Cum să calculezi salariile pentru afacerile mici

Calcularea corectă a salariilor este una dintre cele mai importante responsabilități în administrarea unei afaceri. Angajații se așteaptă să fie plătiți corect și la timp, iar autoritățile se așteaptă ca taxele și reținerile corecte să fie calculate și virate. O eroare de salarizare poate duce la penalități costisitoare, frustrare în rândul angajaților și probleme de conformitate care sunt greu de remediat ulterior.

Pentru noii proprietari de afaceri, procesarea salariilor poate părea copleșitoare la început. Procesul implică mai mult decât înmulțirea orelor cu un tarif orar. Trebuie să ții cont și de orele suplimentare, de programul salarial, de reținerile înainte și după impozitare, de taxele salariale plătite de angajator și de regulile locale sau de stat, care pot varia în funcție de locul în care operează afacerea ta.

Acest ghid împarte calculul salariilor în pași clari, astfel încât să poți calcula remunerația cu încredere și să construiești un proces care crește odată cu afacerea ta.

Ce include salarizarea

Înainte să poți calcula salariile, este util să înțelegi componentele implicate în fiecare perioadă de plată:

• Salariu brut: suma totală pe care un angajat o câștigă înainte de taxe sau rețineri.
• Plata orelor suplimentare: remunerația suplimentară datorată pentru orele eligibile lucrate peste pragul standard.
• Rețineri înainte de impozitare: contribuții care reduc venitul impozabil, precum anumite contribuții la asigurări de sănătate sau la planurile de pensionare.
• Rețineri după impozitare: sume reținute după calcularea taxelor, cum ar fi popriri pe salariu sau unele rețineri voluntare.
• Taxe ale angajatului: reținerea impozitului federal, de stat și local, plus contribuțiile angajatului la Social Security și Medicare.
• Taxe ale angajatorului: partea de taxe salariale a companiei, taxele de șomaj și orice contribuții specifice statului plătite de angajator.

Lista exactă poate varia în funcție de locație și de beneficiile sau opțiunile de reținere alese de angajați.

Pasul 1: Stabilește salariul brut al angajatului

Salariul brut este punctul de pornire pentru orice calcul de salarizare. Metoda folosită depinde de faptul dacă angajatul este plătit la oră sau cu salariu fix.

Cum calculezi salariul brut pentru angajații plătiți la oră

Pentru lucrătorii plătiți la oră, salariul brut se bazează pe numărul de ore lucrate în perioada de plată înmulțit cu tariful orar.

Formula:

Salariu brut = Ore lucrate x Tarif orar

Dacă un angajat lucrează 40 de ore într-o săptămână la 18 USD pe oră, salariul brut este:

40 x 18 USD = 720 USD

Dacă afacerea ta folosește un program de plată bilunar, adună numărul total de ore din ambele săptămâni înainte de a aplica tariful orar.

Cum calculezi salariul brut pentru angajații cu salariu fix

Angajații cu salariu fix primesc o sumă stabilită pentru fiecare perioadă de plată. Pentru a calcula plata, împarte salariul anual la numărul de perioade de plată dintr-un an.

Formula:

Plata pe perioadă = Salariu anual ÷ Număr de perioade de plată

De exemplu, dacă un angajat câștigă 72.000 USD anual și este plătit bilunar:

72.000 USD ÷ 26 = 2.769,23 USD

Dacă angajatul este plătit semilunar, numărul perioadelor de plată este 24 în loc de 26.

Pasul 2: Adaugă orele suplimentare atunci când este necesar

Regulile privind orele suplimentare depind de legislația federală, de stat și, uneori, locală. În multe cazuri, angajații neexonerați trebuie să primească plata cu 1,5x pentru orele suplimentare eligibile.

Formula:

Plata orelor suplimentare = Ore suplimentare x Tarif orar x Multiplicator pentru ore suplimentare

Dacă un angajat câștigă 20 USD pe oră și lucrează 6 ore suplimentare plătite la 1,5x, plata pentru orele suplimentare este:

6 x 20 USD x 1,5 = 180 USD

Salariul brut total pentru perioada respectivă va fi salariul obișnuit plus plata pentru orele suplimentare.

