So berechnen Sie die Lohnabrechnung für kleine Unternehmen

Die korrekte Berechnung der Lohnabrechnung ist eine der wichtigsten Aufgaben bei der Führung eines Unternehmens. Mitarbeitende erwarten, pünktlich und korrekt bezahlt zu werden, und Behörden erwarten, dass die richtigen Steuern und Abzüge einbehalten und abgeführt werden. Ein Fehler in der Lohnabrechnung kann zu kostspieligen Strafen, Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden und Compliance-Problemen führen, die sich später nur schwer beheben lassen.

Für neue Unternehmer kann die Lohnabrechnung anfangs überwältigend wirken. Der Prozess umfasst mehr als das Multiplizieren von Stunden mit einem Stundenlohn. Sie müssen auch Überstunden, Gehaltsabrechnungspläne, Vorsteuer- und Nachsteuerabzüge, Arbeitgeber- und Lohnsteuern sowie lokale oder staatliche Vorschriften berücksichtigen, die je nach Standort Ihres Unternehmens variieren können.

Dieser Leitfaden gliedert die Lohnabrechnung in klare Schritte, damit Sie die Vergütung sicher berechnen und einen Prozess aufbauen können, der mit Ihrem Unternehmen wächst.

Was die Lohnabrechnung umfasst

Bevor Sie die Lohnabrechnung berechnen können, hilft es, die einzelnen Bestandteile jeder Abrechnungsperiode zu verstehen:

• Bruttolohn: Der Gesamtbetrag, den ein Mitarbeitender vor Steuern oder Abzügen verdient.
• Überstundenvergütung: Zusätzliche Vergütung für qualifizierte Arbeitsstunden, die über die reguläre Schwelle hinausgehen.
• Vorsteuerabzüge: Beiträge, die das steuerpflichtige Einkommen senken, etwa bestimmte Krankenversicherungs- oder Altersvorsorgebeiträge.
• Nachsteuerabzüge: Beträge, die nach den Steuern einbehalten werden, etwa Lohnpfändungen oder einige freiwillige Abzüge.
• Arbeitnehmersteuern: Einbehaltung von Bundes-, Landes- und lokalen Einkommensteuern sowie der Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung und Medicare.
• Arbeitgebersteuern: Der Anteil des Unternehmens an Lohnsteuern, Arbeitslosensteuern und gegebenenfalls staatsspezifischen Arbeitgeberbeiträgen.

Die genaue Liste kann je nach Standort und den von Ihren Mitarbeitenden gewählten Leistungen oder Einbehaltungen variieren.

Schritt 1: Den Bruttolohn des Mitarbeitenden bestimmen

Der Bruttolohn ist der Ausgangspunkt jeder Lohnabrechnung. Die verwendete Methode hängt davon ab, ob der Mitarbeitende nach Stunden oder mit festem Gehalt bezahlt wird.

So berechnen Sie den Bruttolohn für Stundenkräfte

Bei Stundenkräften basiert der Bruttolohn auf der Anzahl der während der Abrechnungsperiode geleisteten Arbeitsstunden multipliziert mit dem Stundenlohn.

Formel:

Bruttolohn = Gearbeitete Stunden x Stundenlohn

Wenn ein Mitarbeitender 40 Stunden pro Woche zu 18 $ pro Stunde arbeitet, beträgt der Bruttolohn:

40 x $18 = $720

Wenn Ihr Unternehmen einen zweiwöchentlichen Lohnabrechnungsrhythmus verwendet, addieren Sie die Gesamtstunden beider Wochen, bevor Sie den Stundenlohn anwenden.

So berechnen Sie den Bruttolohn für Angestellte mit Gehalt

Angestellte mit Gehalt erhalten einen festen Betrag pro Abrechnungsperiode. Um die Zahlung zu berechnen, teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Abrechnungsperioden im Jahr.

Formel:

Zahlung pro Periode = Jahresgehalt ÷ Anzahl der Abrechnungsperioden

Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise 72.000 $ jährlich verdient und zweiwöchentlich bezahlt wird:

$72,000 ÷ 26 = $2,769.23

Wenn der Mitarbeitende halbmonatlich bezahlt wird, beträgt die Anzahl der Abrechnungsperioden 24 statt 26.

Schritt 2: Überstunden hinzufügen, wenn erforderlich

Überstundenregeln hängen von bundesstaatlichen, staatlichen und manchmal lokalen Gesetzen ab. In vielen Fällen müssen nicht freigestellte Mitarbeitende für qualifizierte Überstunden den 1,5-fachen Satz erhalten.

Formel:

Überstundenvergütung = Überstunden x Stundenlohn x Überstundenfaktor

Wenn ein Mitarbeitender 20 $ pro Stunde verdient und 6 Überstunden zum 1,5-fachen Satz arbeitet, beträgt die Überstundenvergütung:

6 x $20 x 1.5 = $180

Der gesamte Bruttolohn für die Periode wäre dann der reguläre Lohn plus die Überstundenvergütung.

