Cara Menghitung Payroll untuk Bisnis Kecil

Menghitung payroll dengan benar adalah salah satu tanggung jawab terpenting dalam menjalankan bisnis. Karyawan mengharapkan pembayaran yang akurat dan tepat waktu, sementara pemerintah mengharapkan pajak dan potongan yang tepat dipotong serta disetorkan. Kesalahan payroll dapat menyebabkan denda yang mahal, frustrasi karyawan, dan masalah kepatuhan yang sulit diperbaiki di kemudian hari.

Bagi pemilik bisnis baru, payroll sering terasa membingungkan pada awalnya. Proses ini lebih dari sekadar mengalikan jam kerja dengan tarif per jam. Anda juga perlu memperhitungkan lembur, jadwal gaji tetap, potongan sebelum pajak dan sesudah pajak, pajak payroll pemberi kerja, serta aturan lokal atau negara bagian yang bisa berbeda tergantung lokasi bisnis Anda.

Panduan ini membagi payroll ke dalam langkah-langkah yang jelas agar Anda dapat menghitung gaji dengan percaya diri dan membangun proses yang dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis Anda.

Apa Saja yang Termasuk dalam Payroll

Sebelum menghitung payroll, ada baiknya memahami komponen yang terlibat dalam setiap periode pembayaran:

• Gaji kotor: Jumlah total yang diperoleh karyawan sebelum pajak atau potongan.
• Upah lembur: Pembayaran tambahan untuk jam kerja yang memenuhi syarat di atas ambang batas standar.
• Potongan sebelum pajak: Kontribusi yang mengurangi penghasilan kena pajak, seperti premi asuransi kesehatan tertentu atau kontribusi rencana pensiun.
• Potongan sesudah pajak: Jumlah yang dipotong setelah pajak, seperti penyitaan upah atau beberapa potongan sukarela.
• Pajak karyawan: Pemotongan pajak penghasilan federal, negara bagian, dan lokal, ditambah bagian karyawan untuk Social Security dan Medicare.
• Pajak pemberi kerja: Bagian bisnis atas pajak payroll, pajak pengangguran, dan kontribusi pemberi kerja lain yang berlaku di negara bagian tertentu.

Daftar pastinya dapat berbeda tergantung lokasi serta manfaat atau pilihan pemotongan yang dipilih karyawan Anda.

Langkah 1: Tentukan Gaji Kotor Karyawan

Gaji kotor adalah titik awal setiap perhitungan payroll. Metode yang digunakan bergantung pada apakah karyawan dibayar per jam atau bergaji tetap.

Cara Menghitung Gaji Kotor untuk Karyawan Per Jam

Untuk karyawan per jam, gaji kotor didasarkan pada jumlah jam kerja selama periode pembayaran dikalikan tarif per jam.

Rumus:

Gaji Kotor = Jam Kerja x Tarif Per Jam

Jika seorang karyawan bekerja 40 jam dalam seminggu dengan tarif $18 per jam, maka gaji kotor adalah:

40 x $18 = $720

Jika bisnis Anda menggunakan jadwal payroll dua mingguan, jumlahkan total jam dari kedua minggu sebelum menerapkan tarif per jam.

Cara Menghitung Gaji Kotor untuk Karyawan Bergaji Tetap

Karyawan bergaji tetap menerima jumlah tetap untuk setiap periode pembayaran. Untuk menghitung gaji, bagi gaji tahunan dengan jumlah periode pembayaran dalam setahun.

Rumus:

Gaji per Periode = Gaji Tahunan ÷ Jumlah Periode Pembayaran

Sebagai contoh, jika seorang karyawan memperoleh $72.000 per tahun dan dibayar dua mingguan:

$72.000 ÷ 26 = $2.769,23

Jika karyawan dibayar semi-bulanan, jumlah periode pembayaran adalah 24, bukan 26.

Langkah 2: Tambahkan Lembur Jika Diperlukan

Aturan lembur bergantung pada hukum federal, negara bagian, dan terkadang lokal. Dalam banyak kasus, karyawan nonexempt harus menerima upah satu setengah kali lipat untuk jam lembur yang memenuhi syarat.

Rumus:

Upah Lembur = Jam Lembur x Tarif Per Jam x Pengali Lembur

Jika seorang karyawan memperoleh $20 per jam dan bekerja 6 jam lembur dengan bayaran 1,5x, upah lemburnya adalah:

6 x $20 x 1,5 = $180

Total gaji kotor untuk periode tersebut adalah upah reguler ditambah upah lembur.