De exemplu, dacă angajatul a lucrat 40 de ore normale și 6 ore suplimentare:

(40 x 20 USD) + 180 USD = 980 USD

Aspecte importante de verificat înainte de plata orelor suplimentare:

• Ce angajați sunt clasificați ca exonerati sau neexonerați
• Pragul pentru ore suplimentare din statul tău
• Dacă se aplică reguli de ore suplimentare zilnice
• Dacă un oraș sau un comitat are cerințe salariale suplimentare

Clasificarea greșită a angajaților sau ignorarea regulilor locale privind orele suplimentare este o greșeală frecventă în salarizare.

Pasul 3: Scade reținerile înainte de impozitare

După calcularea salariului brut, scade orice reținere care reduce venitul impozabil înainte ca taxele salariale să fie calculate.

Reținerile înainte de impozitare includ în mod obișnuit:

• Prime de asigurare medicală
• Anumite contribuții la planurile de pensii
• Contribuții la conturi de cheltuieli flexibile
• Contribuții la conturi de economii pentru sănătate, dacă este cazul

Exemplu:

• Salariu brut: 2.500 USD
• Rețineri înainte de impozitare: 250 USD
• Venit impozabil după reținerile înainte de impozitare: 2.250 USD

Reținerile înainte de impozitare contează deoarece pot modifica suma de venit supusă reținerii la sursă.

Pasul 4: Reține taxele salariale

Taxele salariale includ de obicei reținerea impozitului federal pe venit, Social Security, Medicare și, posibil, impozite pe venit de stat și locale.

Reținerea federală

Reținerea impozitului federal pe venit depinde de Formularul W-4 al angajatului, de statutul de declarare și de alți factori. Deoarece tabelele de reținere și regulile fiscale se pot schimba, majoritatea afacerilor folosesc software de salarizare sau un furnizor de servicii de payroll pentru a calcula această sumă.

Social Security și Medicare

Atât angajații, cât și angajatorii contribuie la aceste taxe. Partea angajatului este reținută din salariu, iar angajatorul își plătește separat partea sa.

Taxe de stat și locale

Unele state au impozit pe venit, altele nu. Câteva orașe și comitate impun, de asemenea, taxe locale pe salarii sau impozite pe venit. Afacerile care operează în mai multe jurisdicții trebuie să se asigure că fiecare angajat este impozitat corect în funcție de locul de muncă și de regulile aplicabile.

Deoarece regulile fiscale pentru salarizare sunt specifice locației, acesta este un domeniu în care o configurare atentă contează mai mult decât presupunerile.

Pasul 5: Aplică reținerile după impozitare

După reținerea taxelor, scade reținerile după impozitare din salariul angajatului.

Acestea pot include:

• Popriri pe salariu
• Rețineri pentru pensie alimentară
• Anumite prime de asigurare
• Donații caritabile
• Contribuții la pensie după impozitare

Ordinea reținerilor contează. Unele se aplică înainte de taxe, în timp ce altele trebuie aplicate după taxe. Dacă procesezi reținerile în ordinea greșită, pot fi afectate atât salariul net al angajatului, cât și declarațiile tale fiscale.

Pasul 6: Calculează salariul net

Salariul net este suma pe care angajatul o primește după ce toate taxele și reținerile sunt scăzute din salariul brut.

Formula:

Salariu net = Salariu brut - Taxe - Rețineri

Exemplu:

• Salariu brut: 3.000 USD
• Rețineri înainte de impozitare: 200 USD
• Taxe reținute: 650 USD
• Rețineri după impozitare: 50 USD
• Salariu net: 2.100 USD

Aceasta este suma pe care angajatul o primește prin transfer bancar, cec sau prin altă metodă de plată aprobată.

Exemplu de calcul complet al salarizării

Iată un exemplu simplificat pentru un angajat plătit la oră.

• Tarif orar: 22 USD
• Ore normale: 40
• Ore suplimentare: 5
• Multiplicator pentru ore suplimentare: 1,5
• Rețineri înainte de impozitare: 125 USD
• Taxe reținute: 310 USD
• Rețineri după impozitare: 40 USD

Pasul 1: Calculează plata pentru orele normale

40 x 22 USD = 880 USD

Pasul 2: Calculează plata pentru orele suplimentare

5 x 22 USD x 1,5 = 165 USD

Pasul 3: Calculează salariul brut

880 USD + 165 USD = 1.045 USD

Pasul 4: Scade reținerile înainte de impozitare

1.045 USD - 125 USD = 920 USD

Pasul 5: Scade taxele și reținerile după impozitare

920 USD - 310 USD - 40 USD = 570 USD

Salariul net al angajatului este 570 USD.

