Registrácia charitatívnej činnosti v Južnej Dakote: Čo by neziskové organizácie mali vedieť pred získavaním darov

Južná Dakota je medzi americkými štátmi nezvyčajná, pretože neukladá všeobecnú povinnosť registrácie charitatívnych organizácií alebo neziskových subjektov. To však neznamená, že získavanie finančných prostriedkov možno riešiť ľubovoľne. Znamená to, že zakladatelia neziskových organizácií, vedúci charít a tímy pre fundraising musia rozumieť tomu, ktoré činnosti sú oslobodené, ktoré činnosti spúšťajú osobitné povinnosti a kedy by si mala nezisková organizácia aj tak nastaviť proces súladu ešte pred spustením kampane.

Ak zakladáte neziskovú organizáciu v Južnej Dakote alebo plánujete v tomto štáte oslovovať darcov, najlepší prístup je oddeliť si tri rôzne otázky:

1. Musí sa samotná charita registrovať v Južnej Dakote pred tým, ako požiada o dary?
2. Sú zapojení platení oslovovatelia alebo profesionálni fundraiséri?
3. Vykonáva organizácia nejakú činnosť, napríklad charitatívne hry alebo charitatívne anuitné produkty, ktoré môžu byť regulované samostatne?

Správne zodpovedanie týchto otázok môže ušetriť čas, znížiť právne riziko a pomôcť vašej organizácii sústrediť sa na svoje poslanie namiesto riešenia compliance problémov na poslednú chvíľu.

Krátka odpoveď: Južná Dakota vo všeobecnosti nevyžaduje charitatívnu registráciu

Podľa usmernení o ochrane spotrebiteľa v Južnej Dakote sa charitatívne a neziskové organizácie vo všeobecnosti nemusia pred získavaním darov registrovať ako charitatívni solicitanti na štátnej úrovni. Južná Dakota tiež nevyžaduje, aby sa charitatívne organizácie, ktoré oslovujú darcov prostredníctvom priamej pošty, registrovali v tomto štáte.

To je dobrá správa pre charity, ktoré chcú získavať finančné prostriedky efektívne. Nejde však o všeobecnú výnimku zo všetkých pravidiel súvisiacich s fundraisingom. Južná Dakota stále reguluje určité formy získavania prostriedkov, najmä ak je zapojený tretí subjekt.

Praktické poučenie je jednoduché: ak je vaša organizácia charita, štát nemusí vyžadovať všeobecné podanie registrácie charitatívnej činnosti, ale stále musíte pred začatím oslovovania darcov rozumieť svojmu modelu fundraisingu.

Komu najviac pomôže pochopenie pravidiel fundraisingu v Južnej Dakote?

Táto téma je dôležitá pre niekoľko skupín:

• nových zakladateľov neziskových organizácií zakladajúcich neziskovú korporáciu v Južnej Dakote
• existujúce organizácie 501(c)(3), ktoré rozširujú fundraising do Južnej Dakoty
• cirkvi, školy, nemocnice a komunitné skupiny, ktoré prijímajú dary
• profesionálnych fundraiserov a call centrá, ktoré oslovujú charitatívne organizácie
• predstavenstvá a štatutárov zodpovedných za riadenie a súlad neziskových organizácií

Ak zakladáte neziskovú organizáciu, nestačí len založiť subjekt a predpokladať, že fundraising je automaticky v súlade s pravidlami. Vaša organizácia musí vedieť, ako nakladať s oslovovaním darcov, zmluvami s dodávateľmi a s fundraisingovými obmedzeniami špecifickými pre daný štát.

Kedy sa charitatívna registrácia v Južnej Dakote nevyžaduje

Pre mnohé organizácie je najdôležitejším compliance bodom skutočnosť, že Južná Dakota nemá všeobecný registračný systém pre charity tak, ako ho majú niektoré iné štáty.

To znamená:

• charitatívna nezisková organizácia zvyčajne nemusí mať registráciu v Južnej Dakote pred tým, ako požiada o dary
• fundraising prostredníctvom priamej pošty nespúšťa požiadavku na charitatívnu registráciu v Južnej Dakote
• organizácie zvyčajne nemusia podávať všeobecnú štátnu žiadosť o charitatívne oslovovanie len preto, aby mohli v štáte získavať finančné prostriedky

Vďaka tomu je Južná Dakota pre charity, ktoré chcú získavať prostriedky priamo, pomerne jednoduchá. Organizácie by si však mali svoje aktivity starostlivo dokumentovať, najmä ak získavajú prostriedky vo viacerých štátoch. Kampaň, ktorá je v Južnej Dakote jednoduchá, môže inde vyžadovať samostatné posúdenie.

Kedy môže fundraising aj napriek tomu vyvolať štátne povinnosti

Absencia všeobecnej požiadavky na charitatívnu registráciu neodstraňuje všetky povinnosti súladu. Južná Dakota výslovne uvádza požiadavky pre platených oslovovateľov, najmä tých, ktorí vykonávajú telefonické oslovovanie v mene charitatívnych organizácií.

Ak využívate tretieho fundraisera, súlad sa stáva zložitejším. Možno budete musieť posúdiť:

• či sa od fundraisera vyžaduje registrácia a zloženie zábezpeky
• či je potrebné podať oznámenie o kampani
• či sa uplatňujú povinnosti finančného výkazníctva
• či fundraiser oslovuje iba v Južnej Dakote alebo vo viacerých štátoch

Tu sa mnoho neziskových organizácií dopúšťa chýb. Charita predpokladá, že súlad rieši dodávateľ, zatiaľ čo dodávateľ predpokladá, že charita už rozumie štátnemu právu. V skutočnosti by si obe strany mali požiadavky potvrdiť pred začiatkom kampane.

Platení oslovovatelia: hlavná výnimka, ktorú by neziskové organizácie nemali prehliadnuť

Usmernenia Južnej Dakoty uvádzajú, že platení oslovovatelia, ktorí vedú telefonické kampane v mene charitatívnej organizácie, musia byť registrovaní a poistení/zabezpečení na Úrade generálneho prokurátora, v Division of Consumer Protection.

To je dôležité pre každú neziskovú organizáciu, ktorá si najíma externú pomoc na získavanie darov telefonicky. Rovnako to platí pre charity, ktoré uzatvárajú zmluvy s telemarketingovými firmami, call centrami, konzultantmi pre fundraising alebo inými platenými dodávateľmi fundraisingu.

Pred spustením telefonickej kampane si overte:

• kto uskutočňuje hovory
• či je fundraiser platený províziou, paušálnym poplatkom alebo iným modelom
• či je fundraiser registrovaný a poistený/zabezpečený, ak sa to vyžaduje
• či bolo splnené oznámenie kampane a reportingové povinnosti
• či charita skontrolovala scenár hovoru, povinné informácie a materiály pre darcov

Charita môže niesť zodpovednosť za kampaň aj vtedy, keď samotný kontakt zabezpečuje tretia strana.

Priama pošta, online darcovstvo a ďalšie bežné spôsoby získavania prostriedkov

Mnohé organizácie predpokladajú, že každý fundraisingový kanál sa posudzuje rovnako. V praxi to tak nie je.

Južná Dakota výslovne uvádza, že charity sa nemusia registrovať pre soliciáciu prostredníctvom priamej pošty. To je dôležitý rozdiel, pretože mnohé neziskové organizácie stále využívajú listové výzvy, darcovské newslettery a sezónne kampane.

A čo online fundraising? Online dary môžu zahŕňať viac než jeden štát, najmä ak vaša organizácia oslovuje celonárodne alebo používa sociálne siete, e-mailové zoznamy či platformy tretích strán na prijímanie darov. Aj keď Južná Dakota nevyžaduje štátnu charitatívnu registráciu, vaša organizácia by mala stále preskúmať, kde sa darcovia nachádzajú a či sa neuplatnia iné štátne zákony.

Dobré compliance posúdenie by malo zohľadniť:

• fyzické sídlo neziskovej organizácie
• štáty, v ktorých sa darcovia oslovujú
• či fundraising prebieha interne alebo prostredníctvom dodávateľov
• či sa používajú digitálne reklamy, sociálne siete, textové správy alebo telefonické oslovenie
• či kampaň zahŕňa tomboly, súťaže alebo iné regulované aktivity

Charitatívne hry: samostatná kategória súladu

Charitatívne hry nie sú to isté ako charitatívne oslovovanie, ale tieto pojmy sa často spomínajú spolu, pretože oba súvisia so získavaním prostriedkov.

Južná Dakota povoľuje určité charitatívne herné aktivity vrátane výnimiek pre bingo a lotérie na charitatívne účely, ale tieto aktivity sa riadia samostatne od všeobecných pravidiel oslovovania. Ak vaša nezisková organizácia plánuje usporiadať alebo sa zúčastniť tomboly, bingo podujatia alebo inej hernej fundraisingovej aktivity, musíte si pred propagáciou podujatia preveriť konkrétne pravidlá pre charitatívne hry.

Nepredpokladajte, že preto, že vaša charita nepotrebuje všeobecnú registráciu, môže automaticky bez ďalšieho posúdenia usporiadať hernú fundraisingovú aktivitu.

Charitatívne anuitné produkty a špeciálne štruktúry fundraisingu

Niektoré organizácie používajú nástroje plánovaného darcovstva alebo iné štruktúrované fundraisingové mechanizmy, ako sú charitatívne anuitné produkty. Tie nie sú to isté ako bežné žiadosti o dar a môžu zahŕňať ďalšie právne a finančné aspekty.

Ak vaša organizácia zvažuje plánované darcovstvo, odložené dary alebo iné zložitejšie fundraisingové stratégie, compliance posúdenie by malo zahŕňať:

• korporátnu oprávnenosť vydať takýto záväzok
• finančnú schopnosť splniť záväzok
• štátne požiadavky v oblasti poisťovníctva alebo charitatívneho oslovovania
• interné schválenie predstavenstvom a dokumentáciu riadenia

Zložité fundraisingové štruktúry by sa mali posúdiť pred spustením, nie až po prijatí darcovských prostriedkov.

Praktický checklist súladu pre neziskové organizácie v Južnej Dakote

Ak vaša organizácia plánuje získavať prostriedky v Južnej Dakote alebo z nej, použite tento checklist ako východiskový bod:

• potvrďte, či samotná charita potrebuje pre konkrétny typ fundraisingu nejaké podanie v Južnej Dakote
• identifikujte, či ide o priamu poštu, telefonickú, online, eventovú alebo dodávateľsky riadenú kampaň
• overte, či je zapojený platený oslovovateľ a či tento dodávateľ splnil povinnosti registrácie a zábezpeky, ak sa vyžadujú
• skontrolujte, či herné aktivity, tomboly alebo plánované darcovstvo nevytvárajú samostatné povinnosti súladu
• uchovávajte interné záznamy o scenároch, darcovských materiáloch, zmluvách a schvaľovacích krokoch
• pred rozšírením mimo Južnej Dakoty preskúmajte svoj viacštátny fundraisingový dosah
• uistite sa, že právny názov vašej organizácie, zakladateľské dokumenty a daňový status sú konzistentné vo všetkých podaniach a komunikácii s darcami

Jednoduchý checklist často rozhoduje o tom, či bude kampaň bezproblémová, alebo sa z nej stane compliance problém.

Prečo by na tom mali záležať zakladatelia ešte pred prvým darom

Mnohí zakladatelia si myslia, že súlad začína až po tom, čo organizácia začne fungovať. V skutočnosti by mal byť fundraisingový súlad súčasťou plánovania založenia.

Ak zakladáte neziskovú organizáciu v Južnej Dakote, váš proces spustenia by mal zvyčajne zahŕňať:

• výber správnej formy neziskového subjektu
• registráciu organizácie v štáte
• prípravu stanov a pravidiel riadenia
• vymenovanie predstavenstva
• získanie EIN
• podanie žiadosti o federálny štatút oslobodenia od dane, ak je to vhodné
• zdokumentovanie spôsobu, akým bude organizácia oslovovať darcov

Dobre štruktúrovaná nezisková organizácia sa ľahšie riadi, ľahšie vysvetľuje darcom a ľahšie škáluje, keď sa fundraising rozrastie.

Ako Zenind podporuje zakladanie neziskových organizácií v Južnej Dakote

Zenind pomáha podnikateľom, zakladateľom a organizátorom neziskových projektov vybudovať pevnejší právny základ ešte pred začiatkom získavania prostriedkov. Pre organizácie vznikajúce v Južnej Dakote to znamená mať jasný proces pre založenie subjektu, sledovanie súladu a správu dokumentov.

Profesionálny proces založenia môže vašej organizácii pomôcť:

• správne založiť neziskový subjekt
• udržiavať poriadok v zakladateľských dokumentoch a záznamoch o riadení
• sledovať dôležité lehoty podaní
• vybudovať základ s dôrazom na súlad pre budúci fundraising

Pre organizácie s poslaním to má význam. Fundraising funguje najlepšie, keď je právne nastavenie od začiatku čisté.

Bežné chyby, ktorým sa treba vyhnúť

Aj v štáte bez všeobecnej povinnosti charitatívnej registrácie neziskové organizácie stále robia chyby, ktorým sa dá vyhnúť. Medzi najčastejšie patria:

• predpoklad, že sa neuplatňuje žiadny fundraisingový compliance
• najatie plateného oslovovateľa bez overenia registračných alebo zábezpekových požiadaviek
• zaobchádzanie s priamou poštou, telefonickým a online fundraisingom, akoby mali rovnaké pravidlá
• spustenie charitatívnych hier bez samostatného posúdenia
• nezdokumentovanie zmlúv s dodávateľmi a informácií pre darcov
• rozširovanie do iných štátov bez preverenia ich pravidiel oslovovania

Najbezpečnejší prístup je považovať Južnú Dakotu za štát s nízkou administratívnou záťažou pre charitatívnu registráciu, nie za štát bez pravidiel pre fundraising.

Záverečné myšlienky

Južná Dakota je pre charity priaznivá, ak chcú jednoduché prostredie na získavanie prostriedkov, pretože neukladá všeobecnú požiadavku charitatívnej registrácie pre neziskové organizácie. Napriek tomu sú pravidlá súladu pri fundraisingu stále dôležité. Platení oslovovatelia, telefonické kampane, charitatívne hry a viacštátne oslovovanie môžu vytvárať povinnosti, ktoré si vyžadujú dôkladné posúdenie.

Ak zakladáte organizáciu alebo sa pripravujete na získavanie prostriedkov v Južnej Dakote, najprv vytvorte compliance plán a až potom spúšťajte kampaň. Tento prístup chráni vašu organizáciu, posilňuje dôveru darcov a pomáha tímu sústrediť sa na dosahovanie výsledkov.

Zenind môže pomôcť zakladateľom neziskových organizácií nastaviť správny základ ešte pred začiatkom fundraisingu.