Đăng ký hoạt động từ thiện tại Nam Dakota: Những điều các tổ chức phi lợi nhuận cần biết trước khi gây quỹ

Nam Dakota là một trường hợp khá đặc biệt trong số các bang của Hoa Kỳ vì bang này nhìn chung không áp đặt yêu cầu đăng ký hoạt động từ thiện đối với các tổ chức phi lợi nhuận hoặc tổ chức từ thiện. Điều đó không có nghĩa là việc gây quỹ có thể được thực hiện một cách tùy tiện. Nó có nghĩa là những người sáng lập tổ chức phi lợi nhuận, lãnh đạo tổ chức từ thiện và đội ngũ gây quỹ cần hiểu rõ hoạt động nào được miễn trừ, hoạt động nào phát sinh nghĩa vụ riêng, và khi nào một tổ chức phi lợi nhuận vẫn nên xây dựng quy trình tuân thủ trước khi triển khai chiến dịch.

Nếu bạn đang thành lập một tổ chức phi lợi nhuận tại Nam Dakota hoặc dự định kêu gọi quyên góp trong bang này, cách tốt nhất là tách bạch ba câu hỏi khác nhau:

1. Bản thân tổ chức từ thiện có cần đăng ký với Nam Dakota trước khi kêu gọi quyên góp không?
2. Có sử dụng người kêu gọi có trả phí hoặc nhà gây quỹ chuyên nghiệp hay không?
3. Tổ chức có thực hiện bất kỳ hoạt động nào, chẳng hạn như trò chơi từ thiện hoặc niên kim quà tặng, vốn có thể được quản lý riêng hay không?

Trả lời đúng các câu hỏi này có thể giúp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro pháp lý và giúp tổ chức của bạn tập trung vào sứ mệnh thay vì các vấn đề tuân thủ phát sinh vào phút chót.

Câu trả lời ngắn gọn: Nam Dakota nhìn chung không yêu cầu đăng ký hoạt động từ thiện

Theo hướng dẫn bảo vệ người tiêu dùng của Nam Dakota, các tổ chức phi lợi nhuận và tổ chức từ thiện nhìn chung không bắt buộc phải có đăng ký kêu gọi từ thiện cấp bang trước khi gây quỹ. Nam Dakota cũng không yêu cầu các tổ chức từ thiện kêu gọi quyên góp qua thư trực tiếp phải đăng ký tại bang này.

Đây là tin tốt cho các tổ chức từ thiện muốn gây quỹ hiệu quả. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc được miễn trừ hoàn toàn khỏi mọi quy tắc liên quan đến gây quỹ. Nam Dakota vẫn quản lý một số phương thức gây quỹ nhất định, đặc biệt khi có bên thứ ba tham gia.

Kết luận thực tế rất đơn giản: nếu tổ chức của bạn là một tổ chức từ thiện, bang có thể không yêu cầu nộp hồ sơ đăng ký từ thiện chung, nhưng bạn vẫn cần hiểu mô hình gây quỹ của mình trước khi bắt đầu kêu gọi đóng góp.

Ai được lợi nhiều nhất khi hiểu các quy định gây quỹ của Nam Dakota?

Chủ đề này quan trọng với nhiều nhóm:

• Người sáng lập tổ chức phi lợi nhuận mới thành lập công ty phi lợi nhuận tại Nam Dakota
• Các tổ chức 501(c)(3) hiện hữu mở rộng hoạt động gây quỹ sang Nam Dakota
• Nhà thờ, trường học, bệnh viện và các nhóm cộng đồng nhận quyên góp
• Người kêu gọi chuyên nghiệp và trung tâm gọi điện kêu gọi thay mặt cho tổ chức từ thiện
• Hội đồng quản trị và cán bộ chịu trách nhiệm quản trị và tuân thủ của tổ chức phi lợi nhuận

Nếu bạn đang thành lập một tổ chức phi lợi nhuận, chỉ nộp hồ sơ thành lập tổ chức thôi là chưa đủ để bảo đảm việc gây quỹ tự động tuân thủ. Tổ chức của bạn cũng cần biết cách xử lý việc kêu gọi quyên góp, công bố với nhà tài trợ, quan hệ với nhà cung cấp và các hạn chế gây quỹ theo từng bang.

Khi nào Nam Dakota không yêu cầu đăng ký hoạt động từ thiện

Với nhiều tổ chức, điểm tuân thủ quan trọng nhất là Nam Dakota không áp dụng một hệ thống đăng ký chung cho các tổ chức từ thiện như một số bang khác.