Wenn der Mitarbeitende beispielsweise 40 reguläre Stunden und 6 Überstunden gearbeitet hat:

(40 x $20) + $180 = $980

Wichtige Punkte, die Sie vor der Auszahlung von Überstunden prüfen sollten:

• Welche Mitarbeitenden als freigestellt oder nicht freigestellt eingestuft sind
• Die Überstundenschwelle in Ihrem Bundesstaat
• Ob tägliche Überstundenregeln gelten
• Ob eine Stadt oder ein Landkreis zusätzliche Lohnanforderungen hat

Die falsche Einstufung von Mitarbeitenden oder das Übersehen lokaler Überstundenregeln ist ein häufiger Fehler in der Lohnabrechnung.

Schritt 3: Vorsteuerabzüge abziehen

Sobald der Bruttolohn berechnet ist, ziehen Sie alle Abzüge ab, die das steuerpflichtige Einkommen vor dem Einbehalt von Lohnsteuern senken.

Zu den häufigen Vorsteuerabzügen gehören:

• Krankenversicherungsprämien
• Bestimmte Beiträge zur Altersvorsorge
• Beiträge zu Flexible Spending Accounts
• Beiträge zu Health Savings Accounts, sofern anwendbar

Beispiel:

• Bruttolohn: $2,500
• Vorsteuerabzüge: $250
• Steuerpflichtiger Lohn nach Vorsteuerabzügen: $2,250

Vorsteuerabzüge sind wichtig, weil sie beeinflussen können, wie viel Einkommen der Einbehaltung unterliegt.

Schritt 4: Lohnsteuern einbehalten

Lohnsteuern umfassen in der Regel die Einbehaltung von Bundessteuern, Sozialversicherung, Medicare und gegebenenfalls staatlichen und lokalen Einkommensteuern.

Bundessteuer-Einbehaltung

Die Einbehaltung der Bundes-Einkommensteuer hängt vom Formular W-4 des Mitarbeitenden, dem Steuerstatus und anderen Faktoren ab. Da sich Einbehaltungsbeträge und Steuerregeln ändern können, verlassen sich die meisten Unternehmen auf Payroll-Software oder einen Payroll-Dienstleister, um diesen Betrag zu berechnen.

Sozialversicherung und Medicare

Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen beide in diese Steuern ein. Der Arbeitnehmeranteil wird vom Lohn einbehalten, während der Arbeitgeber seinen Anteil separat zahlt.

Staatliche und lokale Steuern

Einige Bundesstaaten erheben eine Einkommensteuer, andere nicht. Einige Städte und Landkreise erheben ebenfalls lokale Lohn- oder Einkommensteuern. Unternehmen, die in mehreren Zuständigkeitsbereichen tätig sind, müssen sicherstellen, dass jeder Mitarbeitende korrekt besteuert wird, basierend auf dem Arbeitsort und den geltenden Regeln.

Da Lohnsteuerregeln standortabhängig sind, ist dies ein Bereich, in dem eine sorgfältige Einrichtung wichtiger ist als Schätzungen.

Schritt 5: Nachsteuerabzüge anwenden

Nach dem Einbehalt der Steuern ziehen Sie die Nachsteuerabzüge vom Lohn des Mitarbeitenden ab.

Diese können Folgendes umfassen:

• Lohnpfändungen
• Unterhaltszahlungen
• Bestimmte Versicherungsprämien
• Spendenabzüge
• Nachsteuerliche Beiträge zur Altersvorsorge

Die Reihenfolge der Abzüge ist wichtig. Einige werden vor den Steuern abgezogen, andere müssen nach den Steuern abgezogen werden. Wenn Sie Abzüge in der falschen Reihenfolge verarbeiten, kann dies sowohl den Nettolohn des Mitarbeitenden als auch Ihre Steuererklärungen beeinflussen.

Schritt 6: Nettolohn berechnen

Der Nettolohn ist der Betrag, den der Mitarbeitende nach Abzug aller Steuern und Abzüge vom Bruttolohn erhält.

Formel:

Nettolohn = Bruttolohn - Steuern - Abzüge

Beispiel:

• Bruttolohn: $3,000
• Vorsteuerabzüge: $200
• Einbehaltene Steuern: $650
• Nachsteuerabzüge: $50
• Nettolohn: $2,100

Dies ist der Betrag, den der Mitarbeitende per Direktüberweisung, Scheck oder einer anderen zugelassenen Zahlungsmethode erhält.

Beispiel für eine vollständige Lohnabrechnung

Hier ist ein vereinfachtes Beispiel für einen Stundenmitarbeitenden.

• Stundenlohn: $22
• Reguläre Stunden: 40
• Überstunden: 5
• Überstundenfaktor: 1.5
• Vorsteuerabzüge: $125
• Einbehaltene Steuern: $310
• Nachsteuerabzüge: $40

Schritt 1: Regulären Lohn berechnen

40 x $22 = $880

Schritt 2: Überstundenvergütung berechnen

5 x $22 x 1.5 = $165

Schritt 3: Bruttolohn berechnen

$880 + $165 = $1,045

Schritt 4: Vorsteuerabzüge abziehen

$1,045 - $125 = $920

Schritt 5: Steuern und Nachsteuerabzüge abziehen

$920 - $310 - $40 = $570

Der Nettolohn des Mitarbeitenden beträgt $570.

