Inscription des organismes de bienfaisance au Dakota du Sud : ce que les organismes sans but lucratif doivent savoir avant de solliciter des fonds

Le Dakota du Sud est particulier parmi les États américains parce qu’il n’impose pas, de façon générale, d’obligation d’inscription aux organismes sans but lucratif ou de bienfaisance. Cela ne veut pas dire que la collecte de fonds peut se faire sans précaution. Cela signifie plutôt que les fondateurs d’organismes sans but lucratif, les dirigeants d’organismes de bienfaisance et les équipes de collecte doivent comprendre quelles activités sont exemptées, quelles activités déclenchent d’autres obligations et quand un organisme devrait tout de même mettre en place un processus de conformité avant de lancer une campagne.

Si vous créez un organisme sans but lucratif au Dakota du Sud ou si vous prévoyez solliciter des dons dans l’État, la meilleure approche consiste à distinguer trois questions différentes :

1. L’organisme de bienfaisance lui-même doit-il s’inscrire au Dakota du Sud avant de demander des dons ?
2. Des solliciteurs rémunérés ou des collecteurs de fonds professionnels sont-ils impliqués ?
3. L’organisme exerce-t-il une activité, comme des jeux de bienfaisance ou des rentes de bienfaisance, qui pourrait être réglementée séparément ?

Répondre correctement à ces questions peut faire gagner du temps, réduire les risques juridiques et aider votre organisme à se concentrer sur sa mission plutôt que sur des problèmes de conformité de dernière minute.

Réponse courte : le Dakota du Sud n’exige généralement pas d’inscription des organismes de bienfaisance

Selon les indications du service de protection du consommateur du Dakota du Sud, les organismes sans but lucratif et de bienfaisance n’ont généralement pas à obtenir une inscription d’État pour la sollicitation de fonds avant de recueillir des dons. Le Dakota du Sud n’exige pas non plus des organismes de bienfaisance qui sollicitent des dons par publipostage de s’inscrire dans l’État.

C’est une bonne nouvelle pour les organismes de bienfaisance qui souhaitent recueillir des fonds efficacement. Toutefois, il ne s’agit pas d’une exemption générale de toutes les règles liées à la collecte de fonds. Le Dakota du Sud réglemente encore certains modes de collecte, surtout lorsqu’un collecteur de fonds tiers est impliqué.

L’idée essentielle est simple : si votre organisme est un organisme de bienfaisance, l’État peut ne pas exiger un dépôt général d’inscription de bienfaisance, mais vous devez quand même comprendre votre modèle de collecte avant de commencer à solliciter des contributions.

Qui a le plus à gagner à comprendre les règles de collecte de fonds du Dakota du Sud ?

Ce sujet concerne plusieurs groupes :

• Les nouveaux fondateurs d’organismes sans but lucratif qui créent une société sans but lucratif au Dakota du Sud
• Les organismes 501(c)(3) existants qui élargissent leur collecte de fonds au Dakota du Sud
• Les églises, écoles, hôpitaux et groupes communautaires qui acceptent des dons
• Les collecteurs de fonds professionnels et les centres d’appels qui sollicitent au nom d’organismes de bienfaisance
• Les conseils d’administration et les dirigeants responsables de la gouvernance et de la conformité des organismes sans but lucratif

Si vous créez un organisme sans but lucratif, il ne suffit pas de déposer les documents constitutifs et de présumer que la collecte de fonds est automatiquement conforme. Votre organisme doit aussi savoir comment gérer les sollicitations, les communications aux donateurs, les relations avec les fournisseurs et les restrictions propres à l’État.

Quand l’inscription des organismes de bienfaisance au Dakota du Sud n’est pas requise

Pour de nombreux organismes, le point de conformité le plus important est que le Dakota du Sud n’impose pas de système général d’inscription des organismes de bienfaisance comme certains autres États.

Cela signifie :

• Un organisme de bienfaisance n’a généralement pas besoin d’une inscription au Dakota du Sud avant de demander des dons
• La collecte par publipostage ne déclenche pas d’obligation d’inscription des organismes de bienfaisance au Dakota du Sud
• Les organismes n’ont habituellement pas à déposer une demande générale de sollicitation de dons auprès de l’État simplement pour recueillir des fonds

Le Dakota du Sud est donc relativement simple pour les organismes de bienfaisance qui souhaitent collecter directement des fonds. Mais les organismes doivent tout de même documenter soigneusement leurs activités, surtout s’ils recueillent des fonds dans plusieurs États. Une campagne simple au Dakota du Sud peut exiger une analyse distincte ailleurs.

Quand la collecte de fonds peut encore déclencher des obligations d’État

L’absence d’une obligation générale d’inscription des organismes de bienfaisance n’élimine pas toutes les obligations de conformité. Le Dakota du Sud précise qu’il existe des exigences pour les solliciteurs rémunérés, en particulier ceux qui mènent des campagnes de sollicitation par téléphone au nom d’organismes de bienfaisance.