Điều đó có nghĩa là:

• Một tổ chức từ thiện thường không cần đăng ký từ thiện tại Nam Dakota trước khi kêu gọi quyên góp
• Hoạt động gây quỹ qua thư trực tiếp không làm phát sinh yêu cầu đăng ký từ thiện tại Nam Dakota
• Các tổ chức thường không phải nộp hồ sơ kêu gọi quyên góp cấp bang chỉ để gây quỹ trong bang này

Điều này giúp Nam Dakota tương đối đơn giản đối với các tổ chức từ thiện muốn tự mình gây quỹ trực tiếp. Tuy nhiên, các tổ chức vẫn nên ghi chép hoạt động một cách cẩn thận, đặc biệt nếu họ gây quỹ ở nhiều bang. Một chiến dịch đơn giản ở Nam Dakota có thể cần được xem xét riêng ở nơi khác.

Khi nào việc gây quỹ vẫn có thể phát sinh nghĩa vụ cấp bang

Việc không có yêu cầu đăng ký từ thiện chung không có nghĩa là không còn nghĩa vụ tuân thủ nào khác. Nam Dakota đặc biệt nêu yêu cầu đối với người kêu gọi có trả phí, nhất là những người thực hiện chiến dịch kêu gọi qua điện thoại thay mặt cho tổ chức từ thiện.

Nếu bạn sử dụng một nhà gây quỹ bên thứ ba, việc tuân thủ sẽ phức tạp hơn. Bạn có thể cần đánh giá:

• Nhà gây quỹ có phải đăng ký và ký quỹ hay không
• Có phải nộp thông báo chiến dịch hay không
• Có áp dụng nghĩa vụ báo cáo tài chính hay không
• Nhà gây quỹ chỉ kêu gọi tại Nam Dakota hay trên nhiều bang

Đây là nơi nhiều tổ chức phi lợi nhuận mắc sai lầm. Tổ chức cho rằng nhà cung cấp sẽ tự lo phần tuân thủ, trong khi nhà cung cấp lại cho rằng tổ chức đã hiểu rõ luật bang. Trên thực tế, cả hai bên nên xác nhận yêu cầu trước khi chiến dịch bắt đầu.

Người kêu gọi có trả phí: ngoại lệ quan trọng mà các tổ chức phi lợi nhuận không nên bỏ qua

Hướng dẫn của Nam Dakota cho biết người kêu gọi có trả phí thực hiện các chiến dịch kêu gọi qua điện thoại thay mặt cho một tổ chức từ thiện phải đăng ký và ký quỹ với Văn phòng Tổng chưởng lý, Bộ phận Bảo vệ Người tiêu dùng.

Điều đó rất quan trọng đối với bất kỳ tổ chức phi lợi nhuận nào thuê đơn vị bên ngoài để gây quỹ qua điện thoại. Điều này cũng áp dụng cho các tổ chức từ thiện ký hợp đồng với công ty telemarketing, trung tâm gọi điện, tư vấn gây quỹ hoặc bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ gây quỹ có trả phí nào khác.

Trước khi triển khai chiến dịch gọi điện, hãy xác nhận:

• Ai là người thực hiện cuộc gọi
• Nhà gây quỹ được trả theo hoa hồng, phí cố định hay mô hình khác
• Nhà gây quỹ đã đăng ký và ký quỹ nếu cần hay chưa
• Thông báo chiến dịch và nghĩa vụ báo cáo đã được đáp ứng hay chưa
• Tổ chức đã xem xét kịch bản, nội dung công bố và tài liệu gửi cho nhà tài trợ hay chưa

Một tổ chức từ thiện vẫn có thể phải chịu trách nhiệm đối với chiến dịch ngay cả khi bên thứ ba thực hiện hoạt động tiếp cận thực tế.

Thư trực tiếp, quyên góp trực tuyến và các phương thức gây quỹ phổ biến khác

Nhiều tổ chức cho rằng mọi kênh gây quỹ đều được đối xử như nhau. Trên thực tế, điều đó không đúng.

Nam Dakota nêu rõ rằng các tổ chức từ thiện không cần đăng ký cho hoạt động kêu gọi qua thư trực tiếp. Đây là một khác biệt quan trọng vì nhiều tổ chức phi lợi nhuận vẫn dựa vào thư mời quyên góp, bản tin cho nhà tài trợ và thư vận động theo mùa.

Còn quyên góp trực tuyến thì sao? Quyên góp trực tuyến có thể liên quan đến nhiều bang, đặc biệt nếu tổ chức của bạn tiếp thị trên phạm vi toàn quốc hoặc sử dụng mạng xã hội, danh sách email hay nền tảng quyên góp của bên thứ ba. Ngay cả khi Nam Dakota không yêu cầu đăng ký từ thiện cấp bang, tổ chức của bạn vẫn nên xem xét nơi cư trú của nhà tài trợ và liệu luật của bang khác có áp dụng hay không.

