Cara Mengira Penggajian untuk Perniagaan Kecil

Mengira penggajian dengan betul ialah salah satu tanggungjawab paling penting dalam menjalankan perniagaan. Pekerja mengharapkan bayaran yang tepat dan tepat pada masanya, dan pihak berkuasa mengharapkan cukai serta potongan yang betul ditahan dan dihantar. Kesilapan penggajian boleh membawa kepada penalti yang mahal, ketidakpuasan pekerja, dan isu pematuhan yang sukar dibetulkan kemudian.

Bagi pemilik perniagaan baharu, penggajian boleh terasa membebankan pada mulanya. Proses ini lebih daripada sekadar mendarab jam bekerja dengan kadar sejam. Anda juga perlu mengambil kira kerja lebih masa, jadual gaji, potongan sebelum cukai dan selepas cukai, cukai penggajian majikan, serta peraturan tempatan atau negeri yang boleh berubah mengikut lokasi operasi perniagaan anda.

Panduan ini membahagikan penggajian kepada langkah-langkah yang jelas supaya anda boleh mengira bayaran dengan yakin dan membina proses yang boleh berkembang bersama perniagaan anda.

Apa yang Termasuk dalam Penggajian

Sebelum anda boleh mengira penggajian, adalah berguna untuk memahami komponen yang terlibat dalam setiap tempoh gaji:

• Bayaran kasar: Jumlah keseluruhan yang diperoleh pekerja sebelum cukai atau potongan.
• Bayaran kerja lebih masa: Bayaran tambahan bagi jam kerja yang layak melebihi ambang standard.
• Potongan sebelum cukai: Sumbangan yang mengurangkan pendapatan bercukai, seperti insurans kesihatan tertentu atau sumbangan pelan persaraan.
• Potongan selepas cukai: Jumlah yang ditahan selepas cukai, seperti garnisan gaji atau beberapa potongan sukarela.
• Cukai pekerja: Penahanan cukai pendapatan persekutuan, negeri, dan tempatan, serta bahagian pekerja bagi Social Security dan Medicare.
• Cukai majikan: Bahagian cukai penggajian syarikat, cukai pengangguran, dan sebarang sumbangan majikan khusus negeri.

Senarai tepat boleh berbeza mengikut lokasi dan faedah atau pilihan penahanan yang dipilih oleh pekerja anda.

Langkah 1: Tentukan Bayaran Kasar Pekerja

Bayaran kasar ialah titik permulaan bagi setiap pengiraan penggajian. Kaedah yang anda gunakan bergantung pada sama ada pekerja dibayar mengikut jam atau bergaji tetap.

Cara Mengira Bayaran Kasar untuk Pekerja Bergaji Jam

Bagi pekerja bergaji jam, bayaran kasar berdasarkan jumlah jam yang bekerja semasa tempoh gaji didarab dengan kadar sejam.

Formula:

Bayaran Kasar = Jam Bekerja x Kadar Sejam

Jika seorang pekerja bekerja 40 jam seminggu pada kadar $18 sejam, bayaran kasarnya ialah:

40 x $18 = $720

Jika perniagaan anda menggunakan jadual penggajian dua mingguan, jumlahkan keseluruhan jam dari kedua-dua minggu sebelum menggunakan kadar sejam.

Cara Mengira Bayaran Kasar untuk Pekerja Bergaji Tetap

Pekerja bergaji tetap dibayar jumlah yang tetap bagi setiap tempoh gaji. Untuk mengira bayaran, bahagikan gaji tahunan dengan bilangan tempoh gaji dalam setahun.

Formula:

Bayaran Setiap Tempoh = Gaji Tahunan ÷ Bilangan Tempoh Gaji

Sebagai contoh, jika seorang pekerja memperoleh $72,000 setahun dan dibayar dua minggu sekali:

$72,000 ÷ 26 = $2,769.23

Jika pekerja dibayar dua kali sebulan, bilangan tempoh gaji ialah 24 dan bukannya 26.

Langkah 2: Tambahkan Kerja Lebih Masa Apabila Diperlukan

Peraturan kerja lebih masa bergantung pada undang-undang persekutuan, negeri, dan kadangkala tempatan. Dalam banyak kes, pekerja bukan dikecualikan mesti menerima bayaran satu setengah kali ganda bagi jam kerja lebih masa yang layak.

Formula:

Bayaran Lebih Masa = Jam Lebih Masa x Kadar Sejam x Pengganda Lebih Masa

Jika seorang pekerja memperoleh $20 sejam dan bekerja 6 jam lebih masa pada kadar 1.5x, bayaran lebih masanya ialah:

6 x $20 x 1.5 = $180

Jumlah bayaran kasar mereka bagi tempoh itu ialah gaji biasa ditambah gaji lebih masa.

