Ententes entre fondateurs : pourquoi chaque startup en a besoin

Lancer une entreprise avec des cofondateurs est stimulant, mais l’enthousiasme à lui seul ne prévient pas les malentendus, les conflits ou les attentes inégales. Avant qu’une startup ne commence à embaucher, à lever des fonds ou à lancer son produit, les fondateurs ont besoin d’une entente écrite claire qui définit la façon dont l’entreprise fonctionnera à l’interne. Ce document est une entente entre fondateurs.

Une entente entre fondateurs donne à l’équipe fondatrice un cadre commun pour la propriété, les responsabilités, la prise de décision, la propriété intellectuelle et la planification de la sortie. C’est l’un des documents initiaux les plus importants qu’une startup puisse créer, parce qu’il aide à protéger l’entreprise avant que les problèmes ne surviennent, plutôt qu’après qu’ils aient déjà nui à la relation.

Pour les entrepreneurs qui créent une nouvelle SARL ou une société par actions, une entente entre fondateurs est particulièrement utile, car les documents de constitution de l’État ne précisent généralement pas les règles de fonctionnement quotidiennes entre cofondateurs. Zenind aide les fondateurs à établir l’entité commerciale, et une entente entre fondateurs aide à définir comment les personnes derrière cette entité travaillent ensemble.

Qu’est-ce qu’une entente entre fondateurs?

Une entente entre fondateurs est un contrat privé entre les personnes qui lancent une entreprise ensemble. Elle établit les attentes concernant la relation entre les fondateurs et documente les modalités qui régissent la startup avant que des investisseurs, des employés ou des clients externes ne soient impliqués.

Contrairement à une déclaration de constitution ou à un document public de charte, une entente entre fondateurs est généralement adaptée à l’entreprise précise et aux personnes qui la bâtissent. Elle peut préciser qui détient quoi, qui fait quoi, comment les décisions sont prises et ce qui se passe si quelqu’un quitte l’entreprise.

Au minimum, une entente entre fondateurs solide devrait répondre aux questions suivantes :

• Qui sont les fondateurs et quel est le rôle de chacun?
• Comment la propriété est-elle répartie?
• Les participations sont-elles soumises à une acquisition progressive?
• Qui contrôle les décisions majeures?
• Comment les différends seront-ils résolus?
• Que se passe-t-il si un fondateur part, devient inactif ou souhaite vendre sa part?
• Qui possède la propriété intellectuelle de la startup?

Si ces enjeux ne sont pas abordés tôt, ils deviennent souvent coûteux et distrayants plus tard.

Pourquoi une entente entre fondateurs est importante

Bien des startups commencent avec la confiance et des promesses informelles. Cela peut fonctionner pendant un certain temps, mais cela devient risqué à mesure que l’entreprise grandit. Les fondateurs peuvent avoir des attentes différentes concernant la charge de travail, la rémunération, le contrôle, l’engagement de temps ou les objectifs à long terme. Une entente entre fondateurs transforme ces hypothèses en modalités écrites.

Voici pourquoi c’est important.

1. Elle réduit les conflits avant qu’ils ne commencent

Lorsque tout le monde connaît les règles à l’avance, il y a moins de place pour les désaccords. Une entente écrite facilite le retour aux modalités d’origine plutôt que de s’en remettre à la mémoire ou à l’émotion pendant un conflit.

2. Elle protège la propriété et le contrôle

La participation ne concerne pas seulement les profits. Elle touche aussi les droits de vote, l’influence au conseil et le pouvoir de décision. Des modalités claires de propriété aident les fondateurs à comprendre exactement ce qu’ils détiennent et ce qu’ils cèdent.

3. Elle renforce la confiance des investisseurs

Les investisseurs recherchent souvent une gouvernance disciplinée. Une startup dotée d’une entente entre fondateurs démontre que l’équipe de direction a réfléchi sérieusement à la structure juridique, à la propriété et à la continuité.

4. Elle clarifie les responsabilités

Les startups avancent plus rapidement lorsque chaque fondateur sait ce dont il est responsable. Des rôles clairs réduisent les doublons, évitent les tâches oubliées et aident l’équipe à demeurer imputable.

5. Elle aide l’entreprise à traverser les changements

Les fondateurs partent, les priorités changent et les entreprises évoluent. Une bonne entente anticipe ces changements et prévoit un processus pour les gérer.

Les modalités essentielles que toute entente entre fondateurs devrait couvrir

Une entente entre fondateurs utile n’a pas besoin d’être excessivement longue, mais elle doit être précise. Les meilleures ententes sont pratiques, claires et rédigées pour des situations réelles.

Structure de propriété

La propriété est le point de départ de la plupart des ententes entre fondateurs. L’entente devrait indiquer la participation de chaque fondateur dans l’entreprise et expliquer comment ces pourcentages ont été déterminés.