Checkliste für die Lohnabrechnung für kleine Unternehmen

Ein zuverlässiger Lohnabrechnungsprozess sollte in jeder Abrechnungsperiode wiederholbar sein. Verwenden Sie diese Checkliste, um die Lohnabrechnung zu organisieren:

• Arbeitszeiten und Anwesenheit der Mitarbeitenden bestätigen
• Überstundenberechtigung prüfen
• Gehalts- und Stundenlöhne verifizieren
• Leistungswahlen und Änderungen bei Abzügen prüfen
• Bundes-, staatliche und lokale Steuervorschriften anwenden
• Gesamtsummen vor der Auszahlung abgleichen
• Lohnsteuern fristgerecht abführen
• Lohnunterlagen sicher aufbewahren

Eine konsistente Checkliste reduziert Fehler und erleichtert Prüfungen, falls später Fragen auftreten.

Häufige Fehler bei der Lohnabrechnung

Auch erfahrene Unternehmer machen Fehler bei der Lohnabrechnung. Zu den häufigsten gehören:

• Freigestellte und nicht freigestellte Mitarbeitende gleich behandeln
• Vergessen, die Steuerabzüge nach einem Statuswechsel eines Mitarbeitenden zu aktualisieren
• Die falsche Anzahl von Abrechnungsperioden für Angestellte mit Gehalt verwenden
• Staatliche oder lokale Steuerpflichten übersehen
• Abzüge in der falschen Reihenfolge anwenden
• Ungenaue Aufzeichnungen zu Stunden, Lohnsätzen und Genehmigungen führen
• Zu spät bezahlen oder Fristen für Steuerzahlungen verpassen

Diese Fehler können finanzielle Strafen und Compliance-Probleme verursachen, daher lohnt es sich, früh Kontrollen einzurichten.

Manuelle Lohnabrechnung vs. Payroll-Software

Einige sehr kleine Unternehmen beginnen mit der manuellen Berechnung der Lohnabrechnung, doch dieser Ansatz wird mit wachsendem Team risikoreich. Payroll-Software kann helfen, indem sie:

• Steuerberechnungen automatisiert
• Zahlungspläne nachverfolgt
• Abzüge und Leistungen verwaltet
• Payroll-Berichte erstellt
• Bei Jahresendformularen unterstützt

Manuelle Lohnabrechnung kann für eine Einzelperson oder ein sehr kleines Team funktionieren, aber Software ist meist die bessere Wahl, sobald Sie mehrere Mitarbeitende, mehrere Bundesstaaten oder wiederkehrende Leistungsabzüge haben.

Wann Sie die Lohnabrechnung auslagern sollten

Das Auslagern der Lohnabrechnung kann sinnvoll sein, wenn Ihr Unternehmen mehr Zeit, mehr Genauigkeit oder mehr Sicherheit in Bezug auf Compliance benötigt. Erwägen Sie Outsourcing, wenn:

• Ihr Unternehmen in mehr als einem Bundesstaat tätig ist
• Sie Stundenkräfte, angestellte Mitarbeitende und Auftragnehmer verwalten
• Sie Leistungen mit mehreren Abzugstypen anbieten
• Ihnen internes Payroll-Know-how fehlt
• Sie das Risiko von Steuer- oder Meldefehlern reduzieren möchten

Für viele kleine Unternehmen ist das Auslagern der Lohnabrechnung nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit. Es kann eine Entscheidung zur Risikominimierung sein.

Lohnabrechnung und Unternehmensgründung

Die Lohnabrechnung ist oft eines der ersten betrieblichen Systeme, das ein neues Unternehmen nach der Gründung benötigt. Sobald Ihre LLC oder Corporation gegründet ist, benötigen Sie möglicherweise eine EIN, Payroll-Konten, Steuerregistrierungen und Compliance-Prozesse, die Einstellungen unterstützen.

Hier ist eine starke Unterstützung bei der Unternehmensgründung wichtig. Zenind hilft Unternehmern bei der Gründung ihrer Unternehmen und sorgt mit compliance-orientierten Services für Ordnung, damit Eigentümer vom Setup zum operativen Geschäft mit weniger administrativen Lücken übergehen können.

Abschließende Gedanken

Die korrekte Berechnung der Lohnabrechnung beginnt mit dem Bruttolohn und führt dann über Überstunden, Abzüge, Lohnsteuern und Nettolohn. Der Prozess ist beherrschbar, wenn man ihn in Schritte unterteilt, wird aber mit wachsendem Team und bei zusätzlichen staatlichen und lokalen Regeln komplexer.

Der sicherste Ansatz besteht darin, jeden Schritt zu dokumentieren, Ihre Lohnabrechnung sorgfältig einzurichten und Systeme zu verwenden, die das Risiko menschlicher Fehler verringern. Unabhängig davon, ob Sie die Lohnabrechnung intern abwickeln oder Payroll-Software nutzen, bleibt das Ziel dasselbe: Mitarbeitende korrekt bezahlen, compliancekonform bleiben und Ihr Unternehmen reibungslos führen.