Sebagai contoh, jika pekerja bekerja 40 jam biasa dan 6 jam lebih masa:

(40 x $20) + $180 = $980

Perkara penting untuk disemak sebelum membayar kerja lebih masa:

• Pekerja mana yang diklasifikasikan sebagai dikecualikan atau bukan dikecualikan
• Ambang kerja lebih masa di negeri anda
• Sama ada peraturan kerja lebih masa harian terpakai
• Sama ada bandar atau daerah mempunyai keperluan gaji tambahan

Salah klasifikasi pekerja atau mengabaikan peraturan kerja lebih masa tempatan ialah kesilapan penggajian yang biasa.

Langkah 3: Tolak Potongan Sebelum Cukai

Setelah bayaran kasar dikira, tolak sebarang potongan yang mengurangkan pendapatan bercukai sebelum cukai penggajian ditahan.

Potongan sebelum cukai yang biasa termasuk:

• Premium insurans kesihatan
• Sumbangan pelan persaraan tertentu
• Sumbangan akaun perbelanjaan fleksibel
• Sumbangan akaun simpanan kesihatan, jika berkenaan

Contoh:

• Bayaran kasar: $2,500
• Potongan sebelum cukai: $250
• Gaji bercukai selepas potongan sebelum cukai: $2,250

Potongan sebelum cukai penting kerana ia boleh mengubah jumlah pendapatan yang tertakluk kepada penahanan cukai.

Langkah 4: Tahan Cukai Penggajian

Cukai penggajian biasanya merangkumi penahanan cukai pendapatan persekutuan, Social Security, Medicare, dan mungkin juga cukai pendapatan negeri dan tempatan.

Penahanan Persekutuan

Penahanan cukai pendapatan persekutuan bergantung pada Borang W-4 pekerja, status pemfailan, dan faktor lain. Oleh sebab jadual penahanan dan peraturan cukai boleh berubah, kebanyakan perniagaan bergantung pada perisian penggajian atau penyedia penggajian untuk mengira jumlah ini.

Social Security dan Medicare

Pekerja dan majikan kedua-duanya menyumbang kepada cukai ini. Bahagian pekerja ditahan daripada gaji, manakala majikan membayar bahagiannya secara berasingan.

Cukai Negeri dan Tempatan

Sesetengah negeri mempunyai cukai pendapatan; yang lain tidak. Beberapa bandar dan daerah juga mengenakan cukai penggajian tempatan atau cukai pendapatan. Perniagaan yang beroperasi di pelbagai bidang kuasa perlu memastikan setiap pekerja dikenakan cukai dengan betul berdasarkan lokasi kerja dan peraturan yang terpakai.

Oleh sebab peraturan cukai penggajian bergantung pada lokasi, ini ialah salah satu bidang yang memerlukan persediaan yang teliti, bukan anggaran rambang.

Langkah 5: Kenakan Potongan Selepas Cukai

Selepas cukai ditahan, tolak potongan selepas cukai daripada bayaran pekerja.

Ini boleh termasuk:

• Garnisan gaji
• Penahanan nafkah anak
• Premium insurans tertentu
• Potongan amal
• Sumbangan persaraan selepas cukai

Urutan potongan adalah penting. Sesetengahnya diambil sebelum cukai, manakala yang lain mesti diambil selepas cukai. Jika anda memproses potongan dalam urutan yang salah, gaji bersih pekerja dan pemfailan cukai anda kedua-duanya boleh terjejas.

Langkah 6: Kira Gaji Bersih

Gaji bersih ialah jumlah yang dibawa pulang oleh pekerja selepas semua potongan dan cukai ditolak daripada bayaran kasar.

Formula:

Gaji Bersih = Bayaran Kasar - Cukai - Potongan

Contoh:

• Bayaran kasar: $3,000
• Potongan sebelum cukai: $200
• Cukai yang ditahan: $650
• Potongan selepas cukai: $50
• Gaji bersih: $2,100

Inilah jumlah yang diterima pekerja melalui deposit langsung, cek, atau kaedah pembayaran lain yang diluluskan.

Contoh Pengiraan Penggajian Penuh

Berikut ialah contoh ringkas untuk pekerja bergaji jam.

• Kadar sejam: $22
• Jam biasa: 40
• Jam lebih masa: 5
• Pengganda lebih masa: 1.5
• Potongan sebelum cukai: $125
• Cukai yang ditahan: $310
• Potongan selepas cukai: $40

Langkah 1: Kira gaji biasa

40 x $22 = $880

Langkah 2: Kira bayaran kerja lebih masa

5 x $22 x 1.5 = $165

Langkah 3: Kira bayaran kasar

$880 + $165 = $1,045

Langkah 4: Tolak potongan sebelum cukai

$1,045 - $125 = $920

Langkah 5: Tolak cukai dan potongan selepas cukai

$920 - $310 - $40 = $570

Gaji bersih pekerja ialah $570.

Senarai Semak Penggajian untuk Perniagaan Kecil

Proses penggajian yang boleh dipercayai harus boleh diulang setiap tempoh gaji. Gunakan senarai semak ini untuk memastikan penggajian teratur:

• Sahkan waktu kerja dan kehadiran pekerja
• Semak kelayakan kerja lebih masa
• Sahkan kadar gaji dan kadar sejam
• Semak pilihan manfaat dan perubahan potongan
• Gunakan peraturan cukai persekutuan, negeri, dan tempatan
• Padankan jumlah penggajian sebelum menghantar bayaran
• Hantar cukai penggajian tepat pada masanya
• Simpan rekod penggajian dengan selamat

Senarai semak yang konsisten mengurangkan kesilapan dan memudahkan audit jika timbul persoalan kemudian.

Kesilapan Penggajian Biasa yang Perlu Dielakkan

Walaupun pemilik perniagaan yang berpengalaman juga membuat kesilapan penggajian. Antara yang paling biasa ialah:

• Menganggap pekerja dikecualikan dan bukan dikecualikan sama sahaja
• Lupa mengemas kini penahanan cukai selepas status pekerja berubah
• Menggunakan kiraan tempoh gaji yang salah untuk pekerja bergaji tetap
• Terlepas kewajipan cukai negeri atau tempatan
• Menyusun potongan dalam urutan yang salah
• Gagal menyimpan rekod yang tepat tentang jam kerja, kadar bayaran, dan kelulusan
• Membayar lewat atau terlepas tarikh akhir deposit cukai

Kesilapan ini boleh mewujudkan penalti kewangan dan masalah pematuhan, jadi wajar untuk meletakkan kawalan sejak awal.

Penggajian Manual vs. Perisian Penggajian

Sesetengah perniagaan yang sangat kecil bermula dengan mengira penggajian secara manual, tetapi pendekatan itu menjadi berisiko apabila pasukan bertambah. Perisian penggajian boleh membantu dengan:

• Mengautomatikkan pengiraan cukai
• Menjejak jadual gaji
• Mengurus potongan dan manfaat
• Menjana laporan penggajian
• Membantu borang cukai hujung tahun

Penggajian manual mungkin masih sesuai untuk seorang pemilik tunggal atau pasukan yang sangat kecil, tetapi perisian biasanya menjadi pilihan yang lebih baik apabila anda mempunyai ramai pekerja, beroperasi di beberapa negeri, atau mempunyai potongan manfaat yang berulang.

Bila Perlu Menyumber Luar Penggajian

Menyumber luar penggajian boleh menjadi pilihan yang sesuai apabila perniagaan anda memerlukan lebih banyak masa, ketepatan, atau keyakinan terhadap pematuhan. Pertimbangkan untuk menyumber luar jika:

• Anda beroperasi di lebih daripada satu negeri
• Anda mempunyai pekerja bergaji jam, pekerja bergaji tetap, dan kontraktor untuk diuruskan
• Anda menawarkan manfaat dengan pelbagai jenis potongan
• Anda tidak mempunyai kepakaran penggajian dalaman
• Anda mahu mengurangkan risiko kesilapan cukai atau pemfailan

Bagi banyak perniagaan kecil, menyumber luar penggajian bukan sekadar kemudahan. Ia boleh menjadi keputusan pengurusan risiko.

Penggajian dan Penubuhan Perniagaan

Penggajian sering menjadi salah satu sistem operasi pertama yang diperlukan oleh perniagaan baharu selepas penubuhan. Setelah LLC atau syarikat anda ditubuhkan, anda mungkin memerlukan EIN, akaun penggajian, pendaftaran cukai, dan proses pematuhan yang menyokong pengambilan pekerja.

Di sinilah sokongan penubuhan perniagaan yang kukuh amat penting. Zenind membantu usahawan menubuhkan perniagaan mereka dan kekal teratur dengan perkhidmatan berfokuskan pematuhan, supaya pemilik boleh bergerak daripada persediaan kepada operasi dengan jurang pentadbiran yang lebih sedikit.

Kesimpulan

Mengira penggajian dengan betul bermula dengan bayaran kasar, kemudian bergerak melalui kerja lebih masa, potongan, cukai penggajian, dan gaji bersih. Proses ini boleh diuruskan apabila dibahagikan kepada langkah-langkah, tetapi ia menjadi lebih kompleks apabila pasukan anda berkembang dan apabila peraturan negeri serta tempatan mula terpakai.

Pendekatan paling selamat ialah mendokumentasikan setiap langkah, menyemak persediaan penggajian anda dengan teliti, dan menggunakan sistem yang mengurangkan kemungkinan kesilapan manusia. Sama ada anda mengurus penggajian secara dalaman atau menggunakan perisian penggajian, matlamatnya tetap sama: membayar pekerja dengan tepat, kekal patuh, dan memastikan perniagaan anda berjalan lancar.