Ako vypočítať mzdy pre malé podniky

Správny výpočet miezd je jednou z najdôležitejších povinností pri vedení podniku. Zamestnanci očakávajú, že budú vyplatení presne a načas, a štátne orgány očakávajú, že budú zrazené a odvedené správne dane a odvody. Chyba v mzdách môže viesť k nákladným sankciám, nespokojnosti zamestnancov a problémom s dodržiavaním predpisov, ktoré je neskôr ťažké napraviť.

Pre nových majiteľov firiem môžu mzdy spočiatku pôsobiť zložito. Proces zahŕňa viac než len vynásobenie odpracovaných hodín hodinovou sadzbou. Treba zohľadniť aj nadčasy, mzdové harmonogramy, predzdaňové a po-zdaňové odpočty, odvody zamestnávateľa a miestne alebo štátne pravidlá, ktoré sa môžu líšiť podľa toho, kde podnik pôsobí.

Tento sprievodca rozdeľuje výpočet miezd na jasné kroky, aby ste mohli vypočítať mzdu s istotou a vytvoriť proces, ktorý porastie spolu s vaším podnikom.

Čo zahŕňajú mzdy

Skôr než začnete počítať mzdy, pomáha pochopiť jednotlivé časti, ktoré sa v každom mzdovom období menia:

• Hrubá mzda: Celková suma, ktorú zamestnanec zarobí pred zdanením a odpočtami.
• Príplatok za nadčasy: Dodatočná mzda za kvalifikované hodiny odpracované nad štandardný limit.
• Predzdaňové odpočty: Príspevky, ktoré znižujú zdaniteľný príjem, napríklad niektoré príspevky na zdravotné poistenie alebo dôchodkové plány.
• Po-zdaňové odpočty: Súčasti zrazené po zdanení, napríklad exekučné zrážky zo mzdy alebo niektoré dobrovoľné zrážky.
• Dane zamestnanca: Zrážka federálnej, štátnej a miestnej dane z príjmu, plus podiel zamestnanca na sociálnom zabezpečení a Medicare.
• Dane zamestnávateľa: Podiel podniku na mzdových daniach, daniach z nezamestnanosti a akýchkoľvek štátnych príspevkoch špecifických pre zamestnávateľa.

Presný zoznam sa môže líšiť podľa lokality a podľa benefitov alebo zrážok, ktoré si vaši zamestnanci zvolia.

Krok 1: Zistite hrubú mzdu zamestnanca

Hrubá mzda je východiskovým bodom každého výpočtu miezd. Použitý postup závisí od toho, či ide o hodinového alebo mzdu pobierajúceho zamestnanca.

Ako vypočítať hrubú mzdu pre hodinových zamestnancov

Pri hodinových pracovníkoch sa hrubá mzda odvíja od počtu hodín odpracovaných počas mzdového obdobia vynásobeného hodinovou sadzbou.

Vzorec:

Hrubá mzda = Odpracované hodiny x Hodinová sadzba

Ak zamestnanec odpracuje 40 hodín za týždeň pri sadzbe 18 $ za hodinu, hrubá mzda je:

40 x 18 $ = 720 $

Ak váš podnik používa dvojtýždenný mzdový cyklus, pred použitím hodinovej sadzby sčítajte celkový počet hodín za oba týždne.

Ako vypočítať hrubú mzdu pre zamestnancov s fixným platom

Zamestnanci s platom dostávajú pevnú sumu za každé mzdové obdobie. Na výpočet mzdy vydelte ročnú mzdu počtom mzdových období v roku.

Vzorec:

Mzda na jedno obdobie = Ročná mzda ÷ Počet mzdových období

Napríklad, ak zamestnanec zarába 72 000 $ ročne a dostáva výplatu každé dva týždne:

72 000 $ ÷ 26 = 2 769,23 $

Ak sa mzda vypláca dvakrát mesačne, počet mzdových období je namiesto 26 číslo 24.

Krok 2: Pripočítajte nadčasy, keď je to potrebné

Pravidlá pre nadčasy závisia od federálnych, štátnych a niekedy aj miestnych zákonov. V mnohých prípadoch musia neexempční zamestnanci dostať za kvalifikované nadčasy mzdu vo výške jeden a polnásobku.

Vzorec:

Príplatok za nadčasy = Počet nadčasových hodín x Hodinová sadzba x Koeficient nadčasu

Ak zamestnanec zarába 20 $ za hodinu a odpracuje 6 nadčasových hodín s násobkom 1,5, príplatok za nadčasy je:

6 x 20 $ x 1,5 = 180 $

Jeho celková hrubá mzda za obdobie bude bežná mzda plus mzda za nadčasy.

Napríklad, ak zamestnanec odpracoval 40 bežných hodín a 6 nadčasových hodín:

(40 x 20 $) + 180 $ = 980 $

Dôležité body, ktoré treba skontrolovať pred vyplatením nadčasov:

• Ktorí zamestnanci sú klasifikovaní ako exempt alebo nonexempt
• Limit nadčasov vo vašom štáte
• Či sa uplatňujú denné pravidlá pre nadčasy
• Či mesto alebo okres nemá ďalšie požiadavky na mzdy

Nesprávna klasifikácia zamestnancov alebo prehliadnutie miestnych pravidiel pre nadčasy sú časté chyby v spracovaní miezd.

Krok 3: Odpočítajte predzdaňové odpočty

Keď je hrubá mzda vypočítaná, odpočítajte všetky zrážky, ktoré znižujú zdaniteľný príjem pred zrazením mzdových daní.

Medzi bežné predzdaňové odpočty patria:

• Príspevky na zdravotné poistenie
• Niektoré príspevky do dôchodkových plánov
• Príspevky na flexibilný výdavkový účet
• Príspevky na zdravotný sporiaci účet, ak sa uplatňujú

Príklad:

• Hrubá mzda: 2 500 $
• Predzdaňové odpočty: 250 $
• Zdaniteľná mzda po predzdaňových odpočtoch: 2 250 $

Predzdaňové odpočty sú dôležité, pretože môžu ovplyvniť, koľko príjmu podlieha zrážke.

Krok 4: Zrazte mzdové dane

Mzdové dane zvyčajne zahŕňajú federálnu daň z príjmu zrazenú zo mzdy, sociálne zabezpečenie, Medicare a prípadne aj štátnu a miestnu daň z príjmu.

Federálna zrážka

Zrážka federálnej dane z príjmu závisí od formulára W-4 zamestnanca, jeho daňového statusu a ďalších faktorov. Keďže zrážkové tabuľky a daňové pravidlá sa môžu meniť, väčšina podnikov sa pri výpočte tejto sumy spolieha na mzdový softvér alebo mzdového poskytovateľa.

Sociálne zabezpečenie a Medicare

Na týchto daniach sa podieľa zamestnanec aj zamestnávateľ. Podiel zamestnanca sa zráža zo mzdy, zatiaľ čo zamestnávateľ platí svoj podiel samostatne.

Štátne a miestne dane

Niektoré štáty majú daň z príjmu, iné nie. Niekoľko miest a okresov navyše ukladá miestne mzdové dane alebo dane z príjmu. Podniky pôsobiace vo viacerých jurisdikciách musia zabezpečiť, aby bol každý zamestnanec zdanený správne podľa miesta výkonu práce a platných pravidiel.

Keďže pravidlá mzdových daní závisia od lokality, je v tejto oblasti dôležitejšie presné nastavenie než odhadovanie.

Krok 5: Uplatnite po-zdaňové odpočty

Po zrazení daní odpočítajte z výplaty zamestnanca po-zdaňové zrážky.

Môžu sem patriť:

• Exekučné zrážky zo mzdy
• Zrážky na výživné na dieťa
• Niektoré poistné na poistenie
• Dobročinné príspevky
• Po-zdaňové dôchodkové príspevky

Poradie zrážok je dôležité. Niektoré sa odpočítavajú pred zdanením, zatiaľ čo iné sa musia odpočítať až po zdanení. Ak zrážky spracujete v nesprávnom poradí, môže to ovplyvniť čistú mzdu zamestnanca aj vaše daňové priznania.

Krok 6: Vypočítajte čistú mzdu

Čistá mzda je suma, ktorú zamestnanec dostane po odpočítaní všetkých daní a zrážok z hrubej mzdy.

Vzorec:

Čistá mzda = Hrubá mzda - Dane - Odpočty

Príklad:

• Hrubá mzda: 3 000 $
• Predzdaňové odpočty: 200 $
• Zrazené dane: 650 $
• Po-zdaňové odpočty: 50 $
• Čistá mzda: 2 100 $

Toto je suma, ktorú zamestnanec dostane bankovým prevodom, šekom alebo iným schváleným spôsobom platby.

Príklad úplného výpočtu miezd

Tu je zjednodušený príklad pre hodinového zamestnanca.

• Hodinová sadzba: 22 $
• Bežné hodiny: 40
• Nadčasové hodiny: 5
• Koeficient nadčasu: 1,5
• Predzdaňové odpočty: 125 $
• Zrazené dane: 310 $
• Po-zdaňové odpočty: 40 $

Krok 1: Vypočítajte bežnú mzdu

40 x 22 $ = 880 $

Krok 2: Vypočítajte mzdu za nadčasy

5 x 22 $ x 1,5 = 165 $

Krok 3: Vypočítajte hrubú mzdu

880 $ + 165 $ = 1 045 $

Krok 4: Odpočítajte predzdaňové odpočty

1 045 $ - 125 $ = 920 $

Krok 5: Odpočítajte dane a po-zdaňové odpočty

920 $ - 310 $ - 40 $ = 570 $

Čistá mzda zamestnanca je 570 $.

Kontrolný zoznam miezd pre malé podniky

Spoľahlivý proces miezd by mal byť v každom mzdovom období opakovateľný. Tento kontrolný zoznam vám pomôže udržať mzdy organizované:

• Overte odpracované hodiny a dochádzku zamestnancov
• Skontrolujte oprávnenosť na nadčasy
• Potvrďte platy a hodinové sadzby
• Skontrolujte nastavenia benefitov a zmeny odpočtov
• Uplatnite federálne, štátne a miestne daňové pravidlá
• Pred odoslaním platby zosúlaďte celkové mzdové sumy
• Odveďte mzdové dane načas
• Bezpečne uchovávajte mzdové záznamy

Konzistentný kontrolný zoznam znižuje počet chýb a uľahčuje audity, ak sa neskôr objavia otázky.

Bežné chyby v mzdách, ktorým sa treba vyhnúť

Aj skúsení majitelia firiem robia chyby v mzdách. Medzi najčastejšie patria:

• Zaobchádzanie s exempt a nonexempt pracovníkmi rovnako
• Zabudnutie aktualizovať zrážku dane po zmene statusu zamestnanca
• Použitie nesprávneho počtu mzdových období pri zamestnancoch s platom
• Prehliadnutie štátnych alebo miestnych daňových povinností
• Uplatnenie zrážok v nesprávnom poradí
• Nedostatočné vedenie presných záznamov o hodinách, mzdových sadzbách a schváleniach
• Oneskorené platby alebo zmeškanie termínov pre daňové vklady

Tieto chyby môžu viesť k finančným sankciám a problémom s dodržiavaním predpisov, preto sa oplatí zaviesť kontrolné mechanizmy už na začiatku.

Manuálne mzdy vs. mzdový softvér

Niektoré veľmi malé podniky začínajú s manuálnym výpočtom miezd, ale tento prístup sa stáva rizikovým, keď tím rastie. Mzdový softvér môže pomôcť tým, že:

• Automatizuje výpočet daní
• Sleduje mzdové harmonogramy
• Spravuje zrážky a benefity
• Generuje mzdové výkazy
• Pomáha s ročnými daňovými formulármi

Manuálne spracovanie miezd môže byť použiteľné pre jedného vlastníka alebo veľmi malý tím, ale softvér je zvyčajne lepšou voľbou, keď máte viac zamestnancov, viac štátov alebo opakované zrážky za benefity.

Kedy zveriť mzdy externe

Externé spracovanie miezd môže dávať zmysel, keď váš podnik potrebuje viac času, vyššiu presnosť alebo väčšiu istotu v oblasti dodržiavania predpisov. Zvážte ho, ak:

• Pôsobíte vo viac než jednom štáte
• Máte hodinových pracovníkov, zamestnancov s platom aj dodávateľov, ktorých treba spravovať
• Ponúkate benefity s viacerými typmi zrážok
• Nemáte interné odborné znalosti v oblasti miezd
• Chcete znížiť riziko chýb v daniach alebo podaniach

Pre mnohé malé podniky nie je outsourcing miezd len pohodlie. Môže ísť o rozhodnutie na riadenie rizika.

Mzdy a založenie podniku

Mzdy sú často jedným z prvých operačných systémov, ktoré nový podnik potrebuje po založení. Keď je vaša LLC alebo korporácia založená, možno budete potrebovať EIN, mzdové účty, daňové registrácie a procesy dodržiavania predpisov, ktoré podporujú nábor.

Práve tu je dôležitá kvalitná podpora pri zakladaní podniku. Zenind pomáha podnikateľom zakladať ich firmy a zostať organizovanými vďaka službám zameraným na dodržiavanie predpisov, aby sa majitelia mohli presunúť od založenia k prevádzke s menšími administratívnymi medzerami.

Záverečné myšlienky

Správny výpočet miezd začína hrubou mzdou a potom pokračuje cez nadčasy, odpočty, mzdové dane a čistú mzdu. Proces je zvládnuteľný, keď sa rozdelí na kroky, ale stáva sa zložitejším s rastom tímu a pri zohľadnení štátnych a miestnych pravidiel.

Najbezpečnejší prístup je zdokumentovať každý krok, dôkladne skontrolovať nastavenie miezd a používať systémy, ktoré znižujú riziko ľudskej chyby. Či už mzdy spracúvate interne alebo používate mzdový softvér, cieľ je rovnaký: vyplácať zamestnancov presne, dodržiavať predpisy a udržať podnik v hladkom chode.