Misalnya, jika karyawan bekerja 40 jam reguler dan 6 jam lembur:

(40 x $20) + $180 = $980

Poin penting yang perlu diperiksa sebelum membayar lembur:

• Karyawan mana yang diklasifikasikan sebagai exempt atau nonexempt
• Ambang batas lembur di negara bagian Anda
• Apakah aturan lembur harian berlaku
• Apakah kota atau county memiliki persyaratan upah tambahan

Salah mengklasifikasikan karyawan atau mengabaikan aturan lembur lokal adalah kesalahan payroll yang umum.

Langkah 3: Kurangi Potongan Sebelum Pajak

Setelah gaji kotor dihitung, kurangi potongan apa pun yang mengurangi penghasilan kena pajak sebelum pajak payroll dipotong.

Potongan sebelum pajak yang umum meliputi:

• Premi asuransi kesehatan
• Kontribusi rencana pensiun tertentu
• Kontribusi flexible spending account
• Kontribusi health savings account, jika berlaku

Contoh:

• Gaji kotor: $2.500
• Potongan sebelum pajak: $250
• Penghasilan kena pajak setelah potongan sebelum pajak: $2.250

Potongan sebelum pajak penting karena dapat mengubah jumlah penghasilan yang dikenai pemotongan pajak.

Langkah 4: Potong Pajak Payroll

Pajak payroll biasanya mencakup pemotongan pajak penghasilan federal, Social Security, Medicare, dan mungkin pajak penghasilan negara bagian serta lokal.

Pemotongan Federal

Pemotongan pajak penghasilan federal bergantung pada Form W-4 karyawan, status pengajuan, dan faktor lainnya. Karena tabel pemotongan dan aturan pajak dapat berubah, sebagian besar bisnis mengandalkan perangkat lunak payroll atau penyedia payroll untuk menghitung jumlah ini.

Social Security dan Medicare

Karyawan dan pemberi kerja sama-sama berkontribusi pada pajak ini. Bagian karyawan dipotong dari gaji, sementara pemberi kerja membayar bagiannya secara terpisah.

Pajak Negara Bagian dan Lokal

Sebagian negara bagian mengenakan pajak penghasilan; sebagian lainnya tidak. Beberapa kota dan county juga memberlakukan pajak payroll lokal atau pajak penghasilan. Bisnis yang beroperasi di beberapa yurisdiksi perlu memastikan setiap karyawan dikenai pajak dengan benar berdasarkan lokasi kerja dan aturan yang berlaku.

Karena aturan pajak payroll bergantung pada lokasi, ini adalah area yang membutuhkan pengaturan cermat, bukan tebakan.

Langkah 5: Terapkan Potongan Sesudah Pajak

Setelah pajak dipotong, kurangi potongan sesudah pajak dari gaji karyawan.

Ini dapat mencakup:

• Penyitaan upah
• Potongan tunjangan anak
• Premi asuransi tertentu
• Potongan amal
• Kontribusi pensiun setelah pajak

Urutan potongan penting. Beberapa dipotong sebelum pajak, sementara yang lain harus dipotong setelah pajak. Jika Anda memproses potongan dengan urutan yang salah, gaji bersih karyawan dan pelaporan pajak Anda dapat terdampak.

Langkah 6: Hitung Gaji Bersih

Gaji bersih adalah jumlah yang dibawa pulang karyawan setelah semua pajak dan potongan dikurangi dari gaji kotor.

Rumus:

Gaji Bersih = Gaji Kotor - Pajak - Potongan

Contoh:

• Gaji kotor: $3.000
• Potongan sebelum pajak: $200
• Pajak yang dipotong: $650
• Potongan sesudah pajak: $50
• Gaji bersih: $2.100

Inilah jumlah yang diterima karyawan melalui transfer langsung, cek, atau metode pembayaran lain yang disetujui.

Contoh Perhitungan Payroll Lengkap

Berikut contoh sederhana untuk karyawan per jam.

• Tarif per jam: $22
• Jam reguler: 40
• Jam lembur: 5
• Pengali lembur: 1,5
• Potongan sebelum pajak: $125
• Pajak yang dipotong: $310
• Potongan sesudah pajak: $40

Langkah 1: Hitung upah reguler

40 x $22 = $880

Langkah 2: Hitung upah lembur

5 x $22 x 1,5 = $165

Langkah 3: Hitung gaji kotor

$880 + $165 = $1.045

Langkah 4: Kurangi potongan sebelum pajak

$1.045 - $125 = $920

Langkah 5: Kurangi pajak dan potongan sesudah pajak

$920 - $310 - $40 = $570

Gaji bersih karyawan adalah $570.

