วิธีคำนวณเงินเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

การคำนวณเงินเดือนอย่างถูกต้องเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดในการดำเนินธุรกิจ พนักงานคาดหวังว่าจะได้รับค่าจ้างอย่างถูกต้องและตรงเวลา ขณะที่หน่วยงานรัฐคาดหวังให้มีการหักและนำส่งภาษีและรายการหักต่าง ๆ อย่างถูกต้อง ความผิดพลาดด้านเงินเดือนอาจนำไปสู่ค่าปรับที่สูง ความไม่พอใจของพนักงาน และปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่แก้ไขได้ยากในภายหลัง

สำหรับเจ้าของธุรกิจรายใหม่ เงินเดือนอาจดูซับซ้อนในช่วงแรก กระบวนการนี้ไม่ได้มีแค่การนำจำนวนชั่วโมงคูณด้วยอัตราค่าจ้างรายชั่วโมงเท่านั้น แต่ยังต้องคำนึงถึงค่าล่วงเวลา ตารางเงินเดือน รายการหักก่อนภาษีและหลังภาษี ภาษีเงินเดือนฝั่งนายจ้าง และกฎของท้องถิ่นหรือรัฐที่อาจแตกต่างกันไปตามพื้นที่ที่ธุรกิจดำเนินงาน

คู่มือนี้จะแยกขั้นตอนการคำนวณเงินเดือนออกเป็นส่วน ๆ อย่างชัดเจน เพื่อให้คุณคำนวณค่าจ้างได้อย่างมั่นใจและสร้างกระบวนการที่เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ

สิ่งที่รวมอยู่ในเงินเดือน

ก่อนจะคำนวณเงินเดือน คุณควรทำความเข้าใจองค์ประกอบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในแต่ละรอบจ่ายค่าจ้าง:

• ค่าจ้างรวม: จำนวนเงินทั้งหมดที่พนักงานได้รับก่อนหักภาษีหรือรายการหักต่าง ๆ
• ค่าล่วงเวลา: ค่าจ้างเพิ่มเติมสำหรับชั่วโมงที่เข้าเกณฑ์และทำงานเกินเกณฑ์มาตรฐาน
• รายการหักก่อนภาษี: เงินสมทบที่ช่วยลดรายได้ที่ต้องเสียภาษี เช่น ค่าประกันสุขภาพบางประเภทหรือเงินสมทบแผนเกษียณบางรายการ
• รายการหักหลังภาษี: จำนวนเงินที่หักหลังจากคำนวณภาษีแล้ว เช่น การหักตามคำสั่งศาล หรือรายการหักสมัครใจบางประเภท
• ภาษีพนักงาน: การหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่น รวมถึงส่วนของประกันสังคมและ Medicare ของพนักงาน
• ภาษีนายจ้าง: ส่วนของภาษีเงินเดือนที่ธุรกิจต้องรับผิดชอบ ภาษีการว่างงาน และเงินสมทบของนายจ้างที่กำหนดโดยรัฐ

รายการที่แน่ชัดอาจแตกต่างกันไปตามสถานที่และสวัสดิการหรือการเลือกหักภาษีที่พนักงานแต่ละคนเลือกไว้

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดค่าจ้างรวมของพนักงาน

ค่าจ้างรวมเป็นจุดเริ่มต้นของการคำนวณเงินเดือนทุกครั้ง วิธีคำนวณจะขึ้นอยู่กับว่าพนักงานเป็นรายชั่วโมงหรือเงินเดือน

วิธีคำนวณค่าจ้างรวมสำหรับพนักงานรายชั่วโมง

สำหรับพนักงานรายชั่วโมง ค่าจ้างรวมจะคำนวณจากจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในรอบจ่ายคูณด้วยอัตราค่าจ้างรายชั่วโมง

สูตร:

ค่าจ้างรวม = ชั่วโมงที่ทำงาน x อัตราค่าจ้างรายชั่วโมง

หากพนักงานทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่อัตรา 18 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง ค่าจ้างรวมจะเท่ากับ:

40 x $18 = $720

หากธุรกิจของคุณใช้รอบจ่ายเงินเดือนแบบรายสองสัปดาห์ ให้รวมชั่วโมงทั้งหมดจากทั้งสองสัปดาห์ก่อนนำไปคูณกับอัตราค่าจ้างรายชั่วโมง

วิธีคำนวณค่าจ้างรวมสำหรับพนักงานเงินเดือน

พนักงานเงินเดือนจะได้รับเงินจำนวนคงที่ในแต่ละรอบจ่าย เพื่อคำนวณค่าจ้าง ให้หารเงินเดือนรายปีด้วยจำนวนรอบจ่ายในหนึ่งปี

สูตร:

ค่าจ้างต่อรอบ = เงินเดือนรายปี ÷ จำนวนรอบจ่าย

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานมีเงินเดือนรายปี 72,000 ดอลลาร์ และได้รับเงินแบบรายสองสัปดาห์:

$72,000 ÷ 26 = $2,769.23

หากพนักงานได้รับเงินแบบกึ่งรายเดือน จำนวนรอบจ่ายจะเป็น 24 แทนที่จะเป็น 26

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มค่าล่วงเวลาเมื่อจำเป็น

กฎค่าล่วงเวลาขึ้นอยู่กับกฎหมายของรัฐบาลกลาง รัฐ และบางครั้งรวมถึงท้องถิ่น ในหลายกรณี พนักงานที่ไม่ยกเว้นต้องได้รับค่าจ้างแบบหนึ่งเท่าครึ่งสำหรับชั่วโมงล่วงเวลาที่เข้าเกณฑ์

สูตร:

ค่าล่วงเวลา = ชั่วโมงล่วงเวลา x อัตราค่าจ้างรายชั่วโมง x ตัวคูณค่าล่วงเวลา

หากพนักงานมีอัตราค่าจ้าง 20 ดอลลาร์ต่อชั่วโมง และทำงานล่วงเวลา 6 ชั่วโมงที่อัตรา 1.5 เท่า ค่าล่วงเวลาจะเป็น:

6 x $20 x 1.5 = $180

ดังนั้น ค่าจ้างรวมทั้งหมดของรอบนั้นจะเป็นค่าจ้างปกติรวมกับค่าล่วงเวลา

ตัวอย่างเช่น หากพนักงานทำงานปกติ 40 ชั่วโมง และล่วงเวลา 6 ชั่วโมง:

(40 x $20) + $180 = $980

ประเด็นสำคัญที่ควรตรวจสอบก่อนจ่ายค่าล่วงเวลา:

• พนักงานคนใดจัดอยู่ในสถานะยกเว้นหรือไม่ยกเว้น
• เกณฑ์ค่าล่วงเวลาในรัฐของคุณ
• มีกฎค่าล่วงเวลาแบบรายวันหรือไม่
• เมืองหรือมณฑลมีข้อกำหนดค่าจ้างเพิ่มเติมหรือไม่

การจัดประเภทพนักงานผิดหรือมองข้ามกฎค่าล่วงเวลาของท้องถิ่นเป็นหนึ่งในความผิดพลาดด้านเงินเดือนที่พบบ่อย

ขั้นตอนที่ 3: หักรายการก่อนภาษี

เมื่อคำนวณค่าจ้างรวมแล้ว ให้หักรายการที่ช่วยลดรายได้ที่ต้องเสียภาษีก่อนหักภาษีเงินเดือน

รายการหักก่อนภาษีที่พบบ่อย ได้แก่:

• เบี้ยประกันสุขภาพ
• เงินสมทบแผนเกษียณบางประเภท
• เงินสมทบบัญชีใช้จ่ายยืดหยุ่น
• เงินสมทบบัญชีออมทรัพย์สุขภาพ เมื่อมีสิทธิ์ใช้

ตัวอย่าง:

• ค่าจ้างรวม: $2,500
• รายการหักก่อนภาษี: $250
• ค่าจ้างที่ต้องเสียภาษีหลังหักก่อนภาษี: $2,250

รายการหักก่อนภาษีมีความสำคัญ เพราะอาจเปลี่ยนจำนวนรายได้ที่ต้องถูกหักภาษี

ขั้นตอนที่ 4: หักภาษีเงินเดือน

ภาษีเงินเดือนมักรวมถึงการหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง ประกันสังคม Medicare และอาจรวมถึงภาษีเงินได้ของรัฐและท้องถิ่น

การหักภาษีของรัฐบาลกลาง

การหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางขึ้นอยู่กับแบบฟอร์ม W-4 ของพนักงาน สถานะการยื่นภาษี และปัจจัยอื่น ๆ เนื่องจากตารางการหักภาษีและกฎภาษีสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ธุรกิจส่วนใหญ่มักใช้ซอฟต์แวร์เงินเดือนหรือผู้ให้บริการเงินเดือนเป็นตัวคำนวณ

ประกันสังคมและ Medicare

ทั้งพนักงานและนายจ้างต้องสมทบภาษีเหล่านี้ ส่วนของพนักงานจะถูกหักจากค่าจ้าง ขณะที่นายจ้างเป็นผู้จ่ายส่วนของตนแยกต่างหาก

ภาษีของรัฐและท้องถิ่น

บางรัฐมีภาษีเงินได้ ขณะที่บางรัฐไม่มี นอกจากนี้ เมืองและมณฑลบางแห่งยังเรียกเก็บภาษีเงินเดือนหรือภาษีเงินได้เพิ่มเติม ธุรกิจที่ดำเนินงานหลายเขตอำนาจต้องตรวจสอบให้แน่ชัดว่าพนักงานแต่ละคนถูกหักภาษีอย่างถูกต้องตามสถานที่ทำงานและกฎที่เกี่ยวข้อง