Listă de verificare pentru salarizare pentru afacerile mici

Un proces de salarizare fiabil ar trebui să fie repetabil la fiecare perioadă de plată. Folosește această listă pentru a păstra salarizarea organizată:

• Confirmă orele lucrate și prezența angajaților
• Verifică eligibilitatea pentru ore suplimentare
• Confirmă tarifele salariale și orare
• Verifică opțiunile pentru beneficii și modificările reținerilor
• Aplică regulile fiscale federale, de stat și locale
• Reconciliă totalurile salariale înainte de efectuarea plății
• Viră taxele salariale la timp
• Stochează în siguranță înregistrările de salarizare

O listă de verificare consecventă reduce erorile și face auditurile mai ușoare dacă apar întrebări ulterior.

Greșeli frecvente în salarizare pe care trebuie să le eviți

Chiar și proprietarii de afaceri experimentați fac greșeli de salarizare. Printre cele mai frecvente se numără:

• Tratarea la fel a angajaților exonerati și neexonerați
• Uitarea actualizării reținerilor fiscale după ce un angajat își schimbă statutul
• Folosirea numărului greșit de perioade de plată pentru angajații cu salariu fix
• Omiterea obligațiilor fiscale de stat sau locale
• Aplicarea reținerilor în ordinea greșită
• Nepăstrarea unor evidențe corecte ale orelor, tarifelor de plată și aprobărilor
• Plata cu întârziere sau ratarea termenelor limită pentru depunerea taxelor

Aceste erori pot crea penalități financiare și probleme de conformitate, așa că merită să implementezi controale din timp.

Salarizare manuală vs. software de salarizare

Unele afaceri foarte mici încep prin a calcula salariile manual, dar această abordare devine riscantă pe măsură ce echipa crește. Software-ul de salarizare poate ajuta prin:

• Automatizarea calculelor fiscale
• Urmărirea programelor de plată
• Gestionarea reținerilor și beneficiilor
• Generarea rapoartelor de salarizare
• Sprijin pentru formularele fiscale de final de an

Salarizarea manuală poate fi acceptabilă pentru un singur proprietar sau o echipă foarte mică, dar software-ul devine de obicei alegerea mai bună atunci când ai mai mulți angajați, mai multe state sau rețineri recurente pentru beneficii.

Când să externalizezi salarizarea

Externalizarea salarizării poate avea sens atunci când afacerea ta are nevoie de mai mult timp, mai multă acuratețe sau mai multă siguranță în ceea ce privește conformitatea. Ia în considerare externalizarea dacă:

• Operezi în mai mult de un stat
• Ai de gestionat lucrători plătiți la oră, angajați cu salariu fix și colaboratori independenți
• Oferi beneficii cu mai multe tipuri de rețineri
• Nu ai expertiză internă în salarizare
• Vrei să reduci riscul de erori fiscale sau de raportare

Pentru multe afaceri mici, externalizarea salarizării nu este doar o chestiune de confort. Poate fi o decizie de gestionare a riscului.

Salarizarea și constituirea afacerii

Salarizarea este adesea unul dintre primele sisteme operaționale de care are nevoie o afacere nouă după înființare. Odată ce LLC-ul sau corporația ta este înființată, este posibil să ai nevoie de un EIN, de conturi de salarizare, de înregistrări fiscale și de procese de conformitate care să susțină angajările.

Aici contează un sprijin solid pentru formarea afacerii. Zenind ajută antreprenorii să își înființeze afacerile și să rămână organizați cu servicii axate pe conformitate, astfel încât proprietarii să poată trece de la configurare la operare cu mai puține lacune administrative.

Gânduri finale

Calcularea corectă a salariilor începe cu salariul brut, apoi continuă cu orele suplimentare, reținerile, taxele salariale și salariul net. Procesul este gestionabil atunci când este împărțit în pași, dar devine mai complex pe măsură ce echipa crește și apar regulile de stat și locale.

Cea mai sigură abordare este să documentezi fiecare pas, să îți verifici atent configurarea salarizării și să folosești sisteme care reduc riscul de eroare umană. Indiferent dacă gestionezi salarizarea intern sau folosești software de salarizare, obiectivul este același: să plătești angajații corect, să rămâi în conformitate și să îți menții afacerea în funcțiune fără probleme.