Daftar Periksa Payroll untuk Bisnis Kecil

Proses payroll yang andal harus dapat diulang setiap periode pembayaran. Gunakan daftar periksa ini agar payroll tetap terorganisasi:

• Konfirmasi jam kerja dan kehadiran karyawan
• Tinjau kelayakan lembur
• Verifikasi tarif gaji dan upah per jam
• Periksa pilihan benefit dan perubahan potongan
• Terapkan aturan pajak federal, negara bagian, dan lokal
• Rekonsiliasi total payroll sebelum mengirim pembayaran
• Setorkan pajak payroll tepat waktu
• Simpan catatan payroll dengan aman

Daftar periksa yang konsisten mengurangi kesalahan dan memudahkan audit jika ada pertanyaan di kemudian hari.

Kesalahan Payroll Umum yang Harus Dihindari

Bahkan pemilik bisnis yang berpengalaman pun bisa melakukan kesalahan payroll. Beberapa yang paling umum meliputi:

• Memperlakukan pekerja exempt dan nonexempt secara sama
• Lupa memperbarui pemotongan pajak setelah status karyawan berubah
• Menggunakan jumlah periode pembayaran yang salah untuk karyawan bergaji tetap
• Melewatkan kewajiban pajak negara bagian atau lokal
• Menerapkan potongan dengan urutan yang salah
• Gagal menyimpan catatan jam kerja, tarif gaji, dan persetujuan secara akurat
• Membayar terlambat atau melewati tenggat setoran pajak

Kesalahan ini dapat menimbulkan denda keuangan dan masalah kepatuhan, jadi ada baiknya menyiapkan kontrol sejak awal.

Payroll Manual vs. Perangkat Lunak Payroll

Beberapa bisnis yang sangat kecil memulai dengan menghitung payroll secara manual, tetapi pendekatan ini menjadi berisiko seiring pertumbuhan tim. Perangkat lunak payroll dapat membantu dengan cara:

• Mengotomatiskan perhitungan pajak
• Melacak jadwal pembayaran
• Mengelola potongan dan benefit
• Menghasilkan laporan payroll
• Membantu formulir pajak akhir tahun

Payroll manual mungkin masih bisa dilakukan untuk satu pemilik atau tim yang sangat kecil, tetapi perangkat lunak biasanya menjadi pilihan yang lebih baik setelah Anda memiliki banyak karyawan, beroperasi di beberapa negara bagian, atau memiliki potongan benefit yang berulang.

Kapan Harus Mengalihdayakan Payroll

Mengalihdayakan payroll bisa menjadi pilihan yang tepat ketika bisnis Anda membutuhkan lebih banyak waktu, akurasi, atau keyakinan terhadap kepatuhan. Pertimbangkan outsourcing jika:

• Anda beroperasi di lebih dari satu negara bagian
• Anda memiliki pekerja per jam, karyawan bergaji tetap, dan kontraktor yang perlu dikelola
• Anda menawarkan benefit dengan beberapa jenis potongan
• Anda tidak memiliki keahlian payroll internal
• Anda ingin mengurangi risiko kesalahan pajak atau pelaporan

Bagi banyak bisnis kecil, outsourcing payroll bukan sekadar kenyamanan. Ini bisa menjadi keputusan manajemen risiko.

Payroll dan Pembentukan Bisnis

Payroll sering kali menjadi salah satu sistem operasional pertama yang dibutuhkan bisnis baru setelah pembentukan. Setelah LLC atau korporasi Anda berdiri, Anda mungkin memerlukan EIN, akun payroll, registrasi pajak, dan proses kepatuhan yang mendukung perekrutan.

Di sinilah dukungan pembentukan bisnis yang kuat menjadi penting. Zenind membantu para pengusaha membentuk bisnis mereka dan tetap terorganisasi dengan layanan yang berfokus pada kepatuhan, sehingga pemilik dapat beralih dari tahap setup ke operasional dengan lebih sedikit celah administratif.

Penutup

Menghitung payroll dengan benar dimulai dari gaji kotor, lalu berlanjut ke lembur, potongan, pajak payroll, dan gaji bersih. Proses ini dapat dikelola jika dipecah menjadi langkah-langkah, tetapi menjadi lebih kompleks seiring pertumbuhan tim dan saat aturan negara bagian serta lokal ikut berlaku.

Pendekatan yang paling aman adalah mendokumentasikan setiap langkah, meninjau pengaturan payroll dengan cermat, dan menggunakan sistem yang mengurangi kemungkinan kesalahan manusia. Baik Anda menangani payroll secara internal maupun menggunakan perangkat lunak payroll, tujuannya tetap sama: membayar karyawan secara akurat, tetap patuh, dan menjaga bisnis berjalan lancar.