เนื่องจากกฎภาษีเงินเดือนขึ้นอยู่กับสถานที่ การตั้งค่าระบบอย่างรอบคอบจึงสำคัญกว่าการคาดเดา

ขั้นตอนที่ 5: หักรายการหลังภาษี

หลังจากหักภาษีแล้ว ให้หักรายการหลังภาษีออกจากค่าจ้างพนักงาน

รายการเหล่านี้อาจรวมถึง:

• การหักตามคำสั่งศาล
• การหักค่าเลี้ยงดูบุตร
• เบี้ยประกันบางประเภท
• เงินบริจาคเพื่อการกุศล
• เงินสมทบเกษียณแบบหลังหักภาษี

ลำดับของรายการหักมีความสำคัญ บางรายการต้องหักก่อนภาษี ขณะที่บางรายการต้องหักหลังภาษี หากคุณประมวลผลรายการหักผิดลำดับ ค่าจ้างสุทธิของพนักงานและการยื่นภาษีของคุณอาจได้รับผลกระทบ

ขั้นตอนที่ 6: คำนวณค่าจ้างสุทธิ

ค่าจ้างสุทธิคือจำนวนเงินที่พนักงานได้รับจริงหลังจากหักภาษีและรายการหักทั้งหมดออกจากค่าจ้างรวม

สูตร:

ค่าจ้างสุทธิ = ค่าจ้างรวม - ภาษี - รายการหัก

ตัวอย่าง:

• ค่าจ้างรวม: $3,000
• รายการหักก่อนภาษี: $200
• ภาษีที่หัก: $650
• รายการหักหลังภาษี: $50
• ค่าจ้างสุทธิ: $2,100

นี่คือจำนวนเงินที่พนักงานได้รับผ่านการโอนเงินโดยตรง เช็ค หรือวิธีการจ่ายอื่นที่อนุมัติ

ตัวอย่างการคำนวณเงินเดือนแบบครบขั้นตอน

นี่คือตัวอย่างแบบง่ายสำหรับพนักงานรายชั่วโมง

• อัตราค่าจ้างรายชั่วโมง: $22
• ชั่วโมงปกติ: 40
• ชั่วโมงล่วงเวลา: 5
• ตัวคูณค่าล่วงเวลา: 1.5
• รายการหักก่อนภาษี: $125
• ภาษีที่หัก: $310
• รายการหักหลังภาษี: $40

ขั้นตอนที่ 1: คำนวณค่าจ้างปกติ

40 x $22 = $880

ขั้นตอนที่ 2: คำนวณค่าล่วงเวลา

5 x $22 x 1.5 = $165

ขั้นตอนที่ 3: คำนวณค่าจ้างรวม

$880 + $165 = $1,045

ขั้นตอนที่ 4: หักรายการก่อนภาษี

$1,045 - $125 = $920

ขั้นตอนที่ 5: หักภาษีและรายการหักหลังภาษี

$920 - $310 - $40 = $570

ค่าจ้างสุทธิของพนักงานคือ $570

เช็กลิสต์เงินเดือนสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

กระบวนการเงินเดือนที่เชื่อถือได้ควรทำซ้ำได้ในทุก ๆ รอบจ่าย ใช้เช็กลิสต์นี้เพื่อให้การจ่ายเงินเดือนเป็นระบบ:

• ยืนยันชั่วโมงทำงานและการเข้างานของพนักงาน
• ตรวจสอบสิทธิ์การได้รับค่าล่วงเวลา
• ตรวจสอบอัตราค่าจ้างรายเดือนและรายชั่วโมง
• ตรวจสอบสิทธิประโยชน์และการเปลี่ยนแปลงรายการหัก
• ใช้กฎภาษีของรัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่นอย่างถูกต้อง
• กระทบยอดยอดรวมเงินเดือนก่อนส่งจ่าย
• นำส่งภาษีเงินเดือนตรงเวลา
• จัดเก็บบันทึกเงินเดือนอย่างปลอดภัย

เช็กลิสต์ที่สม่ำเสมอช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้การตรวจสอบง่ายขึ้นหากมีคำถามในภายหลัง

ความผิดพลาดด้านเงินเดือนที่พบบ่อยซึ่งควรหลีกเลี่ยง

แม้แต่เจ้าของธุรกิจที่มีประสบการณ์ก็ยังอาจทำผิดพลาดด้านเงินเดือน ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดบางส่วน ได้แก่:

• จัดกลุ่มพนักงานยกเว้นและไม่ยกเว้นเหมือนกัน
• ลืมอัปเดตการหักภาษีเมื่อพนักงานเปลี่ยนสถานะ
• ใช้จำนวนรอบจ่ายที่ผิดสำหรับพนักงานเงินเดือน
• มองข้ามภาระภาษีของรัฐหรือท้องถิ่น
• หักรายการต่าง ๆ ในลำดับที่ผิด
• ไม่เก็บบันทึกชั่วโมง อัตราค่าจ้าง และการอนุมัติอย่างถูกต้อง
• จ่ายล่าช้าหรือพลาดกำหนดส่งเงินภาษี

ข้อผิดพลาดเหล่านี้อาจนำไปสู่ค่าปรับทางการเงินและปัญหาด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด จึงควรวางระบบควบคุมไว้ตั้งแต่เนิ่น ๆ

เงินเดือนแบบทำเอง vs. ซอฟต์แวร์เงินเดือน

ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งเริ่มต้นด้วยการคำนวณเงินเดือนด้วยตนเอง แต่แนวทางนั้นจะมีความเสี่ยงมากขึ้นเมื่อทีมเติบโต ซอฟต์แวร์เงินเดือนสามารถช่วยได้โดย:

• คำนวณภาษีอัตโนมัติ
• ติดตามรอบจ่าย
• จัดการรายการหักและสวัสดิการ
• สร้างรายงานเงินเดือน
• ช่วยจัดทำแบบฟอร์มภาษีปลายปี

การทำเงินเดือนด้วยตนเองอาจพอใช้ได้สำหรับเจ้าของคนเดียวหรือทีมขนาดเล็กมาก แต่ซอฟต์แวร์มักเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าเมื่อคุณมีพนักงานหลายคน หลายรัฐ หรือมีรายการหักสวัสดิการเป็นประจำ

เมื่อใดควรจ้างภายนอกทำเงินเดือน

การจ้างภายนอกทำเงินเดือนอาจเหมาะเมื่อธุรกิจของคุณต้องการเวลาเพิ่ม ความแม่นยำมากขึ้น หรือความมั่นใจด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ลองพิจารณาจ้างภายนอกหาก:

• คุณดำเนินงานมากกว่าหนึ่งรัฐ
• คุณมีทั้งพนักงานรายชั่วโมง พนักงานเงินเดือน และผู้รับจ้างอิสระให้จัดการ
• คุณมีสวัสดิการที่มีรายการหักหลายประเภท
• คุณไม่มีความเชี่ยวชาญด้านเงินเดือนภายในองค์กร
• คุณต้องการลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาดด้านภาษีหรือการยื่นเอกสาร

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมาก การจ้างภายนอกทำเงินเดือนไม่ใช่แค่เรื่องความสะดวก แต่เป็นการตัดสินใจด้านการบริหารความเสี่ยงด้วย

เงินเดือนและการจัดตั้งธุรกิจ

เงินเดือนมักเป็นหนึ่งในระบบปฏิบัติการแรก ๆ ที่ธุรกิจใหม่ต้องมีหลังจากการจัดตั้ง เมื่อ LLC หรือบริษัทของคุณก่อตั้งเสร็จแล้ว คุณอาจต้องมี EIN บัญชีเงินเดือน การจดทะเบียนภาษี และกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อรองรับการจ้างงาน

นั่นคือจุดที่การสนับสนุนด้านการจัดตั้งธุรกิจที่แข็งแกร่งมีความสำคัญ Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดตั้งธุรกิจและจัดระเบียบการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้วยบริการที่มุ่งเน้นเรื่องคอมพลายแอนซ์ เพื่อให้เจ้าของธุรกิจเดินหน้าจากขั้นตอนตั้งต้นไปสู่การดำเนินงานได้โดยมีช่องว่างด้านงานเอกสารน้อยลง

สรุป

การคำนวณเงินเดือนอย่างถูกต้องเริ่มจากค่าจ้างรวม จากนั้นจึงพิจารณาค่าล่วงเวลา รายการหัก ภาษีเงินเดือน และค่าจ้างสุทธิ กระบวนการนี้จัดการได้เมื่อแยกเป็นขั้นตอน แต่จะซับซ้อนมากขึ้นเมื่อทีมของคุณเติบโตและเมื่อกฎของรัฐและท้องถิ่นเข้ามาเกี่ยวข้อง

แนวทางที่ปลอดภัยที่สุดคือบันทึกแต่ละขั้นตอน ตรวจสอบการตั้งค่าเงินเดือนอย่างรอบคอบ และใช้ระบบที่ลดโอกาสเกิดความผิดพลาดจากมนุษย์ ไม่ว่าคุณจะจัดการเงินเดือนภายในองค์กรหรือใช้ซอฟต์แวร์เงินเดือน เป้าหมายก็เหมือนกัน คือจ่ายพนักงานให้ถูกต้อง ปฏิบัติตามกฎ และให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น