Biên bản họp, điều lệ công ty, và thỏa thuận vận hành LLC: Chúng có tác dụng gì và vì sao quan trọng

Khi bạn thành lập một công ty, hồ sơ nộp cho tiểu bang chỉ là bước khởi đầu. Các tài liệu nội bộ được xây dựng sau đó sẽ định hình cách doanh nghiệp được quản trị, cách các chủ sở hữu đưa ra quyết định, và cách quyền sở hữu thay đổi theo thời gian. Với công ty cổ phần, điều đó thường có nghĩa là điều lệ công ty và biên bản họp. Với LLC, điều đó thường có nghĩa là một thỏa thuận vận hành.

Những tài liệu này thường bị xem như giấy tờ chỉ để lưu lại rồi quên đi. Đó là một sai lầm. Chúng là các quy tắc vận hành của doanh nghiệp, và có thể ảnh hưởng đến quyền kiểm soát, quyền sở hữu, cách giải quyết tranh chấp, và khả năng bảo vệ trách nhiệm pháp lý.

Nếu bạn đang lựa chọn giữa công ty cổ phần và LLC, việc hiểu các tài liệu này có thể làm cho quyết định trở nên rõ ràng hơn nhiều.

Tóm tắt nhanh

• Công ty cổ phần sử dụng điều lệ và biên bản họp để tổ chức bộ máy quản lý và ghi nhận các hành động quan trọng của công ty.
• LLC sử dụng thỏa thuận vận hành để xác định quyền sở hữu, cách quản lý, và quyền chuyển nhượng.
• Hồ sơ nộp cho tiểu bang tạo ra pháp nhân, nhưng các tài liệu nội bộ quyết định cách pháp nhân đó hoạt động.
• Tài liệu tốt giúp giảm nhầm lẫn, ngăn ngừa tranh chấp, và hỗ trợ việc tách biệt pháp lý giữa công ty và các chủ sở hữu.

Vì sao tài liệu nội bộ quan trọng

Chủ doanh nghiệp thường tập trung vào hồ sơ thành lập vì đó là bước nhìn thấy rõ nhất. Nhưng giấy tờ được lưu giữ bên trong công ty cũng quan trọng không kém.

Tài liệu nội bộ thực hiện ba việc chính:

1. Chúng giải thích ai có thẩm quyền hành động thay mặt doanh nghiệp.
2. Chúng ghi nhận cách quyền sở hữu và quyền biểu quyết hoạt động.
3. Chúng giúp chứng minh doanh nghiệp là một pháp nhân tách biệt, điều này quan trọng đối với việc bảo vệ trách nhiệm pháp lý.

Nếu không có quy tắc nội bộ rõ ràng, các chủ sở hữu có thể phải dựa vào luật mặc định của tiểu bang, và luật đó có thể không phù hợp với những gì họ dự định khi bắt đầu kinh doanh.

Biên bản họp công ty là gì

Biên bản họp công ty là hồ sơ bằng văn bản ghi lại các hành động của giám đốc và cổ đông. Trong một công ty cổ phần, nhiều quyết định cần được phê duyệt chính thức và ghi nhận lại.

Các biên bản hoặc văn bản chấp thuận điển hình có thể bao gồm:

• bổ nhiệm giám đốc hoặc cán bộ điều hành ban đầu
• thông qua điều lệ công ty
• phát hành cổ phần
• phê duyệt các hợp đồng lớn hoặc nghị quyết ngân hàng
• phê duyệt các cuộc họp thường niên hoặc văn bản chấp thuận
• ghi nhận thay đổi về quyền sở hữu hoặc bộ máy quản lý

Biên bản họp không chỉ dành cho các công ty đại chúng lớn. Ngay cả một công ty cổ phần nhỏ cũng nên lưu giữ chúng. Mục đích là tạo ra hồ sơ cho thấy công ty đã hành động thông qua những người ra quyết định có thẩm quyền, thay vì một chủ sở hữu tự ý hành động một cách không chính thức.

Điều lệ công ty làm gì

Điều lệ công ty là bộ quy tắc nội bộ của công ty cổ phần. Tài liệu này mô tả cách công ty được quản lý và cách các hành động chính thức của công ty được thực hiện.