Si vous utilisez un collecteur de fonds tiers, la conformité devient plus complexe. Vous devrez peut-être déterminer :

• Si le collecteur de fonds doit s’inscrire et fournir une caution
• Si des avis de campagne doivent être déposés
• Si des obligations de production de rapports financiers s’appliquent
• Si le collecteur fait des sollicitations uniquement au Dakota du Sud ou dans plusieurs États

C’est là que de nombreux organismes sans but lucratif se trompent. L’organisme suppose que le fournisseur gère la conformité, tandis que le fournisseur suppose que l’organisme connaît déjà la loi de l’État. En réalité, les deux parties devraient confirmer les exigences avant le début de la campagne.

Solliciteurs rémunérés : l’exception majeure que les organismes sans but lucratif ne doivent pas ignorer

Les indications du Dakota du Sud précisent que les solliciteurs rémunérés qui mènent des campagnes de sollicitation téléphonique au nom d’un organisme de bienfaisance doivent être inscrits et cautionnés auprès du bureau du procureur général, Division of Consumer Protection.

Cela importe pour tout organisme sans but lucratif qui engage une aide externe pour recueillir des fonds par téléphone. Cela concerne aussi les organismes qui font appel à des firmes de télémarketing, à des centres d’appels, à des consultants en collecte de fonds ou à tout autre fournisseur rémunéré de collecte de fonds.

Avant de lancer une campagne téléphonique, confirmez :

• Qui effectue l’appel
• Si le collecteur est rémunéré à commission, à tarif fixe ou selon un autre modèle
• Si le collecteur est inscrit et cautionné lorsque cela est requis
• Si l’avis de campagne et les obligations de déclaration ont été respectés
• Si l’organisme a examiné le script, les divulgations et le matériel destiné aux donateurs

Un organisme de bienfaisance peut quand même être responsable d’une campagne même lorsqu’un tiers effectue la communication elle-même.

Publipostage, dons en ligne et autres méthodes courantes de collecte de fonds

Beaucoup d’organismes pensent que tous les canaux de collecte sont traités de la même façon. En pratique, ce n’est pas le cas.

Le Dakota du Sud indique précisément que les organismes de bienfaisance n’ont pas besoin de s’inscrire pour les sollicitations par publipostage. C’est une distinction importante, car de nombreux organismes sans but lucratif s’appuient encore sur des lettres d’appel, des bulletins aux donateurs et des campagnes saisonnières par la poste.

Qu’en est-il de la collecte de fonds en ligne ? Les dons en ligne peuvent toucher plus d’un État, surtout si votre organisme fait du marketing à l’échelle nationale ou utilise les médias sociaux, des listes courriel ou des plateformes de dons tierces. Même si le Dakota du Sud n’exige pas d’inscription d’État pour les organismes de bienfaisance, votre organisme doit tout de même examiner où se trouvent les donateurs et si d’autres lois d’État s’appliquent.

Un bon examen de conformité devrait tenir compte :

• De l’emplacement physique de l’organisme sans but lucratif
• Des États où les dons sont sollicités
• Du fait que la collecte est gérée à l’interne ou par des fournisseurs
• De l’utilisation de publicités numériques, des médias sociaux, des textos ou des appels téléphoniques
• De la présence de tirages, de concours ou d’autres activités réglementées dans la campagne

Les jeux de bienfaisance : une catégorie de conformité distincte

Les jeux de bienfaisance ne sont pas la même chose que la sollicitation de fonds, mais on les mentionne souvent ensemble parce que les deux servent à financer des causes.

Le Dakota du Sud autorise certaines activités de jeux de bienfaisance, y compris des exemptions pour le bingo et les loteries à des fins de bienfaisance, mais ces activités sont réglementées séparément des règles générales de sollicitation. Si votre organisme prévoit organiser ou participer à un tirage, à une soirée de bingo ou à une autre collecte liée aux jeux, vous devez examiner les règles précises avant de faire la promotion de l’événement.

Ne supposez pas que, parce que votre organisme n’a pas besoin d’une inscription générale, il peut automatiquement organiser une activité de jeux de bienfaisance sans autre examen.

Les rentes de bienfaisance et les structures de collecte particulières

Certains organismes utilisent des outils de dons planifiés ou d’autres arrangements structurés de collecte, comme les rentes de bienfaisance. Ces mécanismes ne sont pas la même chose qu’une simple demande de don et peuvent soulever des considérations juridiques et financières supplémentaires.

Si votre organisme explore les dons planifiés, les dons différés ou d’autres stratégies de collecte plus complexes, l’examen de conformité devrait inclure :

• L’autorité de l’organisme à mettre en place l’arrangement
• La capacité financière d’honorer l’engagement
• Les exigences d’assurance ou de sollicitation propres à l’État
• L’approbation interne du conseil d’administration et la documentation de gouvernance

Les structures de collecte complexes devraient être examinées avant leur lancement, et non après l’acceptation des fonds des donateurs.