Một cuộc rà soát tuân thủ tốt nên xem xét:

• Vị trí vật lý của tổ chức phi lợi nhuận
• Các bang nơi thực hiện việc kêu gọi nhà tài trợ
• Việc gây quỹ được thực hiện nội bộ hay thông qua nhà cung cấp
• Tổ chức có sử dụng quảng cáo số, mạng xã hội, tin nhắn văn bản hay gọi điện hay không
• Chiến dịch có bao gồm xổ số, rút thăm trúng thưởng hoặc hoạt động được quản lý riêng khác hay không

Trò chơi từ thiện: một nhóm tuân thủ riêng

Trò chơi từ thiện không giống với kêu gọi từ thiện, nhưng hai khái niệm này thường được nhắc cùng nhau vì cả hai đều liên quan đến gây quỹ.

Nam Dakota cho phép một số hoạt động trò chơi từ thiện nhất định, bao gồm các miễn trừ đối với bingo và xổ số vì mục đích từ thiện, nhưng các hoạt động đó được quản lý riêng với quy tắc kêu gọi chung. Nếu tổ chức phi lợi nhuận của bạn dự định tổ chức hoặc tham gia rút thăm trúng thưởng, sự kiện bingo hoặc một hoạt động gây quỹ liên quan đến trò chơi khác, bạn cần xem xét các quy tắc cụ thể về trò chơi trước khi quảng bá sự kiện.

Đừng cho rằng chỉ vì tổ chức của bạn không cần đăng ký từ thiện chung thì đồng nghĩa với việc có thể tự động tổ chức hoạt động gây quỹ dạng trò chơi mà không cần xem xét thêm.

Niên kim quà tặng từ thiện và các cấu trúc gây quỹ đặc biệt

Một số tổ chức sử dụng công cụ quyên góp có kế hoạch hoặc các thỏa thuận gây quỹ có cấu trúc khác, chẳng hạn như niên kim quà tặng từ thiện. Những công cụ này không giống với yêu cầu quyên góp thông thường và có thể liên quan đến các cân nhắc pháp lý và tài chính bổ sung.

Nếu tổ chức của bạn đang tìm hiểu quyên góp có kế hoạch, quà tặng hoãn lại hoặc các chiến lược gây quỹ phức tạp hơn, cuộc rà soát tuân thủ nên bao gồm:

• Thẩm quyền của công ty hoặc tổ chức để phát hành thỏa thuận
• Năng lực tài chính để thực hiện cam kết
• Yêu cầu riêng của bang về bảo hiểm hoặc kêu gọi từ thiện
• Phê duyệt nội bộ của hội đồng quản trị và hồ sơ quản trị

Các cấu trúc gây quỹ phức tạp nên được xem xét trước khi triển khai, không phải sau khi đã nhận tiền từ nhà tài trợ.

Danh sách kiểm tra tuân thủ thực tế cho các tổ chức phi lợi nhuận tại Nam Dakota

Nếu tổ chức của bạn dự định gây quỹ tại hoặc từ Nam Dakota, hãy dùng danh sách này làm điểm khởi đầu:

• Xác nhận liệu bản thân tổ chức có cần nộp bất kỳ hồ sơ nào tại Nam Dakota cho phương thức gây quỹ cụ thể hay không
• Xác định chiến dịch là qua thư trực tiếp, điện thoại, trực tuyến, theo sự kiện hay do nhà cung cấp thực hiện
• Xem xét có người kêu gọi có trả phí tham gia hay không và liệu nhà cung cấp đó đã đáp ứng nghĩa vụ đăng ký và ký quỹ nếu cần hay chưa
• Kiểm tra liệu trò chơi, rút thăm trúng thưởng hay đặc điểm quyên góp có kế hoạch nào tạo ra nghĩa vụ tuân thủ riêng hay không
• Lưu giữ hồ sơ nội bộ về kịch bản, tài liệu cho nhà tài trợ, hợp đồng và các bước phê duyệt
• Rà soát phạm vi gây quỹ đa bang trước khi mở rộng ra ngoài Nam Dakota
• Đảm bảo tên pháp lý, điều lệ quản trị và tình trạng thuế của tổ chức nhất quán trong mọi hồ sơ và thông tin gửi tới nhà tài trợ

Một danh sách kiểm tra đơn giản thường là yếu tố tạo ra sự khác biệt giữa một chiến dịch gọn gàng và một rắc rối tuân thủ.