Điều lệ công ty thường đề cập đến:

• số lượng và vai trò của giám đốc
• cách bầu chọn hoặc bãi nhiệm giám đốc
• cách bổ nhiệm cán bộ điều hành
• cách triệu tập và tiến hành các cuộc họp
• cách biểu quyết được thực hiện
• cách lấp đầy các vị trí khuyết
• cách thông báo cho các cuộc họp

Điều lệ công ty thường không điều chỉnh các điều khoản chuyển nhượng quyền sở hữu theo cách mà thỏa thuận vận hành LLC làm. Trong công ty cổ phần, các hạn chế chuyển nhượng hoặc quy tắc sở hữu đặc biệt thường được quy định trong một thỏa thuận cổ đông riêng hoặc một thỏa thuận hạn chế cổ phần.

Thỏa thuận vận hành LLC làm gì

Thỏa thuận vận hành LLC là tài liệu nội bộ cốt lõi của một LLC. Tài liệu này quy định cách công ty được sở hữu và quản lý.

Một thỏa thuận vận hành vững chắc thường bao gồm:

• các thành viên và tỷ lệ sở hữu của họ
• LLC do thành viên quản lý hay do người quản lý quản lý
• quyền biểu quyết và ngưỡng ra quyết định
• vốn góp và phân chia lợi nhuận
• hạn chế chuyển nhượng
• việc tiếp nhận thành viên mới
• thủ tục rút lui, mua lại phần vốn, hoặc giải thể
• quy tắc giải quyết tranh chấp

Trên thực tế, thỏa thuận vận hành không chỉ đơn giản nêu ai sở hữu LLC. Nó có thể xác định cách quyền kiểm soát thay đổi, điều gì xảy ra nếu một thành viên rời đi, và cách doanh nghiệp tiếp tục hoạt động nếu các chủ sở hữu bất đồng.

Vì sao LLC thường linh hoạt hơn

So với công ty cổ phần, LLC thường mang lại sự linh hoạt hơn về quản lý và cơ cấu sở hữu. Sự linh hoạt đó là một trong những lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn LLC.

Thỏa thuận vận hành LLC có thể được tùy chỉnh để phù hợp với mối quan hệ kinh doanh. Ví dụ, nó có thể:

• tách quyền kinh tế khỏi quyền biểu quyết
• hạn chế việc chuyển nhượng cho người ngoài nếu chưa được chấp thuận
• tạo ra các loại thành viên khác nhau
• xác định quyền mua lại nếu một thành viên rút lui
• giảm nguy cơ bế tắc giữa các chủ sở hữu

Sự linh hoạt này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp do ít người nắm giữ, doanh nghiệp gia đình, và các quan hệ hợp tác muốn có một thỏa thuận rõ ràng trước khi vấn đề phát sinh.

Vì sao các thủ tục của công ty cổ phần quan trọng

Công ty cổ phần được thiết kế để vận hành với mức độ hình thức cao hơn LLC. Điều đó không phải là nhược điểm. Đó là một phần của cấu trúc này.

Các thủ tục của công ty cổ phần giúp chứng minh rằng công ty tách biệt với các chủ sở hữu. Sự tách biệt đó có thể rất quan trọng khi tòa án hoặc chủ nợ đánh giá liệu các chủ sở hữu có tuân thủ đúng hình thức pháp lý của công ty hay không.

Các thủ tục phổ biến của công ty cổ phần bao gồm:

• nộp hồ sơ thành lập với tiểu bang
• thông qua điều lệ công ty
• tổ chức các cuộc họp tổ chức hoặc dùng văn bản chấp thuận
• phát hành cổ phần đúng cách
• lưu giữ biên bản họp và nghị quyết
• tách biệt tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân
• tuân thủ các yêu cầu quản trị hằng năm

Khi những thủ tục này bị bỏ qua, sự tách biệt pháp lý giữa công ty và các chủ sở hữu có thể trở nên khó bảo vệ hơn.

Vì sao LLC vẫn cần giấy tờ tốt

LLC linh hoạt hơn công ty cổ phần, nhưng vẫn cần hồ sơ rõ ràng và một thỏa thuận vận hành chắc chắn.

Một LLC có thể không cần mức độ họp hành và biên bản giống như công ty cổ phần, nhưng điều đó không có nghĩa là chủ sở hữu nên làm theo cách tùy hứng. Một thỏa thuận vận hành yếu hoặc chung chung có thể gây ra vấn đề thực sự về sau.

Một thỏa thuận LLC tốt giúp tránh các vấn đề như:

• không rõ ai có quyền quản lý doanh nghiệp
• tranh chấp về việc phân chia lợi nhuận
• chuyển nhượng quyền sở hữu ngoài ý muốn cho một bên không phù hợp
• nhầm lẫn về điều gì xảy ra nếu một thành viên qua đời, nghỉ hưu, hoặc muốn rời đi
• bất đồng về định giá khi mua lại phần vốn

Thời điểm tốt nhất để giải quyết những vấn đề đó là trước khi chúng xảy ra.