Liste de vérification pratique pour les organismes sans but lucratif du Dakota du Sud

Si votre organisme prévoit recueillir des fonds au Dakota du Sud ou à partir de cet État, utilisez cette liste comme point de départ :

• Confirmez si l’organisme lui-même doit faire un dépôt auprès du Dakota du Sud pour la méthode de collecte choisie
• Déterminez si la campagne repose sur le publipostage, le téléphone, le Web, un événement ou un fournisseur externe
• Vérifiez si un solliciteur rémunéré est impliqué et si ce fournisseur a satisfait aux obligations d’inscription et de cautionnement lorsque cela est requis
• Vérifiez si des activités de jeux, des concours ou des dons planifiés créent des obligations de conformité distinctes
• Conservez des dossiers internes des scripts, du matériel destiné aux donateurs, des contrats et des étapes d’approbation
• Examinez votre présence de collecte à l’échelle multijuridictionnelle avant de vous étendre au-delà du Dakota du Sud
• Assurez-vous que le nom légal de votre organisme, ses documents constitutifs et son statut fiscal concordent dans les dépôts et les communications aux donateurs

Une simple liste de vérification fait souvent la différence entre une campagne propre et un casse-tête de conformité.

Pourquoi les fondateurs d’organismes sans but lucratif devraient s’en préoccuper avant la première donation

Beaucoup de fondateurs pensent que la conformité commence après le lancement de l’organisme. En réalité, la conformité liée à la collecte de fonds devrait faire partie de la planification de la création.

Si vous créez un organisme sans but lucratif au Dakota du Sud, votre processus de lancement devrait habituellement comprendre :

• Le choix de la bonne structure d’entité sans but lucratif
• Le dépôt de l’organisme auprès de l’État
• L’établissement des règlements administratifs et des procédures de gouvernance
• La nomination d’un conseil d’administration
• L’obtention d’un NEI
• La demande du statut d’exonération fiscale fédérale, le cas échéant
• La documentation de la façon dont l’organisme sollicitera des dons

Un organisme bien structuré est plus facile à gérer, plus facile à expliquer aux donateurs et plus facile à faire croître lorsque la collecte de fonds s’élargit.

Comment Zenind soutient la création d’organismes sans but lucratif au Dakota du Sud

Zenind aide les entrepreneurs, les fondateurs et les responsables d’organismes sans but lucratif à bâtir une base juridique plus solide avant le début de la collecte de fonds. Pour les organismes qui se créent au Dakota du Sud, cela signifie un processus clair pour la constitution de l’entité, le suivi de la conformité et la gestion des documents.

Un processus de création professionnel peut aider votre organisme à :

• Mettre en place correctement l’entité sans but lucratif
• Garder les documents de création et les dossiers de gouvernance bien organisés
• Suivre les échéances de dépôt importantes
• Bâtir une base axée sur la conformité pour la collecte de fonds future

Pour les organismes axés sur une mission, cette structure compte. La collecte de fonds fonctionne mieux lorsque la structure juridique est solide dès le départ.

Erreurs courantes à éviter

Même dans un État où l’inscription générale des organismes de bienfaisance n’est pas exigée, les organismes sans but lucratif commettent encore des erreurs évitables. Les plus fréquentes sont :

• Supposer qu’aucune règle de conformité ne s’applique à la collecte de fonds
• Embaucher un solliciteur rémunéré sans vérifier les exigences d’inscription ou de cautionnement
• Traiter le publipostage, le téléphone et la collecte en ligne comme s’ils étaient soumis aux mêmes règles
• Lancer une activité de jeux de bienfaisance sans examen distinct
• Omettre de documenter les ententes avec les fournisseurs et les divulgations aux donateurs
• S’étendre dans d’autres États sans vérifier les lois de sollicitation propres à chacun

L’approche la plus sûre consiste à considérer le Dakota du Sud comme un État à faible niveau d’obligations pour l’inscription des organismes de bienfaisance, et non comme un État sans règles pour la collecte de fonds.

Mot de la fin

Le Dakota du Sud est favorable aux organismes de bienfaisance qui recherchent un environnement de collecte de fonds simple, puisqu’il n’impose pas d’obligation générale d’inscription aux organismes sans but lucratif. Cela dit, la conformité en matière de collecte de fonds demeure importante. Les solliciteurs rémunérés, les campagnes téléphoniques, les jeux de bienfaisance et les sollicitations dans plusieurs États peuvent tous créer des obligations qui méritent un examen attentif.

Si votre organisme est en train de se constituer ou de se préparer à recueillir des fonds au Dakota du Sud, mettez en place le plan de conformité d’abord, puis la campagne ensuite. Cette approche protège votre organisme, renforce la confiance des donateurs et permet à votre équipe de rester concentrée sur l’impact.

Zenind peut aider les fondateurs d’organismes sans but lucratif à mettre en place la bonne base avant le début de la collecte de fonds.