Vì sao người sáng lập tổ chức phi lợi nhuận nên quan tâm trước khi khoản quyên góp đầu tiên đến

Nhiều người sáng lập cho rằng việc tuân thủ chỉ bắt đầu sau khi tổ chức đi vào hoạt động. Trên thực tế, tuân thủ gây quỹ nên là một phần của kế hoạch thành lập.

Nếu bạn đang thành lập một tổ chức phi lợi nhuận tại Nam Dakota, quy trình khởi động của bạn thường nên bao gồm:

• Chọn đúng cấu trúc pháp nhân phi lợi nhuận
• Nộp hồ sơ thành lập với bang
• Xây dựng điều lệ và quy trình quản trị
• Bổ nhiệm hội đồng quản trị
• Xin EIN
• Nộp đơn xin tình trạng miễn thuế liên bang nếu phù hợp
• Ghi lại cách tổ chức sẽ kêu gọi quyên góp

Một tổ chức phi lợi nhuận được cấu trúc tốt sẽ dễ quản lý hơn, dễ giải thích hơn với nhà tài trợ và dễ mở rộng hơn khi hoạt động gây quỹ phát triển.

Zenind hỗ trợ việc thành lập tổ chức phi lợi nhuận tại Nam Dakota như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân, người sáng lập và người phụ trách tổ chức phi lợi nhuận xây dựng nền tảng pháp lý vững chắc hơn trước khi bắt đầu gây quỹ. Đối với các tổ chức thành lập tại Nam Dakota, điều đó có nghĩa là có một quy trình rõ ràng cho việc thành lập pháp nhân, theo dõi tuân thủ và quản lý tài liệu.

Một quy trình thành lập chuyên nghiệp có thể giúp tổ chức của bạn:

• Thành lập đúng pháp nhân phi lợi nhuận
• Giữ hồ sơ thành lập và hồ sơ quản trị một cách có tổ chức
• Theo dõi các hạn chót nộp hồ sơ quan trọng
• Xây dựng nền tảng ưu tiên tuân thủ cho hoạt động gây quỹ trong tương lai

Đối với các tổ chức theo đuổi sứ mệnh, cấu trúc đó rất quan trọng. Việc gây quỹ hiệu quả nhất khi nền tảng pháp lý được thiết lập rõ ràng ngay từ đầu.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Ngay cả ở một bang không yêu cầu đăng ký từ thiện chung, các tổ chức phi lợi nhuận vẫn thường mắc những lỗi có thể tránh được. Những lỗi phổ biến nhất bao gồm:

• Cho rằng hoàn toàn không có quy tắc tuân thủ nào áp dụng cho việc gây quỹ
• Thuê người kêu gọi có trả phí mà không kiểm tra yêu cầu đăng ký hoặc ký quỹ
• Coi thư trực tiếp, điện thoại và gây quỹ trực tuyến như thể chúng có cùng một bộ quy tắc
• Triển khai trò chơi từ thiện mà không có rà soát riêng
• Không lưu trữ hợp đồng nhà cung cấp và nội dung công bố cho nhà tài trợ
• Mở rộng sang bang khác mà không kiểm tra luật kêu gọi quyên góp của từng bang

Cách an toàn nhất là xem Nam Dakota là một bang có gánh nặng tuân thủ thấp đối với đăng ký từ thiện, chứ không phải là một bang không có quy tắc cho hoạt động gây quỹ.

Kết luận

Nam Dakota có lợi cho các tổ chức từ thiện muốn có môi trường gây quỹ đơn giản vì bang này không áp đặt yêu cầu đăng ký từ thiện chung đối với các tổ chức phi lợi nhuận. Tuy vậy, tuân thủ trong gây quỹ vẫn rất quan trọng. Người kêu gọi có trả phí, chiến dịch gọi điện, trò chơi từ thiện và hoạt động kêu gọi đa bang đều có thể tạo ra các nghĩa vụ cần được xem xét cẩn thận.

Nếu tổ chức của bạn đang thành lập một tổ chức phi lợi nhuận hoặc chuẩn bị gây quỹ tại Nam Dakota, hãy xây dựng kế hoạch tuân thủ trước rồi mới đến chiến dịch. Cách làm đó sẽ bảo vệ tổ chức của bạn, củng cố niềm tin của nhà tài trợ và giúp đội ngũ tập trung vào tác động thực tế.

Zenind có thể giúp những người sáng lập tổ chức phi lợi nhuận đặt nền tảng phù hợp trước khi bắt đầu gây quỹ.