Vì sao các mẫu chung thường không hiệu quả

Nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu với một mẫu có sẵn trên mạng. Cách làm đó có thể rủi ro.

Một mẫu chung có thể không phản ánh:

• cơ cấu sở hữu thực tế của công ty
• các quy tắc mặc định của tiểu bang
• kế hoạch thoái vốn dài hạn của chủ sở hữu
• ưu tiên về quyền kiểm soát biểu quyết
• các hạn chế chuyển nhượng bảo vệ doanh nghiệp
• các thỏa thuận kinh tế đặc biệt giữa các thành viên

Một tài liệu trông có vẻ đầy đủ vẫn có thể quá sơ sài để xử lý một tranh chấp thực tế. Với một bộ hồ sơ thành lập, mục tiêu không chỉ là hoàn thành thủ tục. Mục tiêu là xây dựng một khuôn khổ pháp lý hữu ích cho doanh nghiệp.

Nên chọn công ty cổ phần hay LLC

Loại hình phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh.

Công ty cổ phần có thể phù hợp hơn khi doanh nghiệp dự kiến:

• có nhà đầu tư bên ngoài
• trải qua nhiều vòng huy động vốn cổ phần
• muốn có cấu trúc hội đồng quản trị và cán bộ điều hành truyền thống hơn
• cần kế hoạch sở hữu dựa trên cổ phần

LLC có thể phù hợp hơn khi doanh nghiệp muốn:

• linh hoạt hơn trong quản lý
• ít thủ tục hình thức hơn
• tùy chỉnh quyền sở hữu và quyền chuyển nhượng sâu hơn
• cấu trúc đơn giản hơn cho doanh nghiệp do ít người nắm giữ

Đối với nhiều doanh nghiệp mới, câu hỏi thực tế ban đầu là: chúng ta muốn cấu trúc đến mức nào, và chúng ta cần sự linh hoạt đến đâu?

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Xem việc thành lập là toàn bộ quá trình

Hồ sơ nộp cho tiểu bang rất quan trọng, nhưng đó chỉ là một phần của việc thiết lập doanh nghiệp đúng cách.

Bỏ qua tài liệu nội bộ

Một công ty cổ phần không có điều lệ và biên bản họp, hoặc một LLC không có thỏa thuận vận hành thực sự, sẽ dễ gặp nhầm lẫn và tranh chấp hơn.

Dùng tài liệu không phù hợp với loại hình pháp lý

Tài liệu của công ty cổ phần và LLC không thể dùng thay thế cho nhau. Mỗi cấu trúc có khuôn khổ pháp lý riêng.

Để vấn đề sở hữu lại sau

Các hạn chế chuyển nhượng, điều khoản mua lại, và quyền kiểm soát dễ thương lượng nhất là ở giai đoạn đầu, không phải trong lúc tranh chấp.

Trộn lẫn hoạt động kinh doanh và cá nhân

Tài khoản riêng biệt, hồ sơ nhất quán, và phê duyệt đúng quy trình giúp bảo vệ tư cách pháp lý của công ty.

Zenind hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với những tài liệu và hỗ trợ cần thiết để khởi đầu đúng cách. Đối với những nhà sáng lập đang lựa chọn giữa LLC và công ty cổ phần, điều quan trọng là bắt đầu với cấu trúc phù hợp và bộ giấy tờ nội bộ phù hợp.

Điều đó bao gồm việc bảo đảm công ty có các tài liệu cần thiết để hỗ trợ quản trị, quyền sở hữu, và tăng trưởng dài hạn.

Lời kết

Biên bản họp, điều lệ công ty, và thỏa thuận vận hành LLC không chỉ là giấy tờ hành chính. Chúng xác định cách doanh nghiệp hoạt động, ai kiểm soát doanh nghiệp, và doanh nghiệp phản ứng thế nào khi quyền sở hữu thay đổi hoặc khi phát sinh bất đồng.

Nếu bạn thành lập công ty cổ phần, hãy coi trọng các thủ tục của công ty và lưu giữ hồ sơ rõ ràng. Nếu bạn thành lập LLC, hãy đầu tư vào một thỏa thuận vận hành được soạn thảo tốt, phản ánh đúng cách bạn muốn doanh nghiệp vận hành.

Cấu trúc tốt nhất là cấu trúc phù hợp với mục tiêu của bạn và cho công ty không gian để vận hành rõ ràng ngay từ ngày đầu.

Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý.