Cách Tính Lương Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Tính lương chính xác là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất khi điều hành doanh nghiệp. Nhân viên mong đợi được trả lương đúng và đúng hạn, còn cơ quan quản lý mong đợi các khoản thuế và khấu trừ phù hợp được giữ lại và nộp đầy đủ. Sai sót trong tính lương có thể dẫn đến các khoản phạt tốn kém, gây khó chịu cho nhân viên và tạo ra các vấn đề tuân thủ khó khắc phục về sau.

Đối với chủ doanh nghiệp mới, tính lương ban đầu có thể khiến bạn cảm thấy quá tải. Quy trình này không chỉ đơn giản là nhân số giờ làm với đơn giá theo giờ. Bạn còn phải tính đến làm thêm giờ, lịch trả lương theo tháng hoặc theo kỳ, các khoản khấu trừ trước thuế và sau thuế, thuế lương do chủ sử dụng lao động đóng, cùng các quy định địa phương hoặc tiểu bang có thể thay đổi tùy theo nơi doanh nghiệp hoạt động.

Hướng dẫn này chia quy trình tính lương thành các bước rõ ràng để bạn có thể tính lương một cách tự tin và xây dựng một quy trình có thể mở rộng cùng doanh nghiệp.

Tính Lương Bao Gồm Những Gì

Trước khi tính lương, bạn nên hiểu các thành phần trong mỗi kỳ trả lương:

• Lương gộp: Tổng số tiền nhân viên kiếm được trước thuế hoặc khấu trừ.
• Tiền làm thêm giờ: Khoản trả thêm cho số giờ đủ điều kiện vượt quá ngưỡng tiêu chuẩn.
• Khấu trừ trước thuế: Các khoản đóng góp làm giảm thu nhập chịu thuế, chẳng hạn như một số khoản bảo hiểm y tế hoặc đóng góp hưu trí.
• Khấu trừ sau thuế: Các khoản bị khấu trừ sau khi tính thuế, chẳng hạn như lệnh khấu trừ tiền lương hoặc một số khoản tự nguyện.
• Thuế của nhân viên: Khấu trừ thuế thu nhập liên bang, tiểu bang và địa phương, cùng với phần đóng góp của nhân viên cho Social Security và Medicare.
• Thuế của chủ sử dụng lao động: Phần thuế lương của doanh nghiệp, thuế thất nghiệp và bất kỳ khoản đóng góp nào do chủ sử dụng lao động phải nộp theo quy định của từng tiểu bang.

Danh sách chính xác có thể thay đổi tùy theo địa điểm và theo các chế độ phúc lợi hoặc lựa chọn khấu trừ mà nhân viên của bạn đăng ký.

Bước 1: Xác Định Lương Gộp Của Nhân Viên

Lương gộp là điểm khởi đầu cho mọi phép tính lương. Cách tính sẽ phụ thuộc vào việc nhân viên được trả theo giờ hay theo lương cố định.

Cách Tính Lương Gộp Cho Nhân Viên Theo Giờ

Với nhân viên theo giờ, lương gộp dựa trên số giờ làm trong kỳ trả lương nhân với đơn giá theo giờ.

Công thức:

Lương Gộp = Số Giờ Làm x Đơn Giá Theo Giờ

Nếu một nhân viên làm 40 giờ trong một tuần với mức 18 USD mỗi giờ, lương gộp là:

40 x $18 = $720

Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng lịch trả lương hai tuần một lần, hãy cộng tổng số giờ của cả hai tuần trước khi áp dụng đơn giá theo giờ.

Cách Tính Lương Gộp Cho Nhân Viên Hưởng Lương

Nhân viên hưởng lương nhận một khoản cố định cho mỗi kỳ trả lương. Để tính lương, hãy lấy mức lương năm chia cho số kỳ trả lương trong năm.

Công thức:

Lương Mỗi Kỳ = Lương Năm ÷ Số Kỳ Trả Lương

Ví dụ, nếu một nhân viên có mức lương 72,000 USD mỗi năm và được trả hai tuần một lần:

$72,000 ÷ 26 = $2,769.23

Nếu nhân viên được trả hai lần mỗi tháng, số kỳ trả lương là 24 thay vì 26.

Bước 2: Tính Thêm Tiền Làm Thêm Giờ Khi Cần

Quy định về làm thêm giờ phụ thuộc vào luật liên bang, tiểu bang và đôi khi là địa phương. Trong nhiều trường hợp, nhân viên không miễn trừ phải được trả làm thêm với mức gấp 1.5 lần cho các giờ làm thêm đủ điều kiện.

Công thức:

Tiền Làm Thêm Giờ = Số Giờ Làm Thêm x Đơn Giá Theo Giờ x Hệ Số Làm Thêm

Nếu một nhân viên nhận 20 USD mỗi giờ và làm 6 giờ làm thêm với mức trả 1.5x, tiền làm thêm là:

6 x $20 x 1.5 = $180

Tổng lương gộp trong kỳ sẽ là tiền lương thường cộng với tiền làm thêm.

Ví dụ, nếu nhân viên làm 40 giờ bình thường và 6 giờ làm thêm:

(40 x $20) + $180 = $980

Những điểm quan trọng cần kiểm tra trước khi trả lương làm thêm:

• Nhân viên nào được phân loại là miễn trừ hoặc không miễn trừ
• Ngưỡng làm thêm giờ tại tiểu bang của bạn
• Có áp dụng quy tắc làm thêm theo ngày hay không
• Có thành phố hoặc quận nào áp dụng yêu cầu tiền lương bổ sung hay không

Phân loại sai nhân viên hoặc bỏ sót quy định làm thêm của địa phương là một lỗi tính lương rất phổ biến.

Bước 3: Trừ Các Khoản Khấu Trừ Trước Thuế

Sau khi tính được lương gộp, hãy trừ các khoản khấu trừ làm giảm thu nhập chịu thuế trước khi khấu trừ thuế lương.

Các khoản khấu trừ trước thuế phổ biến gồm:

• Phí bảo hiểm y tế
• Một số khoản đóng góp vào chương trình hưu trí
• Khoản đóng góp vào tài khoản chi tiêu linh hoạt
• Khoản đóng góp vào tài khoản tiết kiệm y tế, khi áp dụng

Ví dụ:

• Lương gộp: $2,500
• Khấu trừ trước thuế: $250
• Thu nhập chịu thuế sau khấu trừ trước thuế: $2,250

Các khoản khấu trừ trước thuế rất quan trọng vì chúng có thể làm thay đổi số thu nhập phải khấu trừ thuế.

Bước 4: Khấu Trừ Thuế Lương

Thuế lương thường bao gồm khấu trừ thuế thu nhập liên bang, Social Security, Medicare, và có thể cả thuế thu nhập tiểu bang và địa phương.

Khấu Trừ Liên Bang

Khấu trừ thuế thu nhập liên bang phụ thuộc vào Form W-4 của nhân viên, tình trạng khai thuế và các yếu tố khác. Vì bảng khấu trừ và quy định thuế có thể thay đổi, hầu hết doanh nghiệp dựa vào phần mềm tính lương hoặc nhà cung cấp dịch vụ tính lương để tính khoản này.

Social Security và Medicare

Nhân viên và chủ sử dụng lao động đều đóng góp cho các loại thuế này. Phần của nhân viên được khấu trừ từ tiền lương, còn phần của chủ sử dụng lao động được nộp riêng.

Thuế Tiểu Bang và Địa Phương

Một số tiểu bang có thuế thu nhập, trong khi những nơi khác thì không. Một số thành phố và quận cũng áp dụng thuế lương hoặc thuế thu nhập địa phương. Doanh nghiệp hoạt động ở nhiều khu vực pháp lý cần đảm bảo mỗi nhân viên được tính thuế đúng theo địa điểm làm việc và các quy tắc áp dụng.

Vì quy định thuế lương phụ thuộc vào địa điểm, đây là một phần mà thiết lập cẩn thận quan trọng hơn nhiều so với phỏng đoán.

Bước 5: Áp Dụng Các Khoản Khấu Trừ Sau Thuế

Sau khi khấu trừ thuế, hãy trừ tiếp các khoản khấu trừ sau thuế từ tiền lương của nhân viên.

Các khoản này có thể bao gồm:

• Lệnh khấu trừ tiền lương
• Khấu trừ tiền cấp dưỡng nuôi con
• Một số khoản phí bảo hiểm
• Khoản đóng góp từ thiện
• Đóng góp hưu trí sau thuế

Thứ tự khấu trừ rất quan trọng. Một số khoản được trừ trước thuế, trong khi những khoản khác phải được trừ sau thuế. Nếu bạn xử lý thứ tự khấu trừ sai, tiền lương thực lĩnh của nhân viên và cả hồ sơ thuế của bạn đều có thể bị ảnh hưởng.

Bước 6: Tính Lương Thực Lĩnh

Lương thực lĩnh là số tiền nhân viên nhận được sau khi tất cả thuế và khấu trừ đã được trừ khỏi lương gộp.

Công thức:

Lương Thực Lĩnh = Lương Gộp - Thuế - Khấu Trừ

Ví dụ:

• Lương gộp: $3,000
• Khấu trừ trước thuế: $200
• Thuế đã khấu trừ: $650
• Khấu trừ sau thuế: $50
• Lương thực lĩnh: $2,100

Đây là số tiền nhân viên nhận qua chuyển khoản trực tiếp, séc hoặc phương thức thanh toán được chấp thuận khác.

Ví Dụ Về Một Phép Tính Lương Hoàn Chỉnh

Dưới đây là một ví dụ đơn giản cho nhân viên theo giờ.

• Đơn giá theo giờ: $22
• Số giờ thường: 40
• Số giờ làm thêm: 5
• Hệ số làm thêm: 1.5
• Khấu trừ trước thuế: $125
• Thuế đã khấu trừ: $310
• Khấu trừ sau thuế: $40

Bước 1: Tính lương thường

40 x $22 = $880

Bước 2: Tính tiền làm thêm giờ

5 x $22 x 1.5 = $165

Bước 3: Tính lương gộp

$880 + $165 = $1,045

Bước 4: Trừ các khoản khấu trừ trước thuế

$1,045 - $125 = $920

Bước 5: Trừ thuế và các khoản khấu trừ sau thuế

$920 - $310 - $40 = $570

Lương thực lĩnh của nhân viên là $570.

Danh Sách Kiểm Tra Tính Lương Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

Một quy trình tính lương đáng tin cậy nên được lặp lại cho mỗi kỳ trả lương. Hãy dùng danh sách này để giữ cho việc tính lương luôn có tổ chức:

• Xác nhận số giờ làm và chấm công của nhân viên
• Kiểm tra điều kiện làm thêm giờ
• Xác minh mức lương theo giờ và mức lương cố định
• Rà soát lựa chọn phúc lợi và các thay đổi khấu trừ
• Áp dụng quy định thuế liên bang, tiểu bang và địa phương
• Đối chiếu tổng lương trước khi thực hiện thanh toán
• Nộp thuế lương đúng hạn
• Lưu trữ hồ sơ tiền lương an toàn

Một danh sách kiểm tra nhất quán sẽ giảm lỗi và giúp việc kiểm toán dễ dàng hơn nếu sau này phát sinh câu hỏi.

Những Sai Lầm Tính Lương Thường Gặp Cần Tránh

Ngay cả chủ doanh nghiệp có kinh nghiệm cũng mắc lỗi tính lương. Một số lỗi phổ biến nhất gồm:

• Đối xử giống nhau với nhân viên miễn trừ và không miễn trừ
• Quên cập nhật khấu trừ thuế sau khi nhân viên thay đổi tình trạng
• Dùng sai số kỳ trả lương đối với nhân viên hưởng lương
• Bỏ sót nghĩa vụ thuế của tiểu bang hoặc địa phương
• Áp dụng sai thứ tự khấu trừ
• Không lưu đầy đủ hồ sơ về giờ làm, mức lương và phê duyệt
• Trả lương trễ hoặc bỏ lỡ hạn nộp thuế

Những lỗi này có thể gây ra các khoản phạt tài chính và vấn đề tuân thủ, vì vậy bạn nên thiết lập các biện pháp kiểm soát từ sớm.

Tính Lương Thủ Công So Với Phần Mềm Tính Lương

Một số doanh nghiệp rất nhỏ bắt đầu bằng cách tính lương thủ công, nhưng cách này trở nên rủi ro hơn khi đội ngũ lớn lên. Phần mềm tính lương có thể hỗ trợ bằng cách:

• Tự động tính thuế
• Theo dõi lịch trả lương
• Quản lý khấu trừ và phúc lợi
• Tạo báo cáo tiền lương
• Hỗ trợ các mẫu thuế cuối năm

Tính lương thủ công có thể phù hợp với một chủ sở hữu đơn lẻ hoặc một đội ngũ rất nhỏ, nhưng phần mềm thường trở thành lựa chọn tốt hơn khi bạn có nhiều nhân viên, nhiều tiểu bang hoặc các khoản khấu trừ phúc lợi định kỳ.

Khi Nào Nên Thuê Ngoài Dịch Vụ Tính Lương

Thuê ngoài dịch vụ tính lương có thể hợp lý khi doanh nghiệp của bạn cần thêm thời gian, độ chính xác cao hơn hoặc sự tự tin hơn về tuân thủ. Hãy cân nhắc thuê ngoài nếu:

• Bạn hoạt động ở hơn một tiểu bang
• Bạn có cả nhân viên theo giờ, nhân viên hưởng lương và nhà thầu cần quản lý
• Bạn cung cấp phúc lợi với nhiều loại khấu trừ
• Bạn không có chuyên môn tính lương nội bộ
• Bạn muốn giảm rủi ro sai sót về thuế hoặc hồ sơ nộp

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, thuê ngoài tính lương không chỉ là một tiện ích. Đó có thể là một quyết định quản trị rủi ro.

Tính Lương Và Thành Lập Doanh Nghiệp

Tính lương thường là một trong những hệ thống vận hành đầu tiên mà doanh nghiệp mới cần sau khi thành lập. Khi LLC hoặc corporation của bạn được hình thành, bạn có thể cần EIN, tài khoản tính lương, đăng ký thuế và các quy trình tuân thủ để hỗ trợ việc tuyển dụng.

Đó là lúc hỗ trợ thành lập doanh nghiệp vững chắc trở nên quan trọng. Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp và duy trì tổ chức với các dịch vụ tập trung vào tuân thủ, ताकि chủ doanh nghiệp có thể chuyển từ thiết lập sang vận hành với ít khoảng trống hành chính hơn.

Kết Luận

Tính lương chính xác bắt đầu từ lương gộp, sau đó đi qua làm thêm giờ, khấu trừ, thuế lương và lương thực lĩnh. Quy trình này có thể quản lý được khi được chia thành từng bước, nhưng sẽ phức tạp hơn khi đội ngũ của bạn lớn lên và khi các quy định của tiểu bang và địa phương được áp dụng.

Cách an toàn nhất là ghi chép từng bước, rà soát kỹ thiết lập tính lương của bạn và sử dụng các hệ thống giảm nguy cơ sai sót do con người. Dù bạn tự xử lý tính lương nội bộ hay dùng phần mềm tính lương, mục tiêu vẫn giống nhau: trả lương chính xác cho nhân viên, tuân thủ quy định và giữ cho doanh nghiệp vận hành trơn tru.