Les facteurs courants comprennent :

• L’argent investi au départ
• L’expérience et l’expertise spécialisée
• L’engagement de temps
• Les actifs préexistants ou les relations clients apportés à l’entreprise
• La valeur stratégique de la contribution de chaque fondateur

L’objectif n’est pas d’obtenir une répartition mathématiquement parfaite. L’objectif est qu’elle soit raisonnable, transparente et acceptée par toutes les personnes concernées.

Répartition des parts et acquisition progressive

De nombreuses startups utilisent une acquisition progressive afin que les fondateurs gagnent leurs parts au fil du temps plutôt que de les recevoir toutes dès le premier jour. L’acquisition progressive protège l’entreprise si un fondateur quitte tôt après avoir reçu une importante participation.

Une structure courante repose sur un échéancier de plusieurs années avec un premier jalon d’un an, mais les modalités exactes devraient convenir à l’entreprise et aux attentes des fondateurs. Le principal avantage est l’équité : la propriété est liée à une contribution continue.

Une entente entre fondateurs devrait préciser clairement :

• Si les parts sont acquises progressivement
• La durée de la période d’acquisition
• Ce qui se passe si un fondateur quitte avant la fin de l’acquisition
• Si l’entreprise a le droit de racheter les participations non acquises

Rôles et responsabilités

Les fondateurs portent souvent plusieurs chapeaux, mais chacun devrait quand même avoir des responsabilités principales. Une entente entre fondateurs devrait identifier qui est responsable des grandes fonctions comme le produit, les opérations, l’ingénierie, le marketing, les ventes, les finances ou la stratégie.

Des responsabilités clairement attribuées aident de plusieurs façons :

• Elles réduisent les chevauchements et la confusion
• Elles facilitent l’évaluation du rendement
• Elles favorisent la responsabilisation pour les tâches critiques
• Elles soutiennent une exécution plus rapide aux premiers stades de croissance

Cette section peut aussi préciser si certains fondateurs ont une autorité particulière en matière d’embauche, de choix de fournisseurs, de dépenses ou d’orientation produit.

Pouvoir décisionnel

Les startups ont besoin d’un processus pour prendre des décisions, surtout lorsque les fondateurs ne sont pas d’accord. L’entente devrait expliquer quelles décisions peuvent être prises individuellement et lesquelles exigent un consentement unanime, une approbation majoritaire ou l’approbation du conseil.

Les décisions qui nécessitent souvent une approbation particulière comprennent :

• L’émission de nouvelles parts
• La prise de dette
• L’embauche de cadres clés
• La vente de l’entreprise
• La modification de la structure de l’entreprise
• L’approbation de dépenses majeures

Le but est d’éviter toute ambiguïté. Si une décision est suffisamment importante pour influencer l’avenir de l’entreprise, l’entente devrait préciser qui a le pouvoir de la prendre.

Propriété intellectuelle

C’est l’une des clauses les plus importantes de toute entente entre fondateurs. La startup devrait détenir la propriété intellectuelle créée pour l’entreprise, et non le fondateur individuel qui a écrit le code, conçu le logo ou rédigé le contenu.

L’entente devrait couvrir :

• La cession des inventions et des créations à l’entreprise
• Les obligations de confidentialité
• L’utilisation des ressources et des matériaux de l’entreprise
• Le traitement de la PI préexistante apportée par un fondateur

Sans propriété intellectuelle clairement attribuée, une startup peut se heurter à de sérieux problèmes lorsqu’elle tentera de lever des fonds, de concéder sa technologie sous licence ou de défendre ses actifs.

Rémunération et remboursements

Les fondateurs en début de parcours sont souvent sous-payés ou non rémunérés, mais l’entente devrait quand même traiter des attentes en matière de rémunération. Si un fondateur reçoit un salaire, des honoraires de consultation ou un remboursement alors qu’un autre n’en reçoit pas, cela devrait être documenté.

L’entente devrait préciser :

• Si les fondateurs seront payés
• Comment les dépenses sont approuvées et remboursées
• Si la rémunération peut changer à mesure que l’entreprise grandit

Même si la réponse est simplement que personne ne sera payé au départ, le fait de l’écrire évite la confusion.

Modalités de départ et de sortie

Une entente entre fondateurs devrait décrire ce qui se passe si un fondateur quitte volontairement, est révoqué, devient inactif, décède, devient invalide ou souhaite vendre sa participation.

Les modalités de sortie importantes peuvent inclure :

• Des droits de rachat pour l’entreprise ou les fondateurs restants
• Le prix de rachat et la méthode d’évaluation
• Le traitement des parts acquises et non acquises
• Les restrictions de transfert
• Les exigences de préavis
• Les obligations de non-sollicitation ou de confidentialité, lorsque celles-ci sont exécutoires

Ces clauses sont essentielles, car les départs de fondateurs sont courants, et l’entreprise a besoin d’un processus équitable pour les gérer.

Règlement des différends

Même les bonnes équipes se disputent. Une entente entre fondateurs devrait établir une voie pour régler les différends avant qu’ils ne mettent l’entreprise en péril.

Les étapes possibles comprennent :

• La négociation directe entre fondateurs
• La médiation avec un tiers neutre
• L’arbitrage ou le choix du tribunal compétent
• Des procédures de déblocage en cas d’impasse

Une clause de règlement des différends n’est pas un signe de méfiance. C’est un signe de planification.

Quand les fondateurs devraient-ils créer l’entente?

Le meilleur moment pour créer une entente entre fondateurs, c’est avant que l’entreprise n’entre véritablement en activité. Idéalement, les fondateurs devraient la finaliser lorsqu’ils décident d’aller de l’avant ensemble et avant que des sommes importantes, du code, des relations clients ou des parts soient échangés.

Attendre qu’un désaccord commence rend le processus plus difficile. À ce stade, chaque fondateur peut négocier en position défensive. Une entente conclue avant le lancement est beaucoup plus efficace, car elle reflète l’intention mutuelle plutôt qu’une gestion de crise.

Erreurs courantes à éviter

Les fondateurs commettent souvent des erreurs évitables lorsqu’ils sautent ce document ou le préparent à la hâte.

Se fier à des promesses verbales

Des conversations amicales ne remplacent pas un contrat. Les souvenirs s’estompent, les hypothèses changent et les engagements verbaux sont difficiles à faire respecter.

Utiliser un modèle générique sans l’adapter

Les modèles peuvent servir de point de départ utile, mais une entente entre fondateurs devrait refléter l’entreprise précise, la répartition de propriété et la structure de gestion de la startup.

Ignorer l’acquisition progressive

Attribuer toutes les parts immédiatement peut créer de gros problèmes si un fondateur part tôt. L’acquisition progressive aide à aligner la propriété sur la contribution à long terme.

Omettre les clauses de propriété intellectuelle

Si la startup ne possède pas clairement sa propre PI, cela peut créer de sérieux obstacles juridiques et de financement.

Ne pas prévoir l’impasse décisionnelle

Si deux fondateurs égaux ne peuvent pas s’entendre sur une question majeure, l’entreprise peut s’arrêter. L’entente devrait inclure un moyen de trancher ou d’escalader les différends.

Ne pas revoir l’entente à mesure que l’entreprise grandit

Une startup peut devoir réviser son entente lorsqu’elle lève du capital, accueille de nouveaux fondateurs ou modifie sa structure. Le document initial devrait être mis à jour lorsque l’entreprise change de façon importante.

Ententes entre fondateurs et constitution de l’entreprise

Une entente entre fondateurs fonctionne mieux lorsqu’elle est jumelée à une entité commerciale correctement constituée. Si vous créez une SARL ou une société par actions, le dépôt auprès de votre État crée l’entité juridique, mais il ne règle pas tous les enjeux de gouvernance interne.

C’est là qu’une entente entre fondateurs comble la lacune. Elle peut fonctionner de concert avec les accords d’exploitation, les règlements administratifs, les conventions d’achat d’actions et d’autres documents de constitution afin de créer une base juridique plus complète.

Pour les fondateurs qui utilisent Zenind afin de constituer leur entreprise, l’étape suivante consiste souvent à harmoniser la structure de l’entité avec une entente interne écrite. Cette combinaison aide à garantir que l’entreprise est à la fois correctement constituée et clairement gouvernée.

Étapes pratiques pour en rédiger une

Si vous préparez une entente entre fondateurs, adoptez une démarche rigoureuse.

1. Commencez par une discussion honnête sur les objectifs, la charge de travail et les attentes à long terme.
2. Convenez de la propriété et de l’acquisition progressive avant que l’argent ou l’élan ne rendent la discussion plus difficile.
3. Attribuez des responsabilités claires et précisez le pouvoir décisionnel.
4. Traitez dès le départ de la propriété intellectuelle et de la confidentialité.
5. Définissez les modalités de sortie pendant que tout le monde est encore aligné.
6. Examinez attentivement l’ébauche avant que quiconque ne signe.
7. Mettez l’entente à jour lorsque l’entreprise change.

En cas d’incertitude sur l’effet des modalités sur votre entreprise précise, il est judicieux de consulter un avocat qualifié.

Réflexions finales

Une entente entre fondateurs est l’un des documents initiaux les plus importants qu’une startup puisse avoir. Elle crée de la clarté autour de la propriété, des parts, des rôles, du contrôle, de la propriété intellectuelle et des départs. Plus important encore, elle aide les fondateurs à protéger leur relation pendant qu’ils bâtissent l’entreprise.

Les startups avancent plus vite lorsque les attentes sont claires. Une entente écrite n’élimine pas tous les risques, mais elle donne à l’entreprise une base stable et un moyen pratique de gérer les désaccords avant qu’ils ne menacent la croissance.

Si vous formez une entreprise avec des cofondateurs, faites de l’entente une partie intégrante de votre processus de lancement, pas une réflexion tardive.