεντρώσει χρήματα στη Νότια Ντακότα, χτίστε πρώτα το σχέδιο συμμόρφωσης και μετά την καμπάνια. Αυτή η προσέγγιση προστατεύει τον οργανισμό σας, ενισχύει την εμπιστοσύνη των δωρητών και κρατά την ομάδα σας επικεντρωμένη στον αντίκτυπο.

Η Zenind μπορεί να βοηθήσει τους ιδρυτές μη κερδοσκοπικών οργανισμών να δημιουργήσουν τη σωστή βάση πριν ξεκινήσει η συγκέντρωση δωρεών.